公路工程監(jiān)理文件與資料管理細(xì)則

1、公路工程監(jiān)理文件與資料管理細(xì)則監(jiān)理文件監(jiān)理文件是監(jiān)理工程師對(duì)工程進(jìn)行監(jiān)督管理的書面工具。監(jiān)理工程師正式的指示、指令等必須是書面的。監(jiān)理工程師將通過各類監(jiān)理文件以對(duì)工程進(jìn)行監(jiān)督、管理，所以，監(jiān)理文件又是監(jiān)理工程師最重要的工作手段。 指示性文件這類文件是指監(jiān)理工程師依據(jù)合同和規(guī)范下達(dá)的各類文件。包括簽發(fā)的各類證書、報(bào)表，對(duì)合同和技術(shù)管理事宜的各類批準(zhǔn)、批復(fù)，以及與此有關(guān)的各類書面指示和指令（如總監(jiān)辦簽發(fā)的文件）；指示性文件的最終簽發(fā)者是總監(jiān)辦；在簽認(rèn)或發(fā)出這些文件前，總監(jiān)理工程師有責(zé)任對(duì)文件進(jìn)行審查并簽署意見；總監(jiān)理工程師在工地向承包人簽發(fā)的有關(guān)書面指令，都將作為監(jiān)理簽發(fā)指示性文件的依據(jù)；承包人應(yīng)

2、不打折扣地執(zhí)行指示性文件中的要求，并執(zhí)行專業(yè)監(jiān)理人員的日常工程的監(jiān)管要求和指導(dǎo)意見。在指示性文件的管理上，采取嚴(yán)格的行文、簽發(fā)以及抄送制度，使各類監(jiān)理指示能及時(shí)傳達(dá)到各有關(guān)單位并及時(shí)認(rèn)真貫徹、落實(shí)。 證據(jù)性文件這類文件覆蓋面較為廣泛，包括監(jiān)理工程師處理問題證據(jù)的監(jiān)理文件。如工地會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理日志、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各類檢查單據(jù)、試驗(yàn)記錄、中間計(jì)量和中間交工證書、專家小組評(píng)估報(bào)告、專業(yè)監(jiān)理工程師的有關(guān)往來函件等。證據(jù)性文件主要來源于監(jiān)理人員和監(jiān)理試驗(yàn)室，這類文件的特點(diǎn)是要求及時(shí)、準(zhǔn)確地反映工地的實(shí)際情況。 輔助性文件除上述正規(guī)的指示性文件和證據(jù)性文件外，巴馬至平果坡造公路為了使監(jiān)理工程師有

3、效的進(jìn)行監(jiān)理，根據(jù)實(shí)際情況和以往經(jīng)驗(yàn)，采用一些輔助性文件，以反映工地和監(jiān)理過程中的問題，為工程的順利進(jìn)展創(chuàng)造良好的輿論環(huán)境。輔助性文件包括監(jiān)理簡(jiǎn)報(bào)、工程快報(bào)、備忘錄、非正式信件等，這類文件起著溝通情況、協(xié)調(diào)管理的作用。由總監(jiān)辦印發(fā)的監(jiān)理簡(jiǎn)報(bào)、工程快報(bào)，送各有關(guān)單位，包括業(yè)主、承包人、監(jiān)理機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門、有關(guān)部門，及時(shí)通告工程中出現(xiàn)的正反兩方面的情況和苗頭，同時(shí)也可將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的指示和動(dòng)態(tài)及時(shí)傳達(dá)到各基層單位，亦可將各種檢查或會(huì)議通報(bào)與眾，既有表揚(yáng)，也有批評(píng)，既有失敗的教訓(xùn)，亦有成功的經(jīng)驗(yàn)介紹，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作有促進(jìn)作用和指導(dǎo)意義。輔助性文件的另一部包括討論研究問題的備忘錄和一些非正式的信函，這

4、是溝通監(jiān)理工程師與有關(guān)各方聯(lián)系的一個(gè)渠道。在工程出現(xiàn)重大問題苗頭時(shí)，或在工程進(jìn)行的關(guān)鍵時(shí)刻，由監(jiān)理工程師出面與業(yè)主、承包人直接對(duì)話、交換意見，從而形成備忘錄或非正式信函，這些輔助性文件形成“熱線”，隨時(shí)互通情況，互致信函，對(duì)工程的順利進(jìn)展可起到正式渠道起不到的作用。 監(jiān)理文件應(yīng)注意的事項(xiàng)(1)不能超越合同授予的權(quán)限：如果合同沒有授予監(jiān)理工程師這項(xiàng)權(quán)限或超出履行合同明確的職責(zé)行為，即被稱作監(jiān)理工程違約，因此，監(jiān)理工程師要擺正自己的位置，謹(jǐn)慎、嚴(yán)肅地履行職責(zé)。(2)監(jiān)理工程師在依照合同條款下達(dá)指示、指令時(shí)，一定要引用準(zhǔn)確，對(duì)任何批復(fù)、意見等均應(yīng)符合合同文件，要求概念清晰，一事一條，用詞明確，不留摸

5、棱兩可之模糊意見。(3)在合同約束的時(shí)間內(nèi)下達(dá)文件：監(jiān)理文件的時(shí)間性是考核監(jiān)理工作的重要方面。凡合同文件在涉及監(jiān)理工程師必須做出指示的地方，一般都注明了時(shí)間約束條件，在合同規(guī)定的時(shí)限內(nèi)如對(duì)承包人的文件不予答復(fù)，則意味著費(fèi)用問題等事隨之而來，所以，監(jiān)理工程師必須遵守合同約束的時(shí)間。(4)監(jiān)理文件要注意統(tǒng)籌兼顧：合同文件包括技術(shù)規(guī)范、合同條款、工程量清單、圖紙等。文件之間相互聯(lián)系，相互依托，牽一發(fā)而動(dòng)全身，因此，監(jiān)理工程師在下達(dá)某項(xiàng)指令時(shí)，一定要照顧到涉及橫向其他方面的規(guī)定。如某一技術(shù)方案的批準(zhǔn)，可能涉及：a.是否與規(guī)范中的原標(biāo)準(zhǔn)一致；b.是否與原工程量清單的內(nèi)容一致；c.是否與原設(shè)計(jì)圖紙一致；d

6、.是否涉及合同中工程的變更。如欠缺諸方面的考慮和正確處理，可能發(fā)生合同糾紛或事故發(fā)生或使業(yè)主蒙受損失。 監(jiān)理工程師對(duì)監(jiān)理文件與資料的管理 總監(jiān)辦設(shè)立檔案資料室，負(fù)責(zé)對(duì)監(jiān)理文件和資料的整理和歸檔。 總監(jiān)辦建立健全監(jiān)理文件與資料管理制度,并根據(jù)工程建設(shè)需要建立文件資料的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),對(duì)文件資料進(jìn)行管理。 總監(jiān)辦建立材料、試驗(yàn)、測(cè)量、計(jì)量支付、工程變更、安全、環(huán)保等各項(xiàng)臺(tái)賬。 及時(shí)整理，分類有序、系統(tǒng)、完整、妥善存放和保管監(jiān)理文件與資料。 監(jiān)理資料要求內(nèi)容完整、填寫認(rèn)真、審批意見與簽認(rèn)齊全。 監(jiān)理文件與資料的內(nèi)容監(jiān)理文件與資料包括監(jiān)理管理文件、質(zhì)量監(jiān)理文件、施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件、費(fèi)用監(jiān)理文件

7、、進(jìn)度監(jiān)理文件、合同管理文件及工程監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作報(bào)告、監(jiān)理日志、會(huì)議紀(jì)要、巡視記錄、旁站記錄、監(jiān)理工作指令、工程變更令、工程分項(xiàng)開工的申請(qǐng)批復(fù)、試驗(yàn)抽檢的原始記錄等。 監(jiān)理管理文件與資料包括監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理細(xì)則等。 質(zhì)量監(jiān)理文件與資料包括質(zhì)量監(jiān)理措施、規(guī)定及往來文件、試驗(yàn)檢測(cè)資料、交工驗(yàn)收工程質(zhì)量評(píng)定資料。 施工安全與環(huán)保監(jiān)理文件包括安全管理的規(guī)章制度、措施、會(huì)議記錄、檢查結(jié)果、安全事故的有關(guān)文件及施工環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)措施、環(huán)境保護(hù)檢查等。 費(fèi)用監(jiān)理文件與資料包括各類工程支付文件、工程變更有關(guān)費(fèi)用審核工作、工程竣工決算審核意見書等。 進(jìn)度監(jiān)理文件與資料包括進(jìn)度計(jì)劃審批、檢查、調(diào)整的有關(guān)

8、文件；工程開工/復(fù)工令及工程暫停令等。 合同管理文件與資料包括施工單位辦理保險(xiǎn)的有關(guān)文件、延期索賠申請(qǐng)、分包資質(zhì)資料、延期和索賠的批準(zhǔn)文件、價(jià)格調(diào)整申請(qǐng)及批準(zhǔn)文件等。 工程監(jiān)理月報(bào)：監(jiān)理工程師每月向業(yè)主單位和上級(jí)監(jiān)理機(jī)構(gòu)報(bào)送監(jiān)理月報(bào)，其內(nèi)容包括：本月工程概述，工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保、支付、合同管理的其他事項(xiàng)，合同執(zhí)行情況，存在的問題，本月監(jiān)理工作小結(jié)等。 監(jiān)理工作報(bào)告：工程結(jié)束時(shí)，監(jiān)理工程師提交監(jiān)理工作報(bào)告，其內(nèi)容包括：工程基本情況，監(jiān)理機(jī)構(gòu)及工作起止時(shí)間，投入的監(jiān)理人員、設(shè)備和設(shè)施。關(guān)于工程質(zhì)量、安全、環(huán)保、費(fèi)用、進(jìn)度監(jiān)理及合同管理執(zhí)行情況，分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量評(píng)估，工程費(fèi)用分析，工

9、程建設(shè)中存問題的處理意見和建議。 監(jiān)理日志 監(jiān)理日志管理各級(jí)監(jiān)理人員均應(yīng)記錄監(jiān)理日志。專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)檢查監(jiān)理員日志，總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)總監(jiān)辦日志收集。 監(jiān)理日志內(nèi)容1、監(jiān)理員：各分項(xiàng)、分部、工序工程開工、完工及中間過程；各種檢驗(yàn)、旁站內(nèi)容；所有變更工程開始實(shí)施時(shí)間、完成時(shí)間、中間過程；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)巡視；各種現(xiàn)場(chǎng)會(huì)；發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題、監(jiān)理程序問題及其它問題，向?qū)I(yè)工程師、總監(jiān)理工程師匯報(bào)時(shí)間、及處理辦法；各種機(jī)械、人員、材料進(jìn)出場(chǎng)情況。2、專業(yè)監(jiān)理工程師：承包人工作內(nèi)容；各種會(huì)議內(nèi)容；下級(jí)監(jiān)理人員對(duì)重點(diǎn)部位、隱蔽工程旁站情況；巡視發(fā)現(xiàn)的問題及處理方法；上級(jí)部門的指示等；計(jì)量、變更、開工報(bào)告審批情況。

10、3、總監(jiān)理工程師（副總監(jiān)理工程師）：日常巡視過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題；各種會(huì)議主要內(nèi)容；施工過程中發(fā)生的重大技術(shù)變更問題、質(zhì)量問題等；業(yè)主提出的要求和意見。工程照片 由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)完成或指示專業(yè)工程師完成，合同工程師或資料員將底片與相片同時(shí)成冊(cè)。 內(nèi)容：所有隱蔽工程隱蔽前或施工中；所有變更工程施工中或完成后；8米以下通道，所有涵洞；橋梁工程樁基、承臺(tái)、系梁、墩臺(tái)、柱、臺(tái)帽、蓋梁；上述未提及各分部工程；認(rèn)為必要的。 監(jiān)理月報(bào) 施工階段的監(jiān)理月報(bào)應(yīng)包括以下內(nèi)容：1、本月工程概況；2、本月工程形象進(jìn)度；3、工程進(jìn)度：（1）本月實(shí)際完成情況與計(jì)劃進(jìn)度比較；（2）對(duì)進(jìn)度完成情況及采取措施效果的分析。4、

11、工程質(zhì)量：（1）本月工程質(zhì)量分析；（2）本月采取的工程質(zhì)量措施和效果。5、工程計(jì)量和工程款支付：（1）工程量審核情況；（2）工程款審批情況及月支付情況；（3）工程款支付情況分析；（4）本月采取的措施和效果。6、合同其他事項(xiàng)的處理情況：（1）工程變更；（2）工程延期；（3）費(fèi)用索賠。7、本月監(jiān)理工作小結(jié)：（1）對(duì)本月進(jìn)度、質(zhì)量、工程款支付等方面情況的綜合評(píng)價(jià)；（2）本月監(jiān)理工作情況；（3）有關(guān)本工程的意見和建議；（4）下月監(jiān)理工作重點(diǎn)。 監(jiān)理月報(bào)應(yīng)由總監(jiān)理工程師組織編制，簽認(rèn)后報(bào)業(yè)主和本監(jiān)理單位。 監(jiān)理文件與資料歸檔 管理:1、監(jiān)理歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映工程監(jiān)理活動(dòng)的全過程。2、監(jiān)理文件歸檔與保存應(yīng)符合國家及部省主管部門的有關(guān)規(guī)定。3、總監(jiān)辦計(jì)量工程師整理，其它監(jiān)理人員協(xié)助整理。檔案文件監(jiān)理人員均可查閱，但不得向承包人和業(yè)主以外的第三人泄露。4、路基、橋涵、路面施工監(jiān)理工作結(jié)束后，由總監(jiān)工程師負(fù)責(zé)組織整理歸檔，交業(yè)主。5、不列入歸檔的監(jiān)理文件與資料也應(yīng)分類整理，與工程直接相關(guān)的文件資料，竣工后移交建設(shè)單位保管。 行政檔案總監(jiān)辦收發(fā)行政文件按下述分類管理：1、業(yè)主向監(jiān)理工程師行文；2、監(jiān)理工程師向業(yè)主行文；3、監(jiān)理工程師向各承包人行文；4、各承包人向監(jiān)理工程師行文；5、監(jiān)理工程師與第三方的涵件。 技術(shù)檔案1、工作指令：工作指