某物業(yè)管理公司制度匯編之檔案管理制度

1、某物業(yè)管管理公司司制度匯匯編之檔檔案管理理制度編制本手手冊主要要目的是是給予公公司各級級員工工工作上之之參考，尤其是是指導公公司辦公公文件及及檔案管管理。本本手冊內(nèi)內(nèi)容基于于公司環(huán)環(huán)境條件件不同，故實際際施行細細節(jié)可允允許作部部分變動動，但由由公司指指示而定定。本手冊內(nèi)內(nèi)容主要要為：一.公司司檔案管管理制度度二.公司檔檔案保管管一.檔案案管理規(guī)規(guī)定公司各物物業(yè)項目目的檔案案資料規(guī)規(guī)定由主主管(包括代代理主管管)負責監(jiān)監(jiān)督保管管，由管管理處文文員專職職文件存存檔、注注記工作作。有關(guān)驗收收檔案、圖則、業(yè)主及及住戶資資料、管管理制度度、合約約及附件件設備設設施檔案案及保養(yǎng)養(yǎng)制度、財務報報告、員員工人

2、事事資料等等檔案要要求集中中存檔，文件柜柜要求上上鎖，未未經(jīng)主管管許可，他人不不得動用用。檔案資料料必須按按公司規(guī)規(guī)定要求求存檔，做到圖圖有袋、文有夾夾，報告告類文件件編目錄錄索引，檔案類類文件有有存檔文文件清單單及編號號目錄。檔案目錄錄及存檔檔文件清清單每季季度上報報公司備備案。檔案在歷歷任主管管調(diào)職、離任時時應向公公司或接接任者辦辦理移交交手續(xù)，經(jīng)確認認后方可可離任。檔案日常常需經(jīng)常常使用部部分應復復印備份份，原件件存放在在檔案中中不得隨隨意使用用。因工作需需要借閱閱、復印印專管部部分檔案案資料的的，需經(jīng)經(jīng)主管書書面確認認，如有有違反的的作泄密密處理。公司將定定期巡查查上述規(guī)規(guī)定所提提及之

3、要要求落實實情況，對不符符合要求求的保管管責任人人將作適適當處分分。檔案資料料因保管管不當而而導致遺遺失、泄泄密的，對管理理有重大大影響及及損害公公司利益益的，公公司將視視情節(jié)輕輕重追究究當事人人責任，并保留留追究其其法律責責任的權(quán)權(quán)利。二.管理理保密規(guī)規(guī)定管理處工工作范圍圍內(nèi)所有有的公司司內(nèi)部資資料，業(yè)業(yè)主、用用戶單元元和管理理處員工工個人資資料及其其內(nèi)所載載有的通通訊地址址、聯(lián)系系電話、購/租合約約及金額額、特別別條款、及公司司內(nèi)部情情況、業(yè)業(yè)主及用用戶個人人情況等等均屬工工作保密密范圍。業(yè)主、用用戶及員員工資料料統(tǒng)一存存放在管管理處辦辦公室文文件柜中中，由管管理處秘秘書專人人負責備備注、

4、記記錄及存存檔等工工作，由由主管每每周審核核，其他他工作人人員未經(jīng)經(jīng)許可禁禁止查閱閱。管理處文文件柜備備用鑰匙匙由主管管保管，主管及及秘書因因需告假假時，經(jīng)經(jīng)指定的的授權(quán)人人士，方方可代為為執(zhí)行以以上事務務。因工作所所需而放放置于辦辦公室、監(jiān)控中中心、接接待處的的業(yè)主及及用戶聯(lián)聯(lián)系電話話、員工工個人聯(lián)聯(lián)系電話話、地址址等，必必須隱蔽蔽放置，不得張張貼于顯顯眼處，不得外外泄。公司制定定的各類類規(guī)章制制度及工工作指引引，由管管理處統(tǒng)統(tǒng)一保管管，高級級管理員員以上級級別人員員可借閱閱(須辦理理借閱手手續(xù))，每次次限時一一周。實實行借閱閱目的為為指引員員工工作作及員工工培訓，嚴禁任任何形式式的抄襲襲及

5、復印印。管理處發(fā)發(fā)布的各各類通知知通告，應限定定時效，過時收收回。員工應具具有維護護他人隱隱私權(quán)利利的法律律意識，主動為為公司及及用戶保保守秘密密，對于于任何人人士不正正常的打打探行為為，應堅堅決拒絕絕并向管管理處報報告。員工因執(zhí)執(zhí)行保密密規(guī)定不不當，致致使公司司、業(yè)主主、用戶戶或管理理員工利利益受不不良侵害害的，公公司將按按員工守守則有關(guān)關(guān)規(guī)定從從重處罰罰，并由由當事人人個人承承擔導致致的全部部法律責責任。檔案管理理一.檔案案資料1、驗收收檔案土建、設設備安裝裝竣工資資料(圖紙、設備資資料)；設施設備備之質(zhì)檢檢、消防防、勞動動局、公公安及音音像管理理等部門門驗收合合格文件件；機電設備備保養(yǎng)合

6、合約；公共區(qū)域域設施設設備驗收收記錄(管理公公司)；公共區(qū)域域設施設設備移交交記錄(發(fā)展商商，承包包商與管管理公司司)；單元驗收收及移交交記錄(承包商商、業(yè)主主與管理理公司)；2、二次次裝修檔檔案用戶單元元二次裝裝修圖則則及審批批手續(xù)；二次裝修修期間管管理處監(jiān)監(jiān)督檢查查資料；3、住戶戶資料業(yè)主入伙伙情況記記錄；業(yè)主(租租戶)情況登登記(包括名名稱，單單元號，聯(lián)系人人，建筑筑面積，交接單單，入伙伙時間或或租用期期限等)；4、管理理文本匯匯編管理合同同、管理理公約、用戶手手冊等統(tǒng)統(tǒng)一裝訂訂成冊；各類管理理規(guī)章制制度及裝裝修規(guī)定定等；各項管理理分包合合約；5、設備備維修保保養(yǎng)類各類設施施設備要要有專

7、門門的維修修保養(yǎng)制制度及應應急措施施；各類設施施設備有有獨立的的維修檔檔案；及及日常巡巡檢維修修記錄；主要部位位如變配配電間、監(jiān)控中中心等應應有工作作日記，交接班班記錄，巡視記記錄及人人員進出出記錄；管理處有有用戶維維修報修修單，維維修后應應有回訪訪記錄；6、設施施設備檢檢測類變配電間間要有供供電部門門定期電電氣測試試報告記記錄；生活水箱箱要定期期清洗消消毒并存存記錄，清洗后后要有衛(wèi)衛(wèi)生部門門水質(zhì)檢檢測報告告，清洗洗工作應應有有效效體檢證證明；消防泵、管道應應有定期期試機及及換水記記錄，煙煙感溫感感探頭應應有定期期測試工工作記錄錄；其它設施施設備檢檢測記錄錄資料；7、管理理處運作作類管理處正正

8、式文件件應用電電腦打印印操作，并有規(guī)規(guī)定的電電腦檔號號及存檔檔目錄記記錄；管理費收收繳情況況；管理費財財務報告告；物業(yè)管理理處運作作報告；管理處會會議記錄錄(包括內(nèi)內(nèi)部及與與發(fā)展商商或業(yè)主主委員會會)管理處值值班記錄錄保安值班班記錄設備值班班與巡檢檢記錄管理工作作計劃與與報告工程設備備管理計計劃與報報告管理處往往來信函函用戶報修修與投訴訴處理記記錄承包商維維修或保保養(yǎng)工作作情況記記錄二.檔案案存檔要要求資料內(nèi)容容文檔名稱稱存檔要求求目錄索引引土建設備備安裝竣竣工資料料竣工圖圖則資料料圖紙檔案案盒(藍色)數(shù)量：按按類建立立每張圖紙紙名稱索索引設施設備備質(zhì)檢、消防等等部門驗驗收文件件審驗文文件易事

9、快AA4文件件夾(黑色3寸)數(shù)量：集中一一本按設施設設備單項項設索引引機電設備備保養(yǎng)合合約設備保保養(yǎng)合約約易事快AA4文件件夾(黑色3寸)數(shù)量：集中一一本按設施設設備單項項設索引引公共區(qū)域域設備設設備驗收收記錄公共區(qū)區(qū)域驗收收記錄圖紙檔案案盒數(shù)量：按按量而定定按區(qū)域、設備名名稱設索索引公共區(qū)域域設備移移交記錄錄公共區(qū)區(qū)域移交交記錄圖紙檔案案盒數(shù)量：按按量而定定按區(qū)域、設備名名稱設索索引單元驗收收及移交交記錄單元驗驗收移交交記錄圖紙檔案案盒數(shù)量：按按量而定定按單元設設目錄索索引用戶單元元二次裝裝修圖則則及審批批手續(xù)二次裝裝修審批批記錄圖紙檔案案盒數(shù)量：按按量而定定按單元設設目錄索索引二次裝修修監(jiān)

10、督檢檢查資料料二次裝裝修監(jiān)督督記錄圖紙檔案案盒數(shù)量：按按量而定定按單元設設目錄索索引入伙情況況記錄入伙情情況記錄錄易事快AA4文件件夾(黑色3寸)數(shù)量：集中一一本按月作報報表不作作索引業(yè)主、住住戶及租租戶情況況記錄業(yè)主、用戶情情況記錄錄易事快AA4文件件夾(黑色3寸)數(shù)量：集中一一本按順序存存檔不作作索引管理合約約、公約約用戶手手冊匯編編管理文文本匯編編易事快AA4文件件夾(黑色3寸)數(shù)量：集中一一本按文本分分類索引引12.管管理規(guī)章章制度及及裝修規(guī)規(guī)定規(guī)章制制度匯編編易事快AA4文件件夾(黑色3寸)數(shù)量：集中一一本按文本分分類索引引13.管管理分包包合約管理公公包合約約易事快AA4文件件夾(黑色3寸)數(shù)量：集中一一本同上14.設設施設備備維修保保養(yǎng)制度度及應急急措施維修保保養(yǎng)制度度易事快AA4文件件夾(黑色3寸)數(shù)量：集中一一本同上15.設設施設備備維修檔檔案設備維維修檔案案易事快AA4文件件夾(黑色3寸)數(shù)量：集中一一本同上16.設設施設備備檢測記記錄設備檢檢測記錄錄易事快A