辦公自動(dòng)化對文秘工作的重要性

1、辦公自動(dòng)化對文秘工作的重要性辦公自動(dòng)化對文秘工作的重要性文秘的日常工作內(nèi)容非常的瑣碎復(fù)雜，一般包括年度和季度報(bào)表的制定、相關(guān)會議的籌備工作及會議記錄工作、老板的日程安排等等，這些看似簡單的工作，卻需要極其認(rèn)真細(xì)心的人來完成，一旦某些環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，還可能造成宏大的損失。但是科學(xué)技術(shù)革新帶來的新的工作形式，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文秘工作中存在的諸多問題，特別是辦公自動(dòng)化的使用使得文秘工作變得更加有據(jù)可循，不再忙亂。特別是近年來社會信息化程度的加深，以及現(xiàn)代辦公設(shè)備的涌現(xiàn)，改變了原有的文秘工作人員手工辦公的形式，對相關(guān)信息的掌握及儲存也更加的便利，大大的進(jìn)步了文秘從業(yè)人員的工作效率，精簡了企業(yè)人員，對秘書及企業(yè)

2、都有非常重要的實(shí)際意義。一、辦公自動(dòng)化對文秘工作的重要性1、辦公自動(dòng)化能極大地進(jìn)步辦公效率和辦公質(zhì)量。在我國的文秘工作中，文稿撰寫等是非常重要的工作內(nèi)容，原有的寫作形式均是手寫，再反復(fù)的修改等，操作起來非常的費(fèi)事，工作效率很低，而現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用必變了這一令人煩的狀況，通過鍵盤、鼠標(biāo)等輸入設(shè)備，在顯示器上便可顯示文稿內(nèi)容，并可進(jìn)展任意的修改，本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理導(dǎo)入存儲設(shè)備后，還可以隨時(shí)調(diào)用，進(jìn)步了工作效率及辦公質(zhì)量。2、辦公自動(dòng)化使辦公活動(dòng)呈現(xiàn)全新的相貌。辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)秘書工作現(xiàn)代化的重要條件，它使傳統(tǒng)的辦公室構(gòu)造和工作方式發(fā)生新的變化，呈現(xiàn)全新的相貌。在自動(dòng)化辦公室里，薦也

3、見不到塞滿房間的檔案柜、文件匣；看不到成堆的表格和紙張。所有文件的內(nèi)容，全部存放在一個(gè)小小的磁盤中。桌上的計(jì)算機(jī)將按照向它發(fā)出的指令做著各式各樣的工作。顯示屏幕代替了紙、鍵盤代替了筆、打印機(jī)代替了大量的抄寫和復(fù)印工作。有了自動(dòng)化設(shè)備，促進(jìn)文書工作的處理手段更加先進(jìn)，更不用擔(dān)憂離創(chuàng)辦公室后無人接 。 打進(jìn)，它會自動(dòng)將 存入電腦中。并在顯示屏上顯示 內(nèi)容或提醒主人。假如建立了局域網(wǎng)。便可不必為發(fā)信、發(fā)文件犯愁，此時(shí)只要在網(wǎng)絡(luò)工作站上發(fā)一個(gè)命令，所有該發(fā)的信息全都會迅速無誤地到達(dá)接收者手里。打印機(jī)壞了不必著急，可以在自己的辦公室里通過共享手段借用其他辦公室的打印機(jī)工作。有些數(shù)據(jù)在本辦公室找不到，可以

4、通過網(wǎng)絡(luò)到別處去墩，它就是共亨數(shù)據(jù)庫。在這樣的辦公室里。秘書人員定會高效而有條不紊地工作。3、辦公自動(dòng)化有力地促進(jìn)管理工作的改革。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的過程。也是促進(jìn)管理工作改革的過程。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后，可以實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理現(xiàn)代化。因?yàn)殡娮尤粘瘫砗碗娮觽渫浛梢栽趦煞昼娭畠?nèi)安排好一個(gè)在平時(shí)需要七非常鐘方能安排好的會議，還會巧妙地解決同一段時(shí)間中很多人參加的多種會議.使人能輕易地應(yīng)付大量會議某些原因此改期或撤消等情況；能及時(shí)地發(fā)出信號，提醒人們不要錯(cuò)過會議或遲到；還能科學(xué)地調(diào)配會議室、交通工具和其他效勞設(shè)施。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化必然促進(jìn)管理系統(tǒng)和管理手段的改革。如決策手段憑經(jīng)歷不能輸入電腦，必須將經(jīng)歷升華為科學(xué)

5、手段；公文格式不一，報(bào)表五花八門不便輸入電腦，必須促其簡明劃一，形式標(biāo)準(zhǔn)化。為充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化設(shè)備的效用，必須聯(lián)結(jié)成網(wǎng)，成為整個(gè)單位、整個(gè)系統(tǒng)、整個(gè)地以致于整個(gè)國家的網(wǎng)，甚至與世界有關(guān)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)相通。為達(dá)此目的，必須促使我國 通訊系統(tǒng)迅速開展。4、辦公自動(dòng)化促使秘書人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等發(fā)生一系列變化。辦公自動(dòng)化的使用，使得文秘工作發(fā)生了一次宏大的變革，它不僅使得辦公硬件程度得到提升，同時(shí)，通人與機(jī)器等的協(xié)調(diào)與溝通，更好的發(fā)揮出了秘書人員的主導(dǎo)作用，合文秘工作者的自我價(jià)值得到進(jìn)一步表達(dá)，使其思想觀念也更加先進(jìn)。同時(shí)，秘書還必須具有很強(qiáng)的信息觀念、時(shí)間觀念、戰(zhàn)略觀念、效率觀念和競爭觀念。辦公室運(yùn)用工具

6、的宏大變革，不可防止地會引起辦公室內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、管理形式、人員素質(zhì)的宏大變化。秘書如不更新傳統(tǒng)的思想觀念，不努力地去學(xué)習(xí)，就不能適應(yīng)這一歷史的變化，而被時(shí)代所淘汰。二、辦公自動(dòng)化在完善的過程中應(yīng)注意的問題1、辦公自動(dòng)化軟、硬件同時(shí)開發(fā)。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用創(chuàng)始了新的辦公場面，打破了原有辦公的繁瑣，簡化了辦公的流程，精簡了人員的數(shù)量，為公司創(chuàng)造了一定的價(jià)值利益。重視硬件系統(tǒng)的建立同時(shí)，更應(yīng)當(dāng)把完善辦公自動(dòng)化的重點(diǎn)放在軟件系統(tǒng)開發(fā)的工作上，軟件系統(tǒng)的開發(fā)直接適應(yīng)了市場對辦公軟件的需求，能更好的被應(yīng)用者所接納，直接針對性的解決其需求。因?yàn)檗k公自動(dòng)化已被廣泛的應(yīng)用，在各行各業(yè)都能找到其身影，所以軟件系統(tǒng)的

7、開發(fā)對開發(fā)者們的要求有了進(jìn)一步的提升。要求軟件開發(fā)人員調(diào)研市場，真正的理解各行各業(yè)對辦公自動(dòng)化應(yīng)用的特點(diǎn)，從而總結(jié)數(shù)據(jù)，歸納設(shè)計(jì)的重點(diǎn)，然后對軟件進(jìn)展反復(fù)的試驗(yàn)，修改與完善。2、開發(fā)者的不斷更新。不與時(shí)俱進(jìn)的思想是陳舊固執(zhí)的，落后的思想終歸是無法適用日新月異的時(shí)代，所以對于開發(fā)者而言，需要不斷的學(xué)習(xí)充實(shí)自己，不斷的發(fā)現(xiàn)市場對軟件所提出的新要求，進(jìn)駐新技能，探究新方法，更新原有的知識體系，不要讓辦公自動(dòng)化只是成為一種良好的主觀愿望。辦公自動(dòng)化的普及，使得越來越多用戶廣泛使用，所以開發(fā)者應(yīng)當(dāng)聆聽用戶需求的聲音，征求他們的意見和建議，敢于找出自身的缺乏，摒棄以往的設(shè)計(jì)思路，不斷的改良完善，以此為辦公

8、自動(dòng)化注入新穎的血液。3、團(tuán)隊(duì)的重要性。一切美妙事物的形成都不簡簡單單靠一個(gè)人的努力，眾人的齊心協(xié)力才能催生出美麗事物的產(chǎn)生。所以團(tuán)隊(duì)合作在軟件開發(fā)的過程中極為重要。辦公自動(dòng)化的開發(fā)工作不同于其他的工作，這是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣，鏈條似的工作形式，需要開發(fā)者不單單要完成自身環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)與完善，同樣要求其能關(guān)注大局，理解軟件設(shè)計(jì)的主旨，以此來圍繞軟件的核心思想進(jìn)展設(shè)計(jì)，做到統(tǒng)籌兼顧。團(tuán)隊(duì)的通力合作使得辦公自動(dòng)化更好的被研發(fā)，被推廣應(yīng)用。同樣知曉業(yè)務(wù)，精通技術(shù)的復(fù)合型人才更是給軟件開發(fā)錦上添花。結(jié)語綜上所述，辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用為現(xiàn)代企業(yè)的秘書工作提供了新的開展平臺，進(jìn)步了相應(yīng)辦公室人員的工作效率及工作質(zhì)量，節(jié)約了辦公費(fèi)用，調(diào)動(dòng)了文秘工作人員的工作熱情，使得新時(shí)期的文秘工作更具創(chuàng)造