GMP文件編制管理 課件

1、GMP文件編制管理1目 錄概述一、建立文件系統(tǒng)的目的、意義二、文件編制的原則要求三、文件的基本內(nèi)容和要求四、文件編制過程五、文件的分類六、文件編制中容易出現(xiàn)的問題2概 述風(fēng)險管理3質(zhì)量保證，GMP 和質(zhì)量控制是質(zhì)量管理的三個互有聯(lián)系的方面。GMP 是質(zhì)量保證的一部分； 質(zhì)量控制是GMP的一部分。良好的文件是質(zhì)量保證體系不可缺少的基本部分。4文件是指一切涉及藥品生產(chǎn)、管理的書面標準和實施中的記錄結(jié)果。文件是制藥企業(yè)質(zhì)量保證體系的基本要素，涉及到GMP管理的一切方面。本公司新版GMP文件分為五大類，即標準管理規(guī)程文件(SMP)、標準技術(shù)規(guī)程文件(STP)、標準操作規(guī)程文件(SOP)、用戶需求文件(

2、URS)及質(zhì)量風(fēng)險評估文件(RAP)。 5一、建立文件系統(tǒng)的目的、意義6目的和意義健全的文件體系能避免任何由口頭交流或臨時書面?zhèn)鬟f所可能引起的差錯、錯誤理解或解釋，并保證批生產(chǎn)和質(zhì)量控制全過程的記錄具有可追溯性。因此文件是制藥企業(yè)一切活動的基礎(chǔ)、依據(jù)和準繩。7 保證 GMP 的執(zhí)行 有 章 可 循 照 章 辦 事 有 案 可 查8文件體系建立、完善，實施的整個過程體現(xiàn)了制藥行業(yè)從口耳相傳的作坊式生產(chǎn)，轉(zhuǎn)向現(xiàn)代生產(chǎn)的變革，體現(xiàn)了從“ 人治”到“ 法制”的變革，依法制藥，依治管藥文件就是企業(yè)的“法”。是從管理者到每位員工的行為準則,工作(操作)依據(jù)，監(jiān)督管理標準。9通過有效的文件管理，達到：一切行

3、為有標準；一切行為有記錄；一切行為有監(jiān)控；一切行為可追溯。質(zhì)量管理觀念的變革：檢驗出來的生產(chǎn)出來的管理出來的習(xí)慣出來的。靠文件來管理,靠文件的培訓(xùn)、實施來養(yǎng)成良好的決策習(xí)慣、工作（操作）習(xí)慣、學(xué)習(xí)培訓(xùn)習(xí)慣和衛(wèi)生習(xí)慣。10真正使GMP成為每個員工“生產(chǎn)的生活方式”，而不僅只是條規(guī)、戒律。零缺陷：完善的文件系統(tǒng)管理將使可能發(fā)生的污染、差錯、混淆降到最低限度，從而使藥品質(zhì)量達到預(yù)定用途和注冊標準，實現(xiàn)“零缺陷”的目標。11充分認識建立文件系統(tǒng)和使之嚴格實施的長期性、艱定性硬件基本上是一次性投入，階段性的；而軟件的建立、完善、更新、提高是持續(xù)不斷的，長期的。硬件投入相對而言是以資金投入為主（當然也包含

4、設(shè)計、施工的付出），而軟件的投入則是心血和智慧的投入，是觀念、習(xí)慣的改變，絕非一朝一夕之事。12作用指導(dǎo)藥品生命周期全過程的依據(jù)；記錄是證明藥品生產(chǎn)、質(zhì)量控制活動的依據(jù)；考核和培訓(xùn)員工的依據(jù)；評價管理效能的依據(jù)；進行風(fēng)險評估的依據(jù)；13二、文件編制的原則要求14合法性系統(tǒng)性/唯一性動態(tài)性適用性/可操作性嚴密性/規(guī)范性可追溯性真實性15合法性文件體系的建立應(yīng)符合（年版）的要求。文件的內(nèi)容應(yīng)與藥品生產(chǎn)許可、藥品注冊等相關(guān)要求一致。（第152條）企業(yè)應(yīng)建立文件管理的操作規(guī)程，系統(tǒng)地設(shè)計、制定、審核、批準和發(fā)放文件。 （第151條）16系統(tǒng)性/唯一性文件是質(zhì)量管理體系的體現(xiàn)，因此要從整體出發(fā)，涵蓋影響

5、藥品質(zhì)量的所有要素及活動要求。形式要標準化、統(tǒng)一化。如用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照相技術(shù)或其他可靠方式記錄數(shù)據(jù)資料，應(yīng)有系統(tǒng)的操作規(guī)程，記錄的準確性應(yīng)經(jīng)過核對；只有經(jīng)授權(quán)的人員方可輸入或更改數(shù)據(jù)，更改和刪除情況應(yīng)有記錄（第163條）廠房、設(shè)備、物料、文件和記錄應(yīng)當有編號，確保編號的唯一性。（第182條）17動態(tài)性持續(xù)改進的動態(tài)過程，依據(jù)驗證、日常監(jiān)控結(jié)果、上級部門的檢驗、驗收以及國家政策、法規(guī)和標準的變化而不斷修訂完善。變更的文件需寫明變更歷史進行風(fēng)險評估結(jié)果進行必要的文件修訂文件應(yīng)定期審核、修訂；文件修訂后應(yīng)按照規(guī)定管理，防止舊版文件的誤用。（第158條）18適用性/可操作性應(yīng)根據(jù)本企業(yè)實際情況，

6、按有效管理的要求，制定出切實可行的文件，不能生搬硬套。文件應(yīng)分類存放、條理分明，便于查閱（第156條）記錄應(yīng)留有填寫數(shù)據(jù)的足夠空格。（第159條）質(zhì)量標準、工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄以及操作規(guī)程和記錄在規(guī)范中均有其各自的要求。（第164-183條)19嚴密性/規(guī)范性文字應(yīng)確切、清晰、易懂，不能模棱兩可 （第155條）標準應(yīng)當量化術(shù)語和法定計量單位準確。用詞應(yīng)明確，不能才生歧義。避免口語化和使用不規(guī)范用詞原版文件復(fù)制時，不得產(chǎn)生任何差錯；復(fù)制的文件應(yīng)當清晰可辨。（第157條）分發(fā)、使用的文件應(yīng)當為批準的現(xiàn)行文本，已撤銷的或舊版文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)。（第158條）20可追溯性

7、與本規(guī)范有關(guān)的每項活動均應(yīng)有記錄，以保證產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動可以追溯。（第159條）每批藥品應(yīng)有批記錄，包括批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、批檢驗記錄和藥品放行審核記錄等與本批產(chǎn)品有關(guān)的記錄，至少保存至藥品有效期后一年。 質(zhì)量標準、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、穩(wěn)定性考察、確認、驗證、變更等其它重要文件應(yīng)長期保存（第162條）21真實性記錄應(yīng)及時填寫，內(nèi)容真實，字跡清晰，易讀，不易擦除。（第159條）應(yīng)盡可能采用生產(chǎn)和檢驗設(shè)備自動打印的記錄、圖譜和曲線圖（第160條）記錄不得撕毀和任意涂改。記錄填寫的任何更改都應(yīng)簽注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要時，應(yīng)當說明更改的理由。記錄如需重新撰寫，

8、則原有記錄不得銷毀，應(yīng)當作為重新撰寫記錄的附件保存（第161條）22三、文件的基本內(nèi)容和要求23題 目編 碼版號：制 定 人制定日期審 核 人審核日期審 閱 人審閱日期批 準 人批準日期生效日期頒發(fā)部門質(zhì) 量 部分發(fā)部門24表頭或扉頁的內(nèi)容及要求題目：簡潔明確，表明文件內(nèi)容、性質(zhì)編號：文件編碼應(yīng)有唯一性，便于歸類、查找；版本號：體現(xiàn)系統(tǒng)性、連續(xù)性；制定人、審核人、審閱人、批準人要親筆簽名，并簽署日期；要明確頒發(fā)部門、分發(fā)部門，批準日期、生效日期生效與批準時間之間應(yīng)留出培訓(xùn)時間頁眉與頁腳的格式統(tǒng)一；25正文的內(nèi)容及要求1 目的：需簡明扼要地說明制定該文件的目的是什么。2 范圍：指該文件適用于哪些

9、范圍，必要時還應(yīng)說明不適用于哪些范圍。3 職責(zé)：指哪些部門、崗位或人員對該文件的實施負責(zé)，如職責(zé)較多則分條編寫。4 術(shù)語或定義：指該文件如有相關(guān)術(shù)語或定義則在此項下分條編寫；如無則應(yīng)在術(shù)語或定義后注明“無”。 。5 內(nèi)容應(yīng)詳略得當、文字簡練、條理清楚、用詞確切，對操作有指導(dǎo)性，可操作性強。26文件六何法5W1Hwho何人why何因what何事where何地when何時how 何法276 附件：文件如有附件則應(yīng)附于該文件后，按其名稱與編號依次排列在附件項下，如無附件的，則應(yīng)在附件后注明“無”。7 相關(guān)文件：如有相關(guān)文件則按表格式填寫(即見此文件的相關(guān)文件部分)，其表內(nèi)容為：序號、文件名稱、文件編

10、號；如無則應(yīng)在相關(guān)文件后注明“無”。288 變更歷史：有變更歷史的由相關(guān)文件修訂人按表填寫（即見此文件的變更歷史部分），至少有一個表，其內(nèi)容為：變更日期、變更前版號、變更后版號、生效日期、變更原因、變更內(nèi)容。根據(jù)變更情況，可設(shè)定多個此表并將其連在一起，29四、文件編制過程30設(shè) 計起草/修訂審核/批準發(fā) 放 培 訓(xùn)執(zhí) 行定期審核變更GMP 文件編制過程31設(shè) 計GMP強調(diào)的是GMP文件的適用性和科學(xué)性。文件總目錄的編制是綱，綱舉才能目張。其適用性是為質(zhì)量體系要素和GMP所要求，其科學(xué)性是按一定的規(guī)律，如GMP的章節(jié)來劃分的32起草文件起草人員依據(jù)國家和政府部門有關(guān)法律、法規(guī)和本公司生產(chǎn)質(zhì)量管理

11、需求按文件管理的有關(guān)規(guī)定起草文件，文件的標題應(yīng)能清楚地說明文件的性質(zhì)，使用的語言確切、易懂、可操作，不能模凌兩可，產(chǎn)生不同的理解。公司各部門任何人均有權(quán)提出制定文件的建議，經(jīng)部門負責(zé)人審核確定文件的題目。起草前須認真準備、精心設(shè)計，應(yīng)能保證文件的內(nèi)容全面、準確且可操作性強。33由文件的使用部門負責(zé)起草。跨部門的文件，由文件主要使用部門負責(zé)起草，難以確定主要部門的，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)指定起草部門。文件起草部門應(yīng)指定熟悉該文件內(nèi)容的人員負責(zé)具體起草工作。附件（記錄或憑證）在設(shè)計時，標題明確，可以設(shè)計成表格式的，也可以設(shè)計成非表格式的。對需填寫數(shù)字的地方，留有足夠的空格供填寫用34文件起草后，由部門負責(zé)

12、人初審，如涉及不同的使用部門，應(yīng)由質(zhì)量部組織相關(guān)的部門進行會審，并填寫文件會審單，文件起草人員根據(jù)會審的意見進行修改，修改后的文件由文件起草者校對后由起草部門負責(zé)人和會審部門負責(zé)人簽字。35審核審核人一般是起草部門的負責(zé)人，審核人應(yīng)對文件的內(nèi)容、制定的程序和可操作性進行審核；產(chǎn)品的工藝規(guī)程及操作規(guī)程等文件可由生產(chǎn)管理負責(zé)人及質(zhì)量管理負責(zé)人共同審核或批準。 36審核后的文件統(tǒng)一交由質(zhì)量保證室主任進行審閱，審閱的內(nèi)容為：1 與現(xiàn)行GMP、藥事管理法規(guī)、國家及地方藥監(jiān)局文件是否相符。2 是否符合本公司的規(guī)章制度。3 是否有和其他文件內(nèi)容交叉重復(fù)或文件內(nèi)容遺漏的。 4 文件的內(nèi)容在現(xiàn)有的條件下是否具有

13、可操作性。375 使用的文字、語言是否簡練、確切、易懂，且不會有二種以上的解釋。6 與公司已經(jīng)生效的其他文件沒有相悖的含義。經(jīng)質(zhì)量保證室審閱的文件如需改正，交回原編寫人員所屬部門進行改進，直至符合要求 38批準公司的GMP文件由公司一級的管理人員進行批準簽發(fā)，具體如下：1文件管理、質(zhì)量管理、物料管理、衛(wèi)生管理、質(zhì)量標準、驗證與確認管理（含驗證與確認方案、報告）、風(fēng)險管理文件由分管質(zhì)量副總經(jīng)理批準簽發(fā)。2 生產(chǎn)管理、生產(chǎn)工藝規(guī)程文件由分管生產(chǎn)副總經(jīng)理批準簽發(fā)。3 廠房與設(shè)施、設(shè)備管理、計量管理文件由分管設(shè)備工程副總經(jīng)理批準簽發(fā)。394人事行政管理文件由部門負責(zé)人或總經(jīng)理批準簽發(fā)。文件的批準人應(yīng)對

14、文件的內(nèi)容、編號、格式、制定程序、與其他文件的統(tǒng)一性、文件內(nèi)容的合理性、先進性進行把關(guān)，并在表頭規(guī)定的空格內(nèi)簽上自己的姓名和批準日期。40五、文件系統(tǒng)分類41文件系統(tǒng)分類質(zhì)量手冊（以“質(zhì)量”為對象）技術(shù)標準（以“ 物”為對象）管理標準（以“ 事”為對象）操作標準（以“ 人”為對象）用戶需求（以“設(shè)備”為對象）風(fēng)險評估（以“風(fēng)險”為對象）附件：記錄、憑證、檔案等42質(zhì)量手冊是企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)對本企業(yè)概況、目標、組織、管理要素和實現(xiàn)目標方法的原則性論述。不是一般性的技術(shù)標準，也不是具有可操作性的執(zhí)行文件。包括企業(yè)概況、企業(yè)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標、企業(yè)組織機構(gòu)質(zhì)量管理體系43標準技術(shù)規(guī)程（Standard

15、Technology Procedure ，簡稱STP）是指藥品生產(chǎn)技術(shù)活動中，由國家、地方、行政及企業(yè)頒發(fā)和制定的技術(shù)性規(guī)范、準則、規(guī)定、辦法、規(guī)格標準、規(guī)程和程序等等書面要求。包括質(zhì)量標準和產(chǎn)品工藝規(guī)程質(zhì)量標準的形式應(yīng)參考中國藥典，不能是匯總表格的簡單參數(shù)44標準管理規(guī)程（Standard Management Procedure，簡稱SMP），用于指導(dǎo)工作的管理類文件。應(yīng)用范圍涉及GMP的第二到第十三章，按規(guī)范中的章節(jié)對文件進行分類。45標準操作規(guī)程（Standard Operating Procedure，簡稱SOP），用于指導(dǎo)如何完成一項工作的文件。具體表述為：經(jīng)批準用來指導(dǎo)設(shè)備操作

16、、維護與清潔、驗證、環(huán)境控制、取樣和檢驗等藥品生產(chǎn)活動的通用性文件，也叫標準操作程序。如制粒標準操作規(guī)程工作標準/操作標準46用戶需求文件（User Requirement Specifications ，簡稱URS），即用戶需求說明，用戶為達到項目目標，對該系統(tǒng)、設(shè)備具體要求的文件。如粉碎機URS風(fēng)險評估文件（Risk Assessment Programme / Report ，簡稱RAP/R)，即風(fēng)險評估方案或報告，是指在風(fēng)險事件發(fā)生之前（后），對于風(fēng)險事件給產(chǎn)品質(zhì)量等各個方面造成的影響和損失進行量化評估的工作。如產(chǎn)品共線生產(chǎn)風(fēng)險評估方案 47文件系統(tǒng)分類記錄、憑證、檔案與上述的技術(shù)標準

17、、管理標準、工作標準相對應(yīng)，是上述要求執(zhí)行過程的體現(xiàn)，是證明文件。從中體現(xiàn)可追溯性。上述文件的關(guān)鍵參數(shù)是記錄、憑證、檔案的關(guān)鍵點、是核心/主要記錄內(nèi)容。異常、偏差等偏離/背離文件規(guī)定的情況、現(xiàn)象是另一類記錄的關(guān)鍵點48六、文件編制中易發(fā)生的問題49生搬硬套不結(jié)合本企業(yè)實際，對樣本文件，缺少消化吸收，甚至鬧出笑話。部分確認、驗證使用統(tǒng)一的樣本文件，刪改的不徹底，文件中包含原有與本次無關(guān)的內(nèi)容。按參考資料制定一些標準限度，不結(jié)合本企業(yè)的具體情況50相互矛盾同一問題在各相關(guān)文件中說法不一，標準不一，頻次不一，周期不一。產(chǎn)生原因多為各部門分別起草，即便同一人寫，也會發(fā)生，必須系統(tǒng)協(xié)調(diào)、審核。（甚至同一文件中前后提法都不一致）51內(nèi)容不規(guī)范不符合國家標準：藥典對洗劑規(guī)定最低裝量標準，灌裝過程控制仍低于國家標準。用詞不規(guī)范如：純化水純水 ；微生物限度衛(wèi)