煉油廠設(shè)備檔案管理規(guī)定參考模板范本

1、PAGE PAGE 23設(shè)備檔案資料管理規(guī)定第一章 總則第一條 為了規(guī)范各廠設(shè)備檔案、及技術(shù)資料管理，為以后設(shè)備管理工作提供參考依據(jù)，特制定本制度。第二條 本標準規(guī)定了設(shè)備檔案、技術(shù)資料的收集、整理、保管及檔案格式的管理內(nèi)容要求、檢查與考核。本制度未提及設(shè)備檔案管理部分，應(yīng)執(zhí)行各廠檔案管理有關(guān)規(guī)定。第三條 本標準適用于移交各廠檔案室以外的設(shè)備資料歸檔管理。管理職責(zé)第四條 機動設(shè)備部是煉化公司設(shè)備技術(shù)檔案的歸口管理部門，負責(zé)制定煉化公司設(shè)備技術(shù)檔案管理的標準和規(guī)范，負責(zé)組織相關(guān)單位督促和檢查各廠做好設(shè)備技術(shù)檔案的管理工作。第五條 機動科是各廠設(shè)備檔案技術(shù)資料的歸口管理部門，負責(zé)提出本單位設(shè)備建檔

2、要求和填寫規(guī)定。必須配備專業(yè)技術(shù)管理人員負責(zé)設(shè)備檔案技術(shù)資料建立、存檔的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，負責(zé)定期（半年）組織檢查是否符合標準。第六條 生產(chǎn)車間有專人或兼職技術(shù)人員負責(zé)本單位的檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計工作，完善設(shè)備運行檢修記錄，建立健全設(shè)備檔案目錄。第七條 各生產(chǎn)車間檔案管理為設(shè)備檔案管理分級保管單位，負責(zé)本單位機泵、電氣、儀器、儀表及自用設(shè)備等相應(yīng)設(shè)備檢修、檢測、巡檢檔案資料、臺帳、卡片的收集、整理、保管、統(tǒng)計和完善工作，負責(zé)故障分析會議紀要的整理工作。管理內(nèi)容與要求第八條：設(shè)備技術(shù)檔案的內(nèi)容1設(shè)備購置計劃、技術(shù)協(xié)議、變更記錄；2設(shè)備驗收記錄、設(shè)備購置（調(diào)入）開箱驗收資料、圖紙；3自行設(shè)計

3、、制造在用設(shè)備有關(guān)資料、圖紙。4設(shè)備安裝、使用、維修過程中形成的文件資料、圖紙。5公司、各廠級管理標準、制度中要求的臺帳、卡片、應(yīng)建立的技術(shù)資料。6設(shè)備特護管理相關(guān)制度、規(guī)范，設(shè)備故障和分析報告。7設(shè)備管理工作總結(jié)，設(shè)備改造技術(shù)方案以及設(shè)備檢修方案等技術(shù)性文件。8裝置保運日常檢修記錄，包括記錄所有設(shè)備、工藝、電氣和儀表專業(yè)的工作量。第九條： 檔案的建立與收集1根據(jù)分級管理的原則，機動科應(yīng)建立本單位設(shè)備臺帳、關(guān)鍵機組檔案及臺帳、主要設(shè)備檔案及臺帳、安全閥臺帳、設(shè)備潤滑臺帳、設(shè)備腐蝕臺帳、靜密封臺帳、聯(lián)鎖自保臺帳、特種設(shè)備臺賬、GC1,2,3類工業(yè)管道明細表、靜電接地臺帳、備品配件檔案。其中設(shè)備缺

4、陷臺帳是指凡是不能及時整改的所有設(shè)備（包括管道、死漏點等）的問題、缺陷，均應(yīng)登記到臺帳內(nèi)，形成動態(tài)管理，并及時消項，每半年更新一次。2各生產(chǎn)車間按照各廠級管理標準、制度中要求建立本車間所有設(shè)備檔案、明細表、臺帳、卡片（具體見附件1）。3各廠裝置停工檢修、大型檢修技措項目、固定資產(chǎn)投資項目（主要指由各廠負責(zé)監(jiān)督施工的項目）的竣工資料，在工程竣工驗收后一個月內(nèi)由車間督促施工單位將有關(guān)文件材料進行整理（分項目或設(shè)備分臺整理），裝訂成冊，一式兩份在機動科、生產(chǎn)車間歸檔。4零星檢修計劃項目檔案收集及保存（1)零星檢修計劃項目（包括一般靜設(shè)備的施工檢修及機泵設(shè)備大修、往復(fù)式、離心式壓縮機檢修、設(shè)備較大故障

5、檢修）在完工后，檢修單位一周內(nèi)將完整的檢修記錄和竣工資料（分項目或設(shè)備分臺整理）一式三份：分別由機動科、生產(chǎn)單位、檢修單位存檔（生產(chǎn)車間督促檢修單位按時上交），同時由生產(chǎn)單位及時錄入EAM軟件系統(tǒng)。（2)零星檢修計劃項目中3米以上生產(chǎn)所使用的管道安裝、更換（不包括暖氣線、伴熱線等非生產(chǎn)使用管道），均編制檢修資料，按（1)條款存檔。（3)零星檢修計劃項目中3米以下生產(chǎn)所使用的管道安裝、更換完工后，車間應(yīng)在一周內(nèi)將管道檔案及時修改、補充、完善。（4) 對不需要形成檔案資料的動設(shè)備的日常檢修更換的配件情況、檢修情況，在檢修完工后一周內(nèi)，及時修改、補充、完善到設(shè)備履歷表內(nèi)。備履歷表應(yīng)建立電子版臺賬，則

6、填寫在該臺設(shè)備運行時間表的備注欄內(nèi)，注明檢修時間、檢修內(nèi)容、配件更換情況，并在EAM軟件中技術(shù)錄入。（5)所有防腐工程（包括修補），及整體管道保溫工程，施工單位均應(yīng)有完整的檢修資料交車間存檔；當(dāng)為管道保溫修補時，則不需要編寫竣工資料。（6)土建工程：為整體基礎(chǔ)安裝時，施工單位均應(yīng)有完整的檢修資料交車間存檔；當(dāng)為基礎(chǔ)修補、貼瓷磚等簡單工作量時，不需要編寫竣工資料。5檢維修記錄的驗收各類竣工資料內(nèi)容要詳實、齊全、準確。（1）關(guān)鍵機組必須有各廠機動科長、機動科主管人員、車間設(shè)備技術(shù)人員、檢維修單位技術(shù)人員簽字驗收，同時注明驗收意見。（2）主要設(shè)備必須有機動科主管人員、車間設(shè)備技術(shù)人員、檢維修單位技術(shù)

7、人員簽字驗收，同時注明驗收意見。（3）一般設(shè)備必須有車間設(shè)備技術(shù)人員、檢維修單位技術(shù)人員簽字驗收，同時注明驗收意見。6設(shè)備訂購要求帶隨機技術(shù)資料一式四份，開箱驗收時由機動科、車間等相關(guān)部門同時參加。7設(shè)備購進安裝過程中形成的全部圖紙、文字材料，應(yīng)在設(shè)備安裝運行后一個月內(nèi)由項目負責(zé)單位進行收集、整理，對主要設(shè)備裝訂成冊，一式三份，向機動科歸檔，一般設(shè)備一式兩份向使用單位（車間）歸檔。8設(shè)備拆除時，其檔案應(yīng)隨設(shè)備調(diào)出。閑置設(shè)備入庫時，檔案資料隨設(shè)備一起入庫。設(shè)備調(diào)撥時資料隨設(shè)備一起調(diào)撥。9、裝置保運記錄（1）機動科必須有專人負責(zé)裝置保運記錄管理，負責(zé)按月對各裝置保運記錄進行匯總和歸檔。（2）裝置保

8、運記錄要求詳細準確，能夠說明檢修工作量，達到預(yù)算條件。（3）生產(chǎn)車間有專人負責(zé)保運記錄填寫和整理工作，保運記錄如實反映施工單位的工作量。第十條 設(shè)備檔案管理1設(shè)備檔案資料應(yīng)逐臺匯總存放，在設(shè)備變動后應(yīng)及時增補、修改。確保內(nèi)容應(yīng)準確、及時、齊全、完整，且電子版檔案要隨時備份，及時在EAM軟件進行更新，形成動態(tài)管理。變更后的臺帳、卡片一周內(nèi)及時報機動科。2 資料記錄管理（1）車間原始記錄應(yīng)能真實反映設(shè)備的重大問題。記錄的項目要符合實際，記錄真實，專人負責(zé)，并使有關(guān)人員能正確填寫它的內(nèi)容。（2）定期對資料記錄進行整理和分析，以便達到設(shè)備管理的目的。A、 分析要從各種不同角度進行，其中設(shè)備故障分析評價

9、（裝置設(shè)備故障率、單臺設(shè)備故障間隔時間、故障損失、單臺設(shè)備故障累計次數(shù)、故障原因、解決措施等）是重要分析內(nèi)容。B設(shè)備故障分析時對那些多次重復(fù)發(fā)生的故障或可能造成重要設(shè)備長時間停工的故障或設(shè)備維修費用大的故障應(yīng)給予更多的注意。C 由設(shè)備所在單位設(shè)備技術(shù)人員按規(guī)定填寫、整理、保管設(shè)備技術(shù)檔案、車間設(shè)備副主任每季檢查一次。保證設(shè)備技術(shù)檔案的及時更新。D 設(shè)備檔案應(yīng)隨設(shè)備轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移。E車間所存檔案資料應(yīng)建立科技檔案分類目錄，格式見附錄4，要建立電子版本，各單位要定期對檔案進行檢查核對工作，做到帳物相符，對存損及紙質(zhì)變質(zhì)的檔案要及時修補或復(fù)制，檔案需移交、銷毀時，要說明原因，保存依據(jù)。F檔案和竣工資料交

10、接時，接收人員必須認真審核，將問題徹底解決后方可簽字驗收，同時辦理交接登記手續(xù)做到有交接記錄（見附錄-5），借閱要有借閱登記（見錄-6），歸還有檢查，并及時放回原處。G 檔案管理人員工作調(diào)動時，必須辦理檔案交接手續(xù)，檔案要交接清楚，不能遺留問題。檔案資料因移交、缺損時，應(yīng)及時補充齊全。第十一條： 檔案保管1.對應(yīng)歸檔資料中已破損的文件材料、圖紙應(yīng)及時予以修正、裱糊。2.歸檔的文字材料和竣工圖折疊尺寸采用國際標準A4型（長*寬為297mm*210mm），圖紙要折疊成統(tǒng)一幅面，圖紙要向里折疊成手風(fēng)琴式，圖標露在外面，案卷左側(cè)留有25mm的裝訂位置，案卷厚度不超過20mm。3.檔案裝訂前必須去除金屬

11、物，裝訂要整齊、結(jié)實、不壓字、不掉頁、不倒頁，便于保管和利用。檔案中表格的裝訂要表頭向里或向上。4.檔案題名要簡明、完整、語法通順、準確反映卷內(nèi)內(nèi)容。檔案封面、卷內(nèi)文件材料目錄、備考表填寫采用碳素墨水或藍黑墨水，抄寫字跡規(guī)范、工整、清晰、體式一致，有條件的可采用計算機打印。5.各類檔案按問題組成案卷，一般一事一卷，卷前有“封皮”、“卷內(nèi)目錄表”，卷后有“卷內(nèi)備考表”，見附表1、表2、表3。目錄表與卷內(nèi)內(nèi)容保持前后一致，不得隨意改動。存放檔案必須有忖用柜架，排架方法要科學(xué)和便于查找。有密級的檔案要嚴加保管，要求專柜、專人管理，確保檔案的安全。6.檔案保管時間要求：設(shè)備使用過程中的運行記錄、檔案資

12、料保管時間要根據(jù)設(shè)備的運行來定，如果設(shè)備運行，則檔案必須保存。第十二條：各類工程竣工資料格式要求1.各類工程竣工資料歸檔范圍要求見附錄12.以上各種檢修資料、記錄均應(yīng)有相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員驗收簽字才能生效。3.其它未包括施工檢修文件材料由施工單位制定，經(jīng)各廠機動科審核確認后使用。第四章：檢查與考核第十三條：煉化公司機動設(shè)備部定期組織相關(guān)單位對各廠設(shè)備技術(shù)檔案的管理進行抽查和考核，各廠機動科要督促和檢查生產(chǎn)車間檔案管理，認真執(zhí)行本標準。第十四條：工程項目施工單位在完工后按時按要求將施工資料交給使用單位，未按要求者不予驗收結(jié)算，并作為承包商資質(zhì)評價考慮因素。 第五章 附 則第十五條 本制度由煉化公司機

13、動設(shè)備部解釋與修訂。第十六條 本制度未涉及設(shè)備檔案管理的，按照各廠檔案管理制度執(zhí)行，其余由各廠自行補充管理。第十七條 本制度從發(fā)布之日起執(zhí)行。 第十八條 附錄1：各類工程竣工資料歸檔范圍附錄2：車間應(yīng)建立設(shè)備檔案資料目錄：附錄3：卷 內(nèi) 目 錄附錄4：科技檔案分類目錄附錄5：設(shè)備資料交接驗收單 附錄6： 借閱利用檔案登記表 附錄1：各類工程竣工資料歸檔范圍序號類別資料內(nèi)容1壓力容器施工檢修驗收資料設(shè)計變更及材料代用通知單、材料及零部件合格證；檢修記錄（含焊縫質(zhì)量檢驗報告）；中間檢驗記錄；試壓記錄；施工驗收證明書。2工業(yè)管道施工檢驗驗收資料設(shè)計變更及材料代用通知單，材質(zhì)，零部件合作證；隱蔽工程記

14、錄、施工安裝記錄；檢修記錄（含單線圖或竣工圖紙）；焊接試驗記錄、報告；焊縫質(zhì)量檢驗探傷報告、合格焊工登記表；試驗記錄（包括強度密閉性試驗報告、管線清洗、試壓記錄）防腐、保溫記錄；竣工驗收證明書。3管式加熱爐檢修施工驗收資料設(shè)計變更及材料代用通知單、材料、材質(zhì)和零配件合格證以及材料復(fù)驗報告；爐管脹接、盤管水壓試驗記錄；爐管焊縫質(zhì)量檢驗報告、回彎頭、急彎彎管、爐管試壓合格證明書；施工檢修記錄；隱蔽工程記錄；實際烘爐曲線；合格焊工登記表；竣工驗收證明書。4塔類設(shè)備檢修施工驗收資料隱蔽工程記錄和封閉記錄；檢修記錄；焊縫質(zhì)量檢驗（包括外觀、無損探傷等）報告；氣密試驗記錄；合格焊工登記表；竣工驗收證明書。

15、5固定床反應(yīng)器檢修施工驗收資料隱蔽工程記錄和封閉記錄；隔熱內(nèi)襯施工記錄；施工檢修記錄；合格焊工登記表；竣工驗收證明書。6耐熱隔熱襯里竣工驗收資料實際使用的各種原材料的化學(xué)成分，質(zhì)量合格證明書；或補充試驗報告；設(shè)備噴砂除銹記錄，保溫釘焊接記錄；襯里施工檢修記錄；拆模后和烘干后的質(zhì)量檢查記錄（如催化再生、反應(yīng)器襯里烘干后直接開工的設(shè)備，此項可缺項）；襯里的烘干記錄；單位工程質(zhì)量鑒定。7雙層耐熱隔熱襯里施工驗收資料實際使用的各項原材料的化學(xué)成分、質(zhì)量合格證明書、或補充試驗報告；設(shè)備噴砂除銹記錄、龜甲網(wǎng)焊接記錄；襯里施工記錄；養(yǎng)護后和烘干后的質(zhì)量檢查記錄；襯里的烘干記錄；單位工程質(zhì)量鑒定；竣工驗收證明

16、書。8管殼式換熱器檢修施工驗收資料檢修記錄（包括管束堵管位置圖）；焊縫質(zhì)量檢驗（包括外觀檢驗和無損探傷等）報告；試壓記錄（包括試壓曲線圖）；合格焊工登記表；竣工驗收證明書。9鋼制常壓容器施工檢修驗收資料隱蔽工程記錄和封閉記錄；施工檢修記錄；焊縫質(zhì)量檢驗（包括外觀、無損探傷等）報告；密閉試驗報告；合格焊工登記表；竣工驗收證明書。10空氣冷卻器施工檢修驗收資料材料材質(zhì)、零部件合格證；施工檢修記錄（包括管束堵管位置圖）；焊縫質(zhì)量檢驗（包括外觀無損、探傷）報告；水壓試驗報告（包括試壓曲線圖）；合格焊工登記表；竣工驗收證明收。11常壓立式圓筒形鋼制焊接儲罐和濕式氣柜檢修施工驗收資料儲罐檢修內(nèi)容；檢修記錄

17、、隱蔽工程記錄、封閉記錄；更換附件記錄及合格證；焊縫探傷、鋼板測厚等記錄；所有材料合格證；充水試驗記錄；靜電接地測試記錄；合格焊工登記表；竣工驗收證明書。12化學(xué)清洗施工驗收資料清洗方案；清洗前檢驗記錄；清洗過程監(jiān)測記錄；藥劑合格證書（化驗單）；耐壓試驗記錄；竣工驗收證明書。13機、電、儀表安裝驗收資料零部件合格證、設(shè)備材料裝箱單、說明書；施工圖表或竣工圖；安裝、調(diào)試、整定記錄、隱蔽工程記錄（封閉記錄）；性能測試和校核；施工安裝記錄、質(zhì)量檢查記錄；事故處理報告；操作聯(lián)動試驗；電工、儀表工特殊工程登記表、合格焊工登記表；竣工驗收證明書。14保溫（冷）施工驗收記錄保溫（冷）材料合格證書；保溫（冷）

18、施工記錄；竣工驗收證明書。15機泵、電氣設(shè)備檢修記錄設(shè)備運轉(zhuǎn)、維修、試車記錄；設(shè)備材料出廠合格證；設(shè)備調(diào)試、測定記錄；性能測試、聯(lián)動試驗記錄；設(shè)備測繪、驗收記錄；竣工驗收證明書。16土建施工驗收資料原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定；建筑材料試驗報告；施工定位測量復(fù)核和技術(shù)復(fù)核記錄；土、巖試驗報告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖；工程測量、沉陷、移位、變形觀測記錄；竣工驗收證明書。17工業(yè)設(shè)備、管道防腐工程驗收記錄防腐材料出廠證明書、持量鑒定；防腐施工方案；防腐施工質(zhì)量驗收記錄；隱蔽工程記錄；竣工驗收證明書。附錄2： 車間應(yīng)建立設(shè)備檔案資料目錄：名目序號EAM軟件電子版本紙質(zhì)版本資 料 目 錄規(guī)章制度1

19、公司、各廠下發(fā)的管理標準、制度、及各類檢修規(guī)程等技術(shù)標準2生產(chǎn)車間內(nèi)部設(shè)備管理方面的規(guī)章、制度、檢查、考核標準。3生產(chǎn)車間設(shè)備操作規(guī)程、使用規(guī)程、檢驗規(guī)程。4起重機械使用、操作、維護、保養(yǎng)、檢驗等制度5維護單位電氣設(shè)備“三三、二五”制度、用電系統(tǒng)解合環(huán)操作規(guī)定、電氣事故處理規(guī)程、備用電源自動投入裝置（BZT）管理規(guī)定等臺帳卡片1設(shè)備明細表（包括常壓儲罐明細表）、主要設(shè)備臺帳、設(shè)備A、B、C分類臺帳、附屬設(shè)備明細表、固定資產(chǎn)臺帳2設(shè)備監(jiān)測檢驗工具臺帳3設(shè)備潤滑臺帳4設(shè)備缺陷臺帳（動態(tài)）5設(shè)備防腐臺帳6靜密封點臺帳7設(shè)備及工藝聯(lián)鎖自保臺帳（生產(chǎn)車間、儀表）8防靜電接地臺帳、避雷針接地極分布統(tǒng)計臺賬

20、9循環(huán)水水質(zhì)分析臺帳（供排水）10安全閥臺帳(卡片)11起重設(shè)備及定期檢驗臺帳,12工業(yè)氣瓶明細帳和更換臺帳（使用單位建立）13液化石油、氣鋼瓶登記臺帳（鋼瓶檢驗站）14備品配件動態(tài)統(tǒng)計臺賬15A、B、C類計量器具的設(shè)備臺帳，以及封存設(shè)備臺帳、檢定證書16電機燒損統(tǒng)計臺賬、電氣設(shè)備分類、分布統(tǒng)計臺賬（電修）17建立關(guān)鍵機組臺帳關(guān)鍵機組儀表聯(lián)鎖臺帳機組參數(shù)歷史趨勢臺帳關(guān)鍵機組故障缺陷統(tǒng)計表大型備用機組的潤滑、封油、冷卻、密封、平衡等系統(tǒng)定期試運計劃長、短期摘除自保聯(lián)鎖作業(yè)票、關(guān)鍵機組特護會記錄技術(shù)檔案資料1設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件圖冊、設(shè)備技術(shù)參數(shù)變更記錄、設(shè)備主要配件更換記錄2設(shè)備檢修作業(yè)票、設(shè)備四方

21、聯(lián)檢表、點檢表，車間周檢檢查記錄3設(shè)備運轉(zhuǎn)周期、運轉(zhuǎn)時間紀錄4設(shè)備技術(shù)改造和革新記錄、設(shè)備調(diào)撥變更手續(xù)5一般、主要備用設(shè)備試運計劃、試運記錄6動設(shè)備狀態(tài)監(jiān)測記錄及分析7設(shè)備檢修記錄、設(shè)備試驗與技術(shù)鑒定記錄、總結(jié)報告8歷年設(shè)備缺陷、故障、事故記錄及定期分析（故障率，平均故障間隔時間、故障嚴重率、故障次數(shù)率、故障原因等）、事故三不放過登記表、9III類以上工業(yè)管道檔案（圖、表、新建工程竣工資料，、類管道技改、更新、檢修、檢驗等資料）10起重機械使用證、效驗、檢修、保養(yǎng)資料11聯(lián)鎖、自保參數(shù)及回路的修改審批手序、聯(lián)鎖保護系統(tǒng)摘除短期票證及長期停用、摘除手續(xù)、工作票12聯(lián)鎖保護系統(tǒng)調(diào)校記錄13壓力容器竣工資料、合格證書、質(zhì)量證書、竣工圖、安裝記錄、檢驗、檢修記錄14壓力容器檔案15設(shè)備腐蝕與防腐記錄、易腐蝕設(shè)備檔案、防腐施工資料16潤滑油品領(lǐng)用、發(fā)放記錄；油品合格、定期化驗分析單、油品更換審批手續(xù)17工業(yè)氣瓶灌裝記錄，氣瓶檢查及灌裝安全操作規(guī)程18液化石油氣鋼瓶檢驗記錄、判廢記錄、合格證19電氣三圖一表、及設(shè)備圖、地下電纜圖、電氣解合環(huán)操作記錄、工作票、操作票、設(shè)備檢修記錄（電修）20機泵設(shè)備維修檔案，包括歷次大、中、小修記錄，易損件更換記錄，設(shè)備狀態(tài)監(jiān)測記錄，事故分析報告等（鉗工）21三年內(nèi)月度計劃