001-4.2-01《文件控制程序》【精選文檔】

1、PAGE 文件控制程序Q/HBDJ CX 4.2-01-2003 第 PAGE 3 頁 共 8 頁P(yáng)AGE 淮北電力檢修工程有限公司 發(fā)布2003-12-19 實(shí)施 第1版第1次修改 PAGE 1 NUMPAGES 1 NUMPAGES 1 NUMPAGES 1 NUMPAGES 1 NUMPAGES 1 NUMPAGES 1 NUMPAGES 1 NUMPAGES 1 PAGE 1 PAGE 11 目的對本公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保各相關(guān)場所使用文件為適用版本。2 范圍適用于本公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。3 職責(zé)3。1 總工程師領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)量管理體系文件的管理工作。3.2 質(zhì)

2、保部歸口文件控制管理并負(fù)責(zé)在必要時(shí)對質(zhì)量管理體系文件的評審.3。3 質(zhì)保部負(fù)責(zé)體系管理性文件的管理。3.4 生技部負(fù)責(zé)體系技術(shù)性文件的管理。4 工作程序4。1 文件的分類4。1.1 體系管理性文件：質(zhì)量手冊、程序文件、管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)等文件。4。1.2 體系技術(shù)性文件:國家標(biāo)準(zhǔn)、國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)程、圖紙、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、外來(含顧客知識財(cái)產(chǎn)）文件。4。1.3 時(shí)效性文件：一次性工藝文件（含作業(yè)指導(dǎo)書)、生產(chǎn)計(jì)劃、通知及部門之間的工作聯(lián)系單等。4。2 文件的編號質(zhì)量管理體系文件的編號按Q/HBDJ CX 4。2-01/ZB012003質(zhì)量體系文件編號規(guī)則執(zhí)行。

3、 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn),以確保文件是適宜的。4.3.1 體系管理性文件4.3。1。1 質(zhì)量手冊由質(zhì)保部負(fù)責(zé)組織編寫,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。質(zhì)保部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放和保存。程序文件、管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)等由質(zhì)保部組織編寫，歸口部門負(fù)責(zé)人審核,報(bào)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由質(zhì)保部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放和保存。4。3。2 體系技術(shù)性文件4。3.2。1 國家標(biāo)準(zhǔn)、國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、外來（含顧客知識財(cái)產(chǎn)）文件、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等由生技部負(fù)責(zé)識別并經(jīng)總工程師審批后，登記、發(fā)放和存檔。4。3。2。2 檢驗(yàn)規(guī)程、質(zhì)量計(jì)劃、圖紙、適用時(shí)的作業(yè)指導(dǎo)書，由生技部組織編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)總工

4、程師批準(zhǔn)后登記、發(fā)放和存檔.4。3.2.3 時(shí)效性文件：由歸口部門相關(guān)人員編寫,該部門負(fù)責(zé)人審核后下發(fā).4。3。2.4 應(yīng)確保文件使用的各場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本.文件的發(fā)放、接收要填寫JLCX 4。20101文件發(fā)放、接收記錄。4。4 文件的受控狀態(tài)4。4.1 文件分為“受控”和“非受控”兩類狀態(tài),凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，所有受控文件必須有受控狀態(tài)的標(biāo)識。標(biāo)識方法區(qū)別如下。4。4.1.1 A類文件：質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在其封面上蓋“受控印章，并加以發(fā)放編號標(biāo)識。4。4.1.2 B類文件:生產(chǎn)用圖、有關(guān)工藝文件、質(zhì)量技術(shù)文件(如質(zhì)量計(jì)劃、內(nèi)審文件

5、等）以編寫人、審核人、批準(zhǔn)人簽名和編號為受控標(biāo)識。4。4。1。3 C類文件：時(shí)效性文件（如生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度會紀(jì)要、一般工藝過程卡、各類時(shí)效性通知、聯(lián)系單等)以部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人簽名、日期為標(biāo)識。4.5 文件的更新、更改文件一般應(yīng)由原起草、審批部門/人員更新更改、審批。若原崗位人員/部門發(fā)生變化，可由接替其崗位的人員更新更改、審批，負(fù)責(zé)更改、審批的部門/人員應(yīng)獲得需要依據(jù)的有關(guān)背景資料。4。6 文件的領(lǐng)用4。6。1 文件領(lǐng)用者應(yīng)在JL-CX 4。20101文件發(fā)放、接收記錄上簽字。4。6。2 因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變,并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失

6、的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄.4.7 文件的評審、保存、作廢與銷毀4.7。1 必要時(shí)質(zhì)保部應(yīng)組織對文件適宜性進(jìn)行評審，并向各部門發(fā)布體系管理性有效文件清單。生技部定期發(fā)布外來文件中的國標(biāo)、行標(biāo)更改信息并及時(shí)更新版本。4。7。2 文件的保存4。7。2。1 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方。4。7。2。2 各部門文件由本部門資料員保管.4。7.2。3 對A、B類文件，各部門負(fù)責(zé)填寫本部門受控文件清單。4。7。2.4 任何人不得在受控文件上亂涂畫改,不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.7。3 文件的作廢與銷毀4。7。3。1 體系管理性文件

7、和體系技術(shù)性文件失效或作廢由相關(guān)部門及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤出，交質(zhì)保部或生技部處置，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。4。7.3。2 時(shí)效性較強(qiáng)的文件過時(shí)自動(dòng)作廢，由部門自行處置.4。7。3。3 為某種原因需保留的任何已作廢的文件,應(yīng)加蓋“作廢保留印章標(biāo)識。4。7.3。4 對要銷毀的作廢文件，由歸口管理部門填寫JL-CX 4.2-01-05文件銷毀申請,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,實(shí)施銷毀。4.7.4 文件的借閱借閱質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件,應(yīng)填寫JLCX 4。20102文件借閱登記表,由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱。4.8 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。4。9

8、 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行Q/HBDJ CX 4.202-2003記錄的控制程序。5 相關(guān)/支持性文件5。1 Q/HBDJ CX 4.2022003記錄控制程序。5.2 Q/HBDJ CX 4。201/ZB01-2003質(zhì)量體系文件編號規(guī)則。5。3 Q/HBDJ CX 4。2-01/ZB022003質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則.6 記錄6。1 JL-CX 4。2-0101文件發(fā)放、接收記錄。6.2 JL-CX 4。2-0102文件借閱登記表。6。3 JLCX 4。2-0103受控文件清單。6.4 JL-CX 4。20104文件更新、更改記錄.6。5 JL-CX 4.2-01-05文件銷毀申請.文件控制

9、程序Q/HBDJ CX 4.2-01-2003 第 4 頁 共 8 頁淮北電力檢修工程有限公司 發(fā)布2003-12-19 實(shí)施 第1版第1次修改淮北電力檢修工程有限公司文 件 發(fā) 放、接 收 記 錄編號：JL-CX 4.20101 編號:序號文 件 名 稱編 號分 發(fā) 號版本發(fā)放記錄接收記錄部門簽收日期份數(shù)簽回日期份數(shù)文件控制程序Q/HBDJ CX 4.2-01-2003 第 5 頁 共 8 頁淮北電力檢修工程有限公司文 件 借 閱 登 記 表JL-CX 4。201-02 編號:時(shí) 間文 件 名 稱編 號版本受控狀態(tài)借閱、復(fù)制份數(shù)簽名歸還日期文件控制程序Q/HBDJ CX 4.2-01-2003 第 6 頁 共 8 頁淮北電力檢修工程有限公司 發(fā)布2003-12-19 實(shí)施 第1版第1次修改淮北電力檢修工程有限公司受 控 文 件 清 單JLCX 4.201-03 部門： 編號：序號文 件 名 稱代號/編號版本備 注文件控制程序Q/HBDJ CX 4.2-01-2003 第 7頁 共 8 頁淮北電力檢修工程有限公司文 件 更 新、更 改 記 錄JLCX 4。201-04 編號：文件名稱編號版本更新、更改原因：更改后的內(nèi)容：（更新文件無需填寫） 日期： 所在部門意見： 簽名： 日期：審批部門意見: 簽名： 日期:文件控制