2022年公司檔案管理制度參考

1、第PAGE8頁共NUMPAGES8頁2022年公司檔案管理制度參考(一)本單位各種門類和載體的檔案均由綜合檔案室集中統(tǒng)一保管，檔案室在接收檔案時必須認(rèn)真檢查驗收并履行交接手續(xù)。(二)存放檔案設(shè)置必需的檔案專用庫房和箱柜并進(jìn)行科學(xué)分類、排列、編目，便于查找。(三)庫內(nèi)配備溫濕度計，堅持庫內(nèi)溫濕度測量與記錄，有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。(四)做到庫內(nèi)不辦公、無雜物堆放、經(jīng)常保持庫房清潔衛(wèi)生。(五)定期檢查檔案保管狀況和“八防”措施，每年核對案卷數(shù)一次，做到數(shù)字準(zhǔn)確、案卷與目錄相符，對破損和變質(zhì)檔案要及時修復(fù)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，及時處理、并認(rèn)真做好記錄。(六)建立

2、全宗卷，以積累存貯本單位檔案的立卷情況說明、分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等材料。(七)庫房鑰匙由綜合檔案室檔案員保管，非檔案人員不得擅自進(jìn)入檔案庫房，進(jìn)出應(yīng)隨手關(guān)門。(八)檔案人員調(diào)動工作時，對所管檔案必須嚴(yán)格辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人都必須簽名。檔案保密制度(一)檔案管理人員和利用者，不得隨意談?wù)摫Ｃ軝n案材料的情況及內(nèi)容，非檔案人員不準(zhǔn)私自開箱或者翻閱檔案材料。(二)利用者只能查閱與本單位或與本人工作有關(guān)的內(nèi)容，其他檔案內(nèi)容不得隨意翻閱摘抄。(三)查閱復(fù)制有關(guān)機(jī)密檔案材料時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(四)借閱檔案資料必須進(jìn)行登記，收回時核對無誤后及時入庫。(五)不

3、準(zhǔn)將所借檔案隨便轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)將檔案帶到家里或公共場所。(六)檔案室箱柜要加鎖，要隨手關(guān)門、關(guān)燈。(七)銷毀期滿檔案需要經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，登記造冊，報有關(guān)部門備案，嚴(yán)把廢紙出售關(guān)。檔案利用制度(一)凡本單位工作人員因工作需要均可查閱本單位形成的檔案資料，如需要借閱，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，一周內(nèi)歸還。(二)外單位需要查閱本單位檔案資料時，需出示介紹信，說明查閱目的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱，一般不予外借。(三)查閱檔案者，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失。如有損壞、遺失，要給予行政處分或罰款，情節(jié)特別嚴(yán)重者，要追究刑

4、事責(zé)任。(四)查閱檔案必須履行登記手續(xù)，查檔者應(yīng)將利用目的、取得的效益及時反饋給綜合檔案室。檔案人員崗位責(zé)任制(一)貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作的各項制度。(二)熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，做好各類檔案分類編號和上架排列工作，編制各種檔案目錄，建立各種臺帳，認(rèn)真做好登記、統(tǒng)計工作。(三)集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，開展檔案史料的編研工作，積極配合有關(guān)部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、文件匯集、專題介紹等。積極主動提供利用，為各項工作服務(wù)。(四)負(fù)責(zé)對本單位各部門各種文件材料的收集歸檔，并對各部門立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。(五)根據(jù)檔案工作

5、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。(六)嚴(yán)格遵守檔案工作的各項規(guī)章制度，積極宣傳檔案工作的重要意義，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、助手。(七)負(fù)責(zé)對本單位到期檔案的鑒定工作，按規(guī)定銷毀無保存價值的檔案材料。(八)按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館檔案。檔案統(tǒng)計制度(一)檔案統(tǒng)計工作必須遵循國家統(tǒng)計工作要求，用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法，做好檔案統(tǒng)計工作，進(jìn)行統(tǒng)計分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的科學(xué)依據(jù)。(二)建立各種統(tǒng)計臺帳，及時做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等方面的登記，做到家底清楚、帳物相符。(三)以上述原始記錄為依據(jù)，及時準(zhǔn)確填寫檔案工作統(tǒng)計報表，報送檔案行政管理部門。(四)檔案統(tǒng)計工作

6、，必須做到實事求是，不虛報、晚報、拒報或偽造文件材料立卷歸檔制度為保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確，便于各項工作的查找利用，特制定本制度。(一)歸檔范圍凡是反映本單位工作活動，具有保存、查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬于歸檔范圍。(二)歸檔要求歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，便于查找利用；準(zhǔn)確劃分保管期限，分年度、分級別、分類別進(jìn)行整理；文件排列系統(tǒng)有序，歸檔文件蓋好歸檔章，準(zhǔn)確填寫歸檔章上的各項內(nèi)容，填寫歸檔文件目錄、備考表；永久、長期保管的文件去除金屬裝訂物；書寫規(guī)范，具有耐久性；文件裝訂結(jié)實、整齊、美觀。(三)歸檔時間每年的文件材料在

7、辦理完畢后，要求在第二年的第一季度末整理歸檔，編制文件目錄，向本單位綜合檔案室移交。照片、錄音、錄像材料由負(fù)責(zé)拍攝者在完成拍攝工作后寫好文字說明，及時交綜合檔案室立卷歸檔。2022年公司檔案管理制度參考（二）一、目的為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門檔案管理。三、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求(一)檔案劃分及管理部門1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、行政部行政助理崗兼任檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和

8、部門級，公司級檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。(二)各部門資料管理1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。四、檔案分類(一)檔案質(zhì)量1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、熱敏紙等。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的

9、聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。4、檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時間。(二)立檔1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。(三)分類1、檔案各級分

10、類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。(如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等)。2、公司檔案大致分為以下幾類：(1)證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；(2)文件類：分外來文件(政府職能部門的往來文件)和內(nèi)部文件；(3)制度類：管理制度匯編；(4)合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。(5)計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；(6)會議紀(jì)要類：辦公例會紀(jì)要等(五)檔案編號1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案登記目錄表，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。2、檔案分類各級名稱

11、及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不得任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，報總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可修改。3、公司檔案員負(fù)責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，按照檔案登記目錄表條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。五、檔案歸檔及保存(一)歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。(二)歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)分別裝訂。(1)公司章程、合同(2)股東名冊(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則(4)董事會及股東會記錄(5)財務(wù)報表(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件(7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證(8)工程設(shè)計圖(9)公司規(guī)章制度(10)預(yù)算、決算書類(

12、11)會計憑證(12)事業(yè)計劃資料(13)期滿或解除之合約(14)其他文書(三)公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。(四)歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。(五)按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。六、檔案日常管理(一)借閱1、借閱手續(xù)：(1)各部門經(jīng)辦人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱審批單向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。(2)檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。(3)檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人填寫申請，根據(jù)檔案借閱的審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印或摘抄文件。4、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。(三)移交1、審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接