高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理流程的研究與實(shí)踐

1、高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理流程的研究與理論摘要經(jīng)費(fèi)管理是高校科研工程管理中的重要環(huán)節(jié)之一。由于在各高校科研經(jīng)費(fèi)管理中普遍存在管理工作強(qiáng)度大、科研經(jīng)費(fèi)管理制度不完善、職責(zé)分工不明確、科研經(jīng)費(fèi)撥款流程不標(biāo)準(zhǔn)、撥款時(shí)效性差等問題，為理解決上述問題，必須標(biāo)準(zhǔn)撥款流程、理順經(jīng)費(fèi)管理流程。本文提出并設(shè)計(jì)了一個(gè)合適高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀的科研經(jīng)費(fèi)管理流程，并通過其在在清華大學(xué)的理論證明效果良好。關(guān)鍵詞科研；經(jīng)費(fèi)管理；管理流程高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀及需求隨著國家經(jīng)濟(jì)體制的改革和高?？蒲泄芾淼纳罨?，各高?？蒲惺聵I(yè)蓬勃開展，各類科研經(jīng)費(fèi)的絕對(duì)數(shù)量迅速增加，以往高?？蒲泄芾聿块T的科研經(jīng)費(fèi)管理形式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢(shì)下科研管理開

2、展的需要，科研管理部門的管理程度和效率不高。隨著各高校信息化技術(shù)和程度的普遍進(jìn)步，利用信息化的手段來實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)管理并梳理經(jīng)費(fèi)管理流程，進(jìn)步管理效率和效勞程度，已是勢(shì)在必行。高校科研經(jīng)費(fèi)管理的現(xiàn)狀及需求如下：科研管理工作強(qiáng)度大、管理復(fù)雜度高隨著各高校科研經(jīng)費(fèi)的不斷增加，原有的手工加e管理科研經(jīng)費(fèi)的形式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際工作的需要：一方面，科研工程數(shù)量和工程金額不斷增加；另一方面，國家對(duì)各類財(cái)務(wù)制度的要求也越來越嚴(yán)格，這樣就使得科研管理工作的強(qiáng)度非常大，不僅無法實(shí)時(shí)獲得必要的管理數(shù)據(jù)，也經(jīng)常為了配合審計(jì)部門的工作而付出非常多的時(shí)間和精力?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理制度有待理順，科研經(jīng)費(fèi)管理中各類用戶分工不夠

3、明確在各高校中科研經(jīng)費(fèi)開支審批由各工程組負(fù)責(zé)，科研主管部門只側(cè)重于組織和爭(zhēng)取工程或提取管理費(fèi)，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的使用情況和工程的收益關(guān)注不夠；財(cái)務(wù)部門只負(fù)責(zé)執(zhí)行，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的籌集、投入和使用過程缺乏全程的管理和監(jiān)視。另外，科研主管部門和財(cái)務(wù)部門之間缺乏數(shù)據(jù)共享的平臺(tái)與根底，這些管理制度沒有理順，各類用戶之間的分工不明確，使得科研資金缺乏學(xué)校的有力監(jiān)管，在一定程度上限制了高?？蒲谐晒蛳M(fèi)力的轉(zhuǎn)化?？蒲薪?jīng)費(fèi)撥款流程管理不標(biāo)準(zhǔn)，科研主管部門與財(cái)務(wù)部門之間缺乏有效的溝通在原來的科研經(jīng)費(fèi)管理方式下，局部科研經(jīng)費(fèi)可以通過財(cái)務(wù)部門直接入賬，局部經(jīng)費(fèi)通過科研主管部門進(jìn)展劃撥，兩個(gè)部門之間缺乏有效的溝通手段，且無法

4、實(shí)現(xiàn)共享，這就導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)的管理比擬松散，科研主管部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的實(shí)際情況缺乏全面的理解，在每年進(jìn)展科研經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，科研主管部門與財(cái)務(wù)部門對(duì)實(shí)際到款的統(tǒng)計(jì)額存在差異，對(duì)外公布時(shí)會(huì)給指導(dǎo)或其他使用者帶來困惑?？蒲薪?jīng)費(fèi)下?lián)艿牧鞒虖?fù)雜，從到款到入賬時(shí)間間隔長在以往的科研經(jīng)費(fèi)下?lián)芰鞒讨?，需要老師在科研主管部門和財(cái)務(wù)部門之間來回蓋章，同時(shí)在工程經(jīng)費(fèi)確實(shí)認(rèn)過程中老師與科研主管部門、財(cái)務(wù)部門之間缺乏有效的信息溝通渠道，并且流程較為復(fù)雜，導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)從學(xué)校賬戶下?lián)艿嚼蠋煿こ藤~戶的時(shí)間間隔長，老師對(duì)此多有抱怨。為了滿足科研經(jīng)費(fèi)管理的需要，解決實(shí)際工作中存在的上述問題，進(jìn)一步進(jìn)步科研管理的效率和科研效勞的程度

5、，本文提出了一個(gè)合適各高校管理現(xiàn)狀的科研經(jīng)費(fèi)管理流程。科研經(jīng)費(fèi)管理中的3種流程為了實(shí)現(xiàn)校內(nèi)所有科研經(jīng)費(fèi)的網(wǎng)上劃撥和管理，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)的校內(nèi)閉合管理，本文提出了合適高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀的3種經(jīng)費(fèi)管理流程，其總體經(jīng)費(fèi)認(rèn)領(lǐng)及撥款流程如圖1所示。流程一：老師網(wǎng)上認(rèn)領(lǐng)匯款，科研主管部門審核后財(cái)務(wù)部門入賬對(duì)于某些工程經(jīng)費(fèi)，老師與合作單位的關(guān)系親密，往往可以在第一時(shí)間內(nèi)理解到自己工程經(jīng)費(fèi)的到款情況，我們針對(duì)此情況，提出了老師直接在網(wǎng)上進(jìn)展匯款認(rèn)領(lǐng)的流程，老師可以在網(wǎng)上查詢到自己的到款并且與自己的工程進(jìn)展匹配，后續(xù)工作將由科研主管部門與財(cái)務(wù)部門在網(wǎng)上快速協(xié)作完成，不僅不需要老師反復(fù)跑路，節(jié)省了大量的時(shí)間，同時(shí)

6、還加快了科研經(jīng)費(fèi)下?lián)艿乃俣?。此類?jīng)費(fèi)管理的工作流程如表1所示。流程二：老師網(wǎng)上認(rèn)領(lǐng)并填寫分撥信息，科研主管部門審核后財(cái)務(wù)部門入賬對(duì)于打包和需要分撥的經(jīng)費(fèi)，老師以往都是通過提交紙質(zhì)的?科研經(jīng)費(fèi)分撥單?或其他單據(jù)來實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的劃撥，而在新流程中，老師可以在網(wǎng)上做匯款的認(rèn)領(lǐng)及分撥單的填寫，該數(shù)據(jù)填寫后，可以作為后續(xù)科研經(jīng)費(fèi)分撥的重要根據(jù)，減少了老師填寫紙質(zhì)?科研經(jīng)費(fèi)分撥單?的環(huán)節(jié)，并且標(biāo)準(zhǔn)了科研經(jīng)費(fèi)分撥的管理制度。此類經(jīng)費(fèi)管理的工作流程如表2所示。流程三：老師網(wǎng)上打印入賬單，院系審核后財(cái)務(wù)部門入賬對(duì)于橫向的經(jīng)費(fèi)，我們還設(shè)計(jì)了一種快捷的入賬流程，老師可以從網(wǎng)上直接打印入賬單，由院系簽字蓋章后直接到財(cái)務(wù)部

7、門入賬，這種流程適用于那些希望科研經(jīng)費(fèi)能快速入賬的工程及老師。此類經(jīng)費(fèi)管理的工作流程如表3所示?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理流程在清華大學(xué)的理論及其使用效果上述科研經(jīng)費(fèi)管理流程從年月開場(chǎng)在清華大學(xué)正式啟用，經(jīng)過一段時(shí)間的磨合和分步施行，該流程的使用已經(jīng)逐步步入正軌并對(duì)清華大學(xué)的科研經(jīng)費(fèi)管理起到了一定的促進(jìn)作用，其主要使用效果如下：利用信息化手段簡(jiǎn)化管理，有效減輕了科研管理人員的工作量工程管理是科研經(jīng)費(fèi)管理的根底，通過建立和實(shí)現(xiàn)科研工程管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)科研工程的信息化管理，統(tǒng)一并簡(jiǎn)化了科研院各個(gè)不同管理部門之間對(duì)工程管理的管理方式，有效地減輕了科研人員的工作量，使其有更多的時(shí)間關(guān)注于科研工程的獲娶中期檢查、結(jié)

8、題、經(jīng)費(fèi)監(jiān)視等全過程管理。梳理財(cái)務(wù)流程，明確在科研經(jīng)費(fèi)管理各個(gè)環(huán)節(jié)中各部門的職責(zé)通過對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理流程的梳理，明確了合同、預(yù)算管理中各個(gè)環(huán)節(jié)各部門的職責(zé)，其中科研院負(fù)責(zé)合同的簽訂、工程建立、中期檢查、結(jié)題、經(jīng)費(fèi)的劃撥、預(yù)算的申報(bào)與審核，財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)的入賬、開具票據(jù)、預(yù)算的控制與審計(jì)等工作。標(biāo)準(zhǔn)科研經(jīng)費(fèi)撥款流程，實(shí)現(xiàn)科研主管部門與財(cái)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)共享新的科研經(jīng)費(fèi)撥款流程涵蓋了所有的科研工程，并且在3種流程中都通過信息化手段實(shí)現(xiàn)了科研主管部門與財(cái)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)共享，對(duì)于每一條科研經(jīng)費(fèi)入賬信息，都會(huì)通過該科研工程的編號(hào)進(jìn)展關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與科研工程數(shù)據(jù)的整合。以用戶為中心，簡(jiǎn)化科研經(jīng)費(fèi)下?lián)?/p>

9、流程，縮短從到款到入賬時(shí)間間隔在上述3種科研經(jīng)費(fèi)撥款流程中，老師可以直接在網(wǎng)上認(rèn)款、填寫分撥信息，不用填寫復(fù)雜單據(jù)、來回蓋章跑路，節(jié)省了大量的珍貴時(shí)間，同時(shí)老師可以方便地使用各種流程實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的入賬。理論證明，新的科研經(jīng)費(fèi)撥款流程不僅節(jié)約了老師的大量時(shí)間，對(duì)于需要分撥的科研經(jīng)費(fèi)，將到款到入賬之間的時(shí)間間隔從兩周縮短到兩天；對(duì)于橫向的工程可以實(shí)現(xiàn)隔天入賬甚至是當(dāng)天入賬，大大縮短其時(shí)間間隔，老師反映良好?？蒲兄鞴懿块T可以實(shí)時(shí)掌握科研經(jīng)費(fèi)到款情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程的全過程管理實(shí)現(xiàn)了科研主管部門與財(cái)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)共享，財(cái)務(wù)部門可以實(shí)時(shí)看到科研工程的詳細(xì)信息，科研主管部門可以實(shí)時(shí)查看科研經(jīng)費(fèi)的到款情況，解決了以往科研主管部門對(duì)科研經(jīng)費(fèi)到款數(shù)據(jù)掌握不準(zhǔn)確、不實(shí)時(shí)等問題，有利于科研主管部門實(shí)現(xiàn)對(duì)工程的全過程管理。主要參考文獻(xiàn)侯勝華.新形勢(shì)下加強(qiáng)科研