展會(huì)專題策劃書

1、展會(huì)籌劃書第一部分會(huì)展預(yù)備階段的文案第一節(jié)會(huì)展預(yù)備階段的文案簡介一、會(huì)展預(yù)備階段日勺文案日勺概念：會(huì)展預(yù)備階段日勺文案是指一次會(huì)展從擬定展覽題材、收集信息、進(jìn)行展覽項(xiàng)目立項(xiàng)籌劃始終到會(huì)展正式揭幕 前勺預(yù)先準(zhǔn)備階段波及到日勺所有文本文案。二、會(huì)展預(yù)備階段日勺文案種類：一般來說，會(huì)展預(yù)備階段日勺文案涉及展會(huì)立項(xiàng)籌劃書、展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、參展闡明書、展會(huì) 招展方案、展會(huì)招展函、招展進(jìn)度籌劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會(huì)費(fèi)用預(yù)算表、展會(huì)宣傳推 廣籌劃、廣告文案等。第二節(jié)會(huì)展預(yù)備階段勺文案寫作一、展會(huì)立項(xiàng)籌劃書日勺寫作（一）展會(huì)立項(xiàng)籌劃書日勺概念：所謂展會(huì)立項(xiàng)籌劃，就是根據(jù)掌握日勺

2、多種信息，對(duì)即將舉辦日勺展覽會(huì)日勺有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展覽 會(huì)日勺基本框架，提出籌劃舉辦日勺展覽會(huì)日勺初步規(guī)劃內(nèi)容，重要涉及：展會(huì)名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范疇、辦展時(shí)間、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)定位、招展籌劃、宣傳推廣和招商籌劃、展會(huì)進(jìn)度籌劃.現(xiàn)場管理籌劃、有關(guān)活動(dòng)籌 劃等。展會(huì)立項(xiàng)籌劃書是為籌劃舉辦一種新展會(huì)而提出勺一套辦展規(guī)劃、方略和措施，它是對(duì)以上各項(xiàng)內(nèi)容勺 歸納和總結(jié)。（二）展會(huì)立項(xiàng)籌劃書日勺內(nèi)容構(gòu)造：一般地，展會(huì)立項(xiàng)籌劃書重要涉及如下內(nèi)容:1、辦展市場環(huán)境分析：涉及對(duì)展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場日勺狀況分析，對(duì)國家有關(guān)法律、政策日勺分析， 對(duì)有關(guān)展會(huì)日勺狀況日勺分析，對(duì)展會(huì)舉辦地市場日

3、勺分析等。2、提出展會(huì)日勺基本框架：涉及展會(huì)日勺名稱和舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)日勺構(gòu)成、展品范疇、辦展時(shí)間、辦展頻率、 展會(huì)規(guī)模和展會(huì)定位等。3、展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案。4、展會(huì)工作人員分工籌劃。5、展會(huì)招展籌劃6、展會(huì)招商籌劃。7、展會(huì)宣傳推廣籌劃。8、展會(huì)籌辦進(jìn)度籌劃。9、展會(huì)服務(wù)商安排籌劃。10、展會(huì)揭幕和現(xiàn)場管理籌劃。11、展會(huì)期間舉辦日勺有關(guān)活動(dòng)籌劃。12、展會(huì)結(jié)算籌劃。（三）展會(huì)立項(xiàng)籌劃書日勺寫作規(guī)定：展會(huì)名稱展覽會(huì)日勺名稱一般涉及三個(gè)方面日勺內(nèi)容：基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)記。如“第93屆中國出口商品交易 會(huì)”，如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座，則基本部分是“交易會(huì)”，限定部分是“中國”和“

4、第93屆”，行業(yè)標(biāo) 記是“出口商品”。下面分別對(duì)這三個(gè)內(nèi)容作某些闡明：-基本部分：用來表白展覽會(huì)日勺性質(zhì)和特性，常用詞有：展覽會(huì)、博覽會(huì)、展銷會(huì)、交易會(huì)和“節(jié)”等。-限定部分：用來闡明展會(huì)舉辦勺時(shí)間、地點(diǎn)和展會(huì)勺性質(zhì)。展會(huì)舉辦時(shí)間勺表達(dá)措施有三種：一是用“屆”來表達(dá)。二是用“年”來表達(dá)，三是用“季”來表達(dá)。如第 三屆大連國際服裝節(jié)、廣州博覽會(huì)、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會(huì)等。在這三種體現(xiàn)措施里，用“屆”來去示最常 用，它強(qiáng)調(diào)展會(huì)舉辦勺持續(xù)性。那些剛舉辦勺展會(huì)一般用“年”來表達(dá)。展會(huì)舉辦勺地點(diǎn)在展會(huì)勺名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三屆大連國際服裝節(jié)中勺“大連”。展會(huì)名稱里體現(xiàn)展會(huì)性質(zhì)日勺詞重要有“國際”、

5、“世界”、“全國”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國際服裝 節(jié)中日勺“國際”表白本展會(huì)是一種國際展。-行業(yè)標(biāo)記：用來表白展覽題材和展品范疇。如第三屆大連國際服裝節(jié)中勺“服裝”表白本展會(huì)是服裝產(chǎn)業(yè)勺 展會(huì)。行業(yè)標(biāo)記一般是一種產(chǎn)業(yè)勺名稱，或者是一種產(chǎn)業(yè)中勺某一種產(chǎn)品大類。2、展會(huì)地點(diǎn)籌劃選擇展會(huì)日勺舉辦地點(diǎn)，涉及兩個(gè)方面勺內(nèi)容：一是展會(huì)在什么地方舉辦，二是展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦?；I劃選擇展會(huì)在什么地方舉辦，就是要擬定展會(huì)在哪個(gè)國家、哪個(gè)省或者是哪個(gè)都市里舉辦?；I劃選擇展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦，就是要選擇展會(huì)舉辦日勺具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會(huì)，要結(jié)合展 會(huì)日勺展覽題材和展會(huì)定位而定。此外，在具體選擇展館時(shí)

6、，還要綜合考慮使用該展館勺成本日勺大小如何、展期安 排與否符合自己勺規(guī)定以及展館自身日勺設(shè)施和服務(wù)如何等因素。3、辦展機(jī)構(gòu)辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)日勺組織、籌劃、招展和招商等事宜日勺有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是公司、行業(yè)協(xié)會(huì)、政 府部門和新聞媒體等。根據(jù)各單位在舉辦展覽會(huì)中日勺不同作用，一種展覽會(huì)日勺辦展機(jī)構(gòu)一般有如下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié) 辦單位、支持單位等。主辦單位：擁有展會(huì)并對(duì)展會(huì)承當(dāng)重要法律責(zé)任日勺辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會(huì)日勺所有權(quán)。承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會(huì)日勺籌劃、組織、操作與管理，并對(duì)展會(huì)承當(dāng)重要財(cái)務(wù)責(zé)任日勺辦展單位。協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會(huì)日勺籌劃、組織、操作與

7、管理，部分地承當(dāng)展會(huì)日勺招展、招商和宣傳 推廣工作勺辦展單位。支持單位：對(duì)展會(huì)主辦或承辦單位日勺展會(huì)籌劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持 作用日勺辦展單位。4、辦展時(shí)間辦展時(shí)間是指展會(huì)籌劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面勺含義：一是指舉辦展日勺具體開展日期。二是 指展會(huì)日勺籌展和撤展日期。三是指展會(huì)對(duì)觀眾開放勺日期。展覽時(shí)間勺長短沒有一種統(tǒng)一勺原則，要視不同勺展會(huì)具體而定。有些展會(huì)勺展覽時(shí)間可以很長，如“世博 會(huì)”日勺展期長達(dá)幾種月甚至半年；但對(duì)于占展會(huì)絕大多數(shù)日勺專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜。5、展品范疇展會(huì)勺展品范疇要根據(jù)展會(huì)勺定位、辦展機(jī)構(gòu)勺優(yōu)劣勢和

8、其她多種因素來擬定。根據(jù)展會(huì)勺定位，展品范疇可以涉及一種或者是幾種產(chǎn)業(yè)，或者是一種產(chǎn)業(yè)中勺一種或幾種產(chǎn)品大類，例如， “博覽會(huì)”和“交易會(huì)”勺展品范疇就很廣，如“廣交會(huì)”勺展品范疇就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德 國“法蘭克福國際汽車展覽會(huì)”勺展品范疇波及到勺產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一種。6、辦展頻率辦展頻率是指展會(huì)是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉辦。從目前展覽業(yè)勺實(shí)際狀況看，一 年舉辦一次勺展會(huì)最多，約占所有展會(huì)數(shù)量勺80%，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次勺展會(huì)也不少，不定期舉辦 勺展會(huì)已經(jīng)是越來越少了。辦展頻率勺擬定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)勺特性勺制約。我們懂得，幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)勺產(chǎn)

9、品均有一種生命周期，產(chǎn) 品勺生命周期對(duì)展會(huì)勺辦展頻率有重大影響。產(chǎn)品勺投入期和成長期是公司參屜勺黃金時(shí)期，展會(huì)勺辦展頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期。7、展會(huì)規(guī)模展會(huì)規(guī)模涉及三個(gè)方面勺含義：一是展會(huì)勺展覽面積是多少，二是參展單位勺數(shù)量是多少，三是參觀展會(huì)勺 觀眾有多少。在籌劃舉辦一種展會(huì)時(shí)，對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)測和規(guī)劃。在規(guī)劃展會(huì)規(guī)模時(shí)，要充足考慮產(chǎn)業(yè)勺特性。展會(huì)規(guī)模勺大小還會(huì)受到會(huì)觀眾數(shù)量和質(zhì)量勺限制。8、展會(huì)定位通俗地講，展會(huì)定位就是要清晰地告訴參展公司和觀眾本展會(huì)“是什么”和“有什么”，具體地說，展會(huì)定 位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身勺資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發(fā)展展會(huì)勺差別化競爭優(yōu)勢，使自己

10、舉辦勺展 會(huì)在參展公司和觀眾勺心目中形成一種鮮明而獨(dú)特勺印象勺過程。展會(huì)定位要明確展會(huì)勺目勺參展商和觀眾、辦展目勺、展會(huì)日勺主題等。展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算展會(huì)價(jià)格就是為展會(huì)日勺展位出租制定一種合適日勺價(jià)格。展會(huì)展位日勺價(jià)格往往涉及室內(nèi)展場日勺價(jià)格和室外展場 日勺價(jià)格，室內(nèi)展場日勺價(jià)格又分為空地價(jià)格和原則層位日勺價(jià)格。在制定展會(huì)日勺價(jià)格時(shí)，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價(jià)”日勺原則，即那些便于展示和觀眾流量大勺展位勺價(jià)格往往要高 某些。展會(huì)初步預(yù)算是對(duì)舉辦展會(huì)所需要勺多種費(fèi)用和舉辦展會(huì)預(yù)期以獲得勺收入進(jìn)行日勺初步預(yù)算。在籌劃舉辦展會(huì)時(shí)，要根據(jù)市場狀況給展會(huì)擬定一種合適日勺價(jià)格，這樣對(duì)吸引目日勺參展商參與展會(huì)十

11、分重要。10、人員分工、招展招商和宣傳推廣籌劃人員分工籌劃、招展籌劃、招商和宣傳推廣籌劃是展會(huì)勺具體實(shí)行籌劃，這四個(gè)籌劃在具體實(shí)行時(shí)會(huì)互相影響。 人員分工籌劃是對(duì)展會(huì)工作人員勺工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。招展籌劃重要是為招攬公司參展而制定日勺多種方略、措施和措施。招商籌劃重要是為招攬觀眾參觀展會(huì)而制定日勺多種方略、措施和措施。宣傳推廣籌劃則是為建立展會(huì)品牌和樹立展會(huì)形象，并同步為展會(huì)勺招展和招商服務(wù)日勺。11、展會(huì)進(jìn)度籌劃、現(xiàn)場管理籌劃和有關(guān)活動(dòng)籌劃展會(huì)進(jìn)度籌劃是在時(shí)間上對(duì)展會(huì)勺招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行勺統(tǒng)籌安排。它明確在展會(huì) 勺籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)當(dāng)完畢哪些工作，直到展會(huì)成功舉辦。展會(huì)進(jìn)度籌劃安排得好，展會(huì)籌辦勺各項(xiàng) 準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行?，F(xiàn)場管理籌劃是展會(huì)揭幕后對(duì)展會(huì)現(xiàn)場進(jìn)行有效管理勺多種籌劃安排，它一般涉及展會(huì)揭幕籌劃、展會(huì)展場 管理籌劃、觀眾登記籌劃和撤展籌劃等。現(xiàn)場管理籌劃安排得好，展會(huì)現(xiàn)場將井然有序，展會(huì)秩序良好。展會(huì)有關(guān)活動(dòng)籌劃是對(duì)準(zhǔn)備在展會(huì)期間同期舉辦勺多種有關(guān)活動(dòng)作出勺籌劃安排。與展會(huì)同期舉辦勺有關(guān)活 動(dòng)最常用勺有技術(shù)交流會(huì)、研討會(huì)和多種表演等，它們是展會(huì)勺有益補(bǔ)充。