企發(fā)部行政事務管理制度參考模板范本

1、行政事務管理制度1 目的和范圍為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項行政事務管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本管理制度。本制度適用于公司公文，行政印信，文件打印、復印，通訊工具，辦公用品、低值易耗品及印刷品等管理。2 術語及定義2.1 公文公文是現(xiàn)代企業(yè)在行政管理活動或處理公務活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件，業(yè)務主管部門為企業(yè)發(fā)展部。2.2 工作函工作函是發(fā)函單位向受函單位商洽工作,詢問問題,知照情況或請批事項的公務應用文書，沒有固定的行文方向，行文力求簡潔明快,用語分寸得當。為規(guī)范公司工作函的使用管理，建立統(tǒng)一對外

2、協(xié)調機制，現(xiàn)對我廠外部工作函的使用做如下要求。2.3 業(yè)務單據(jù)業(yè)務單據(jù)是公司辦理各種業(yè)務的載體,在企業(yè)資源管理系統(tǒng)中是一種基本的業(yè)務對象，對企業(yè)各項業(yè)務的開展有著重要的意義。3 公文職責及管理要求3.1 管理職責3.1.1 公司行政公文的管理工作由廠長領導，企業(yè)發(fā)展部具體負責。3.1.2 公司企業(yè)發(fā)展部是行政公文的歸口管理部門，具體負責公文的收發(fā)、傳遞、保存歸檔等工作，確保公文收、發(fā)、傳、存全過程的保密、時效和快捷處理。3.2 公文收文的處理公文收文處理的基本程序為登記掛簽擬辦轉呈批示轉呈與承辦催辦回復存檔3.2.1 登記掛簽。企業(yè)發(fā)展部行政管理員收到公文后進行簽收、登記，填寫“公文閱處箋”，

3、轉企業(yè)發(fā)展部部長閱批。3.2.2 擬辦。企業(yè)發(fā)展部部長根據(jù)文件內容提出“擬辦”意見，擬辦意見要具體明確，對重要公文，需請示主管領導后再提出擬辦意見。3.2.3 轉呈批示。企業(yè)發(fā)展部行政管理員根據(jù)部長“擬辦”意見將文件轉呈至相關領導進行批示。領導審閱后，要寫明簽批意見，需傳閱的，要批明傳閱對象或傳閱范圍。3.2.4 轉呈（遞、發(fā)）與承辦。按領導簽批意見，行政管理員將公文轉呈（遞、發(fā)）給有關單位或承辦人，落實公文去向。承辦部門（人）在接到公文后，應立即組織對公文的處理，并按要求的時間完成。接到公文的單位，發(fā)現(xiàn)不屬本單位業(yè)務，要及時反饋。3.2.5 催辦。由企業(yè)發(fā)展部行政管理員對本單位內部處理收文情

4、況進行督促檢查，即刻催辦，被催辦單位必須24小時內完成文件處理。3.2.6 回復存檔。辦理完畢的公文，需回復的由承辦部門起草回文，不需要回復的，由承辦部門在“公文閱處箋”上注明辦理情況，在辦理完畢后15日內交企業(yè)發(fā)展部歸檔保存。3.3 廠部及二級單位發(fā)文的處理3.3.1 發(fā)文分類為 對外發(fā)文發(fā)至公司等相關單位。 對內發(fā)文發(fā)至廠屬相關單位及人員。3.3.2 發(fā)文的基本要求3.3.2.1 要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)和公司及本廠的有關規(guī)定。3.3.2.2 發(fā)文應當確有需要，注重實效，堅持少而精。3.3.2.3 凡加蓋廠部公章的公文必須經歸口主管領導簽批。3.3.2.4 不能越級行文。3.

5、3.2.5 “請示”應當一文一事，當主、抄送對象是單位時，主送單位只寫一個，如需同時送其它單位，應當以抄送的形式行文，（但不得抄送下級單位）。3.3.3 發(fā)文3.3.3.1 以公司名義行文，應采用電子版公司發(fā)文流程。3.3.3.2 發(fā)文單位擬稿人員填寫電子版公司發(fā)文流程，經部門領導審核簽署姓名后將公司發(fā)文流程及附件轉呈相關廠主管領導閱批簽發(fā)，形成定稿。3.3.3.3 發(fā)文單位（發(fā)文人）將簽批后的公文定稿紙質版及電子版交企業(yè)發(fā)展部行政管理員處進行編號及套印。除特殊情況，領導簽發(fā)時間即為成文時間。3.3.3.4 公文的分發(fā)。行政管理員將套印好的公文加蓋公章后交由發(fā)文單位進行上報或下發(fā)。3.4 公文

6、的整理、歸檔、檔案銷毀3.4.1 公文歸檔的對象。上級下發(fā)的文件、簡報及其它形式的材料，以廠部名義對外發(fā)文的正本及底稿，對內發(fā)文的正文及底稿。3.4.2 公文歸檔的要求。要正確反映主要業(yè)務的工作情況，有利于保管、查找和利用；公文要分類準確，要反映發(fā)文的草擬單位、問題、時間、名稱等特征；公文案件要裝訂整齊、頁碼齊全準確、無破損、缺頁，字跡清晰。3.4.3 公文歸檔。公司形成的永久卷、長期卷、短期卷，由企業(yè)發(fā)展部行政管理人員整理分類，案卷由企業(yè)發(fā)展部負責歸檔保存。3.4.4 檔案銷毀按照檔案管理有關規(guī)定執(zhí)行，定期鑒定檔案，并按保密規(guī)定進行檔案銷毀工作。3.5 各單位公文編號的代碼企業(yè)發(fā)展部 代碼

7、企發(fā) 辦黨群工作部 代碼 黨群人力資源部 代碼 人力物資采購部 代碼 采購生產運行部 代碼 生產財務管理部 代碼 財務質量管理部 代碼 質量產品研發(fā)部 代碼 產品工藝部 代碼 工藝裝備保障部 代碼 裝備安全環(huán)保部 代碼 安環(huán)新產品推廣部 代碼 推廣工會 代碼 工4 工作函職責及管理要求4.1 工作函的分類4.1.1 按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來；便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，但要求有正確的公文格式，標題，發(fā)文字號，尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。4.1.2 按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事

8、項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方所發(fā)出的函。4.1.3 另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函。4.2 工作函的格式及管理使用4.2.1 公司對外發(fā)放工作函具體格式詳見附件4。對外發(fā)出的工作函由發(fā)出單位起草，到企業(yè)發(fā)展部行政管理員處編號、備案、加蓋公司行政印章。企業(yè)發(fā)展部行政管理員負責建立工作函使用臺賬，對外發(fā)工作函進行歸口管理。4.2.2各部門對發(fā)出的工作函要及時跟進對方辦理進度，并在月度質詢會上通報工作函使用情況。對接收的來函要盡快辦理，需說明情況的要及時復函。5 行政印信職責及管理要求5.1 職責5.1.1 公司的印、信管理由企業(yè)發(fā)展部負責，由行政管理

9、員管理使用。5.1.2 公司各車間（科）公章由各部門負責管理使用。5.2 公司行政與廠長印章5.2.1 公司行政印章的使用范圍5.2.1.1 以公司的名義上報和下發(fā)的文件；5.2.1.2 以公司的名義開出的介紹信、簽約的合同書、協(xié)議書；5.2.1.3 以公司的名義上報的有關材料、報表；5.2.1.4 必須以公司的名義發(fā)出的便函；5.2.1.5 必須加蓋公司印章的其它材料，加蓋公司印章時，須經廠長助理以上廠級領導簽批，方予用印(特殊情況下,根據(jù)領導授權、由企業(yè)發(fā)展部部長簽批)。5.2.2 廠長印章使用范圍5.2.2.1 以公司名義上報的材料，需加蓋廠長印章的有關材料和報表；5.2.2.2 以公司

10、名義簽發(fā)的公文；5.2.2.3 以廠長名義簽發(fā)的任命、委托書；5.2.2.4 需加蓋廠長印章的其它材料，加蓋廠長印章時，須經廠長本人簽批方予用印。5.3 行政印章的管理5.3.1 企業(yè)發(fā)展部按照公司批準的行政機構設置或變更通知單，辦理印章刻制工作，新刻制印章必須在行政管理員處備案后方可啟用。車間（科）一級單位行政印章，管理工作由各車間（科）負責。5.3.2 印章?lián)p壞需到企業(yè)發(fā)展部重新刻制，壞模交回企業(yè)發(fā)展部行政管理員處保管，機構變更、撤銷，印章應及時交企業(yè)發(fā)展部行政管理員處注銷。5.3.3 嚴禁部門和個人非法刻制公章，違者按有關規(guī)定追究法律責任。5.4 行政介紹信5.4.1 行政介紹信的使用范

11、圍5.4.1.1 以公司的名義對外聯(lián)系工作。5.4.1.2 本單位員工受單位委托前往有關單位聯(lián)系相關事宜。5.4.2 行政介紹信的管理與使用5.4.2.1 公司行政介紹信由專人（一般由監(jiān)印人員）負責開具，做到編字如一，排號正確，不重號，不空號，格式規(guī)范，內容完整，書寫清楚。5.4.2.2 嚴格簽批手續(xù)，不開空頭介紹信、通用介紹信，不開無期限規(guī)定的介紹信，一信一事。5.4.2.3 存根介紹信的去向欄及落款要寫單位全稱或規(guī)范化簡稱，事由要寫清楚，必須留有存根，信文與內容要一致，必須加蓋騎縫公章。5.4.2.4 介紹信存根要保存5年，刻制公章介紹信要永久保存。5.4.2.5 開出的介紹信未使用的要收

12、回，丟失的要在存根上標明。6 業(yè)務單據(jù)職責及管理要求6.1 業(yè)務單據(jù)職責各業(yè)務單據(jù)管理單位應負責對本部門管理、存檔的單據(jù)填寫質量進行檢查，企業(yè)發(fā)展部有權對各部門單據(jù)填寫質量和管理情況進行抽查。6.2 業(yè)務單據(jù)管理要求6.2.1 業(yè)務單據(jù)必須按流程順序、時間節(jié)點填寫 ，不允許存在填寫不完整、不規(guī)范，或填寫人身份不正確等問題。6.2.2 業(yè)務單據(jù)關鍵數(shù)據(jù)涂改后無蓋章或簽名確認，視為無效單據(jù)。6.2.3 業(yè)務單據(jù)應按照相關制度、程序文件要求妥善進行保管，按規(guī)定流程進行處置銷毀。7 文件打印、復印職責及管理要求7.1 打印文件材料職責及管理要求7.1.1 廠行政上報及下發(fā)的正式文件、附件及各類規(guī)章制度

13、、工作報告等，在企業(yè)發(fā)展部行政管理員處掛簽后打印。7.1.2 廠黨、工、團上報及下發(fā)的相關文件、制度等，由本部門進行電腦輸入，原則上在本部門打印，特殊情況下在企業(yè)發(fā)展部行政管理員處打印。7.1.3 各業(yè)務系統(tǒng)上報及下發(fā)的相關文件、制度等由各歸口管理科室打印。7.2 復印文件材料職責及管理要求7.2.1 復印文件材料的范圍7.2.1.1 根據(jù)工作需要必須復印的文件和有關資料。7.2.1.2 急用而來不及抄寫的文件材料。7.2.1.3 以廠名義上報、下發(fā)的公文。7.2.2 復印文件材料的審批及管理7.2.2.1 需要復印的文件材料，必須按要求進行登記，寫明單位、復印數(shù)量及紙型后方可由行政管理員操作

14、復印。7.2.2.2 根據(jù)輕重緩急的次序，按規(guī)定登記份數(shù)及頁數(shù)后方可進行復印。7.2.2.3 復印時間：每日上午10點至11點，下午3點至4點。其它時間原則上不予復印，如有急件，需經企業(yè)發(fā)展部部長特批后，方可復印。7.2.2.4 復印文件材料要本著節(jié)約紙張的原則，從份數(shù)、紙張大小、雙面印等方面予以嚴格控制(如復印頁數(shù)超過200張需相關部門提交申請企業(yè)發(fā)展部部長審批后方可復印。7.2.2.5 打印、復印的公文材料分別建立臺帳進行登記，做到交接手續(xù)清楚，無任何丟失現(xiàn)象。涉密文件要嚴格按保密規(guī)定執(zhí)行。8 通訊工具職責及管理要求8.1 職責8.1.1 企業(yè)發(fā)展部負責通訊工具的歸口管理,進行各單位通訊工

15、具的安裝、配備、維修等工作。負責對各單位通訊工具的管理工作進行檢查、指導、評價、考核。 8.1.2 廠屬各單位負責對配備的通訊工具妥善保管并控制內部通訊費用。8.2 辦公電話管理（含內部四位數(shù)電話）8.2.1 各單位安裝電話由企業(yè)發(fā)展部統(tǒng)一辦理。確因工作需要增加電話數(shù)量的，單位申請，企業(yè)發(fā)展部核實，經主管廠長批準，可以加裝電話。8.2.2 各單位應加強辦公電話的使用管理，話費由各單位按指標合理控制。8.2.3 電話遇到故障時，及時撥打通信公司故障臺（10010）進行處理。8.2.4 各單位需要辦理辦公電話的加權、換號、移機、拆機、換機等，應先提出書面申請，經企業(yè)發(fā)展部審核后，統(tǒng)一辦理相關業(yè)務手

16、續(xù)。8.2.5 需開通長話業(yè)務的部門由系統(tǒng)廠領導批準后，企業(yè)發(fā)展部進行辦理，長途話費從本單位話費指標內支出。8.2.6 企業(yè)發(fā)展部根據(jù)廠部要求，每年核定各單位的電話支出費用，并下達費用指標。由財務管理部統(tǒng)一結算和支付，企業(yè)發(fā)展部進行月滾動考核，超出部分從該單位月度工資總額中100%扣除。8.2.7 各單位應按規(guī)定維護電話設施，凡違反規(guī)定導致線路及話機損壞、丟失者，由責任單位（個人）按實際損失額賠償。8.2.8 各單位辦公電話的更換采用以舊換新，由單位提出申請，企業(yè)發(fā)展部主管領導審批，根據(jù)情況給予以舊換新。8.3 移動電話及話費的管理8.3.1 經營層領導移動話費的補貼標準按集團公司相關標準執(zhí)行

17、。8.3.2 根據(jù)公司下發(fā)的相關管理文件和公司實際情況，對中層管理人員及部分單位業(yè)務人員進行手機話費補貼。每年年初由企業(yè)發(fā)展部統(tǒng)一辦理相關業(yè)務，并負責對手機號碼進行造冊、登記管理。話費補貼標準如下：序號人員類別補貼標準備注1中層管理人員正職80元/月2中層管理人員副職50元/月3物資采購部部長150元/月4物資采購部副部長（或部長助理）120元/月5相關業(yè)務人員50元/月以企業(yè)發(fā)展部當年提交名單為準8.3.3 對話費補貼的人員必須保持隨時接聽狀態(tài)，不得無故關機、不接聽或掛斷。確因會議、談話等特殊原因不方便接聽的，必須事后回復或說明原因。9 辦公用品、低值易耗品及印刷品職責及管理要求9.1 職責

18、9.1.1 企業(yè)發(fā)展部為辦公費用的歸口管理部門，負責辦公用耗材、文具、計算機備配件及印刷品的采購、保管和發(fā)放工作。9.1.2 后勤保障部負責保潔、水暖、土雜用品、更衣柜、辦公桌椅等物資的采購、保管、發(fā)放等管理工作。9.1.3 黨群工作部負責宣傳用品及宣傳費用的管理工作。9.2 管理要求9.2.1 企業(yè)發(fā)展部根據(jù)廠部下達的年度辦公費用總額，參照上年度各單位實際發(fā)生費用，結合當年生產產量，核定各單位的辦公費用，并下達費用指標。9.2.2 各單位按照本單位辦公用品月費用指標填寫月辦公用品需求計劃，每月10日前將需求計劃發(fā)至企業(yè)發(fā)展部行政管理員處；印刷品印制計劃需寫出書面報告經本單位領導簽字，交企業(yè)發(fā)

19、展部主管領導審批后由行政管理員統(tǒng)一印刷。9.2.3 企業(yè)發(fā)展部根據(jù)各單位按指標所報需求計劃，核定每月辦公用品采購計劃并采購。9.2.4 辦公用品發(fā)放時間為每月20日22日，如遇休假日向后順延一天。9.2.5 辦公用品的采購要做到價廉質優(yōu)，同時建立臺帳，保管好各類用品，辦好入賬、出賬手續(xù)，做到賬物相符。9.2.6 對于管理崗位人員辦公設施的配置，原則上一人一桌一椅，柜子按實際分配。廠內新聘人員的辦公設施，后勤保障部根據(jù)各車間（科）提供的經主管領導批準的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。9.2.7 內退、長休、退休及調出公司人員在辦理離廠手續(xù)時將辦公桌椅及個人使用資料柜交后勤

20、保障部統(tǒng)一調配。9.2.8 公司內部崗位變動人員的辦公桌椅、文件、資料柜不得隨人帶走。9.2.9 除正常配給的辦公用品、低值易耗品外，如因特殊情況需臨時采購辦公用品，經企業(yè)發(fā)展部部長批準后，方可采購。9.2.10 辦公用品、低值易耗品及廠內辦公設施在使用過程中如有損壞，由歸口管理部門組織使用單位分析責任，按責任范圍提出賠償意見。9.2.11 各單位月度所發(fā)生的各項辦公費、印刷費等，需到企業(yè)發(fā)展部登記備案后，方可到財務部報銷。未經企業(yè)發(fā)展部領導審批備案的各項辦公費、印刷費等費用，原則上不允許納入辦公費用科目。10 公示欄職責及管理要求10.1 職責10.1.1 企業(yè)發(fā)展部是公示欄的歸口管理部門，

21、負責公示欄內容的管理，對各單位需公示的內容具有審核權，對各單位是否按要求及時公示及更新相關內容具有評價權和考核權。10.1.2 各單位負責各系統(tǒng)需公示內容的管理，應按照管理辦法要求及時進行公示、更新及撤銷。10.1.3 后勤保障部負責公示欄的日常清潔，定期對公示欄進行擦拭，確保公示欄干凈、整潔。10.2 公示內容10.2.1 公示欄劃分為三大板塊，包括公示、出彩大拖人、管理精益榜。10.2.2 公示一欄主要公示的內容有：管理通報、重要活動方案、重要管理制度、重要的通知和公告等內容。10.2.3 出彩大拖人一欄主要公示的內容有：先進人物事跡、正向激勵、榮譽和有獎拙劣、勞動競賽和技術比武、職業(yè)化員

22、工評比等內容。10.2.4 管理精益榜一欄主要公示的內容有：各單位先進的管理經驗和管理創(chuàng)新成果、創(chuàng)新創(chuàng)新、節(jié)費增效、班組建設簡報、日常安全檢查、設備檢查等內容。10.3 管理要求10.3.1 各單位需明確公示欄負責人，根據(jù)各單位職責及公示內容要求自行進行公示和撤銷，公示內容統(tǒng)一采用A4紙打印，透明膠帶粘貼，不得采用雙面膠，內容公示前需經企業(yè)發(fā)展部的審核，同意后方可公示。10.3.2 公示一欄內容的公示時間根據(jù)公示內容及相關管理制度的要求執(zhí)行，原則上一周時間。出彩大拖人及管理精益榜需公示的內容在本項工作完成之后3天之內公示，公示時間原則上為15天，超過時間各單位負責人自行撤銷。10.3.3 企業(yè)

23、發(fā)展部、黨群部、生產部、裝備保障部、安全環(huán)保部5個單位需保證出彩大拖人和管理精益榜欄目上內容的充實，不得出現(xiàn)空缺。原則上裝備保障部單數(shù)月公示設備檢查管理等情況，安全環(huán)保部雙月份公示安全檢查等情況，黨群部每季度初中旬公示上季度雙創(chuàng)開展情況，企業(yè)發(fā)展部每月公示班組建設簡報情況等內容。11 郵件收發(fā)職責及管理要求11.1 職責企業(yè)發(fā)展部是我廠公用信函、掛號、快遞、外來郵件包裹、匯款和各種報刊雜志收發(fā)的主管部門，負責廠報刊雜志、外來郵件、外發(fā)函電的收發(fā)、訂閱、分發(fā)和報刊郵件費用結算等項管理。各單位專人定期到收發(fā)柜領取報刊郵件并予分發(fā)。11.2 報刊、郵件的收發(fā)11.2.1 郵件報刊收發(fā) 企業(yè)發(fā)展部安排

24、專人負責接收一拖郵局的各類郵件、報刊雜志。接收到郵件報刊后，在核對數(shù)量、完整性、分發(fā)的準確性后再進行簽收，如有不完整或差錯時，要及時向郵局反饋或退回；如發(fā)現(xiàn)被拆封、郵票破損等應拒絕簽收，反映情況并查明原因。11.2.2 對特快專遞、掛號、包裹、匯款、貨運單、雜志等要件，收發(fā)人員要認真在郵件收發(fā)登記薄附表3上進行登記、妥善保管，做到報紙、雜志、信件、匯款單、包裹等無丟失、分發(fā)無差錯對，因特殊情況沒有及時領取的應妥善保管。11.2.3 要件要及時通知收件人或收件單位當面簽收，做到當日郵件報刊當日處理。對普通的報刊、信函、私人信件，按接收單位進行分類分檢，分發(fā)到單位報刊專用郵箱；對重要的公務特快專遞

25、、掛號信或個人的重要郵件，收到后30分鐘內，通知領取單位或領取人到文印室領取。11.2.4 各單位每天上午11：00到企業(yè)發(fā)展部領取當天的郵件、報紙。各單位原則上由統(tǒng)計員或專人辦理領取，無關人員原則上不許進入文印收發(fā)室，如本人領取時需憑工作證或有效證件；領取特快專遞、掛號信、匯款單、雜志時，必須在郵件登記本上簽字，以保證郵件的安全。領取郵件要當面清理，離開文印室后，郵件若有遺失，責任自負。11.2.5 在接到郵件領取通知后，要隨即到文印室領取郵單，到郵電所領取，超期罰款概不負責；根據(jù)中華人民共和國郵政法及郵政部門的有關規(guī)定，匯款超過60天、包裹、信件（包括：特快傳遞、掛號信、快信）超過30天，

26、未領取，退回郵政部門處理。11.3 郵件的寄發(fā)11.3.1 相關單位因公務需外發(fā)信函、快遞時，每天下班前1小時將需發(fā)信函交廠收發(fā)室，填寫郵件郵寄申請附表1包括：收件人地址、姓名、事由），經單位主管領導審批后，信件由企業(yè)發(fā)展部人員清點并交一拖郵局寄發(fā)；特快專遞由經辦人員持公司郵件郵寄函至一拖郵局辦理交寄手續(xù)，辦理完畢后，經辦人將郵寄郵件詳單回執(zhí)交企業(yè)發(fā)展部備案。11.3.2 應急收取或特殊外發(fā)信函，經辦人在填寫郵寄申請時應注明時間要求或通知企業(yè)發(fā)展部，企業(yè)發(fā)展部將及時反饋辦理情況。11.4 報刊雜志的訂閱11.4.1 報刊訂閱時間為每年11-12月，預訂下一年度的報刊雜志；需要增加的于次年4月底前預訂