公文文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要性探析

1、公文文獻服務(wù)平臺建設(shè)探析引言在經(jīng)過了漫長的耕種灌溉和蒸汽機時代后，人類正以前所未有的速度進入了 以計算機、通訊和信息為支撐的信息網(wǎng)絡(luò)時代。如今，國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展速度 更是日新月異，與此同時，它還開始大規(guī)模地改變著人類的生產(chǎn)和生活方式，成 為人們?nèi)粘９ぷ骱蜕钪幸粋€重要因素，它擴大了人們的生活領(lǐng)域和范圍，跨越 了時間與地域的限制，可以使互不相十的人在短時間內(nèi)即可建立聯(lián)系，將全人類 連接成一個緊密的整體。信息網(wǎng)絡(luò)直接進入千家萬戶，對社會的影響力在廣度和深度上將超過以往任 何一次技術(shù)革命。各種網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、數(shù)字圖書館以及各專業(yè)網(wǎng)站上的信息源層出 不窮。為進一步推動政府信息化的建設(shè)，必須對公文文獻服務(wù)

2、平臺進行進一步研 究開發(fā)以適應(yīng)新時代對公文的需求，所以建立一個機制系統(tǒng)的、應(yīng)用性和實用性 強的公文文獻服務(wù)平臺勢在必行。一、我國公文文獻服務(wù)平臺建設(shè)的現(xiàn)狀公文文獻服務(wù)平臺的開發(fā)建設(shè)是一項技術(shù)性高、涉及面廣、實踐性強的系統(tǒng) 工程。公文文獻數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是其中必不可少的組成部分。數(shù)據(jù)庫源于二十世紀(jì)七八十年代，是由文件管理系統(tǒng)發(fā)展而來的，如今已發(fā) 展到其高級形態(tài)。從技術(shù)上來看，已經(jīng)發(fā)展為具備網(wǎng)上功能的多媒體關(guān)系數(shù)據(jù)庫 管理系統(tǒng)，可以在網(wǎng)上實現(xiàn)以各種可檢索元素為節(jié)點的縱橫交錯的跨庫、跨領(lǐng)域、 跨國界的互聯(lián)互檢。在實踐中，數(shù)據(jù)庫或作為管理信息系統(tǒng)中的重要部分發(fā)揮數(shù) 據(jù)存儲及調(diào)用功能，為研究及決策支持服務(wù)或

3、作為信息存儲和傳播系統(tǒng)，本身即 成為一種傳媒。公認(rèn)比較完整的數(shù)據(jù)庫定義來自J.Martin。在J.Martin看來：“數(shù)據(jù)庫是 存儲在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合，這些數(shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化的，無有害的或不必要的冗余， 并為多種應(yīng)用服務(wù)；數(shù)據(jù)的存儲獨立于使用它的程序；對數(shù)據(jù)庫插入新數(shù)據(jù)、修 改和檢索原有數(shù)據(jù)均能按一種公用的和可控制的方式進行。當(dāng)某個系統(tǒng)中存在結(jié) 構(gòu)上完全分開的若干個數(shù)據(jù)庫時，則該系統(tǒng)包含一個數(shù)據(jù)庫集合。”數(shù)據(jù)庫的特 點在于:盡可能不重復(fù)，以最優(yōu)方式為某個特定組織的多種應(yīng)用服務(wù)，其數(shù)據(jù)結(jié) 構(gòu)獨立于使用它的應(yīng)用程序，對數(shù)據(jù)的增、刪、改和檢索由統(tǒng)一軟件進行管理和 控制。以中國知網(wǎng)（同方數(shù)據(jù)）為例:截止

4、2011年06月，中國期刊全文數(shù)據(jù)庫已收 錄文獻2200多萬篇;收錄來自397家培養(yǎng)單位的博士學(xué)位論文15萬余篇；收錄 來自598家培養(yǎng)單位的優(yōu)秀碩士學(xué)位論文115萬余篇此外還有涉及到社會各 個領(lǐng)域的論文。例如：中國重要會議論文全文、重要報紙全文、中國年鑒全文、 中國專利全文、國家科技成果全文、中國標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)、黨建期刊文獻、國際標(biāo)準(zhǔn)全 文等數(shù)據(jù)庫等，如此龐大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)真可謂是包羅萬象。與中國知網(wǎng)并存的萬 方數(shù)據(jù)庫也收有4000余萬條各類學(xué)術(shù)文獻。如今，以同方和萬方數(shù)據(jù)為代表的 學(xué)術(shù)文獻數(shù)據(jù)庫已是在中國做學(xué)術(shù)研究難以繞行的學(xué)術(shù)信息堡壘。各種傳統(tǒng)媒 介，特別是學(xué)術(shù)期刊，已經(jīng)被國內(nèi)外此類學(xué)術(shù)文獻數(shù)據(jù)

5、庫所綁架。不得不面對的 未來趨勢是:要么與數(shù)據(jù)庫并存，為數(shù)據(jù)庫添磚加瓦，要么被數(shù)據(jù)庫所埋藏。一 些無紙網(wǎng)刊及當(dāng)前尚且有紙的學(xué)術(shù)期刊，多半遲早會淪為數(shù)據(jù)庫的上游信息提供 商。雖然我國目前已經(jīng)有為數(shù)不少的公文文獻數(shù)據(jù)庫，但許多數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)存在著 “重開發(fā)輕維護”、“重形式輕內(nèi)容”的弊端。研制數(shù)據(jù)庫時投入了大量的人力、 財力，但由于缺乏后續(xù)的資源補充，內(nèi)容陳舊過時，利用率偏低。為避免重蹈覆 轍，在建設(shè)公文文獻服務(wù)平臺的過程中要樹立經(jīng)營的意識，制定長遠的工作規(guī)劃， 保證系統(tǒng)的持續(xù)良好發(fā)展。公文文獻服務(wù)平臺的建設(shè)不是一蹴而就的事情，必須走邊建設(shè)邊服務(wù)的道 路，安排人員長期堅持不懈地對服務(wù)平臺進行資源補充和

6、技術(shù)維護，保持信息內(nèi) 容的新鮮度，及時采用新技術(shù)完善服務(wù)平臺的輔助功能。對于服務(wù)平臺而言，信 息資源的更新是無窮盡的，尤其需要開發(fā)與維護并重的運作模式。此外，還需妥 善解決好諸如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、知識產(chǎn)權(quán)、合理傳播權(quán)等相關(guān)的問題。二、公文文獻服務(wù)平臺建設(shè)的重要性（一）有助于公文語言系統(tǒng)化、專業(yè)化研究公文與其他應(yīng)用文體不同，它有著其獨特的語言風(fēng)格與特點。公文語言的主 要特點是：莊重、準(zhǔn)確、樸實、精煉、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。這些特點主要體現(xiàn)在公文詞 語、句式、表達、修辭等各個方面。長期以來，我國對公文領(lǐng)域的研究主要集中 在運用寫作學(xué)、文章學(xué)的理論及方法，而研究的論文重點也多在寫作技巧、語言 技巧、寫作如何提升寫作水

7、平，寫作病例解析、公文修辭等方面，對于公文的理 論領(lǐng)域涉及的不是很多，而對于公文語言系統(tǒng)化、專業(yè)化的研究就更少了。公文文獻服務(wù)平臺是依據(jù)龐大的公文文獻數(shù)據(jù)庫建立的，運用數(shù)據(jù)庫對公文 語言進行研究可有效的避免孤立、不定量研究公文的缺陷，使所得到的研究數(shù)據(jù) 更充實、更具說服力，所得到的研究成果更加精細可靠。目前，用數(shù)據(jù)庫進行研 究的方法已被廣泛應(yīng)用于各個學(xué)科，而且取得了可喜的成績，但目前公文學(xué)領(lǐng)域 此方法尚未被專業(yè)化、系統(tǒng)化的應(yīng)用，利用公文文獻服務(wù)平臺研究公文具有一定 的新穎性。（二）為公文寫作者引經(jīng)據(jù)典提供依據(jù)通過建立公文文獻服務(wù)平臺，可以便于我們在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，對公文的詞 匯、搭配、句子、修

8、辭等進行有效的統(tǒng)計和分析，這樣我們就可以分析得出可得 出公文詞匯頻度表（包括各詞類詞表）、搭配頻度表、句式頻度表、修辭頻度表 等一系列有說服力的數(shù)據(jù)。這樣有利于公文寫作者能更好的發(fā)現(xiàn)公文的內(nèi)在聯(lián)系 和規(guī)律，并以此作為有效參考。擁有充分的素材是撰寫好公文的基礎(chǔ)。寫公文的過程實際上是對素材的歸 納、消化、加工和升華。儲備素材有兩個含義，一個是要有眾多的文本材料，另 一個就是平時多注意思考，進而形成有獨特見解的觀點群。公文文獻服務(wù)平臺的 建立無疑會為公文寫作者提供豐富的文本材料。（三）為公文詞典編纂者提供豐富的素材詞典編纂是一項艱巨且復(fù)雜的工作。當(dāng)前的市場上，有關(guān)公文類的詞典和工 具書，數(shù)量都比較少

9、，質(zhì)量上也是良莠不齊，這與編纂手段傳統(tǒng)、內(nèi)容單一、編 纂材料稀缺是有很大的關(guān)系。公文文獻服務(wù)平臺的建立將會給這些公文編纂者提 供豐富的素材，讓其在編纂的過程中有文可依，有據(jù)可尋，這無疑會提高公文詞 典的質(zhì)量，在一定程度上也降低編纂難度，減少了公文編纂者的勞動量。三、公文文獻服務(wù)平臺建設(shè)的必要性（一）是促進電子公文發(fā)展的必由之路公文文獻服務(wù)平臺的建立是我國進入電子政務(wù)信息時代的重要體現(xiàn)之一?，F(xiàn) 在我國已經(jīng)邁入了電子政務(wù)是信息時代，而這個時代的顯著標(biāo)志是“電子”與“政 務(wù)”的有機融合。電子公文則是實施電子政務(wù)的必然產(chǎn)物。目前，在我國，電子 公文進入迅速發(fā)展的新時期，應(yīng)用技術(shù)日漸成熟，應(yīng)用領(lǐng)域迅速擴

10、張，應(yīng)用范圍 日益廣泛。特別是隨著電子公文法定地位的確立，我國電子公文進入了相對成熟 穩(wěn)定的發(fā)展階段。電子公文不僅成為政府施政的主要手段，更成為政府部門重要 的信息資產(chǎn)。電子公文公布與開放利用既可以充分利用我國電子政務(wù)建設(shè)的已有 成果，發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)方便、快捷的優(yōu)勢，又可以更好的確保電子公文的時效 性，使電子公文一旦形成和辦理完畢便能迅速地發(fā)布于社會，在更短的時間內(nèi)發(fā) 揮其社會效益。（二）是提高公文寫作者利用信息文獻技能的助推器陸游在冬夜讀書示子聿中曾說過“紙上得來終覺淺 絕知此事要躬行”。 許多公文寫作者在寫作過程中都會遇到這樣的難題?？捎玫牟牧仙伲苡玫牟牧?更少，真正自己能用的恰到好處

11、的材料更幾乎是鳳毛麟角。公文文獻服務(wù)平臺的 建立有效的解決了這一難題。它可以讓公文寫作者在這樣一個公文的數(shù)據(jù)庫中找 到自己不懂的知識，尋到自己想要的有效素材。這樣他寫出的材料便有理可依、 有文可尋。同時公文寫作者在進行材料查詢的過程中也在鍛煉著自己利用公文文 獻、提取有效信息的能力。久而久之，即使以后在浩瀚如海的文獻中，他們也能 盡快地了解信息源，迅速找到自己想要的材料，這無疑將會大大提高他們的查詢 獲取有效信息和寫作的能力。（三）是方便查閱者、提高工作效率的的有效手段目前許多政府人員對信息的需求也不再僅僅是滿足于單一的文獻資源，他們 需要了解國內(nèi)外有關(guān)學(xué)科研究的新成果、新動向、新進展，即對信

12、息的需求由單 項性向廣泛性轉(zhuǎn)變，從需要文獻信息初級產(chǎn)品轉(zhuǎn)為需要經(jīng)過深加工、具有高附加 值的文獻產(chǎn)品，對信息的實效性提出了更高要求。傳統(tǒng)的文獻信息服務(wù)已經(jīng)不能 滿足用戶的這種需求。公文文獻服務(wù)平臺的建立將解決這個難題。服務(wù)平臺將計 算機技術(shù)、信息存儲技術(shù)、通訊技術(shù)與公文文獻進行有效結(jié)合，貫通古今中外， 這樣便為用戶提供高層次、高效率的信息服務(wù)，使其方便快捷地獲得所需的知識、 把握信息、掌握有效資源、提高工作效率。（四）是使公文寫作者有文可查、有文可依的憑證公文文獻服務(wù)平臺中包含了大量的文字、數(shù)據(jù)和聲像資料，能夠做到快速方 便地為公文寫作人員提供準(zhǔn)確全面的憑證與依據(jù)?？梢哉f，新世紀(jì)的公文寫作工 作必然會隨著計算機技術(shù)的進一步發(fā)展而發(fā)展,二者將會結(jié)合的越來越密切。一 名合格的公文寫作人員只有懂得將數(shù)據(jù)庫技術(shù)運用到政府機關(guān)文件的運作中，利 用文獻服務(wù)平臺去借鑒和提高自己的寫作技巧，才能在公文寫作的道路上越走越 寬。結(jié)語總之，在對公文進行研究的過程中，公文文獻服務(wù)平臺不僅不應(yīng)該缺位，而 且還應(yīng)該得到應(yīng)有的重視。特別是考慮到公文以后的發(fā)展和進步，更應(yīng)該重視對 服務(wù)平臺的研究和發(fā)掘，進