跟網(wǎng)校學會計電算化

1、前言導語一、課程內(nèi)容跟網(wǎng)校學會計電算化共四章：第一章，主要介紹會計電算化的基本知識，了解我國會計電算化的由來，以及現(xiàn)在會計核算軟件的功能模塊，通過與手工會計核算的比較，更加清楚地知道會計電算化核算的優(yōu)點。第二章，介紹了會計電算化核算的基本流程，常用模塊基本操作的介紹和注意事項，與實務操作有著直接的聯(lián)系，這一章的介紹為后面章節(jié)的學習打下基礎。第三章和第四章主要是以用友暢捷通T3和金蝶KIS專業(yè)版兩個軟件為例，演示了從建立賬套到結(jié)賬、編制報表的基本流程，以及其他常用模塊的演示操作，讓大家能夠掌握軟件的基本操作。二、講課思路本書特點：即學即用講課思路：即講即練三、聽課要求先看后練第一章會計電算化概述

2、會計電算化的含義會計電算化的作用會計核算軟件及各功能模塊簡介會計核算軟件與手工會計核算的異同利用計算機進行會計核算和會計管理，實現(xiàn)會計電算化，是會計發(fā)展史上的一里程碑,隨著計算機技術的迅速發(fā)展，計算機在會計工作中的應用范圍也不斷擴大。通過本章的學習要了解會計電算化的基本知識，為后面操作部分的學習做一個理論基礎。第一節(jié)會計電算化簡介一、會計電算化的含義1981年8月，中國人民大學和第一汽車制造廠聯(lián)合召開了“財務、會計、成本應用電子計算機專題討論會”，正式指出了會計電算化的概念。這次會議也是我國會計電算化理論研究的一個里程碑。會計電算化有廣義和狹義之分。狹義的會計電算化，是指以電子計算機（以下簡稱

3、計算機）為主體的當代電子信息技術在會計工作中的應用；廣義的會計電算化，是指與實現(xiàn)會計電算化工作有關的所有工作，包括會計電算化軟件的開發(fā)和應用及市場的培育與發(fā)展，會計電算化的宏觀規(guī)劃，會計電算化人才的培養(yǎng)，會計電算化的制度建設等。二、會計電算化的作用具體表現(xiàn)在以下幾個方面：（一）提高會計核算的水平和質(zhì)量減輕了會計人員的勞動強度，提高了工作效率縮短了會計數(shù)據(jù)處理的周期，提高了會計數(shù)據(jù)的時效性提高了會計數(shù)據(jù)處理的正確性和規(guī)范性。（二）提高了企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營管理水平為從經(jīng)驗管理向科學化管理轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件。為從事后管理向事中控制、事先預測轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件。為企業(yè)全面管理現(xiàn)代化奠定了基礎。（三）推動會計技術、

4、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新電算化會計不僅使傳統(tǒng)會計使用的介質(zhì)、工具、簿籍格式等形式發(fā)生了變化，而且對會計核算的方式、程序、內(nèi)容和方法，以及控制甚至管理制度都提出了相應的變化要求，并進一步涉及到會計學的理論問題。因此，會計電算化的發(fā)展，不是一次微小的變動，而是一場深刻的變革，是會計學發(fā)展史上的一次改革。會計電算化的發(fā)展，必將對會計理論和會計實踐提出許多新的問題和新的要求，從而促進會計理論與實踐的進一步發(fā)展和提高。第二節(jié)會計核算軟件一、會計核算軟件會計工作范圍較廣，一般可分為會計核算軟件、會計管理軟件和會計決策軟件。會計核算軟件是指專門用于會計核算工作的計算機應用軟件，包括采用各種計算機語言編制的用

5、于會計核算工作的計算機程序。凡是具備相對獨立完成會計數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能模塊的軟件，如賬務處理、固定資產(chǎn)核算、工資核算軟件等，均可視為會計核算軟件。會計核算軟件按照硬件結(jié)構(gòu)劃分，按照適用范圍分為專用會計核算軟件和通用會計核算軟件兩類。（一）專用會計核算軟件專用會計核算軟件又稱定點開發(fā)核算軟件，專供本單位使用的會計核算軟件。專用會計核算軟件的優(yōu)點是把使用單位的會計核算規(guī)則（如會計科目、報表格式、工資項目、固定資產(chǎn)項目等）編入會計軟件，非常適合本單位的會計核算，使用起來簡便易行。其缺點是，由于會計核算規(guī)則固化，軟件受使用范圍和時間限制，系統(tǒng)只適用個別單位、在特定時間的應用，一旦更換單位或者因為

6、政策等原因造成會計核算環(huán)境發(fā)生變化，軟件將無法繼續(xù)使用。（二）通用會計核算軟件在我國，通用會計核算軟件的發(fā)展歷史并不長，只有20多年的時間，但發(fā)展十分迅速。我國會計核算軟件的發(fā)展歷史上有兩次飛躍。第一次飛躍是財政部在20世紀80年代末，確定大力推廣通用會計核算軟件；第二次飛躍就是財政部在1994年，為了大力推廣會計電算化事業(yè)的發(fā)展，推出了一系列指導文件。通用會計核算軟件一般是指由專業(yè)軟件公司研制，公開在市場上銷售，能適應不同行業(yè)、不同單位會計核算與管理基本需要的會計核算軟件。其特點是軟件可以在多個單位使用，一次開發(fā)，多次使用，研制效益比較高。目前我國通用會計核算軟件以商品化軟件為主，例如用友U

7、8系列、金蝶K/3系列通用企業(yè)會計軟件。由于商品化會計軟件比較多，分別適用于不同的行業(yè)和運行環(huán)境，功能和性能也各具特色，在選擇商品化會計軟件時應進行全面的考察，主要包括以下幾個方面：滿足會計制度的要求。會計軟件一般按行業(yè)分為不同的版本，如工業(yè)版、商品流通版、行政事業(yè)版等，應選擇適合本行業(yè)特點的會計軟件。同時，應充分考慮軟件是否滿足會計制度的要求。滿足會計核算與會計管理的需要。企事業(yè)單位的規(guī)模、管理模式和業(yè)務處理的程序不同，對會計軟件的要求也不相同。會計軟件所提供的功能必須滿足本單位具體會計業(yè)務和管理的需要，特別是一些特殊的業(yè)務要求，例如，外幣核算、自動匯兌損益、部門管理、項目管理、預算管理等。

8、滿足會計業(yè)務變化和發(fā)展的需要。單位經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)展可能引起會計業(yè)務的變化，例如，業(yè)務量的增加、業(yè)務處理流程的調(diào)整等。會計軟件應當能夠根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務的變化進行靈活的設置和擴充，適應經(jīng)濟發(fā)展的需要。會計軟件的易用性、穩(wěn)定性和安全性。會計軟件的易用性是指軟件是否操作方便，界面是否友好，是否符合會計人員的習慣等,直接影響會計軟件的使用。會計軟件的穩(wěn)定性是指軟件運行過程中是否意外中斷等，也是評價會計軟件的一項重要指標。會計軟件的安全性是指會計軟件防止會計信息被泄漏和破壞的能力，以及會計軟件防錯、查錯和糾錯的能力。會計軟件需要的計算機硬件和軟件環(huán)境。選擇商品化會計軟件時，必須明確該軟件的運行環(huán)境，主要包括計算

9、機硬件、網(wǎng)絡體系結(jié)構(gòu)以及操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫等。不同的軟件有不同的要求，應在保證軟件要求的基礎上充分利用現(xiàn)有的條件，減少投資。會計軟件售后服務。會計軟件售后服務對用戶來說至關重要，會計信息系統(tǒng)是一個連續(xù)運行的系統(tǒng)，不能間斷，一旦系統(tǒng)中斷正常運行，會給用戶帶來重大的損失。因此，應認真考察會計軟件售后服務情況，包括技術力量、反應時間等。二、會計核算軟件的功能模塊會計核算軟件的功能模塊是指會計核算軟件中能夠相對獨立完成會計數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能的各個部分。（一）會計核算軟件的基本構(gòu)成會計核算軟件系統(tǒng)財工固存應銷會財務定貨收售本計務處核核應核核報分理算產(chǎn)算算算表析子子核子款子子成子系系算系核系系本系統(tǒng)統(tǒng)

10、子系統(tǒng)統(tǒng)算子系統(tǒng)統(tǒng)統(tǒng)與匯總子系統(tǒng)統(tǒng)從圖中可見，其中賬務處理模塊是會計核算軟件的核心模塊，該模塊以記賬憑證為接口與其他功能模塊有機連接在一起，構(gòu)成完整的會計核算軟件系統(tǒng)。下面，我們簡要介紹會計核算系統(tǒng)中幾個模塊的主要功能。賬務處理模塊有的軟件稱為總賬系統(tǒng)，賬務處理模塊是會計核算軟件中的核心，它是以會計憑證為原始數(shù)據(jù)，通過憑證錄入、憑證審核，完成記賬和結(jié)賬、銀行對賬、賬簿查詢及打印輸出等基本功能，以及個人往來與管理、部門核算和管理、項目核算管理等輔助核算功能。工資核算模塊工資核算模塊是以職工個人工資原始數(shù)據(jù)為基礎，完成職工工資計算。主要包括：工資費用匯總和分配；計算個人所得稅；查詢、統(tǒng)計和打印各種

11、工資表；自動進行工資費用的分配并生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給賬務處理模塊。固定資產(chǎn)核算模塊固定資產(chǎn)核算模塊主要完成兩個功能:是固定資產(chǎn)增減變動情況的登記；二是根據(jù)各種折舊計算方法計算固定資產(chǎn)折舊。固定資產(chǎn)模塊還包括固定資產(chǎn)卡片的定義和計提折舊方法的定義功能；折舊計算和折舊入賬功能完成固定資產(chǎn)的折舊計算和折舊入賬。存貨核算模塊存貨核算模塊根據(jù)有關憑證進行存貨采購核算；按計劃計價或?qū)嶋H計價的方式，完成存貨收發(fā)結(jié)存的核算；查詢和打印各種賬表；自動編制材料費用分配轉(zhuǎn)賬憑證、自動計算、編制成本差異轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給賬務處理模塊。通常工業(yè)企業(yè)才需要使用該模塊。應收應付款核算模塊應收應付款核算模塊是根據(jù)往來業(yè)務（應收應付

12、業(yè)務）的有關憑證，完成應收賬款、應付賬款等往來業(yè)務的登記、核銷等工作；動態(tài)反映各往來單位信息；進行賬齡分析和壞賬估計；生成應收、應付賬款明細表、賬款分析表等；自動編制有關憑證并傳遞到賬務處理模塊。有的會計軟件將應收/應付核算功能模塊單獨分離出來，分別建立應收賬款核算功能模塊和應付賬款核算功能模塊。銷售核算模塊銷售核算模塊是根據(jù)有關銷售憑證及銷售費用等數(shù)據(jù)完成產(chǎn)品銷售收入、銷售費用、銷售稅金、銷售利潤的核算；生成產(chǎn)品銷售明細賬簿；查詢和打印各種賬表等。成本核算模塊成本管理模塊是根據(jù)成本核算的要求，通過用戶對成本核算對象的定義，對成本核算方法的選擇，以及對各種費用分配方法的選擇，自動對從工資模塊、

13、存貨核算模塊、固定資產(chǎn)模塊、賬務處理模塊傳遞的數(shù)據(jù)或者用戶手工輸入的數(shù)據(jù)，匯總計算，輸出用戶需要的成本計算底稿，自動編制有關轉(zhuǎn)賬憑證并傳遞給賬務處理系統(tǒng)。報表處理模塊報表處理生成、匯總分析模塊主要是根據(jù)事先定義好的格式和數(shù)據(jù)生成公式，由計算機自動從賬務處理系統(tǒng)的賬簿數(shù)據(jù)庫中獲取核算數(shù)據(jù),完成各種報表的編制與匯總工作，生成各種內(nèi)部報表、外部報表及匯總報表，并根據(jù)報表數(shù)據(jù)生成各種分析圖等。企業(yè)會計報表發(fā)生變動時，只需修改或者重新定義報表格式和取數(shù)公式即可。（二）會計核算軟件各模塊之間的數(shù)據(jù)關系會計核算軟件整體功能的實現(xiàn)是通過各模塊局部功能實現(xiàn)的。各模塊輸入或接受其他模塊傳遞的數(shù)據(jù)，經(jīng)過加工處理，輸

14、出相關信息或傳遞數(shù)據(jù)到其他模塊，各模塊之間的數(shù)據(jù)傳遞和數(shù)據(jù)共享，以及各模塊之間的相互聯(lián)系和相互控制，構(gòu)成了一個完整的會計核算軟件。r附毎處產(chǎn)強卅I-I會計電算化系統(tǒng)是以總賬系統(tǒng)為核心的，其他各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理都是圍繞總賬系統(tǒng)展開旳阿tfff1JI的。他們之間的數(shù)據(jù)關系表現(xiàn)如下:總賬系統(tǒng)與工資管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系總賬系統(tǒng)的初始化設置數(shù)據(jù)，如會計科目檔案、部門檔案、職員檔案等，與工資管理系統(tǒng)可以共享。會計科目檔案在總賬系統(tǒng)中設置后，在工資管理中就不必重復設置；部門檔案、職員檔案在工資管理中設置后，在總賬系統(tǒng)中就不必重復設置。在工資管理中進行工資業(yè)務處理完畢后，各項工資費用的分配及其相關費用的代扣、

15、提列，可以通過相應的轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中，不必手工填制與工資相關業(yè)務的記賬憑證?？傎~系統(tǒng)與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系總賬系統(tǒng)與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以共享會計科目、部門檔案、固定資產(chǎn)期初余額等初始設置數(shù)據(jù)。固定資產(chǎn)管理的日常業(yè)務處理中所產(chǎn)生的業(yè)務數(shù)據(jù)，如固定資產(chǎn)增加、固定資產(chǎn)減少或固定資產(chǎn)變動數(shù)據(jù)，可以生成相應的轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中；月末固定資產(chǎn)折舊費用的計提與分配數(shù)據(jù)，也可以生成相應的轉(zhuǎn)賬憑證直接傳遞到總賬系統(tǒng)中?？傎~系統(tǒng)與采購管理、庫存管理、存貨核算和應付款管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系總賬系統(tǒng)與采購管理、庫存管理、存貨核算和應付款管理系統(tǒng)可以共享會計科目、部門檔案、供應商檔案、存貨檔案等

16、初始設置數(shù)據(jù)。采購管理中輸入采購入庫單和采購發(fā)票，采購入庫單經(jīng)過庫存管理的審核，傳遞到存貨核算中匯總記賬，存貨核算將入庫材料或商品的匯總數(shù)據(jù)生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。采購發(fā)票經(jīng)過應付款管理審核，進行采購結(jié)算，生成付款憑證或轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。總賬系統(tǒng)與銷售管理、庫存管理、存貨核算和應收款管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系總賬系統(tǒng)與銷售管理、庫存管理、存貨核算和應收款管理系統(tǒng)可以共享會計科目、部門檔案、客戶檔案、存貨檔案等初始設置數(shù)據(jù)。銷售管理中輸入銷售出庫單和銷售發(fā)票，銷售出庫單經(jīng)過庫存管理的審核，傳遞到存貨核算中匯總記賬，存貨核算將出庫匯總數(shù)據(jù)生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。銷售發(fā)票經(jīng)過應收款管理審核

17、，進行銷售結(jié)算，生成收款憑證或轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。總賬系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系總賬系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)可以共享會計科目、部門檔案、項目檔案、產(chǎn)品檔案等初始設置數(shù)據(jù)，各產(chǎn)品的主要成本管理數(shù)據(jù)均來自于相關系統(tǒng)，如直接人工費來自于工資管理；直接材料費來自于存貨核算；制造費用來自于固定資產(chǎn)管理、總賬系統(tǒng)、存貨核算等。成本管理的處理結(jié)果以轉(zhuǎn)賬憑證的方式傳遞到總賬系統(tǒng)。報表管理與各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系報表管理的功能是將會計電算化系統(tǒng)中各相關系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)進行收集和整理，并以報表文件的形式反映會計主體的財務狀況和經(jīng)營成果。為實現(xiàn)報表編制功能，系統(tǒng)要求操作人事先定義報表的取數(shù)函數(shù)與取數(shù)公式，通過取數(shù)函

18、數(shù)、取數(shù)公式可以從各系統(tǒng)中讀取數(shù)據(jù)并生成會計報表和統(tǒng)計報表。三、會計核算軟件與手工會計核算的異同會計核算軟件主要替代了手工會計的記賬、算賬、報表生成等工作，其會計數(shù)據(jù)處理主要由計算機系統(tǒng)來完成。會計核算軟件的核算方法與手工會計在原理上一致，但由于會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)處理工具和方式與手工核算存在一定的區(qū)別，從而造成會計核算軟件與手工會計核算在處理會計數(shù)據(jù)具體方法等方面，既有相同也有不同。（一）會計核算軟件與手工會計核算的相同點（4+）目標一致遵守共同的會計準則和會計制度遵守共同的基本會計理論和會計方法會計數(shù)據(jù)處理流程大體一致（1）都必須嚴格審核原始單據(jù)的客觀、真實以及合法性。（2）都需要依據(jù)正

19、確、合法的原始單據(jù)，按照借貸記賬法的規(guī)則和國家會計制度的要求編制記賬憑證并進行審核。（3）都需要根據(jù)審核合法后的記賬憑證登記相關會計賬簿并定期結(jié)賬。（4）均需要根據(jù)國家會計制度的統(tǒng)一規(guī)定編制相關的報表。（二）會計核算軟件與手工會計核算的區(qū)別（5）會計核算工具不同會計信息載體不同記賬規(guī)則不完全相同手工會計核算規(guī)定日記賬、總賬要用訂本式賬冊，明細賬可用訂本式或活頁式賬冊；賬簿記錄的錯誤要用劃線更正法、紅字沖銷法或補充登記法更正；賬頁中的空行、空頁用紅線劃銷等。會計核算軟件打印輸出的賬頁是折疊或卷帶狀的，與手工賬簿明顯不同；會計核算軟件不可能完全采用手工系統(tǒng)改錯的方法，比如電算化環(huán)境下不存在劃線更正

20、法，為了保證審計的追蹤線索不致中斷，會計核算軟件中凡是已經(jīng)記賬的憑證數(shù)據(jù)不能更改，只能采用紅字沖銷法和補充登記法更正，以便留下改動痕跡；另外手工會計登賬可能出錯，如數(shù)字算錯，也可能漏登，而計算機登賬只要手工憑證和錄入的憑證是正確的，則登記的賬簿肯定是正確無誤的。賬務處理流程類型存在差別手工會計核算賬務處理程序有：記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總核算形式、日記賬核算形式、日記總賬核算形式，各單位要根據(jù)本單位的規(guī)模、數(shù)量、業(yè)務特點、管理要求及核算的繁簡程度等因素，選擇一種較好的實用的核算形式。這幾種核算形式是為了簡化會計核算手續(xù)而產(chǎn)生的，但無論采取何種方式，都避免不了重復轉(zhuǎn)抄的根本弱點，

21、而且財會人員和處理環(huán)節(jié)增多，若不加強內(nèi)部牽制和核對，難免發(fā)生差錯和舞弊。而會計核算軟件由于處理速度快，總賬和明細賬的登賬都是一次性的，有利于會計工作的標準化，而且全部處理過程都在計算機內(nèi)迅速完成，沒有必要區(qū)分多種核算形式進行處理，經(jīng)常采用的會計核算形式是記賬憑證核算形式或科目匯總表核算形式。內(nèi)部控制方式不同第二章會計軟件的操作要求電算化會計核算基本流程通用賬務處理模塊基本操作通用會計報表模塊的基本操作工資、固定資產(chǎn)核算模塊的基本操作應收、應付模塊基本操作-FH電算化會計核算基本流程、手工會計核算流程缺點：數(shù)據(jù)大量重復信息提供不及時準確性差工作強度大、電算化會計賬務處理流程*L1Js于（一）系統(tǒng)

22、初始化襯Iif.系統(tǒng)初始化主要包括建立賬套、設置操作員及權(quán)限、設置會計科目等內(nèi)容。（二）日常賬務處理流程日常賬務處理主要是根據(jù)提供的會計業(yè)務資料，利用會計核算軟件完成憑證錄入、審核、修改、查詢、記賬和結(jié)賬工作。編制記賬憑證編制記賬憑證可以采用以下幾種方式。（1）手工編制完成記賬憑證后錄入計算機。（2）根據(jù)原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證。采用這種方式應當在記賬前打印出會計憑證并由經(jīng)辦人簽章。（3）由賬務處理模塊以外的其他業(yè)務子系統(tǒng)生成會計憑證數(shù)據(jù)。例如，由固定資產(chǎn)核算模塊根據(jù)預定的折舊資料自動生成的計提折舊憑證。采用這種方式應當在記賬前打印出會計憑證并由經(jīng)辦人簽章。憑證審核在電算化環(huán)境下，憑

23、證審核是由負責審核的會計人員審核已輸入計算機的記賬憑證。會計核算軟件可根據(jù)審核情況進行自動控制，已通過審核的憑證，不能由憑證錄入人員直接進行修改。未通過審核的憑證，不能進行記賬。記賬在電算化環(huán)境下，記賬是由有記賬權(quán)限的人員，通過記賬功能發(fā)出指令，有計算機按照記賬程序自動進行的。電算化會計核算流程中的記賬有以下特點：（1）記賬是一個功能按鍵，由計算機自動完成相關賬簿登記；（2）同時登記總賬、明細賬和日記賬；（3）各種會計賬簿的數(shù)據(jù)都來源于記賬憑證數(shù)據(jù)，記賬只是“數(shù)據(jù)搬家”，不產(chǎn)生新的會計核算數(shù)據(jù)。結(jié)賬手工會計核算流程中，結(jié)賬工作環(huán)節(jié)，工作量大且復雜。電算化會計核算中，由于可以一次性預先定義賬戶結(jié)

24、轉(zhuǎn)關系，因此結(jié)賬工作可以作為一個步驟由計算機在較短時間內(nèi)同時自動完成。在會計期末，對指定月份進行結(jié)賬。如果該月有尚未記賬的憑證，則不允許結(jié)賬。上一個月未結(jié)賬，下一個月不能記賬。結(jié)賬后，不能再輸入當月的記賬憑證。三、電算化會計報表處理流程會計報表第一次使用時，也存在報表初始化的問題。所謂報表初始化，就是新建報表、定義報表格式、設置報表參數(shù)、定義報表取數(shù)公式和定義表內(nèi)及表間的勾稽關系。完成報表初始化后，報表的日常使用主要有報表編制、報表匯總、報表查詢和報表打印等。電算化會計報表處理流程的內(nèi)容包括：（1）報表格式定義；報表格式定義主要包括涉及報表表格、定義單元屬性等，通過設置報表的表樣可以確定整張報

25、表的大小和外觀。其設置的具體內(nèi)容一般包括：設置報表尺寸、定義報表行高列寬、定義組合單元、定義單元屬性等。（2）報表公式定義；由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關系，所以報表中各種數(shù)據(jù)的采集、運算的勾稽關系的檢測就用到了不同的公式。主要有取數(shù)公式、審核公式和舍位平衡公式定義。（3）報表數(shù)據(jù)生成。四、電算化會計核算流程與手工會計核算流程的區(qū)別一句話：只要憑證正確，在軟件的幫助下，會計人員輕松的就可以完成記賬等一系列工作。第二節(jié)通用賬務處理程序模塊基本操作賬務處理模塊是會計信息系統(tǒng)的核心和基礎（大腦）。、系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化是會計電算化非常重要的一項工作，它是整個會計電算化工作的基礎。系統(tǒng)初始

26、化主要包括以下內(nèi)容：（一）建立賬套新建賬套是在建賬向?qū)У闹敢逻M行的，通常確定賬套號、賬套名稱、賬套路徑、記賬本位幣、科目級次與編碼長度、會計期間以及賬套啟用日期等。會計軟件具有多賬套管理功能，但是賬套號必須唯一；賬套名稱是用于識別賬套所屬的會計主體，在輸出憑證、賬簿和報表等會計資料時可直接調(diào)用，所以一般使用單位名稱；賬套路徑是指賬套文件在計算機存儲器中的存儲位置；科目級次和編碼按照“遵循統(tǒng)一規(guī)定，考慮實際情況，同時留有余地”的原則進行設置，一般應按行業(yè)預置會計科目；會計軟件一般提供多種會計期間界定方式，我國規(guī)定會計年度實行公歷年度，會計期間一般采用自然月份，賬套啟用會計期間即指開始電算化工作

27、的期間，由單位根據(jù)實際情況設置。建賬過程中設置的基礎參數(shù)對整個賬套至關重要，某些參數(shù)一旦沒置，在完成新建賬套后將無法修改。因此必須結(jié)合實際情況，認真仔細做好新建賬套工作，保證建賬過程正確無誤。（二）設置操作員及其權(quán)限崗位及其權(quán)限設置一般在系統(tǒng)初始化時進行，平時根據(jù)人員變動可以進行相應調(diào)整。操作員的設置及其權(quán)限管理，應按照內(nèi)部控制制度對崗位分工的要求，嚴格貫徹不相容職務分離的原則，授予不同用戶相應的操作權(quán)限。操作員設置是為了解決“誰”可以合法的進入會計電算化系統(tǒng)。會計軟件一般都有一個默認操作用戶，如“Admin（用友）、“Manager（金蝶）”等，首次進入通常只能以默認操作用戶登錄，然后可根據(jù)

28、需要進行增加、修改或刪除用戶組及其用戶等操作。為了防止非法登錄，保障系統(tǒng)安全，在實際工作中，每一個操作員都應該設置登錄密碼并定期或不定期更換。權(quán)限設置是為了解決操作員可以“干什么”的問題。所有操作員都只能在授權(quán)范圍內(nèi)操作，絕不允許越權(quán)操作。一般賬套主管（電算主管或會計主管）擁有賬套的最高操作權(quán)限。（三）設置輔助核算項目會計核算軟件在一般會計核算的基礎上，還提供輔助核算功能。對于需要進行輔助核算的各類項目，應當事先進行設置，將各個項目類別和具體項目的信息錄入計算機，才能在其他設置和日常核算中使用項目信息。輔助核算項目一般包括部門設置、項目檔案設置、往來單位設置等。（四）設置外幣及其匯率對于有外幣

29、收支的單位，應按照實際外幣收支增設相關外幣幣種及其匯率，以便于進行外幣原幣核算和期末的調(diào)匯工作，全面反映會計主體的經(jīng)濟業(yè)務。（五）設置會計科目主要有如下內(nèi)容：會計科目設置原則目前通用會計核算軟件一般都提供了符合國家會計制度規(guī)定的一級會計科目，而明細科目則由用戶根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：（1）一級會計科目名稱必須要符合國家會計制度規(guī)定的標準，明細科目名稱要通俗易懂、易記、好用、易推廣；（2）設置會計科目要考慮到與會計核算軟件其他功能模塊之間的銜接，在賬務處理模塊中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收其他模塊轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)；（3）設置會計科目必須滿足會計報表的編制要求，凡是報表中所用

30、數(shù)據(jù)，需要從賬務處理模塊中取數(shù)的，必須設定相應的科目；（4）設置會計科目要注意保持科目間的協(xié)調(diào)和完整，不能只有下級科目，沒有上級科目，既要設置一級科目，又要考慮明細科目，以提供總括和詳細的會計核算資料；（5）設置會計科目要注意保持相對的穩(wěn)定。會計科目設置內(nèi)容（1）會計科目編碼。手工方式下，會計科目通常采用文字的形式來表示，這種用文字表示的形式對計算機處理來說存在著諸多不便，用科目編碼的形式便于反映會計科目的性質(zhì)，也便于電算化的賬務處理。如表所示。電算化表示手工賬表示科目編碼科目名稱名稱注釋2221應交稅費應交稅費一級賬戶（總賬賬戶）222101應交增值稅應交稅費-應交增值稅二級賬戶（明細賬戶）

31、22210101進項稅額應交稅費-應交增值稅（進項稅額）三級賬戶（明細賬戶）22210105銷項稅額應交稅費-應交增值稅（銷項稅額）三級賬戶（明細賬戶）22210106已交稅金應交稅費-應交增值稅（已交稅金）三級賬戶（明細賬戶）設置會計科目編碼的時候要注意以下問題：必須按照科目級次的先后次序建立。首先應該從一級科目開始，逐級向下設置明細科目;科目編碼必須唯一，不能重復，也不能為空，其結(jié)構(gòu)必須與賬套參數(shù)中會計科目編碼方案一致；科目編碼通常用數(shù)字（或英文字母）等來表示，不得使用一些無意義、無秩序性的字符，如&空格等，以利于科目按科目編碼進行排序檢索；科目編碼必須與科目名稱一一對應。（2）會計科目名

32、稱。會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱?？颇棵Q用漢字、英文字母、數(shù)字等符號表示?？颇棵Q與科目編碼不同，科目編碼是供計算機系統(tǒng)使用的，而科目名稱則是企業(yè)與外部交流信息所使用的標志，是在證、賬、表上打印的標識。在設置科目名稱時應注意:科目名稱不能為空；科目應避免重名，以免影響科目運用的準確性；科目名稱的設置必須嚴格按照會計制度（會計準則）的規(guī)定，做到規(guī)范化、標準化。（3）科目類型?？颇款愋褪侵冈摽颇繉儆谫Y產(chǎn)、負債、共同、所有者權(quán)益、成本和損益類中的哪一類?？颇款愋褪怯嬎銠C自動識別科目進行匯總管理的依據(jù)。在財政部頒發(fā)的會計制度（會計準則）中，會計科目編碼的第一位就標識了科目類型，其中科目編碼首位

33、為1、2、3、4、5、6,分別代表資產(chǎn)類、負債類、共同類、所有者權(quán)益類、成本類和損益類科目。（4）科目屬性?？颇繉傩砸簿褪怯脩舾鶕?jù)本單位的核算和管理的需要來設置科目的相關性質(zhì)。包括設置會計科目的余額方向，設置外幣核算科目，設置數(shù)量核算科目，以及對需要進行部門核算、項目核算等專項核算的會計科目進行輔助核算設置。會計科目設置注意事項增加科目時的注意事項新增科目為明細科目時，其上級科目必須存在，否則會導致明細科目沒有上級科目；如果一個科目是明細科目,且已經(jīng)有發(fā)生額或余額產(chǎn)生時，則不能再為該科目增加下級科目,只能在年初時進行調(diào)整，否則會導致上下級科目金額不符。修改科目時的注意事項科目一旦使用，科目代碼

34、不能修改?？颇咳绻呀?jīng)有余額、發(fā)生額，表明已有業(yè)務發(fā)生，即使涉及該科目的記賬憑證還沒有記賬，也表示該科目已使用；如果一個科目有下級科目，科目代碼不能修改，否則會造成其下級科目沒有對應上級科目的錯誤；若科目設有輔助賬，輔助賬使用后科目代碼也不能修改。如果修改，將造成其輔助賬信息不完整的錯誤。刪除科目時的注意事項科目已經(jīng)使用，就不能被刪除；科目有下級科目時，也不能被刪除。如果刪除，會造成其下級科目沒有對應的上級科目的錯誤；若科目設有輔助賬，當輔助賬啟用后科目不能刪除。（六）錄入科目期初余額。為了保證會計電算化中的數(shù)據(jù)能與手工方式下的數(shù)據(jù)銜接，保持賬簿數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性，在應用會計電算化系統(tǒng)之前，

35、需要將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入到會計電算化系統(tǒng)中。在錄入科目期初余額時要注意如下問題：若企業(yè)是年初建賬，則期初余額等于年初數(shù)；若企業(yè)是年中建賬，則應先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借貸方發(fā)生額與累計發(fā)生額計算清楚，也就是說，此時錄入科目期初余額時，需錄入年初余額或建賬月份的月初余額，以及年初到該月的各月借貸方發(fā)生額或累計發(fā)生額；若科目有輔助核算，應整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入；開展了輔助核算的會計科目的期初余額不能直接錄入，應該錄入輔助項目的期初金額，然后由系統(tǒng)自動計算生成該會計科目的期初余額；錄入科目期初余額時，應注意調(diào)整有關科目的余額方向，如果借貸方向不能改變，

36、可在數(shù)據(jù)前加“-表示與默認的方向相反。錄入科目期初余額時一般只針對最末級科目，上級科目的期初余額通常由系統(tǒng)匯總所屬下級科目的數(shù)據(jù)自動計算出來；科目期初余額錄入完畢后，必須使用軟件提供的功能，進行試算平衡，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性。（七）其他初始設置賬務處理模塊需要設置的基礎信息內(nèi)容很多，除上述設置以外，還包括憑證類別、結(jié)算方式、常用憑證、常用摘要等內(nèi)容。二、日常業(yè)務處理系統(tǒng)初始化完成以后，即可以進行日常業(yè)務處理。也就是根據(jù)相關的會計業(yè)務資料，利用會計軟件完成憑證的編制、審核、修改、查詢、記賬和相關證賬的查詢打印輸出工作。（一）填制憑證記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文即憑

37、證體部分。憑證頭部分（1）憑證類別與憑證編號。錄入憑證時，首先應按在初始化時設置好的憑證類別代碼或名稱進行選擇。在確定憑證類別后，一般賬務處理模塊會按憑證類別的不同按月對憑證進行自動連續(xù)編號。錄入憑證類別及編號時要注意：0002憑證編號由憑證類別編號（或憑證類別名）和憑證順序號共同組成，例如轉(zhuǎn)字不同類別的憑證每個月分別從1號開始連續(xù)編號；憑證號作為記賬憑證的標識，按會計制度要求，同一類別的憑證既不能重號也不允許漏號斷號。（2）憑證日期。也就是錄入記賬憑證的日期，包括年月日。輸入記賬憑證時，必須輸入憑證日期。由于日期的正確性將影響經(jīng)濟業(yè)務在明細賬和日記賬中的順序，所以輸入憑證日期時要憑證日期應隨

38、著憑證號的遞增而遞增，不能小于前張憑證的日期；憑證日期不能超過（晚于）系統(tǒng)日期。（3）附單據(jù)張數(shù)。指所編制記賬憑證所附原始憑證的張數(shù)。附單據(jù)張數(shù)應根據(jù)錄入記賬憑證所依據(jù)的原始憑證實際張數(shù)輸入。但并不是所有的記賬憑證都有附件，如更正錯賬的憑證、期末結(jié)轉(zhuǎn)損益的憑證就沒有附件。憑證體部分（1）摘要指對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容的簡述。憑證的每行必須有摘要內(nèi)容，不同行的摘要內(nèi)容可以不同，每行的摘要將隨該行會計科目在明細賬、日記賬中出現(xiàn)。摘要的輸入可以在錄入憑證時根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容用鍵盤輸入，也可以在系統(tǒng)初始化時對常用的摘要內(nèi)容定義好，當輸入憑證摘要時，根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務選擇相應的摘要。（2）科目輸入會計科目時，該會計

39、科目必須在系統(tǒng)初始化會計科目設置中已經(jīng)設置，且必須是最末級明細科目，不能有非法對應科目。如果所輸入的會計科目有輔助核算要求，則應輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則要求同時輸入各種輔助核算的各項內(nèi)容。（3）輔助信息對于要進行輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動彈出輔助信息資料輸入界面提示操作用戶輸入相應的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算、數(shù)量單價以及銀行結(jié)算信息等。（4）金額即該筆分錄的借方或貸方發(fā)生額。任何一張憑證都必須滿足“有借必有貸，借貸必相等”的基本原則。因此，保存每張憑證之前，系統(tǒng)將自動進行借貸平衡檢查，以保證數(shù)據(jù)的正確。如果不

40、平衡，將給予提示并要求修改，直到平衡為止。錄入憑證的金額要注意，由于金額分為借方金額和貸方金額兩欄，所以每條分錄的金額要么在借方，要么在貸方，不能在借貸雙方同時存在。另外，每條分錄的金額均不能為零。會計軟件通常都提供了自動完成最后一條分錄金額的功能?！?”（二）憑證審核為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟業(yè)務的真實、正確和可靠，記賬憑證必須要經(jīng)過審核。無論是直接在計算機上根據(jù)已審核的原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng)，都經(jīng)過了人工的操作處理，都需要經(jīng)過審核后，才能作為正式憑證進行記賬處理。憑證審核是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定，對憑證錄入員填制的記賬憑證進行合法性

41、和正確性檢查，主要包括審核記賬憑證是否與原始憑證相符、會計分錄是否正確、內(nèi)容是否完整等，其目的是為了防止舞弊的產(chǎn)生。在賬務處理模塊中，所有錄入的憑證都必須經(jīng)過審核簽章后才能記賬。在這個過程中要注意如下問題：審核憑證與填制憑證不允許是同一個人，只有具有審核權(quán)限的人員才允許進行憑證審核工作；審核人員發(fā)現(xiàn)錯誤或有異議的憑證，不得直接進行修改，必須由憑證錄入人員本人修改后再交由審核人員重新審核；憑證審核簽章后，不能直接對其進行修改和刪除，必須取消審核后才能修改和刪除；要取消原審核簽章，即將該憑證變?yōu)槲唇?jīng)審核的狀態(tài)，則必須由審核人員自己進行。記賬憑證的審核可根據(jù)情形選擇單張審核或是成批審核。單張審核是由

42、審核人員逐張檢查記賬憑證并逐張簽審核章；而成批審核是由審核人員執(zhí)行成批審核功能，由會計軟件在后臺自動審核所選全部未審核記賬憑證，并成批簽審核章。（三）憑證的修改如記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯誤，應根據(jù)憑證的不同狀態(tài)運用不同的更正方法予以修改。在進行修改時，一般應在記賬憑證的來源處由制單人員本人進行更正，即手工鍵盤錄入的憑證應由制單人員本人在憑證模塊進行修改，采用自動轉(zhuǎn)賬功能機制生成的憑證應由執(zhí)行自動轉(zhuǎn)賬功能的操作員重新生成正確憑證，由其他子模塊編制傳來的憑證應返回由該模塊的憑證生成編制人員重新修改編制。憑證填制保存后未經(jīng)審核等任何簽章在此種狀態(tài)下，憑證上只有制單人員一人的簽章，可由制單本人找到需要修改的憑

43、證，將光標移到需要修改處進行修改并重新保存。憑證保存后已有審核等簽章但未記賬憑證保存后經(jīng)過審核等操作員處理簽章，此時憑證上有除制單人員外多個簽章責任人，不能對錯誤憑證進行直接修改，應利用取消功能消除審核等操作員的簽章后方可進行更正并重新保存。憑證已記賬記賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，不能修改憑證。雖然會計軟件一般都提供了取消審核記賬等逆向操作功能，但對于此類差錯不推薦采用這種方法進行更正。為了給審計留下線索，提供審計軌跡，應采用沖銷憑證或補充憑證的方法進行。（四）查詢憑證在編制記賬憑證過程中，可以通過查詢功能，對憑證進行查看，以便隨時了解經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生情況，保證憑證的正確性。所有的記賬憑證都將集中到憑證處

44、理模塊，所以在憑證模塊不僅可以查詢到憑證模塊填制的憑證，也可以查詢到模塊生成的憑證。（五）記賬記賬是以會計憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟業(yè)務全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。在手工方式下，記賬是由會計人員根據(jù)已審核的記賬憑證及所附的原始憑證逐筆匯總登記有關的總賬和明細賬。在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作人員發(fā)出記賬指令，由計算機按照預先設計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總并登記總賬、明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。記賬一般采用向?qū)Х绞剑褂涃~過程更加明確，記賬工作由計算機自動進行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預。記賬操作每月可多次進行。為

45、了保障記賬順利，減少差錯，在記賬過程中需要注意以下的問題：（1）在記賬過程中，不得中斷退出；（2）上月未結(jié)賬，本月不能記賬；（3）證記賬后，發(fā)現(xiàn)錯誤，只能用沖銷憑證法或補充憑證的方法進行修改。記賬后，如果確有特殊需要，可以利用系統(tǒng)提供的反記賬功能恢復到記賬前狀態(tài)。這一功能只有賬套主管（電算主管）才有權(quán)執(zhí)行。（六）賬簿查詢在會計核算軟件中，會計賬簿可隨時根據(jù)需要生成以提供查詢或者輸出。查詢賬簿，需要設定查詢條件，查詢的結(jié)果可以屏幕顯示，也可以打印輸出。賬簿查詢主要包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助核算賬簿的查詢輸出。其中，總賬的查詢可以由科目余額表代替。需要注意的是，在電算化環(huán)境下，部

46、分會計賬簿的查詢可以選擇是否將未記賬憑證數(shù)據(jù)計算在內(nèi)。利用此功能，會計人員可以在記賬前得到會計賬簿的預期數(shù)。但是，現(xiàn)金、銀行存款日記賬等需要逐日結(jié)算的賬簿只能依據(jù)已記賬憑證生成。三、結(jié)賬每月月底都要進行結(jié)賬操作。結(jié)賬操作實際上就是指計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務處理工作。在電算化方式下，結(jié)賬操作與手工方式相比簡單地多，結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)賬一次，主要是對當月日常處理限制和對下月賬簿的初始化，均由計算機自動完成。在結(jié)賬前要進行下列檢查：（1）檢查本月業(yè)務是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬。（2）月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并以記賬，否則本月不能結(jié)賬。（3）檢查上月是

47、否結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。（4）核對總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否已經(jīng)一致，如果不一致，則不能結(jié)賬。（5）如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，則檢查其他子系統(tǒng)是否已經(jīng)結(jié)賬，如果沒有，則本月不能結(jié)賬。結(jié)賬前要進行數(shù)據(jù)備份，結(jié)賬后不得再錄入本月憑證，并終止各賬戶的記賬工作；計算本月各賬戶發(fā)生額合計和本月賬戶期末余額，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月月初。結(jié)賬的時候要注意：各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)轉(zhuǎn)前完成。結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進行。結(jié)賬必須按月連續(xù)進行，如果上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。第三節(jié)通用會計報表模塊的基本操作一、會計報表模塊概述（一）會計報表的結(jié)構(gòu)不同會計報表

48、的格式和內(nèi)容不相同，不同會計軟件的報表模板也各有特點，但是就會計報表的框架結(jié)構(gòu)來講，一般由表頭、表體和表尾幾個部分組成。表頭表頭通常描述報表的名稱、報表編號、編制單位、編制日期、貨幣計量單位等內(nèi)容。表體表體是報表的主要部分，是由表樣單元（項目及項目名稱）和數(shù)據(jù)單元（報表數(shù)據(jù)）組成。在報表編制過程中，表樣單元輸入的內(nèi)容一般為文字，數(shù)據(jù)單元輸入的內(nèi)容為數(shù)字（數(shù)值），而且數(shù)字是通過預先定義好的取數(shù)公式自動計算生成。表尾表尾主要是指報表格式下方的說明及附注等，既包括文字說明，也包括部分數(shù)據(jù)。如報表附注等補充資料及制表人、會計主管、單位負責人的簽章等。（二）會計報表數(shù)據(jù)來源一般來說，報表各項目的數(shù)據(jù)主要

49、來源于總分類賬和明細賬，有的也來源于其他已經(jīng)編制甚至有的來源于諸如工資、固定生成的報表，還有的是根據(jù)本表表內(nèi)項目匯總計算得來的,資產(chǎn)等其他會計核算子模塊。因此會計報表模塊能與賬務處理（總賬）、工資、固定資產(chǎn)等子模塊聯(lián)用，通過報表取數(shù)公式從相應模塊中提取所需數(shù)據(jù)并計算生成各種報表。（三）報表模塊的基本操作流程不同的會計軟件的報表處理模塊的具體操作會有所不同，但是通常的報表處理流程包括啟動并登陸報表模塊、建立（或打開）報表、格式設計、處理數(shù)據(jù)、輸出報表、保存報表并退出報表模塊等基本過程。硏丸已“槪崔文掙J宅虐能決JL刪雌J則出胞我二、報表的編制操作（一）調(diào)用報表模板生成報表調(diào)用模板編制并生成會計報

50、表主要有以下幾個操作步驟:（1）啟動并登錄報表模塊；（2）新建空白報表進行報表；（3）從菜單命令中調(diào)出報表模板操作界面；（4）選擇本單位所屬行業(yè)、會計制度；（5）選擇將要編制生成的會計報表名稱；（6）所有選擇設置完成后單擊“確認”按鈕；（7）在彈出的提示對話框中回答“是”或“確定”，則當前空白表的格式就被模板自動覆蓋。如有需要，可做適當修改；（8）計算生成所需會計報表；（9）保存報表。（二）自定義報表的編制自定義報表編制的步驟是：建立新的空白報表新表格式化格式化設置主要包括表頭、表體、單元屬性設置。報表公式設置報表公式的定義，主要包括取數(shù)公式、審核公式和舍位平衡公式定義。（1）取數(shù)公式定義報表

51、取數(shù)公式定義是根據(jù)報表與賬簿、報表內(nèi)各項目、報表與報表、報表與其他系統(tǒng)之間的關系，將報表編制方法通過取數(shù)公式加以描述，是實現(xiàn)會計電算化自動處理報表數(shù)據(jù)的關鍵步驟。取數(shù)公式主要解決會計報表的數(shù)據(jù)來源，自動計算生成會計報表各項目的數(shù)據(jù)。即從什么地方取數(shù)、取哪些數(shù)、數(shù)據(jù)要經(jīng)過哪些處理等等，經(jīng)過運算這些公式就可以完成報表的編制工作。盡管不同的報表軟件在公式的具體形式有所不同，但其基本思想是一致的。公式都是由操作符和操作數(shù)組成的表達式，操作符可以是+（加號）、-（減號）、*（乘號）、/（除號）、A（乘方）、（）（括號）等，操作數(shù)可以是常數(shù)、報表單元和系統(tǒng)定義的各種函數(shù)。表2-5常見的公式定義方式利用賬務

52、函數(shù)從賬上取數(shù)一般有期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額等取金額數(shù)據(jù)的函數(shù)，也有相應取數(shù)量數(shù)據(jù)的賬務函數(shù)。定義這些函數(shù)時通常需要指明相應的科目編碼、會計期間、金額方向、賬套等參數(shù)等。利用統(tǒng)計或數(shù)學函數(shù)取數(shù)如計數(shù)函數(shù)、求和函數(shù)、求平均值函數(shù)、求最大值函數(shù)、求最小值函數(shù)等。直接列式計算取數(shù)這類主要是針對一些小計、合計等一般加減項目的數(shù)據(jù)計算，直接使用單元和運算符號相結(jié)合的運算式子，如利潤表中本期金額欄內(nèi)的“利潤總額=營業(yè)利潤+營業(yè)外收入-營業(yè)外支出”，其取數(shù)公式就可定義為“B19=B15+B16-B17。為了方便用戶進行報表取數(shù)公式定義，報表模塊提供了公式向?qū)Чδ?。進入公式向?qū)Ы缑?，依?jù)各項

53、目單元數(shù)據(jù)填列要求和數(shù)據(jù)源，按照系統(tǒng)提示，逐項回答從何處取數(shù)、哪一個會計期間、哪一個會計科目、哪一類型數(shù)據(jù)等取數(shù)條件，系統(tǒng)即可自動生成所需要的取數(shù)公式。利用公式向?qū)Фx取數(shù)公式的操作步驟一般為：首先選中要定義取數(shù)公式的單元；執(zhí)行公式向?qū)Чδ埽M入公式向?qū)Ы缑?；按照公式向?qū)У闹敢痦椩O置該項目的數(shù)據(jù)源及取數(shù)條件；按向?qū)е敢O置完畢，單擊確定按鈕，返回報表操作界面；自動按所設條件生成取數(shù)公式并列示在公式編輯欄內(nèi)；單擊確認按鈕，公式編輯欄內(nèi)的公式即可被定義到所選單元中，取數(shù)公式定義成功。（2）審核公式定義報表審核公式定義也稱為報表勾稽關系定義”。審核公式是根據(jù)表內(nèi)及表間數(shù)據(jù)之間的勾稽關系定義的，用

54、來檢查驗證所編報表數(shù)據(jù)的正確性。在審核公式定義中，一個完整的審核公式由兩部分構(gòu)成，即公式表達式和條件不滿足時的提示信息。公式表達式除了使用定義取數(shù)公式時允許使用的運算符號外，通常還會使用到=（等于）、（大于）、=（大于等于）、（小于）、=（小于等于）、（不等于）等邏輯運算符號。條件不滿足時的提示信息是指使用審核公式對報表進行檢查驗證時，檢查驗證結(jié)果不滿足審核公式邏輯表達式的要求而自動彈出的錯誤提示信息，它可以幫助用戶查找并修改報表差錯。如表2-4所示的利潤表編制時，為了檢查審核其本期金額欄內(nèi)凈利潤計算是否正確無誤，可以這樣定義其審核公式：執(zhí)行審核公式定義功能，進入審核公式定義界面；輸入審核公式

55、表達式“B19-B20=B21”；輸入錯誤提示信息“凈利潤計算有誤！”；單擊確定按鈕返回報表界面，審核公式定義完畢。（3）舍位平衡公式定義。當所編報表從低倍計量單位轉(zhuǎn)變?yōu)楦弑队嬃繂挝粫r（如報表計量單位由元轉(zhuǎn)變?yōu)槿f元），即報表數(shù)據(jù)的進位，原來滿足的數(shù)據(jù)勾稽、平衡關系就完全可能被破壞。因此，為了保證報表計量單位進位轉(zhuǎn)變后不影響報表的數(shù)據(jù)勾稽關系和平衡關系，就需要對之進行調(diào)整。報表經(jīng)舍位操作以后，重新調(diào)整勾稽與平衡關系的公式稱之為舍位平衡公式。其中，進行進位操作叫做舍位，舍位后調(diào)整勾稽平衡關系的操作叫做舍位平衡公式。報表數(shù)據(jù)生成第四節(jié)工資核算模塊的基本操作企業(yè)工資核算模塊是以職工個人的各項工資數(shù)據(jù)為

56、基礎，完成單位的工資計算、工資分配、工資發(fā)放等基本會計工作。一、操作流程工資核算模塊操作主要包括初始設置、日常業(yè)務處理和期末處理，其操作流程如圖所示。通用工資核算模塊操作流程圖工資初始設置操作流程工資日常業(yè)務處理操作流程二、基本操作部門設置定義職工名冊定義工資計算項目定義職工工資計算項目就是定義工資模塊核算項目的名稱、類型及數(shù)據(jù)長度等。一般企業(yè)職工工資構(gòu)成的基礎項目包括基本工資、崗位津貼、補貼、獎金、應發(fā)工資、代扣款項和實發(fā)工資等。除了定義工資表和工資條上的工資項目外，還可以定義一些輔助項目，如請假天數(shù)等。這些項目是為工資計算和工資分配服務的，一般不在工資條上打印。定義工資計算公式用于定義工資

57、項目的計算公式和工資項目之間的運算。要定義計算公式，先調(diào)出需要定義公式的工資項目，然后在屏幕提供的公式定義處輸入計算公式。工資原始數(shù)據(jù)錄入第一次使用工資核算模塊前必須將所有職工的基本工資數(shù)據(jù)錄入計算機，作為工資計算的基礎數(shù)據(jù)。一般工資計算的基礎數(shù)據(jù)可以分成三種情況：一是固定數(shù)據(jù)，如基本工資、崗位津貼等；第二種是變動數(shù)字，如請假天數(shù)、考勤記錄、生產(chǎn)統(tǒng)計等；第三種是計算數(shù)字，如病事假工資、應發(fā)工資、實發(fā)工資等，這部分數(shù)據(jù)可以由系統(tǒng)自動計算產(chǎn)生。工資固定數(shù)據(jù)又可以分為兩種情況，一是對所有職工都一樣的固定數(shù)據(jù)，一種是每名職工各自的固定數(shù)據(jù)。前者如計件工資中的單位工資、日工資等，后者如職工的基本工資等。

58、工資變動數(shù)據(jù)輸入工資變動數(shù)據(jù)是指每個月份都要更新的數(shù)據(jù)，這些變動數(shù)據(jù)在每次進行工資計算之前都要輸入計算機，用來執(zhí)行工資計算。由于職工工資與考勤、水電費等因素有關，因此，每個月都需要進行職工工資數(shù)據(jù)的調(diào)整。工資計算、工資匯總（1）工資計算工資計算工作是計算機自動完成，核算軟件根據(jù)初始設置工作中定義的計算公式、輸入的工資原始數(shù)據(jù)和工資變動數(shù)據(jù)進行運算，計算出各個派生工資項目的數(shù)值。(2)工資匯總工資匯總是按部門自動進行的，每一級核算部門都可以產(chǎn)生各個工資項目的合計值，軟件從最低級部門向上級部門逐級進行匯總，直至產(chǎn)生該單位總的匯總表。工資分攤工資費用分攤的目的是將工資費用記入有關部門的成本項目，對于

59、企業(yè)，每月編制的工資分配憑證基本上是一致的，不同的只是分配入賬的數(shù)據(jù)項。所以可以一次性定義工資分配憑證，每月由計算機自動生成匯總憑證。工資計算、匯總完畢后，就可以進行工資的分配和各種經(jīng)費的計提，編制記賬憑證，傳遞到總賬模塊。工資報表輸出工資數(shù)據(jù)處理結(jié)果最終是要通過工資報表的形式反映。工資報表一般有工資發(fā)放表、工資匯總表、工資統(tǒng)計表、工資費用分配表、工資分析表等。在實務中，一般按習慣打印出工資發(fā)放表，以便領款人簽字之用；打印出工資匯總表和工資分配表，以便工資發(fā)放之用；打印出工資條或工資卡，以便領款人存檔之用。月末結(jié)轉(zhuǎn)工資核算是按照月進行的，當月工資計算、匯總、入賬完畢后，要進行數(shù)據(jù)備份，將備份數(shù)

60、據(jù)妥善保存。同時將當月數(shù)據(jù)經(jīng)過處理后結(jié)轉(zhuǎn)至下月。實務工作中，目前普遍采用由銀行代發(fā)工資的形式，所以企業(yè)還需要將工資核算結(jié)果提供給銀行有關部門。一般銀行都會提出數(shù)據(jù)的標準格式，因此，月末企業(yè)要根據(jù)需要將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成銀行要求的標準格式并傳送至銀行。第五節(jié)固定資產(chǎn)模塊的基本操作生成固定資產(chǎn)卡片，按月固定資產(chǎn)模塊主要完成單位固定資產(chǎn)日常業(yè)務的核算和管理,反應固定資產(chǎn)的增加、減少、原值變化及其他變動，并輸出相應的增減變動明細賬，按月自動計提折舊，生成折舊分配憑證，同時輸出一些同設備管理相關的報表和賬簿。一、操作流程固定資產(chǎn)核算模塊操作主要包括初始設置、日常業(yè)務處理和期末處理，其操作流程如圖所示。通用固定資