大型購物廣場儲值卡管理

1、PAGE 010405-xx杉杉-儲值卡管理 8/10 xxxx購物廣場有限公司內(nèi)部控制系列文件010405 儲值卡管理xx 版批 準： xx-04-01 發(fā)布 xx-04-01實施xxxx購物廣場有限公司1.0目的本程序規(guī)定了公司有關(guān)儲值卡管理方面的具體要求，旨在規(guī)范公司儲值卡的系統(tǒng)訪問安全管理、賬戶及權(quán)限管理以及儲值卡購卡、建卡、售卡（激活）、退卡、換卡等各項具體工作，防范儲值卡管理過程中的各種潛在風(fēng)險。2.0制度要求2.1儲值卡管理程序制定2.1.1公司統(tǒng)括部根據(jù)公司儲值卡管理實際情況，制定本公司儲值卡系統(tǒng)管理制度。2.1.2統(tǒng)括部應(yīng)當會同內(nèi)控人員等對儲值卡相關(guān)人員進行儲值卡管理知識的培

2、訓(xùn)，并在培訓(xùn)后予以考核。2.2儲值卡系統(tǒng)訪問安全儲值卡系統(tǒng)訪問安全規(guī)定參見010402-xx杉杉-信息系統(tǒng)訪問管理2.2。2.3儲值卡系統(tǒng)賬號及訪問權(quán)限管理2.3.1儲值卡系統(tǒng)使用的是商友系統(tǒng)的會員卡模塊，系統(tǒng)管理員即該系統(tǒng)唯一最高權(quán)限使用人是統(tǒng)括部IT人員。2.3.2儲值卡系統(tǒng)使用部門提出用戶賬號及訪問權(quán)限申請，填寫商友系統(tǒng)用戶權(quán)限申請表經(jīng)IT人員確認具體權(quán)限，再經(jīng)過部門部長、銷售金、財務(wù)總監(jiān)根據(jù)公司組織架構(gòu)，以及考慮到財務(wù)部長負責(zé)日常經(jīng)營，是否需要更改為財務(wù)部長？審批。其他相關(guān)規(guī)定參見010402-xx杉杉-信息系統(tǒng)訪問管理2.3。2.4 儲值卡流程管理2.4.1儲值卡流程大致分為購卡、建

3、卡、售卡（激活）三個過程，有兩個庫存，分別是建卡庫和售卡庫。2.4.2購卡2.4.2.1統(tǒng)括部負責(zé)采購空白儲值卡，統(tǒng)括部負責(zé)保管空卡。新購置的儲值卡，必須經(jīng)過財務(wù)部、銷售金和統(tǒng)括部三方人員共同清點，按編號順序，貼上封條后，才能入統(tǒng)括部保險箱由統(tǒng)括部保管。2.4.2.2空白儲值卡的庫存管理，需由統(tǒng)括部專員、銷售金管理專員、財務(wù)專員三人一起定期對空卡進行盤存并簽字，每半月至少盤點一次，內(nèi)控部負責(zé)監(jiān)盤。2.4.3建卡2.4.3.1財務(wù)部提出儲值卡的需求數(shù)量，填寫儲值卡建卡、領(lǐng)用申請單（參見表1），由財務(wù)總監(jiān)考慮到財務(wù)部長負責(zé)日常經(jīng)營，此處是否需要改為財務(wù)部長？簽字同意后交給銷售金管理處。銷售金領(lǐng)導(dǎo)簽

4、字同意后建卡。2.4.3.2銷售金管理專員根據(jù)儲值卡建卡、領(lǐng)用申請單，向統(tǒng)括部領(lǐng)取空卡，做建卡操作。統(tǒng)括部負責(zé)登記空白儲值卡領(lǐng)用臺賬。2.4.3.3銷售金專員建卡完畢，需銷售金領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中審核建卡信息，審核完畢，卡片進入系統(tǒng)建卡庫。銷售金管理專員必須當天將卡交給儲值卡申請人驗卡后簽收。財務(wù)部驗卡后卡片進入系統(tǒng)售卡庫。2.4.4售卡（激活）2.4.4.1財務(wù)部是售卡主要負責(zé)部門。顧客到顧客服務(wù)中心或財務(wù)部，并填寫購卡申請單（參見表2）。INF專員持購卡申請單到財務(wù)部后，財務(wù)部出納主要負責(zé)收銀、售卡工作，財務(wù)部會計確認收款、開票。售卡出納員核對卡內(nèi)信息及票據(jù)后發(fā)卡，顧客應(yīng)登記簽收。2.4.4.2每

5、日售卡結(jié)束，售卡出納員編制儲值卡銷售日報表（參見表3），并郵件給相關(guān)人員。次日上午由財務(wù)主管人員將當日售出的儲值卡進行核對并做激活處理。財務(wù)部保管的已建的儲值卡視同現(xiàn)金管理。2.5 儲值卡流程異常處理辦法2.5.1新購空白儲值卡，發(fā)現(xiàn)部分卡片質(zhì)量問題，如果數(shù)量較少，直接剪角作廢處理，同時該卡號也做廢卡號。統(tǒng)括部填寫作廢申請表，經(jīng)過銷售金、財務(wù)部聯(lián)合審批后方可剪角作廢處理。如果數(shù)量較多，不予驗收入庫并向供應(yīng)商索賠。2.5.2 建卡過程中，卡片磁條質(zhì)量問題，該卡直接剪角作廢處理，同時該卡號也做廢卡號，銷售金再去統(tǒng)括部補領(lǐng)一張。2.5.3 驗卡過程中，卡片不能讀，找銷售金專人重制該卡片一次，如還不能

6、讀，則做廢卡處理。2.5.4客戶購卡后，在店鋪不能正常使用，首先判斷是否當天購卡，該卡未激活，再次判斷該卡已消磁，需到銷售金補磁，最后判斷壞卡，通過財務(wù)儲值卡賬戶查詢該卡余額，重制相同余額的新卡，舊卡作廢。2.5.5 換卡處理2.5.5.1儲值卡一般不做換卡處理，特殊情況除外，如以公司名義購卡，數(shù)量大，且購買的所有卡均未使用，可以給予換卡處理。2.5.5.2換卡具體操作（因卡質(zhì)量問題導(dǎo)致的換卡除外）：購卡人需出示身份證及原購卡票據(jù)，到INF填寫儲值卡換卡、退卡申請單（參見表4），INF憑申請單到財務(wù)室辦理，財務(wù)總監(jiān)同上和銷售金負責(zé)人同意并簽字后，給予換卡。若需要換成其他面額卡，財務(wù)部無此面額的

7、庫存卡，則需填建卡申請到銷售金處臨時建卡。換卡結(jié)束后，售卡出納員在系統(tǒng)中做原儲值卡作廢登記，作剪角處理并向客戶收取作廢卡的工本費。2.5.5.3顧客儲值卡磁條損壞，原卡無法使用，需要做儲值卡換卡處理的情況。具體操作同上。2.5.6退卡處理2.5.6.1xxxx儲值卡原則上不做退卡處理。顧客以公司名義購卡，整批卡未使用前要求退卡，購買日起一個星期內(nèi)可以退卡。（對于整批購買，有部分儲值卡已有消費的情況，不作退卡處理。）2.5.6.2退卡具體操作：退卡人需出示身份證及原儲值卡購買發(fā)票（如用借記卡或貸記卡方式購買的，還需出示簽購單。）顧客到INF填寫儲值卡換卡、退卡申請單，寫明合理的退卡理由，INF憑

8、顧客填寫的申請單到財務(wù)室，由財務(wù)總監(jiān)同上和銷售金負責(zé)人簽字同意。售卡出納員做退卡處理，在系統(tǒng)中作廢原卡，保留顧客身份證復(fù)印件。之后作剪角處理并向客戶收取作廢卡的工本費。同時，優(yōu)惠返利卡也必須收回。2.5.6.3對客戶申請的退卡業(yè)務(wù)，財務(wù)部需查看儲值卡類別，區(qū)分儲值卡與優(yōu)惠卡，若是正常銷售的儲值卡，按規(guī)定給予退卡處理，若是優(yōu)惠卡則不作退卡處理。2.5.6.4退卡操作結(jié)束，INF專員必須當即剪掉原卡（售卡人員監(jiān)督），并登記臺賬，記錄退卡信息。2.5.7優(yōu)惠返利卡管理2.5.7.1客戶在一次性購卡一定金額以上的，按售卡金額的一定比例獎勵客戶優(yōu)惠返利卡。2.5.7.2優(yōu)惠返利卡建卡申請必須經(jīng)過財務(wù)總監(jiān)

9、同上和銷售金負責(zé)人聯(lián)合簽字確認。2.5.8客戶可以使用杉德卡請根據(jù)實際情況進行調(diào)整到顧客服務(wù)中心換取定額儲值卡。3.0流程圖（另附）4.0政策4.1禁止未經(jīng)培訓(xùn)的相關(guān)人員不得作為操作人員申請賬戶及權(quán)限。4.2對于發(fā)生崗位變化或離崗的用戶，公司必須立即調(diào)整其在系統(tǒng)中的訪問權(quán)限。4.3禁止未經(jīng)授權(quán)人員擅自調(diào)整、刪除或修改系統(tǒng)中設(shè)置的各項權(quán)限參數(shù)。4.4禁止信息系統(tǒng)用戶私自安裝非法軟件和卸載企業(yè)要求安裝的防病毒軟件。4.5公司信息系統(tǒng)操作人員必須在權(quán)限范圍內(nèi)進行操作，嚴禁利用他人的口令和密碼進入軟件系統(tǒng)。4.6禁止任何信息系統(tǒng)訪問管理經(jīng)辦人員和授權(quán)管理人員在執(zhí)行信息系統(tǒng)賬號及權(quán)限管理過程中不按程序處

10、理業(yè)務(wù)，并對違反規(guī)定的責(zé)任人員按照有關(guān)獎懲管理程序予以相應(yīng)的處分。4.7原則上本制度每年修訂一次，遇特殊情況時經(jīng)授權(quán)審批后可隨時進行修改。本制度最終解釋權(quán)歸屬于公司總經(jīng)理辦公會。5.0相關(guān)制度及表單表1xx杉杉-010405-01 儲值卡建卡、領(lǐng)用申請單表2xx杉杉-010405-02 購卡申請單表3xx杉杉-010405-03 儲值卡銷售日報表表4xx杉杉-010405-04 儲值卡換卡、退卡申請表1：儲值卡建卡、領(lǐng)用申請單儲值卡建卡、領(lǐng)用申請單申請部門：財務(wù)部 日期： 年 月 日卡類別卡號面額數(shù)量合計財務(wù)負責(zé)人簽字銷售金負責(zé)人簽字合計金額備注 建卡人： 復(fù)核人： 申請人： 簽收人：表2：購卡申請單購卡申請單 日期： 年 月 日購卡人姓名證件身份證單位營業(yè)執(zhí)照聯(lián)系方式結(jié)算方式卡類別卡號面值數(shù)量合計支付信息普卡賬戶：銀卡賬號：金卡開戶行：優(yōu)惠卡合計金額表3：儲值卡銷售日報表儲值卡銷售日報表編號種 類卡 號金 額購 卡 人日 期1234567891011121314151