辦公室系統(tǒng)協(xié)調功能

1、辦公室系統(tǒng)協(xié)調功能論文關鍵詞：行政管理辦公室協(xié)調功能論文摘要：辦公室是單位和部門的樞紐，功能多、任務重。作為一個 溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機構，辦公室要善于統(tǒng)籌兼顧，圍繞 工作中心，充分發(fā)揮辦會室系統(tǒng)的協(xié)調功能，提升其協(xié)調水平。辦公室作為一個綜合性的辦事機構，其承擔的職責和任務是多方面的, 如撰寫文稿、文書打印、檔案收存、機要保密、電話傳真、組織會議、 處理信息、內部協(xié)調、公關接待、信息發(fā)布和督促檢查等，擔負著日 常性的行政事務及繁重的服務工作，起到承上啟下、協(xié)調左右的中心 樞紐作用。本文擬就力、公室的協(xié)調功能實行探討所謂協(xié)調，就是連接、聯(lián)合、調和所有的活動及能量，使之統(tǒng)一起來。 換句話說

2、，協(xié)調是一項綜合性的管理工作，其目的是消除管理過程中 各環(huán)節(jié)之間的不和諧現象，使之協(xié)調一致、相互配合、同步發(fā)展。在 實際工作中，單位的內外之間、上下之間、部門之間往往會出現很多 矛盾、沖突和不一致、不協(xié)調的現象，這些矛盾與沖突，需要通過相 關政策、規(guī)章制度和有力的措施來調節(jié)。辦公室作為管理系統(tǒng)的中樞， 其所處的位置決定了辦公室的工作必須經常地、大量地、直接地協(xié)調 各種關系，具協(xié)調工作的主要方面是上下級間的協(xié)調和左右間的協(xié)調。一、上下級間的協(xié)調首先，作為領導的參謀和助手，辦公室人員要深人展開調查研究，經 常給領導提供相關的統(tǒng)計數據和業(yè)務管理信息，并依據黨的方針和國 家的政策法規(guī)結合實際情況，適時

3、地提出可行性建議，撰寫出客觀全 面的、具有前瞻性的調研報告供領導參考，為領導作出準確決策服務。 辦公室是領導的左膀右臂，參謀作用十分明顯，辦公室干部要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟而”的困擾，不以言輕而金口難開， 要敢于進言，敢于獻計，大膽進諫。當然，進諫也要點到為止，不能把自己的意見強加給領導，更不能左右領導決策。要坦坦蕩蕩，出于 公心，從大局出發(fā)，以事業(yè)為重，說真話，丁是丁，卯是卯。其次，辦公室所處的位置自然要求辦公室要在領導和群眾之間起到橋 梁和紐帶作用。為此，辦公室要認真對待和妥善協(xié)調好上下級之間可 能存有的矛盾，善于做好群眾工作，積極維護領導之間、領導和群眾 之間的團結。在協(xié)調處理

4、政務、事務時，要平心靜氣、平等待人，仔 細傾聽對方的意見，充分體諒對方的難處，對他們的實際困難和問題, 該解決的要即時向領導反映并積極配合解決，要利用自己政策懂得多, 信息知道得多，領導意圖了解得多的優(yōu)勢，協(xié)助基層出點子、理思路 和謀對策。再次，領導之間因為各自分管著幾個方面的工作，往往會從分管的工 作出發(fā)，給辦公室提出不同的要求，發(fā)出不同的指令，對此辦公室人 員要胸有全局，分清主次和輕重緩急。在安排工作計劃、各種會議和 活動的工作中，要以正職領導為中心，對大是大非、事關全局的問題, 必須多請示主要領導，按主要領導的意見去溝通和落實，對領導之間 即正職與副職、副職與副職之間的意見，也要即時溝通

5、，消除誤會， 努力使整個組織建立起融洽和諧、相互支持、相互信任的關系。二、左右間的協(xié)調首先，在實際工作中，因為各個部門所處的位置不同，也因為各類人 員在思維方式、思想理解、工作作風和工作水平等方面存有差異，他 們往往偏重于注意自身目標的實現，而忽視別的部門或別人的要求， 使得部門之間、人與人之間對一些問題的理解和處理不一致，以致于 不能發(fā)揮整個組織的最大功能，不能形成最佳的合力。對此各級辦公 室要通過聯(lián)系、溝通、調解、協(xié)商等方式來有效地統(tǒng)籌協(xié)調左右之間 各方面的關系，弄清楚問題的來龍去脈，絕不能把遇到的矛盾簡單地 上交給領導。其次，辦公室在發(fā)揮協(xié)調功能中，要站在全局的立場和高度對各部門 實行綜

6、合平衡，集中多方意見，多方協(xié)商，求同存異，秉公處理，要以公正平和的心態(tài)調整、理順和改善各單位之間、人際之間的關系，解決工作中的矛盾，并且建立和健全各種協(xié)調制度，使協(xié)調工作逐步規(guī)范化、程序化。再次，辦公室的協(xié)調工作要綱舉目張，不能事無巨細，眉毛胡子一把抓，否則就會被事務所淹沒，有可能顧此失彼、事倍功半。事實證明，辦公室的協(xié)調工作一定要有重點，要緊緊圍繞領導關心的重點和群眾注重的熱點及改革發(fā)展中碰到的難點問題，通過牢牢抓住重大事項，去帶動辦公室協(xié)調工作的展開。三、協(xié)調工作中應該注意的幾個問題第一，有權不越權。辦公室是綜合管理部門，是協(xié)助領導施政、指揮和管理的左右手，但辦公室干部要切實擺正位置，既不

7、能越權，更不能濫用職權。要始終牢記自己是參謀而非領導，是“配角”而非“主角”，做到盡責不越職，出謀不決策，參與不干預，在正常情況下絕不超越職權范圍處理事務，絕不過問不該知道的事情。辦公室在任何時候都不能忘記按章辦事，按領導意圖辦事，按照工作程序辦事，對一些重要事情要按照職責分工和上下級領導關系，有請示，有匯報。凡遇到超越職權范圍的事，不擅自作主，不亂表態(tài)，不亂辦事，如遇領導不在又有緊急事情需要處理時，要注意與相關部門、相關人員商量后慎重處理。第二，有功不居功。辦公室的工作多數是協(xié)助、輔助其他部門的，雜事、小事多，協(xié)助、輔助多，臺下、幕后多，沒有轟轟烈烈的場面，沒有引人注目的動作，因而工作干了很

8、多，但總結起來，似乎又沒幾件能顯示成績的事情。面對這種情況，辦公室人員一定要高姿態(tài)，不爭功，不居功，淡泊名利，忘我超我，樂于干默默無聞的小事、雜事，甘當配角，當好配角。第三，有苦不叫苦。辦公室的特點是事雜（ 繁雜、復雜） 面廣 （ 頭緒多、范圍寬 ） ，什么工作都能夠歸到辦公室辦，作為聯(lián)絡上下左右的“中樞”，辦公室經常處于矛盾的交叉點，稍不注意不是上不滿意就是下有意見。面對誤解和委曲，辦公室人員要受得住、不氣餒，認真對待， 有則改之，無則加勉。不能因為領導要求嚴、批評多，就鬧情緒，也 不能因為矛盾多、事難辦，就畏首畏尾，不敢辦事。準確的態(tài)度應該 是：只要是職權范圍內的事，就要積極主動抓，絕不可

9、縮手縮腳、推 三推四，要敢于做一切有利于做好工作的事，敢管事、敢擔事、敢辦 事，變被動服務為主動服務。四、辦公室協(xié)調水平的提升辦公室工作的性質、地位和作用要求辦公室人員要具有較高的理論水 平和較強的業(yè)務素質與應變水平。隨著改革開放向縱深發(fā)展，辦公室 系統(tǒng)要在新形勢下完成自己的工作使命，有所作為，還要開拓新的思 路，采用新的方法，在辦文、辦會和辦事上，在綜合、協(xié)調、運轉上 發(fā)揮更大的功能和作用。為此，辦公室干部平時要注意系統(tǒng)學習和掌 握現代管理科學理論并指導實踐，主動深入實際，調研分析，當政策 的“靈通人士”和情況的“百事通”，只有這樣，才能增強做好協(xié)調 工作的素質和本領。辦公室是一個有機的整體

10、，往往一項具體工作有時要落實到多位工作 人員的身上，經過通力合作才能完成。所以要通過經常性的思想政治 教育，增強力、公室人員的黨性觀點、全局觀點和群眾觀點，做到個 人利益服從整體利益，局部利益服從全局利益，眼前利益服從長遠利 益。要注意調動力、公室每位同志的積極性和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮辦公 室人員的智慧和特長，并實行科學組合，合理分工，分兵把口，使辦 公室內部的知識結構能夠互補，水平能夠互補，大家職責分明、任務 明確，重大事項集體合作、統(tǒng)一行動，保證目標的實現。此外要拓寬 民主渠道，努力營造一種多想問題、勤動腦筋、積極向上的良好氛圍， 建立人人爭先創(chuàng)優(yōu)的激勵機制，從而增強辦公室的凝聚力，增強辦公 室人員的責任感和集體榮譽感。從某種意義上說，辦公室是個無權部門，充其量是個參謀、輔助部門, 要真正發(fā)揮辦公室的協(xié)調作用，還有賴于領導的支持和充分的授權， 而且領導重視和支持的水準也直接關系到辦公室協(xié)調成效的大小。總來說之，作為一個溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機構，辦公室要善于統(tǒng)籌兼顧，緊緊圍繞工作中心，