地產(chǎn)股份有限公司檔案管理制度模版

1、地產(chǎn)股份有限公司檔案管理制度第一章 總則第一條 為規(guī)范地產(chǎn)股份有限公司（以下簡稱”公司”）檔案管理，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司總部和所屬全資、控股（及有實際控制權(quán)）公司（以下簡稱“所屬企業(yè)”）。參股企業(yè)可以參照本制度執(zhí)行。第三條 檔案是企業(yè)在經(jīng)營管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料（包括文字、圖表、聲像等），是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的重要材料。檔案管理應(yīng)堅持以下原則：（一）紙質(zhì)文檔和電子文檔管理相結(jié)合；（二）所屬項目檔案集中管理與過程分散管理相結(jié)合；（三）行政檔案集中管理與專

2、業(yè)檔案分散管理相結(jié)合。第四條 檔案管理，包括檔案的立卷、保存、借閱、銷毀等管理。第五條 綜合管理部是公司總部的檔案管理部門，對公司總部的重要檔案進(jìn)行管理，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)總部各部門與所屬企業(yè)的檔案管理；所屬企業(yè)的行政部門是本企業(yè)的檔案管理部門，負(fù)責(zé)對所屬企業(yè)所屬的檔案進(jìn)行立卷、保存、借閱等管理；第二章 管理職責(zé)第六條 公司總部綜合管理部負(fù)責(zé)設(shè)立專人對公司檔案進(jìn)行管理，并負(fù)責(zé)建立健全公司檔案管理相關(guān)制度；公司總部的各部門和專業(yè)崗位，負(fù)責(zé)按專業(yè)隨時收集日常有存檔價值的文件資料，按其專業(yè)類的檔案目錄索引建立本部門的資料檔案，并立卷管理和定期移交公司檔案管理部門。第七條 所屬企業(yè)行政部門負(fù)責(zé)設(shè)立專人對公司的

3、檔案進(jìn)行管理，并承擔(dān)相關(guān)管理制度規(guī)定的建設(shè)工作；所屬企業(yè)的各職能部門和專業(yè)崗位，負(fù)責(zé)按專業(yè)隨時收集日常有存檔價值的文件資料，按其專業(yè)類的檔案目錄索引建立本部門的資料檔案，并立卷管理和定期移交所屬企業(yè)檔案管理部門。所屬企業(yè)在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，必須符合各企業(yè)所在城市檔案管理及建設(shè)部制定的工程文件歸檔范圍及質(zhì)量要求，工程文件的立卷，工程文件的歸檔，工程檔案的驗收與移交要求。并履行下列職責(zé)：（一）在工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；（二）收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔

4、； （三）負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；（四）收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；（五）在組織工程竣工驗收前，應(yīng)使工程檔案符合城建部門竣工驗收備案要求；（六）對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。各所屬企業(yè)在本公司項目完結(jié)時，應(yīng)將所保管的文件、檔案整理清點完畢后，移交公司總部綜合管理部，與公司總部綜合管理部檔案管理人員辦理好文件、檔案交接手續(xù)。第八條 檢查與監(jiān)督（一）公司總部/所屬企業(yè)檔案管理部門每年須安排一次檔案整理與清理，并形成檢查報告?zhèn)洳?/p>

5、；（二）公司總部綜合管理部有權(quán)對所屬企業(yè)執(zhí)行檔案制度狀況，進(jìn)行例行檢查；（三）公司總部/所屬企業(yè)分管副總有對本單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督的權(quán)利。第三章 存檔范圍第九條 公司總部綜合管理部與專業(yè)職能管理部門存檔范圍（包括不限于）（一）綜合管理門：1、公司的文件、合同、協(xié)議的簽發(fā)稿、印刷件；2、總部的通知、函告及本公司執(zhí)行、落實情況的材料；3、公司外報的請示、報告及批復(fù)；4、公司擬投資和已投資項目形成的立項報告、可行性研究報告、項目評估報告、董事會決議、監(jiān)事會決議、總經(jīng)理辦公會紀(jì)要、合同、章程、協(xié)議、律師的法律意見；5、與有關(guān)往來單位的信函、協(xié)議、紀(jì)要；6、公司對員工的聘用、解聘、任免、獎懲的決定、

6、文件、等人事檔案資料；7、公司的各類證照及權(quán)益證明；8、深交所、證管辦下發(fā)文件；9、其他有存檔價值的資料（二）專業(yè)職能管理部門：1、財務(wù)管理類：數(shù)據(jù)資料、會計憑證、會計帳薄、會計報表及其它財務(wù)應(yīng)歸檔資料；2、風(fēng)險控制類：法律事務(wù)、合同糾紛、勞動仲裁的案件材料；3、項目管理類：項目計劃、成本、營銷、采購、工程、資金、合同等專業(yè)資料；4、公司發(fā)展類：公司戰(zhàn)略規(guī)劃文件、行業(yè)分析報告、相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)等專業(yè)材料。5、人力資源管理類：績效考核、工資福利核算、人員檔案等專業(yè)資料；第十條 所屬企業(yè)存檔范圍（包括不限于）（一）項目建設(shè)方面：與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載

7、體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。工程文件的具體歸檔范圍參見本制度作業(yè)范本：建設(shè)部建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范。（二）經(jīng)營管理方面：與經(jīng)營決策、計劃、成本、營銷、采購、工程、資金、合同協(xié)議及有關(guān)的請示、報告、內(nèi)部管理批復(fù)文件、信函等，對公司總部及項目有存檔價值的文件資料。（三）職能管理方面：與人力資源管理、財務(wù)管理、法人法務(wù)管理及有關(guān)的請示、報告、批復(fù)文件、信函等，對公司總部或項目有存檔價值的文件資料。（四）綜合管理方面：公司董事會決議、總經(jīng)理辦公會紀(jì)要，重要會議文件，政府及相關(guān)管理部門批件，制度與流程管理等有關(guān)的請示、報告、批復(fù)文件、信函等，對公司或項目有存檔價值的文件資料。第四章 立卷管

8、理規(guī)定第十一條 文件立卷歸檔（一）公司總部各部門、所屬企業(yè)須依據(jù)存檔需要，要求各崗位或安排專人隨時收集文件進(jìn)行歸檔，對外發(fā)文的底稿和正本須交檔案管理部門統(tǒng)一管理，本部門根據(jù)需要留存復(fù)印件；（二）項目建設(shè)期的建設(shè)檔案，各所屬企業(yè)須設(shè)立專業(yè)檔案管理人員，并依據(jù)各當(dāng)?shù)卣畽n案管理局的檔案移交清單進(jìn)行收集和建檔。如有短缺應(yīng)立即追查歸入；（三）企業(yè)由政府批準(zhǔn)的經(jīng)營性文件，正本文件必須交由檔案管理部門歸檔；（四）企業(yè)的合同文件及附件正本須交檔案管理部門統(tǒng)一進(jìn)行歸檔處理；（五）文件完成立卷，各所屬企業(yè)在本公司清算完成后三個月內(nèi)，須將所有的文件移交總部綜合管理部。公司總部按部門完成立卷，進(jìn)行歸檔。（六）移交檔

9、案時要有移交目錄，雙方清點后，應(yīng)簽字確認(rèn)。第十二條 文件接收（一）公司總部和所屬企業(yè)檔案管理人員，接收時須檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；（二）對于項目建設(shè)檔案歸檔，檔案管理人員須依據(jù)當(dāng)?shù)卣畽n案管理局的檔案移交清單進(jìn)行接收，并完整入檔；（三）存入檔案管理部門的檔案文件原則上必須是正本文件，需入檔而又不能提供正本的文件，須由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)檔案管理的部門負(fù)責(zé)人商定處理意見，并作說明記錄在案；（四）有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門、所屬企業(yè)，經(jīng)辦部門、所屬企業(yè)送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理；（五）文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有職能部門主管的簽認(rèn)。第十三條 文件整理與成

10、卷（一）中文橫寫或外文文件以左方裝訂為原則，中文直寫文件則以右方裝訂為原則；（二）左方裝訂文件及其附件，均應(yīng)對準(zhǔn)左上角，右方裝訂文件及其附件，均應(yīng)對準(zhǔn)左右上角，理齊釘牢；（三）文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一；（四）立卷存檔人應(yīng)按照一定的規(guī)律排列卷內(nèi)文件，保持文件的條理性，原則上要求：1、重要文件在前，次要文件在后；2、政策性文件在前，業(yè)務(wù)性文件在后；3、綜合性文件在前，專題性文件在后；4、正文在前，附件在后；5、結(jié)論性文件在前，調(diào)研性文件在后。（五）在完成對卷內(nèi)文件系統(tǒng)排列后，應(yīng)編號并填寫卷內(nèi)檔案登記目錄表，然后填好封皮并按以上規(guī)定方式進(jìn)行歸檔。第十四條

11、 檔案目錄及分類（一）檔案按目錄索引劃分：（一級）總目錄、（二級）分目錄、（三級）子目錄。目錄的層級設(shè)置可以依據(jù)需要減少，或還可增設(shè)(四級)細(xì)目錄。（二）公司總部、所屬企業(yè)的文檔目錄，可區(qū)分特點和文件性質(zhì)等在本規(guī)定的基礎(chǔ)上進(jìn)行增減，并形成各自的檔案管理目錄索引。（三）檔案按管理類別劃分1、項目建設(shè)檔案管理類別：指各所屬企業(yè)，須按照建設(shè)主管部門及各地方政府要求，按每個建設(shè)項目報建和建設(shè)等事項順序建立設(shè)置檔案管理類別；2、項目業(yè)務(wù)管理類別：指項目在開發(fā)中按投資與策劃管理、設(shè)計管理、營銷管理、工程管理、物業(yè)與客戶關(guān)系管理等而設(shè)置的業(yè)務(wù)檔案管理類別；3、企業(yè)職能管理類別：指公司職能管理運作中按人力資源

12、管理、財務(wù)管理、審計管理、行政管理等管理職能設(shè)置的檔案管理類別；4、綜合管理類別：指公司管理運作中按內(nèi)部收發(fā)文、外部收發(fā)文、法人法務(wù)、品牌、綜合管理等設(shè)置的檔案管理類別。第十五條 歸檔文件編號。歸檔文件須按上述類別的分類進(jìn)行編號，分別登入文件總目錄登記薄，目錄登記薄應(yīng)按年設(shè)置；第十六條 文件密級分類（一）為了保護企業(yè)機密和便于檔案借閱管理，將公司文檔分為三類密級：1、加密級（包括不限于）：如：總經(jīng)理辦公會紀(jì)要、公司帳簿、公司財務(wù)報表、人事報表、審計報告等；2、機密級（包括不限于）：如：企業(yè)營業(yè)性文件、政府報批報建文件、上級企業(yè)下發(fā)機密級文件、企業(yè)策略報告、企業(yè)盈利計劃、年度計劃、公司制度與流程

13、、投資、營銷、工程等各類報表、各類正式合同、合同公司各類重大決策性會議紀(jì)要和記錄、設(shè)計圖紙等；3、普通級（包括不限于）：如：一般性會議通知、工作計劃和工作報告、一般性公文、一般性會議紀(jì)要、往來溝通函件、企業(yè)宣傳性文件等。（二）公司總部、所屬企業(yè)的各存檔部門負(fù)責(zé)根據(jù)各自的文檔管理性質(zhì)，如有需要可參照本規(guī)定密級規(guī)定形成制訂相關(guān)的作業(yè)細(xì)則，并報公司總部綜合管理部審核后實施；（三）檔案在立卷時，檔案保管人須依據(jù)已審批的檔案管理規(guī)則，確定和注明歸檔文件的密級，以便保管和配合借閱管理規(guī)定進(jìn)行管理。第五章 其它管理規(guī)定第十七條 檔案安全性管理（一）檔案管理人員及公司員工應(yīng)注意保密。因泄密造成公司損失者，依據(jù)

14、情節(jié)輕重，按公司相關(guān)獎懲管理規(guī)定進(jìn)行處罰；（二）公司總部和所屬企業(yè)設(shè)立檔案室應(yīng)優(yōu)先考慮所處的安全因素，檔案室門窗要堅固。檔案須設(shè)專人負(fù)責(zé)管理，檔案室、文件柜的鎖匙應(yīng)由專管人員掌握；（三）檔案的專管人員，工作應(yīng)做好防盜、防火、防潮、防塵、防失、防損等方面的工作；（四）主管人員應(yīng)經(jīng)常對專管人員進(jìn)行文檔安全督察，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，同時因管理不善造成公司重要檔案文件丟失，依據(jù)情節(jié)輕重，按公司相關(guān)獎懲管理規(guī)定對責(zé)任當(dāng)事人進(jìn)行處罰。第十八條 檔案保存期限管理 文檔的保存年限除政府有關(guān)法令（如：工程建設(shè)檔案管理）或公司特定政策外，原則上須按下列規(guī)定辦理：（一）永久保存：公司章程；政府機構(gòu)核準(zhǔn)文件；股

15、東名冊；組織規(guī)章與原則；董事會及股東會記錄；公司獲名、獲獎文件及獎牌；不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；項目工程建設(shè)檔案；土地及售房合約；財務(wù)報表等其他經(jīng)核定須永久保存的文書；（二）十年保存：會計憑證；策略報告；年度計劃與年度工作報告；項目預(yù)算與決算書等經(jīng)核定須保存十年的文書；（三）五年保存：月工作計劃報告；期滿或解除之合同及協(xié)議書(除土地及售房合約) 等經(jīng)核定須保存五年的文書； （四）一年保存：周工作計劃；現(xiàn)金日報表等結(jié)案后無長期保存必要的文書；（五）制度與流程由制度管理部門永久保存，使用部門視有效期間予以保存。第十九條 檔案銷毀管理（一）檔案管理部門每年應(yīng)對檔案數(shù)量、保管的狀況進(jìn)行一次檢查，對需

16、銷毀的文件進(jìn)行清理和銷毀工作。（二）對銷毀檔案文件，應(yīng)將清出的銷毀文件統(tǒng)一填寫銷文登記表報分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽批，由分管領(lǐng)導(dǎo)作最后的鑒別，確認(rèn)文件沒有存檔價值后方可將文件銷毀；（三）檔案管理人員銷毀文件時應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)指派監(jiān)銷人員在場，由二人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷文登記表上簽字作實。 第二十條 檔案借閱管理（一）公司總部和所屬企業(yè)的綜合管理部門，負(fù)責(zé)制訂相應(yīng)的檔案借閱管理細(xì)則，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施；（二）查閱檔案1、查閱一般檔案，公司員工可直接查閱，外單位人員需經(jīng)綜合管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。2、查閱帶密級檔案，由查閱人申請，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能查閱。（三）外借檔案1、外借一般檔案，由經(jīng)辦人在檔案借用登記表上簽字后方可外借。2、外借帶密級的檔案，由本部門負(fù)責(zé)人申請，檔案管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能外借（四）借閱者應(yīng)對文件負(fù)責(zé)，遵守以下紀(jì)律：1、保護文件不得丟失；2、借閱的文件不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞；3、按期歸還，自覺接受檔案管理員檢查，辦理借閱注銷。4、公司內(nèi)部審計