行政秘書的績效管理

1、行政秘書的績效管理行政秘書的績效管理秘書，是從事辦公室程序性工作，協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為決策及施行提供效勞的職務(wù)。從行政秘書的定義看出，作為指導的重要輔助者，秘書可以對組織起到很重要的影響，是組織中不可或缺的角色。但是另一個方面，由于秘書工作的復雜性和瑣碎性，導致秘書工作又成為不同于其他可量化的工作職位的特殊的存在。假設(shè)對秘書績效管理方法不得當，將會挫傷秘書工作的積極性，甚至產(chǎn)生更為惡劣的負面影響。一、秘書的工作內(nèi)容與素質(zhì)才能模型秘書是指導的重要輔助者，可以對組織起到很重要的影響，另一個方面，秘書的工作具有復雜性和瑣碎性。參考一些企業(yè)秘書的工作說明書可以發(fā)現(xiàn)，秘書的主要工作包括日常事

2、務(wù)的處理、會議行程的安排、各項文字資料的撰寫和輔助指導工作等幾個方面。因此對行政秘書的素質(zhì)要求是相當特殊的。概括起來，應(yīng)當包括以下幾個方面：1.職業(yè)道德。每個職業(yè)都有不同的職業(yè)道德要求，詳細到秘書來說，無非是忠于職守、忠于指導，講老實守信譽，兢兢業(yè)業(yè)、甘當無名英雄，遵紀守法、廉潔奉公等等。2.交往協(xié)調(diào)才能。秘書的工作，很大程度上是需要和人打交道的。指導安排的任務(wù)，很多時候都需要良好的溝通才能，協(xié)調(diào)各個方面才能完成。3.籌劃才能。秘書需要安排很多瑣碎的事情，處理起來相當繁雜，籌劃才能是秘書工作有條不紊的保證。4.學習才能。長期跟隨指導，就要擅長從指導身上發(fā)現(xiàn)優(yōu)點，學習指導的長處。5.寫作才能。同

3、樣是秘書處理文字工作的必備技能。二、秘書的績效方案在秘書的績效評價考慮的工作內(nèi)容方面，一般具有代表性的包括會務(wù)安排、出行安排、文字資料的撰寫、接待訪客與協(xié)助指導等幾個方面，而考核的主要指標，那么包括了指導滿意度、訪客滿意度、工作安排流程科學合理性、文字材料的準確及時性等內(nèi)容。三、秘書的績效考核績效考核主要取決于績效目的的選擇和績效指標的設(shè)置。因此目的與指標是績效考核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不僅應(yīng)該緊扣秘書工作的重心，還要可以對秘書工作的績效狀況給出一個準確的衡量?？紤]到秘書工作的特殊性，一些指標具有主觀性如指導滿意度，一些指標的考核盡管客觀但難度太大如打字速度等，因此在進展秘書的績效考核時應(yīng)采用定性和定量

4、相結(jié)合的考核方法，防止考核結(jié)果受主觀隨意性和片面性的影響。在進展秘書人員的績效考核時候應(yīng)該注重建立KPI關(guān)鍵業(yè)績指標等定量的績效考核體系，設(shè)定在日常詳細工作中可以量化的一些考核標準，例如在錄人文件時的錯誤率、起草打印各種文件的時效性等從關(guān)鍵職責中提取的關(guān)鍵業(yè)績指標，這樣才能對詳細的工作表現(xiàn)進展評價，也能防止出現(xiàn)由于指導個人主觀印象而做出的考核結(jié)果。在考核方法的選擇上，為了進步考核的信度和效度，應(yīng)該綜合運用等級評定法、強迫分布法、目的考核法、關(guān)鍵事件法等方法，采用有效的秘書績效考核的評估表格等工具，客觀公正地進展秘書的績效考核工作，減少在考核過程中可能存在的誤差。在注重方法設(shè)計的同時，也要重視溝

5、通的作用。良好的績效溝通可以及時排除工作中的障礙，最大限度地進步工作效率。在績效考核過程中，指導要不斷地與秘書進展溝通，在溝通過程中秘書可以提出自己在工作中的困難以及需要上級提供的資源，而指導也可以在這個過程中指出秘書在工作中的缺乏之處，幫助秘書人員及時改進，從而進步工作效率。績效考核中的溝通分為正式溝通和非正式溝通兩種，在企業(yè)中可以建立起例會制度和定期匯報制度這樣的正式的績效溝通方式，同時也要求指導要在日常工作中通過工作方向引導等非正式溝通方式來指導秘書的工作，從而幫助秘書完成績效目的。四、秘書的績效反響在績效考核過程完畢以后，必須及時將績效考核的結(jié)果反響給被考核人員。上級指導在績效考核后要安排時間與秘書人員進展績效面談，一方面要讓秘書人員理解自己獲得績效結(jié)果的原因，減少不必要的誤解和猜忌，另一方面也為秘書人員在接下來的工作中改善績效獲得更好的開展提供建議。而為了形成良好的鼓勵機制，秘書績效考核的結(jié)果不應(yīng)該僅僅簡單地和工資獎金相掛鉤，績效考核結(jié)果還應(yīng)該和秘書的培訓、個人的職位晉升等獎勵措施相聯(lián)絡(luò)，這樣不僅能鼓勵秘書人員更加努力地做好本職工作，還可以在績效考核中開掘秘書隊伍中的優(yōu)秀人才，為企業(yè)的管理層儲藏人才。秘書的績效具有一定的特殊性和復雜性。不合理的績效管理會傷害秘書的工作積極性，也降低了組織的工作效率。因此在績效考核時目的需要明確，不能模棱兩可，模糊不清，否那么會打