高職院校教學(xué)檔案管理初探

1、 高職院校教學(xué)檔案管理初探 摘要加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案管理對于正確評估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，有著十分重要的意義。教學(xué)檔案管理人員應(yīng)在分析高職院校教學(xué)檔案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，對高職院校教學(xué)檔案進(jìn)行收集、鑒定與利用，更好地為教育教學(xué)服務(wù)。 關(guān)鍵詞高職 教學(xué)檔案 檔案管理 高職院校的教學(xué)檔案，是指學(xué)院在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，對學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)發(fā)展具有參考價(jià)值和憑證作用的，按一定的立卷、歸檔制度分類整理、儲(chǔ)存保管起來的文字、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤、光盤等以不同載體形式儲(chǔ)存的歷史記錄總和。 科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對于正確

2、評估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，有著十分重要的意義。在學(xué)院建設(shè)發(fā)展、管理創(chuàng)新中發(fā)揮著歷史見證、現(xiàn)實(shí)參考、未來判斷的重要作用，在主管部門對高職院校各種評估中發(fā)揮著事實(shí)信息的佐證、客觀評價(jià)的依據(jù)、準(zhǔn)確診斷的工具等關(guān)鍵作用。 1 高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn) 記錄的成套性。教學(xué)檔案是高職院校在教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的一套有工作對象、工作任務(wù)和工作效果的完整記錄材料，具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學(xué)生畢業(yè)的大循環(huán)過程中，有規(guī)律地形成了各種材料，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內(nèi)在關(guān)系。 時(shí)間的周期性與交叉性。檔案管理強(qiáng)調(diào)時(shí)間的特性，往往以日歷年度來劃分、排列和

3、管理。教學(xué)活動(dòng)是一種以學(xué)生學(xué)歷教育培養(yǎng)為目標(biāo)的周期性活動(dòng)，因此在劃分上與其他檔案有所不同，一般采用日歷年度、教學(xué)年度和學(xué)制周期相交叉結(jié)合的形式來整理歸檔。LOCALHost教學(xué)檔案歸檔時(shí)間的交叉性增添了教學(xué)檔案管理的復(fù)雜性和管理人員的工作量。 來源分散性。教學(xué)檔案是由教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化而來的。教學(xué)文件有的來源于上級主管部門，有的來源于教務(wù)處、學(xué)生處等教學(xué)管理部門，有的來源于系、部、教研室等教學(xué)單位，有的來源于從事教學(xué)活動(dòng)的教師。 內(nèi)容的原始性、專業(yè)性。教學(xué)檔案是教學(xué)工作、教學(xué)活動(dòng)最詳實(shí)、具體、權(quán)威的反映，同時(shí)，同一專業(yè)的教學(xué)檔案，是由不同課程的教學(xué)人員分別展開具體的教學(xué)工作，又相互配合共同形成的

4、，因此，其形成過程又反應(yīng)出很強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)。 載體的多樣性。教學(xué)檔案不僅內(nèi)容豐富，而且載體形式也呈多樣化，主要以紙質(zhì)為載體，同時(shí)還有電子的、影像的圖表、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗以及某些有價(jià)值的實(shí)物、標(biāo)本等，并且各種載體的尺寸、厚度、包裝等形式多樣，增加了整理歸檔和管理的難度。 2 高職院校教學(xué)檔案的收集、鑒定與利用 高職院校要把教學(xué)檔案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。 首先，應(yīng)把握檔案收集時(shí)間。從高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)可以看出，教學(xué)文件材料的形成，主要是以教學(xué)年度或?qū)W制年度為周期形成的。教學(xué)文件材料的收集、歸檔時(shí)間，以選在每年的十月前后為宜。 其次，歸檔的教學(xué)文件

5、材料均應(yīng)是原件，規(guī)格相對一，簽字手續(xù)完備。在收集完教學(xué)檔案材料后，還需要對教學(xué)檔案進(jìn)行鑒定。高職院校教學(xué)檔案鑒定就是檔案管理人員按照一定目的和標(biāo)準(zhǔn)對教學(xué)文件進(jìn)行鑒別、處置和整理的過程，是教學(xué)檔案工作的中心環(huán)節(jié)。 高職院校根據(jù)本學(xué)院教育工作任務(wù)和教學(xué)活動(dòng)形成材料的實(shí)際情況及它們的使用價(jià)值，參照國家檔案局、教育部的有關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，擬制本學(xué)院的教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限。按照教學(xué)周期定期收集各類教學(xué)檔案并進(jìn)行歸檔鑒定，主要是檢查教學(xué)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，有關(guān)的材料審核手續(xù)必須完備。 3 高職院校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀與解決對策 教務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀 由于高職院校成立時(shí)間不長，相對缺乏

6、經(jīng)驗(yàn)，所以教務(wù)檔案管理中存在不少問題:一是部分教師和檔案工作者檔案意識不強(qiáng)。二是檔案作用不明顯。三是檔案管理的信息化程度不高。 (2)對策與解決途徑 轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識重要性。 高職院校需要從加強(qiáng)宣傳入手，著重在健全與創(chuàng)新管理體系、強(qiáng)化制度建設(shè)和管理人員培訓(xùn)、檔案管理硬件和軟件建設(shè)上下工夫，確保教學(xué)檔案管理的規(guī)范有序，提高其效率。 拓寬教學(xué)檔案的編研內(nèi)容，開發(fā)多種教學(xué)檔案信息服務(wù)，提高教學(xué)檔案的利用率。 隨著教學(xué)檔案需求用戶的增加，檔案管理工作者要打破傳統(tǒng)保守的觀念和求穩(wěn)怕亂的安逸思想，積極創(chuàng)新，開拓性地開展檔案利用服務(wù)工作。檔案部門應(yīng)充分利用教學(xué)檔案所蘊(yùn)涵的原始信息，有針對性地進(jìn)行檔案信息編制,

7、除了編制常規(guī)的檢索工具外，還應(yīng)積極編寫各種教學(xué)檔案資料匯編，選取更多的、有價(jià)值的教學(xué)信息資料，滿足利用者對教學(xué)信息資源的各種需求，提高教學(xué)檔案的利用率。 利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，開拓多元化利用渠道。 實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；二是在學(xué)院尚未實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理前，對電子檔案進(jìn)行歸檔、整理，建成各類數(shù)據(jù)庫；三是對重要紙質(zhì)檔案，通過掃描、錄入等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、電子歸檔，使教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，從而提高教學(xué)檔案的利用率。 參考文獻(xiàn)： 1朱春瑜.高職高專教學(xué)檔案的功能與建設(shè)研究高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估引發(fā)的思考j.鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2008