行檔案管理工作指引

1、PAGE 1PAGE 7 PAGE 1 Ref.:CQ/檔案管理辦 公 檔 案案 管 理 工工 作 指 引引簡(jiǎn)介編制本手手冊(cè)主要目的是給予物 業(yè)業(yè) 管 理 公公 司 各級(jí)員工工作中 參參考，尤其是指導(dǎo) 物 業(yè) 管管 理 公 司司 辦公公文件及檔案管理。本手冊(cè)內(nèi)容基于 物 業(yè) 管管 理 公 司司 環(huán)境境條件不同，故實(shí)際施行 細(xì)細(xì)節(jié)可允許作部分變動(dòng)，但由公司指示而定。本手冊(cè)內(nèi)內(nèi)容主要分四大部分：一 . 物物 業(yè) 管 理理 公 司 檔檔案管理制度二 . 物物 業(yè) 管 理理 公 司 檔檔案保管三 . 物物 業(yè) 管 理理 公 司 日日常規(guī) 范范 文本本四 . 物物 業(yè) 管 理理 公 司 發(fā)發(fā)函及通告規(guī)

2、定定物 業(yè) 管 理理 公 司 檔檔 案 管 理理 制 度一、 物物 業(yè) 管 理理 公 司 檔檔案管理規(guī)定：1. 公公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由 物 業(yè) 管管 理 公 司司 主管管 (包括代理主管 )負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由 文文員專職文件存檔、注記工作。2. 有 關(guān)關(guān) 物 業(yè) 管管 理 公 司司 驗(yàn)收收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。3. 物 業(yè) 管管 理 公 司司 檔案案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄

3、。4. 物物 業(yè) 管 理理 公 司檔案案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。5. 物 業(yè)業(yè) 管 理 公公 司檔檔案在歷任主管調(diào)職、離任時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)確 認(rèn)認(rèn)后方可離任。6. 物 業(yè)業(yè) 管 理 公公 司 檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。7. 因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面 確確 認(rèn)，如如有違反的作泄密處理。8. 公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符合要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。公司檔案案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì) 公公 司 管理有重大影響及損害 公公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保

4、留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。二 . 物物 業(yè) 管 理理 公 司 管管理保密規(guī)定：在工作范范 圍獲獲有 關(guān)關(guān)的公 司司 內(nèi)部部資料，業(yè)主、用戶單元和物 業(yè)業(yè) 管理理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購(gòu) /租合約及金額、特別條款、 公公 司 及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍 。業(yè)主、用用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文 件件 柜 中，由由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由 公公 司 主管每周審核，其他工作 人人員 未未經(jīng)許可 禁禁止查閱。公 司 物 業(yè)業(yè) 管理理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。因工作所所需而放置于辦公室

5、、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。公司制定定的各類 規(guī)規(guī)章制度及工作指引，由公司司統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱 ( 須辦理借閱手續(xù) )，每每次限時(shí)一周 。實(shí)行借閱目的為指引員工工作及員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。發(fā)布的各各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過時(shí)收回。員工應(yīng)具具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)戶保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公 司司報(bào)告。員工因執(zhí)執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承

6、擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。 物 業(yè)業(yè) 管 理 公公 司 檔案管理一 . 公 司 檔檔案資料：1、公 司 驗(yàn)驗(yàn)收檔案：大樓土建建、設(shè)備安裝竣工資料 (圖紙、設(shè)備資料 ) ；大樓設(shè)施施設(shè)備之質(zhì)檢、消防 、勞動(dòng)局、技術(shù)質(zhì)質(zhì)量監(jiān)督督局、公公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件；大樓機(jī)電電設(shè)備保養(yǎng)合約；大樓公共共 區(qū)域域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄 (管理公司) ；大樓公共共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄 (發(fā)展商、承包商與管理公司 ) ；單元驗(yàn)收收及移交記錄 (承包商、業(yè)主與管理公司 ) ；2、公 司二次次裝修檔案：用戶單元元二次裝修圖則及審批手續(xù)；二次裝修修期間管理處監(jiān)督檢查資料；3、業(yè)戶戶資料：大樓入伙伙情況記錄；大樓業(yè)主主 (

7、 租租戶 )情況登記 (包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建 筑筑 面積積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等 ) ；4、 公 司 管管理文本匯編：管理合同同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè)；公 司 各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；公 司 各項(xiàng)管理分包合約；5、公 司 設(shè)設(shè)備維修保養(yǎng)類：各類設(shè)施施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施；各類設(shè)施施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；主要部位位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄；物 業(yè) 管理處有用戶維修報(bào)修單，維修后應(yīng)有回訪記錄；公 司 設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類：變配電間間要有供電部門定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄；電梯要有有技

8、術(shù)術(shù) 質(zhì) 量 測(cè)測(cè) 檢 局合格證書及年檢報(bào)告；生活水箱箱要定期清洗消毒并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明；避雷系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)有定期檢測(cè)報(bào)告；應(yīng)有定期期沉降檢測(cè)報(bào)告；消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及 溫溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄；其它 設(shè)設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料；公 司 下 屬屬 物 業(yè) 管管理處運(yùn)作類：公 司物物 業(yè) 管理處正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定 的的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄；公 司管管理費(fèi)收繳情況；公 司管管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告；公 司物物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告；公 司物物 業(yè) 管理處會(huì)議記錄 (包括內(nèi)部會(huì) 議議 及與與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的 會(huì)會(huì) 議)公 司物物

9、 業(yè) 管理處值班記錄保安值班班記錄設(shè)備值班班與巡檢記錄管理工作作計(jì)劃與報(bào)告工程設(shè)備備管理計(jì)劃 與與報(bào)告公 司物物 業(yè) 管理處往來信函用戶報(bào)修修與投訴處理記錄承包商維維修或保養(yǎng)工作情況記錄二 .物物 業(yè) 管 理理 公 司 檔檔 案 存 檔檔 要 求資料內(nèi)容容文檔名稱稱存檔要求求目錄索引引1.土建建設(shè)備安安裝竣工工資 料料物業(yè)管管理公司司竣工圖圖則資料料圖紙檔案案盒(藍(lán)色)數(shù)量：按類建建立每張圖紙紙名稱索索引2. 大大樓設(shè)施施設(shè)備質(zhì)質(zhì)檢、消消防等部部門驗(yàn)收收文件物業(yè)管管理公司司審驗(yàn)文文件易事快AA4文件件夾(黑色3寸) 數(shù)量量：集中中一本按設(shè)施設(shè)設(shè)備單項(xiàng)項(xiàng)設(shè)索引引3. 機(jī)機(jī)電設(shè)備備保養(yǎng)合合約物業(yè)管

10、管理公司司設(shè)備保保養(yǎng)合約約易事快AA4文件件夾(黑色3寸) 數(shù)量量：集中中一本按設(shè)施設(shè)設(shè)備單項(xiàng)項(xiàng)設(shè)索引引4. 公公共區(qū)域域設(shè)備設(shè)設(shè)備驗(yàn)收收記錄物業(yè)管管理公司司公共區(qū)區(qū)域驗(yàn)收收記錄圖紙檔案案盒數(shù)量量：按量量而定按區(qū)域、設(shè)備名名稱設(shè)索索引5.公共共區(qū)域設(shè)設(shè)備移交交記錄物業(yè)管管理公司司公共區(qū)區(qū)域移交交記錄圖紙檔案案盒數(shù)量量：按量量而定按區(qū)域、設(shè)備名名稱設(shè)索索引6.單元元驗(yàn)收及及移交記記錄物業(yè)管管理公司司單元驗(yàn)驗(yàn)收移交交記錄圖紙檔案案盒數(shù)量量：按量量而定按單元設(shè)設(shè)目錄索索引7.用戶戶單元二二次裝修修圖則及及審批手手續(xù)物業(yè)管管理公司司二次裝裝修審批批記錄圖紙檔案案盒數(shù)量量：按量量而定按單元設(shè)設(shè)目錄索索引

11、8.二次次裝修監(jiān)監(jiān)督檢查查資料物業(yè)管管理公司司二次裝裝修監(jiān)督督記錄圖紙檔案案盒數(shù)量量：按量量而定按單元設(shè)設(shè)目錄索索引9.入伙伙情況記記錄物業(yè)管管理公司司入伙情情況記錄錄易事快AA4文件件夾(黑色3寸) 數(shù)量量：集中中一本按月作報(bào)報(bào)表不作作索引10.大大樓業(yè)主主、住戶戶及租戶戶情況記記錄物業(yè)管管理公司司業(yè)主、用戶情情況記錄錄易事快AA4文件件夾(黑色3寸) 數(shù)量量：集中中一本按順序存存檔不作作索引11.管管理合約約、用戶戶手冊(cè)匯匯編物業(yè)管管理公司司管理文文本匯編編易事快AA4文件件夾(黑色3寸) 數(shù)量量：集中中一本按文本分分類索引引12.管管理規(guī)章章制度及及裝修規(guī)規(guī)定物業(yè)管管理公司司規(guī)章制制度匯編編易事快AA4文件件夾(黑色3寸) 數(shù)量量：集中中一本按文本分分類索引引13.管管理分包包合約物業(yè)管管理公司司管理分分包合約約易事快AA4文件件夾(黑色3寸) 數(shù)量量：集中中一本同上14.設(shè)設(shè)施設(shè)備備維修保保養(yǎng)制度度及應(yīng)急急措施物業(yè)管管理公司司維修保保養(yǎng)制度度易事快AA4文件件夾(黑色3寸) 數(shù)量量：集中中一本同上15.設(shè)設(shè)施設(shè)備備維修檔檔案物業(yè)管管理公司司設(shè)備維維修檔案案易事快AA4文件件夾(黑色3寸) 數(shù)量量：集中中一本同上資料內(nèi)容容文檔名稱稱存檔要求求目錄索引引16.設(shè)設(shè)施設(shè)備備檢測(cè)記記錄物業(yè)管管理公司司設(shè)備檢檢測(cè)記錄錄易事快AA4文件件夾