辦公室管理論文

1、辦公室管理論文淺談辦公室管理內(nèi)容摘要：辦公室是單位的“窗口”和“門面”是溝通上下的“橋梁”和“紐帶”。本人就辦公室管理方面一些問題進(jìn)行探討。 關(guān)鍵詞 : 辦公室 管理 服務(wù) 一、充分認(rèn)識辦公室工作的重要地位辦公室是一個單位的“窗口”地位和作用非常重要。作為辦公室人員必須 充分認(rèn)識辦公室的地位和作用適應(yīng)新的形勢和任務(wù)的需要努力提高服務(wù)企事業(yè) 單位工作的綜合素質(zhì)。一方面從辦公室的地位看辦公室是綜合性辦事部門是 保持一個單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”大量地、經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作 是通過辦公室及其工作人員來進(jìn)行的。行政管理崗位往往被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上它擔(dān)負(fù)著日常的辦公室事務(wù)工作盡管大多是瑣

2、碎的事務(wù)、重復(fù)的服務(wù) 然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價單位的工作。比如習(xí)以為常的電話接 轉(zhuǎn)看似很簡單但它卻是代表著聯(lián)系內(nèi)外、左右的單位第一形象它有上級指 示、有各種問訊、有情況反映等等只有做到了既了解單位的整體基本情況又注 意講話的態(tài)度、藝術(shù)才能使來電者滿意、信服。另一方面從提高辦公室整體效 率看單位各業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作而每一項(xiàng)工作的各個環(huán)節(jié)的合 理、準(zhǔn)確、及時的銜接都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決。只有找準(zhǔn)、認(rèn)識到 行政管理工作特定的位置和職能才能牢固樹立全方位服務(wù)觀念積極努力、耐心 細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)以良好的“窗口”形象提高辦事效率促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工

3、作有序 開展。二、辦公室管理主要內(nèi)容辦公室管理蘊(yùn)涵著豐富的內(nèi)涵主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動 化。（ 一） 制度化辦公室管理的制度化 , 是指辦公室管理有一套健全而又切實(shí)可行的規(guī)章制度,將辦公室的辦事規(guī)程、行為準(zhǔn)則以條文的形式確定下來, 把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，使辦公室的工作有章可循有法可依。目前應(yīng)著重抓好如下幾項(xiàng)制度 :1、崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制是機(jī)關(guān)工作的一項(xiàng)根本制度其實(shí)質(zhì)是明確辦公 室以及辦公室各個科室的職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)上劃分每個崗位的權(quán)責(zé)使辦公室每一 個人都各司其職各盡其能高質(zhì)量、高效率地完成各自承擔(dān)的任務(wù)。在制定崗位 責(zé)任制時必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的

4、原則堅持職權(quán)責(zé)一致的原 則每個崗位都有相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任每個崗位的權(quán)力、責(zé)任都要規(guī)定得全面、明 確、具體能量化的盡可能量化以便考核。此外要制定嚴(yán)格的檢查制度和相應(yīng) 的獎懲辦法。對成績優(yōu)異者要給予升級或獎勵；對一般合格者要鼓勵其繼續(xù)前 進(jìn);對嚴(yán)重失職、瀆職者則應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予適當(dāng)?shù)膽吞帯?、會議制度。會議是傳達(dá)指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規(guī)律、提高會議效率已成為當(dāng)今一門新興的專門學(xué)問是辦公室管理科學(xué)化的重要內(nèi)容。 搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：一是嚴(yán)格控制會議數(shù)量建立嚴(yán)格的會 議審批制度, 二是提高會議質(zhì)量和效率。3、公文處理的制度。

5、公文的處理是一項(xiàng)政策性強(qiáng)且細(xì)致復(fù)雜的工作為此 必須建立健全公文制度提高公文質(zhì)量加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)，準(zhǔn)確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序保證和提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。4、接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的基本內(nèi)容。其工作的好壞直接影響到單位的形象和聲譽(yù)。因此辦公室必須重視接待工作建立健全各項(xiàng)接待制度 對接待的禮儀、規(guī)格、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等作出明確合理的規(guī)定以便按章接待。5、安全保密制度。印章管理和保密工作關(guān)系到機(jī)關(guān)和企業(yè)的安全和各方面工作的順利開展。因此必須制定嚴(yán)格的印章管理制度、文件保密制度等有關(guān)的安全保密制度并指定專人負(fù)責(zé)和定期檢查。（二）程序化實(shí)現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于程序的優(yōu)化。為此制訂程序

6、時必須注意程 序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和簡捷性。可行性即程序必須具體明確必須以實(shí)際 上能做到為前提。系統(tǒng)性即程序本身就是一個有機(jī)系統(tǒng)它必須考慮到各方面的因 素和主客觀條件盡量預(yù)見到可能發(fā)生的情況力求全面周到統(tǒng)籌兼顧不能顧 此失彼。有序性即程序的各環(huán)節(jié)、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接不可顛 倒、重復(fù)或錯亂。簡捷性即程序必須盡量簡化可有可無的程序一概刪除。（ 三 ） 自動化辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了 良好的條件提高了辦事效率促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗(yàn)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代 的、科學(xué)的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此辦公室人員必須高度重視辦 公自動化在實(shí)現(xiàn)

7、辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用努力創(chuàng)造條件積極促進(jìn) 辦公室自動化進(jìn)程。三、辦公室管理科學(xué)化的基本要求辦公室的科學(xué)化管理有多方面的要求。就最基本的要求看主要是辦公室自身 的隊(duì)伍建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。1、合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)。為了實(shí)現(xiàn)辦公室的科學(xué)化管理首先必須合理 地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和配備工作人員使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關(guān)協(xié)調(diào)能力的精干隊(duì)伍以確保辦公室各項(xiàng)工作的順利開展。2、要切實(shí)加強(qiáng)隊(duì)伍的思想作風(fēng)建設(shè)。辦公室不應(yīng)是“嘰嘰喳喳、婆婆媽媽”的場所辦公室人員應(yīng)該具有較好的思想素養(yǎng)。第一辦公室人員必須注重學(xué)習(xí)政策做貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策的模范。第二要主動

8、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)為基層服務(wù) 為職工、群眾服務(wù)。第三發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是精神深入調(diào)查研究。第四謙虛謹(jǐn) 臉、熱情待人從根本上杜絕“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”現(xiàn)象的發(fā)生。3、要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。辦公室的工作要求辦公室人員具有較寬的知識面能夠掌握辦公室管理的專業(yè)知識和辦公自動化技術(shù)努力做學(xué)識淵博、視野開闊的“通才”。同時具有較強(qiáng)的綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力、社交能力和干練的辦事能力等以適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化的需要。4、領(lǐng)導(dǎo)的支持和指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)必須首先在思想上對辦公室的科學(xué)化管理問題予以足夠的重視并為其作用的發(fā)揮創(chuàng)造條件。其次對于辦公室管理的制度化、程 序化、自動化建設(shè)及辦公室隊(duì)伍的建設(shè)給予具體的支持和領(lǐng)導(dǎo)。最后采取措施改 善辦公室人員的工作條件提高辦公室人員的待遇解決有關(guān)人員的職稱、職務(wù)等 問題以調(diào)動辦公室隊(duì)伍的積極性和主動性開創(chuàng)辦公室管理的新局面。參考文獻(xiàn) :1楊玲（淺