物業(yè)管理部文件管理制度資料

1、物業(yè)管理部文件管理制度物業(yè)管理部文件管理制度第一條 總則為確保文件管理正常、順利進(jìn)行，促進(jìn)公司管理工作的效率，特制定本辦法。所謂”文件”，是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、函、報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)定、報(bào)表等。文件的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送由行政部負(fù)責(zé)。第二條 文件的類別絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文件。秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文件。機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。普通。指非機(jī)密文件。第三條 外來文件的收發(fā)及處置外來文件全部由行政部接收，在 外來文件收發(fā)簿中登記，填寫文件處理標(biāo)簽由總經(jīng)理批示后，下發(fā)相關(guān)部門處理，行政部在處理時(shí)按下列要點(diǎn)處置。一般文件予以啟封，

2、分送各部門。私人文件不必開啟，直接送收件人。分送各部門的文件若有差錯(cuò)，必須立即退回行政 部。普通文件的處理原則由部門負(fù)責(zé)人以上人員負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行審閱、回 答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對(duì)文件進(jìn) 行具體處理。如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)主 管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須與各部門商議后方能予 以處置。機(jī)密文件的處理原則機(jī)密文件原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。指名或親啟文件，原則上應(yīng)在封面上注明文件所 涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。到達(dá)的指名或親啟文件，原則上由文件上所指明 的部門負(fù)責(zé)人或個(gè)人開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主 管在職務(wù)上有

3、權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第四條 內(nèi)部文件的制發(fā)各部門因工作業(yè)務(wù)需要下發(fā)文件時(shí)，由部門擬訂文件交行政部，由行政部統(tǒng)一格式編號(hào)擬定文件審批表交相關(guān)部門會(huì)簽，由總經(jīng)理審批后下發(fā)。文件編號(hào)規(guī)則公司文件：涉及公司重大經(jīng)營決策、規(guī)章制度、人事變動(dòng)等事宜，均以公司文件下發(fā)。編號(hào)規(guī)則：皖國購司字（XX XX） 000號(hào)（XX XX為發(fā)文年號(hào)，000為發(fā)文流水號(hào)） ?？偨?jīng)理辦公室文件：臨時(shí)的通知等以辦公室文件下發(fā)，編號(hào)規(guī)則：皖國購辦字（XXXX） 000號(hào)（XXXX為發(fā)文年號(hào)，000為發(fā)文流水號(hào)）。會(huì)議紀(jì)要：凡公司會(huì)議形成的重大決定均應(yīng)以會(huì)議紀(jì)要形式下發(fā)，編號(hào)規(guī)則為：*購紀(jì)字（X X X X）0

4、00號(hào)（XXXX為發(fā)文年號(hào)，000為發(fā)文流水號(hào)）。記錄表格：各部門使用的紀(jì)錄表格在初次使用前必須到行政部進(jìn)行編號(hào)，無編號(hào)的表格不允許在部門之間流轉(zhuǎn)。編號(hào)規(guī)則：Q/GG-X X -001流水號(hào) 部門代碼記錄前綴例如：行政部代碼 xz,物業(yè)部代碼 wy財(cái)務(wù)部代碼CW 電腦部代碼DN等。文件的受控：為確保下發(fā)文件在適用的場(chǎng)所使用和對(duì)密級(jí)的控制，必須對(duì)下發(fā)文件進(jìn)行控制，控制其分發(fā)場(chǎng)所。公司所有下發(fā)文件必須有密級(jí)標(biāo)識(shí)和文件受控號(hào)。受控章形：文件下發(fā)需要在使用部門留存的文件必須以紙質(zhì)文件或電子文件下發(fā)，下發(fā)時(shí)各部門必須在文件簽收簿簽收登記。不需要在使用部門留存的，在文件正本上附文件傳閱表交相關(guān)部門傳閱，文

5、件被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文件傳閱表上填寫閱覽后的意見。文件存檔公司的外來文件和內(nèi)部文件在處置完畢后一個(gè)工作日必須交檔案室存檔，否則將追究相關(guān)人員的責(zé)任。各部門指定一名工作人員管理部門的文件，公司下發(fā)的文件各部門必須完整保存，行政部將不定期檢查各部門文件的使用和保存情況，發(fā)現(xiàn)公司機(jī)密性文件使用、保存不當(dāng)或遺失，將追究文件管理人員的責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)對(duì)每年的文件進(jìn)行整理，集中封存。文件查閱原則上部門查閱文件，應(yīng)在部門查閱，檔案室不接受查閱。因工作或業(yè)務(wù)需要，查閱公司機(jī)密性文件，應(yīng)辦理文件查閱審批手續(xù)后，方可在檔案室查閱。第五條 執(zhí)行時(shí)間此規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，由行