合同管理實踐中的10個要點

1、合同管理實踐中的10個要點1、合同管理制度設(shè)計目前，大型企業(yè)合同管理一般包括三類，一是綜合性制度，如合同 管理制度或辦法，二是專項制度，如合同專用章管理、授權(quán)管理等， 三是指引性制度，指向或引用其他已有制度規(guī)定。2、合同管理模式合同管理模式取決于企業(yè)資源配置、效率要求，一般來說，合同管 理模式分為兩種：一是專業(yè)（職能）管理模式，如中國移動，特點 是完全獨立管理，歸屬于管理部門；二是綜合（項目）管理模式， 如諾西，特點是組織協(xié)調(diào)推行，完成主要職能。對于大型集團(tuán)企業(yè)而言，還需要解決縱向管理模式的問題，也有兩 種選擇，一是集中管理模式，如中鋼，業(yè)務(wù)、人員、系統(tǒng)總部集中， 二是分級管理模式，是目前比較

2、主流的管理模式，如中國石油。3、合同授權(quán)管理合同授權(quán)管理包括對人的授權(quán)、對機(jī)構(gòu)的授權(quán)。對人的授權(quán)分為基本的授權(quán)和特別授權(quán)，基本授權(quán)一般為一次性授 權(quán)，主要是對管理層授權(quán)；特別授權(quán)是一事一授權(quán)，主要是對普通 員工的授權(quán)。對機(jī)構(gòu)的授權(quán)，如總部對下屬企業(yè)、對內(nèi)設(shè)的職能部門的授權(quán)等， 一般可以根據(jù)合同的級別、性質(zhì)、金額、對象給予不同的機(jī)構(gòu)授權(quán)。 最常見的是根據(jù)合同金額授權(quán)。根據(jù)合同性質(zhì)授權(quán)是指比如知識產(chǎn) 權(quán)、擔(dān)保、重組等雖與金額無關(guān)，但關(guān)系到公司發(fā)展的合同，只能 由總部簽署。根據(jù)合同對象授權(quán)是指對于某些長期的戰(zhàn)略性合作伙 伴，統(tǒng)一由總部負(fù)責(zé)處理相關(guān)合同。4、合同審查流程設(shè)計一般來說，法律部門經(jīng)常會遇到

3、業(yè)務(wù)部門關(guān)于合同審查流程及周期 的投訴。合同流程的設(shè)計涉及四個要素：流程性質(zhì)、流程結(jié)構(gòu)、流 程適用、流程節(jié)點。傳統(tǒng)的流程結(jié)構(gòu)為串行結(jié)構(gòu)，優(yōu)點是層層把關(guān)，風(fēng)險管控效果好， 缺點是效率太低。還有一種是并行結(jié)構(gòu)，也叫綠色通道、快速通道，即合同從經(jīng)辦部 門流出后所有職能部門同步審核，效率顯著提升，但也存在一些問 題，比如各職能部門的意見是否沖突，法律部是否需要審核其他部 門意見，公司管理層如何決策，法務(wù)部可否作為綜合把關(guān)部門最后 收口等。我們要根據(jù)情況選擇不同的流程結(jié)構(gòu)，一般情況下建議串行為主， 并行結(jié)構(gòu)可作為特殊情況的綠色通道。此外，我們可以對交易對象 進(jìn)行分級管理，根據(jù)信用等級選擇適用的審核流程。

4、從流程節(jié)點來講，除了必要的業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法律部門之外卜， 還要選擇哪些部門作為流程必要節(jié)點，也要根據(jù)合同性質(zhì)給予安排 和協(xié)調(diào)，不能一概而論。比如涉及研發(fā)的，要有技術(shù)部門參與；涉 及上市公司的，要有董辦審核是否存在關(guān)聯(lián)交易等。5、合同審查效率為了提高合同審查效率，我們可以考慮對重要合同進(jìn)行合同預(yù)審、 制作合同示范文本、合同指南、利用合同信息系統(tǒng)等等。但法律部 也要慎用，比如合同預(yù)審在線下或非規(guī)定流程中做了大量工作，但 最后審核流程中沒有留下工作痕跡，為此我們可以考慮增加合同預(yù) 審模塊或合同預(yù)審的記錄考核。此外，我們可以建立拒審問題清單， 要求經(jīng)辦部門根據(jù)法務(wù)部門在長期工作中總結(jié)出來的合同文

5、本中 非實質(zhì)性的、非法律的、業(yè)務(wù)性的、經(jīng)常性問題的清單進(jìn)行自檢， 提升合同文本質(zhì)量，同時提升整體效率。6、合同履行監(jiān)控法律部門不是業(yè)務(wù)的執(zhí)行部門，對業(yè)務(wù)的實質(zhì)進(jìn)展不了解，如何通 過業(yè)務(wù)部門獲取履行信息是個難點。常見的做法是要求業(yè)務(wù)部門填 寫履行信息表單反饋，但這完全依靠業(yè)務(wù)部門的自覺性，為此我們 可以對合同履行情況進(jìn)行抽查，查看合同履行情況的準(zhǔn)確性。但這 個方法的問題在于合同履行事后抽查的制度安排是否能實現(xiàn)，能否 對業(yè)務(wù)部門構(gòu)成約束，抽查合同的代表性是否合理、覆蓋全面。還 有一些做法是通過建設(shè)信息系統(tǒng)，運用技術(shù)手段解決管理與業(yè)務(wù)部 門信息不對稱的問題，這些就要求法律部門要進(jìn)行不同類型合同履 行

6、節(jié)點的梳理，確定履行節(jié)點的信息選取，這對法律部門的專業(yè)能 力是一個挑戰(zhàn)。7、合同資質(zhì)管理合同資質(zhì)管理即對交易對象主體資質(zhì)的管理，以前我們通常會看對 方的營業(yè)執(zhí)照、工商年檢，現(xiàn)在有了更多的全國聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)， 比如全國企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、全國失信被執(zhí)行人名單等，通過 這些系統(tǒng)，我們可以審核供應(yīng)商是否有效存續(xù)、經(jīng)營范圍中是否包 含業(yè)務(wù)事項、是否存在行政處罰、是否被列入經(jīng)營異常名錄或嚴(yán)重 違法企業(yè)名單等等，這些都為企業(yè)進(jìn)行合同主體的資質(zhì)審核提供了 便利。8、崗位資格要求現(xiàn)在合同工作中的一般問題已經(jīng)從法律人員前移至了業(yè)務(wù)部門，這 就要求所有有談判、起草合同資格的人通過合同的相關(guān)培訓(xùn)，通過 考核后，才

7、能獲得合同信息系統(tǒng)里相應(yīng)的權(quán)限。9、合同范本制定這是一個基礎(chǔ)性工作，特別是對于一個持續(xù)經(jīng)營的企業(yè)來說。合同 范本制定有兩個要求，一是要保證交易安全，要嚴(yán)謹(jǐn)、周密，二是 要提升交易效率。在范本的使用方面，一是參考使用，二是強(qiáng)制使 用，視公司的實際情況而定。對于范本的審查一般是簡易審查或者 綠色通道。制作合同范本容易出現(xiàn)的問題是范本內(nèi)容沒有針對性調(diào)研，因此范 本的形成一般要求成立由業(yè)務(wù)部門、法律部門組成的團(tuán)隊，弄清楚 業(yè)務(wù)的模式、需求、風(fēng)險點，比如合同范本要不要包括發(fā)包人對承 包人農(nóng)民工工資發(fā)放的管理。另外，企業(yè)要通過對外聘律師或者法 務(wù)部專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)安排來適應(yīng)具體業(yè)務(wù)情況，除了請商務(wù)律師 審核外，必要時可以請訴訟律師從訴訟角度來審核文本的技術(shù)問 題。10