房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司工程檔案資料管理辦法

1、廈門(mén)大唐房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司工程檔案資料管理辦法修訂記錄修改內(nèi)容修改人批準(zhǔn)人發(fā)布日期目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc449607758 第一章 總 則 PAGEREF _Toc449607758 h 1 HYPERLINK l _Toc449607759 第二章 歸檔范圍 PAGEREF _Toc449607759 h 2 HYPERLINK l _Toc449607760 第三章 立卷歸檔要求 PAGEREF _Toc449607760 h 4 HYPERLINK l _Toc449607761 第四章 檔案保管期限 PAGEREF _Toc4496077

2、61 h 5 HYPERLINK l _Toc449607762 第五章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀 PAGEREF _Toc449607762 h 6 HYPERLINK l _Toc449607763 第六章 檔案的借閱 PAGEREF _Toc449607763 h 6 HYPERLINK l _Toc449607764 第七章 罰 則 PAGEREF _Toc449607764 h 6 HYPERLINK l _Toc449607765 第八章 工程歸檔資料名稱(chēng)明細(xì)表 PAGEREF _Toc449607765 h 7 HYPERLINK l _Toc449607766 第九章 附 則 PAGE

3、REF _Toc449607766 h 7廈門(mén)大唐房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司工程檔案資料管理辦法 第一章 總 則1.1為加強(qiáng)大唐地產(chǎn)集團(tuán)工程檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、信息化，更好地為集團(tuán)工程建設(shè)服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和福信集團(tuán)有限公司檔案管理制度（201308）有關(guān)“房地產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍”規(guī)定，特制定本辦法。本辦法適用于廈門(mén)大唐房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司及其下屬各公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)集團(tuán)各公司）。 1.2集團(tuán)各公司在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的，具有使用查考價(jià)值的文件、信息資料等必須由經(jīng)辦負(fù)責(zé)人按規(guī)定收集，統(tǒng)一管理。電子資料及時(shí)整理，無(wú)電子資料的，可以?huà)呙杌蚺恼沾鏅n的，必須掃描或拍照形成電子

4、文檔。并于項(xiàng)目整體結(jié)算完成后向集團(tuán)或集團(tuán)授權(quán)的檔案室移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。 1.3集團(tuán)各公司應(yīng)重視本單位工程文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，工程信息的收集、存貯、處理、傳遞、檢索。信息的反饋必須真實(shí)、可靠、及時(shí)、完整。1.4所有文件存放必須符合干燥、通風(fēng)、防火、防蟲(chóng)、防潮、防霉的要求，并進(jìn)行合理分類(lèi)，排列整齊有序，存取方便。第二章 歸檔范圍2.1凡是反映工程建設(shè)活動(dòng)、具有使用查考價(jià)值的文件資料（包括但不限于公文、傳真、圖表、圖紙、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像、網(wǎng)絡(luò)新聞等）均屬歸檔范圍。2.2上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料：2.2.1政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的需行業(yè)貫徹執(zhí)行的工程相關(guān)文件材料；2.2.2政府

5、機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工程建設(shè)時(shí)的重要指示、講話(huà)。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。2.3集團(tuán)各公司工程文件材料：2.3.1集團(tuán)各公司頒發(fā)的包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他公司聯(lián)合頒發(fā)的各種正式項(xiàng)目工程文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。2.3.2集團(tuán)各公司的申請(qǐng)報(bào)告與政府機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，及其他企業(yè)的申請(qǐng)報(bào)告與本集團(tuán)各公司的批復(fù)文件；2.3.3集團(tuán)各公司的項(xiàng)目工程計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；2.3.4集團(tuán)各公司召開(kāi)的各種重要項(xiàng)目工程會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料；2.3.5集團(tuán)各公司的項(xiàng)目工程計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)分析資料（包括電子資料等）；2.3.6集團(tuán)各公司與有關(guān)單位簽訂

6、的各種合同、協(xié)議書(shū)、圖紙文件等文件材料；解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料；檔案等移交憑證；2.3.7有關(guān)項(xiàng)目工程業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查工程項(xiàng)目時(shí)形成的重要文件；2.4工程信息：2.4.1項(xiàng)目工程信息的主要內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工程的概況、質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制，設(shè)備材料、合同、信息、資源管理使用情況，并掌握原始和動(dòng)態(tài)變化的信息。2.4.2 項(xiàng)目工程的概況信息：重點(diǎn)了解工程概況、設(shè)計(jì)概況、技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、工程里程碑進(jìn)度和施工單位的資質(zhì)條件。2.4.3 進(jìn)度控制信息應(yīng)著重了解工程總進(jìn)度的里程碑、控制點(diǎn)、分項(xiàng)進(jìn)度計(jì)劃、完成情況及進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃及實(shí)施結(jié)果、動(dòng)態(tài)分析。2.4.4 質(zhì)量控制信息應(yīng)著重掌握各工程部位的驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量實(shí)

7、際情況。包括設(shè)備、材料質(zhì)量和事故分析、處理結(jié)果。2.4.5 投資控制信息包括工程總投資的計(jì)劃和變更（包括概算、預(yù)算、決算及補(bǔ)充調(diào)整），分項(xiàng)投資、資金投放，各施工單位合同工程量，進(jìn)度款支付，月、季、年度報(bào)表數(shù)據(jù)及分析。2.4.6 合同管理信息包括工程招標(biāo)、發(fā)承包形式和合同。承包單位資質(zhì)情況，合同履行、索賠、爭(zhēng)端處理和分析信息。2.4.7 法規(guī)及管理信息包括執(zhí)行的技術(shù)法規(guī)、規(guī)程、國(guó)家政策文件等。2.4.8 工程文件管理包括來(lái)自各方面的文件資料、工程方案、調(diào)度方案、施工協(xié)調(diào)等進(jìn)行編目歸檔和電子文件歸檔。第三章 立卷歸檔要求3.1集團(tuán)各公司相關(guān)部門(mén)必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材

8、料，嚴(yán)格履行移交手續(xù)。如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸。歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：3.1.1歸檔的工程文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、章程等，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書(shū)、紀(jì)要、備忘錄、電話(huà)記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、電子資料等。3.1.2在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字

9、形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi)。3.1.3卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；3.1.4卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編制頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角及背面的左上角依次編制頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)編號(hào)。3.1.5永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不能隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)

10、；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。3.1.6聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。第四章 檔案保管期限4.1文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。4.2確定公司檔案保管期限的原則4.2.1凡是反映工程建設(shè)活動(dòng)和基本歷史面貌的，有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。4.2.2凡是反映建設(shè)工程一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。4.2.3凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)工程建設(shè)有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。 第五章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀 集團(tuán)各公司檔案室對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿(mǎn)的檔

11、案材料，經(jīng)大唐地產(chǎn)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。第六章 檔案的借閱6.1集團(tuán)各公司相關(guān)人員因工作需要借閱工程檔案需經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。6.2借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。6.3借閱的工程檔案，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借、復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。6.4借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。6.5借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第七章 罰 則7.1凡無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除按福信集團(tuán)有限公司檔案管理制度（201308）相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰外，責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人寫(xiě)出書(shū)面檢查，并予以通報(bào)批評(píng)。7.2凡泄露秘密，按集團(tuán)保密工作條例進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，除按福信集團(tuán)有限公司檔案管理制度（201308）相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰及通報(bào)批評(píng)外，還應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。7.3凡不按借閱期限歸還的，