物資采購及出入庫管理制度樣例

1、物資采購及出入庫管理制度說明：本制度主要適用于公司或者機構(gòu)內(nèi)部生產(chǎn)物資以及非生產(chǎn)物資的采購 管理以及出入庫管理.其目的是為了規(guī)范公司或者機構(gòu)的物資采購，降低物資采購 本錢，確保公司或者機構(gòu)各項物資供應(yīng)，加強企事業(yè)單位物資采購以及物資出入庫 的監(jiān)督與管理.相關(guān)管理制度：生產(chǎn)物料管理制度，辦公用品管理規(guī)定等.制度中涉及到的附件內(nèi)容，例如采購計劃單，請購單，領(lǐng)料單，入庫單，出庫單 等，詳見物料采購管理或者工程采購管理中相關(guān)管理工具.1,總那么1.1為了規(guī)范公司或者機構(gòu)的物資采購，降低物資采購本錢,確保公司或者機 構(gòu)各項物資供應(yīng),加強企事業(yè)單位物資采購的監(jiān)督管理,特制定本制度.1. 2本制度是公司或者

2、機構(gòu)物資采購管理的基本規(guī)范,適用于公司或者機構(gòu)物 資的采購以及出入庫管理.1. 3采購部應(yīng)當根據(jù)市場信息做到比質(zhì)，比價采購，同時,在付款方式上，做到 貨到付款,或分期付款,減少采購風(fēng)險.2,采購部職責以及工作原那么采購部崗位職責(1)負責物資采購管理制度和內(nèi)部各崗位職責的制定；(2)負責物資采購員，計劃員及檔案管理員的監(jiān)督與管理；(3)負責物資采購計劃的制定,采購合同的簽訂及保管；(4)負責物資采購的詢價，議價，比質(zhì)，比價；(5)負責本部門按時，保質(zhì)，保量地完成所需各項物資的采購工作；(6)負責管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生，平安工作.(7)負責做好各項檔案的管理工作,如采購合同,各種審核或者簽字文件及公

3、司或者機構(gòu)下發(fā)的各種文件；(8)負責建立采購物資臺帳，借款明細帳及公司或者機構(gòu)應(yīng)付帳款,定期與財 務(wù)部對帳并協(xié)助實施物資盤點.2. 2物資采購原那么(1)未經(jīng)審核或者簽字的物資1律不得采購；(2)倉庫內(nèi)的庫存物資應(yīng)優(yōu)先使用；(3)建立合格供應(yīng)商名錄時，采購遠近搭配的原那么；(4)采購物資時,應(yīng)盡量通過銀行結(jié)算，減少現(xiàn)金結(jié)算；(5)在比價過程中，嚴格執(zhí)行同類產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價格，同樣價格比 服務(wù)的原那么,擇優(yōu)確定采購單位；(6)對于先試用的物資,必須由使用部門出具試驗報告,并由審核或者簽字后, 方可采購.(7)盡量防止當日使用，當日采購,1定要做到提前采購.3,物資采購管理物資采購1般規(guī)定

4、為節(jié)約采購本錢，公司或者機構(gòu)實行按月上報采購計劃.采購部編制采 購計劃時,要從實際工作出發(fā),防止盲目提報物資采購計劃,防止物資積壓損失.公司或者機構(gòu)各部門要按程序報物資采購計劃，在每月的 日前向采購部報下月的采購計劃，然后由采購部匯總后統(tǒng)1上交公司或者機構(gòu)經(jīng)理辦公 室.3.1. 3各部門提供的需采購物資的規(guī)格型號必須完整,如不完整所造成的損失 由原材料清單提報人負責的經(jīng)濟損失,所在部門承當；同時,采購部有 權(quán)拒絕采購型號不完整的物資.3.1. 4物資采購時必須嚴格按照采購原那么,采購計劃進行采購,做到不錯訂,不 漏訂,及時準確地做好物資貨源的落實工作.簽訂物資采購合同時，要嚴格執(zhí)行合 同法和公

5、司或者機構(gòu)合同管理制度,合同中要明確數(shù)量,規(guī)格型號,價格,質(zhì)量標準, 交貨期，交貨地點，結(jié)算方式,運費承當,包裝,運輸,驗收方式,經(jīng)辦人經(jīng)濟責任以 及其它需要明確的事項.1般情況下,按照公司或者機構(gòu)標準合同文本簽訂合同，如 有特殊情況,與公司或者機構(gòu)律師顧問聯(lián)系后,再簽定合同.3.1. 5物資采購時，如使用單位出具的原材料出現(xiàn)短缺現(xiàn)象,采購部應(yīng)征求使 用單位意見,在使用單位同意，并簽字確認后方可采購使用單位愿意接受的代用品, 否那么，出現(xiàn)后果由采購部負直接責任.3.1. 6采購部未能及時完成的采購任務(wù),應(yīng)及早報主管生產(chǎn)副總經(jīng)理說明原因, 擬定補救措施.3.1. 7生產(chǎn)物資采購計劃單，非生產(chǎn)物資

6、采購計劃單1式聯(lián),各部 門審核簽批齊全后，必須交到每聯(lián)上的指定部門，以便統(tǒng)計核對.3. 2物資請購3. 2. 1生產(chǎn)物資的請購：由采購部采購人員針對需采購的物資，依公司或者機 構(gòu)存量管理基準,用料預(yù)算,參酌庫存情況,進行市場摸價,貨比3家后,如實逐項填 寫“生產(chǎn)物資采購計劃單”，并按“計劃單”下方所設(shè)會簽部門依次審核簽批后, 將“計劃單”分交給相關(guān)部門統(tǒng)計備查.具體流程如下：部門采購員編制生產(chǎn)物資采購計劃單一部門負責人一財務(wù)科一總 經(jīng)理一部門采購員一交財務(wù)科和辦公室統(tǒng)計一采購.3. 2.2非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用及請購:非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用由各部門依照本部門的實 際需求,每月初預(yù)報，填寫非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計劃

7、單，經(jīng)相關(guān)部門依次審核簽批后, 交由采購部門進行匯總采購后，憑審核簽批手續(xù)齊全的非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計劃單 向物資管理部門領(lǐng)用.非生產(chǎn)物資的申領(lǐng)與采購流程如下：部門人員編制非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計劃單一部門負責人一財務(wù)科一總 經(jīng)理一辦公室統(tǒng)計一采購部按匯總好的申領(lǐng)計劃，編制非生產(chǎn)物資采購計劃 單一財務(wù)科一總經(jīng)理f 交辦公室統(tǒng)計一采購.3. 2. 3緊急請購:對于緊缺,急用物資,應(yīng)至少提前2日，持相關(guān)部門及總經(jīng)理核 批后的“物資采購申請單”與采購人員取得聯(lián)系，以便及時備貨，保證使用.如遇總 經(jīng)理外出，由請購部門 請示總經(jīng)理同意后，如實逐項填寫“物資采購計劃單”， 并在備注欄注明原因,方可采購,凡緊急請購的物資

8、,必須在1-2天內(nèi)補辦審核或 者簽字手續(xù).具體流程如下：部門采購員編制生產(chǎn)物資采購計劃單一部門負責人 請示總經(jīng)理同 意后一部門采購員一一2天內(nèi)按”物資采購計劃單簽批流程”補批手續(xù).3. 3采購程序3. 3. 1采購員在采購時對同1種商品應(yīng)至少比價3家以上.3. 3.2采購員通過 ， “詢價單”，Email,實地考察等方式進行尋價, 比價,議價.3. 3.3采購員要如實，認真，工整，逐項填寫“物資采購計劃單”中的各工程， 不得虛填,不得空項，無法填寫的應(yīng)在“備注”欄內(nèi)注明.3. 3. 4總經(jīng)理比照價項進行核查,審查完畢后在非,生產(chǎn)物資采購計劃單上 的“總經(jīng)理審核或者簽字意見”欄確認合適供應(yīng)商,并

9、在下方“總經(jīng)理”處簽名.（此 條僅對重要原材料或是數(shù)量金額較大的訂單）4,物資驗收入庫管理物資驗收入庫1般規(guī)定采購人員辦理完采購手續(xù)后要及時跟蹤物資的入庫情況.物資入庫時, 采購人員要協(xié)同保管人員與交貨人，使用部門主管或質(zhì)量管理部門辦理驗收手續(xù), 核對清點物資名稱,規(guī)格,質(zhì)量,數(shù)量是否與計劃，合同及購貨憑證相符,檢查包裝 封印是否完好,計量物資按凈重驗收，保管人員和采購人員應(yīng)按驗收單上的要求簽 字，以履行其職責.4.1. 2倉庫保管人員在驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題,要及時通知物資使用部門和物 資采購人員，并同時做出記錄備案,分清責任,責任不清時嚴禁驗收入庫.4.1. 3驗收中的不合格物資,嚴禁接受,

10、如出現(xiàn)工作失誤或故意驗收，保管人員 負全部經(jīng)濟責任.4.1. 4采購人員對款已付而貨未到,或貨到發(fā)票未到,應(yīng)及時通知對方經(jīng)辦人, 盡快查實情況.4. 2物資驗收入庫程序庫管員對物資的數(shù)量，品種,規(guī)格,供貨方等對應(yīng)非,生產(chǎn)物資采購計劃單 進行驗收,核實無誤后開具入庫單并在入庫單上簽字作為入庫及驗收合格依據(jù). 對于急用生產(chǎn)物資,庫管員須到現(xiàn)場進行入庫驗收,并依照物資出入庫規(guī)定流程辦 理出入庫手續(xù).具體流程：采購員或供應(yīng)商送貨到庫一庫管員與非，生產(chǎn)物資采購計劃單核對驗收 無誤后開具入庫單一部門負責人核實入庫單簽字一庫管員入賬.4. 3采購物資的發(fā)票入賬流程發(fā)票一庫管員將入庫單附在發(fā)票后一部門負責人在

11、發(fā)票上簽字一財 務(wù)部一總經(jīng)理一財務(wù)入賬.5,物資出庫管理 （本局部也可以單獨列出,企事業(yè)單位根據(jù)實際需求擬定）物資出庫1般規(guī)定物資的領(lǐng)用，發(fā)放,需按“先進先出，計劃供應(yīng),節(jié)約用料”的總原那么進行 發(fā)料,發(fā)貨時要堅持1核對,2簽字,3記帳,4盤點的程序,對違反發(fā)料原那么造成物資 失效,霉變,大料小用,優(yōu)材劣用以及過失等損失，保管人員承當全部經(jīng)濟責任.各部門領(lǐng)用材料時，必須填制“領(lǐng)料單”，由經(jīng)辦人和部門負責人簽字, 倉庫保管員按簽字后的領(lǐng)料單開出庫單進行發(fā)貨，并將領(lǐng)料單附在出庫單的后面, 填寫出庫單時必須按出庫單規(guī)定的格式填寫完整.5.1. 3保管人員應(yīng)嚴格遵守先辦理領(lǐng)料手續(xù)后出貨的原那么，嚴禁先

12、出貨后補辦 手續(xù)和白條發(fā)貨.5.1. 4各部門領(lǐng)用材料時,應(yīng)嚴格按照部門領(lǐng)料單規(guī)定的內(nèi)容和要求填寫，不 準在領(lǐng)料單上作任何改動,如填寫錯誤必須重寫.5.1. 5各種物資材料的轉(zhuǎn)讓和外售時,需經(jīng)公司或者機構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審 核或者簽字，（經(jīng)辦人按購入物資本錢，（含運費，采購費用等）另加管理費，進行 對外報價），倉庫保管人員憑財務(wù)部收款憑證,方可辦理出庫手續(xù).5. 1. 6辦公用品的領(lǐng)用：各部門在領(lǐng)用辦公用品時，1律憑部門月底填寫的辦公 用品申請表中明細，由辦公室主任審核或者簽字,辦理領(lǐng)用登記手續(xù).生產(chǎn)用原料，勞開工具，維護材料（包括設(shè)備配件等）的領(lǐng)用:領(lǐng)用部門 負責人審核或者簽字，領(lǐng)用后做登記

13、管理，工具統(tǒng)1采用“交舊領(lǐng)新”制.5.1. 8物資出庫后倉庫保管員要及時登記賬簿,倉庫保管員按月要與本錢會計 核對賬目，確保貨物數(shù)量準確無誤,本錢會計按月向財務(wù)部填報物資進,銷,存月報 表,財務(wù)部相關(guān)人員要協(xié)同保管員和本錢會計每月對貨物進行實地盤點，做到賬賬 相符,賬物相符,賬卡相符,卡物相符.5.1. 9所有發(fā)料憑證,原始單據(jù)應(yīng)由保管人員妥善保管,按月裝訂,發(fā)料憑證, 原始單要按財務(wù)制度的保管時間和銷毀程序辦理,不可喪失，否那么，應(yīng)承當全部經(jīng) 濟責任.5. 1. 10退庫的材料范圍包括生產(chǎn)任務(wù)完成或竣工多余物資;借領(lǐng)，借發(fā)物資; 車間小庫多余物資.退庫時,物資必須完好,物資退庫單與原領(lǐng)料單內(nèi)容要相同,物 資退庫時保管員要認真進行驗收，因物資質(zhì)量不合格退庫，必須進行技術(shù)鑒定，出 示有充分數(shù)據(jù)的檢查證明方能退庫，以便與生產(chǎn)廠家交涉退貨.對超儲物資應(yīng)積極調(diào)劑,正常存儲物資1般不予調(diào)劑,凡對外調(diào)劑的物 資必須由物資采購人員申請,分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審核或者簽字,其他任何人無權(quán)處 理.嚴禁將物資借給外單位（某工作人員個人）使用，違者罰款 元, 同時追回外借物資,追回物資磨損,損壞的，由責任人按價賠償.5. 2物資出庫程序5. 2.1領(lǐng)用部門必須持有符合規(guī)定,符合制度,簽字齊全的領(lǐng)料單前往倉庫領(lǐng) 用.5.