公司采購業(yè)務(wù)管理制度

1、公司采購業(yè)務(wù)管理制度第一章總則第一條【制定目的和依據(jù)】本制度規(guī)定了XX公司以下簡稱 “公司在采購方面的各項管理政策，旨在規(guī)范公司采購工作，指 導(dǎo)公司采購活動，以期獲得質(zhì)量、服務(wù)和價格最優(yōu)的產(chǎn)品、材料或服 務(wù)，防范公司各類采購風(fēng)險。第二條【制度適用范圍】本制度適用于采購業(yè)務(wù)的管理，涉及生 產(chǎn)原料采購、辦公用品采購等內(nèi)容。第三條【制度遵循原則】銷售管理應(yīng)遵循以下原則：一遵守國家法律、法規(guī)和公司規(guī)章制度；二保持程序規(guī)范、內(nèi)容合法；三采購相關(guān)信息記錄應(yīng)真實、可靠。第二章 職能部門及使命第四條采購部負(fù)責(zé)編制采購計劃、詢價比價、選擇供應(yīng)商、簽 訂采購合同、采購請款、供應(yīng)商管理等。第五條質(zhì)量檢驗部負(fù)責(zé)采購物

2、資質(zhì)量檢驗等。第六條人事行政部負(fù)責(zé)匯總各部門辦公用品必須求，采購估價， 下達(dá)采購任務(wù)等營銷部負(fù)責(zé)公司銷售計劃的制訂、更改、具體執(zhí)行， 公司產(chǎn)品價格的核算、整理和報價，與客戶簽訂訂單或合同以及客戶 的信息匯總和整理。第七條公司應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的使命、權(quán)限，保證辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位互相分開、制約和監(jiān)督。公司采購業(yè)務(wù)的不相容崗位一般包括：一請購與審批；二供應(yīng)商的選擇與審批；三采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批；四采購、驗收與相關(guān)記錄；五付款的申請、審批與執(zhí)行。第三章采購管理政策第八條采購人員依據(jù)銷售訂單及市場狀況，編制采購計劃，報 部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審核通過后

3、，方可進(jìn)行采購。所有申請 單必須連續(xù)編號。第九條公司應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，同等質(zhì)量條件下優(yōu)先考 慮價格低的供應(yīng)商，以降低采購成本。假設(shè)未采納最低報價，采購人員 必須書面說明原因。第十條選擇供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營許可證，應(yīng)有 必要的資金能力。供應(yīng)商按國家國際標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過 認(rèn)證。有優(yōu)良的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識。具有足夠的生產(chǎn)能 力，能滿足本公司經(jīng)營必須要。同等價格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同 價同質(zhì)擇其近。第十一條采購員定期對供應(yīng)商進(jìn)行評審或視察申請，填寫供 應(yīng)商考核表，報采購部經(jīng)理批準(zhǔn)。第十二條關(guān)于新增供應(yīng)商，應(yīng)由采購部組織進(jìn)行新增供應(yīng)商開發(fā)和評審，審批合格后由采購部門

4、專人更新合格供應(yīng)商名錄并存 檔。第十三條供應(yīng)商管理。對由供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題造成的經(jīng)濟(jì)損 失，應(yīng)視情節(jié)輕重對供應(yīng)商做出相應(yīng)的處罰。具體懲處措施既涉及的 金額由企業(yè)視狀況自行確定。必須供應(yīng)商賠償?shù)模晒静少弳T填寫供 應(yīng)商原料不良扣款明細(xì)，經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)后，報財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，從供 應(yīng)商貨款或下次供貨數(shù)量中扣除。第十四條質(zhì)量損失索賠范圍：入庫檢驗不合格、生產(chǎn)過程 中由于供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量造成的經(jīng)濟(jì)損失、供貨不準(zhǔn)時造成公司生產(chǎn)線 停產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)損失等。第十五條每月由采購部采購人員、生產(chǎn)車間、財務(wù)部，成立調(diào) 查小組對供應(yīng)商進(jìn)行視察，并出具調(diào)查報告，結(jié)合問題的反饋與解決， 進(jìn)行供應(yīng)商評定。將考評結(jié)果登記到合格供應(yīng)商名

5、錄。第十六條采購合同與訂單簽訂。所有采購必須與供應(yīng)商簽訂采 購合同或訂單，口頭合同必須有書面的登記零星的小物件同意用超 市發(fā)票。年采購金額較大的，可采納每年與供應(yīng)商簽訂采購開口合 同的方式，每筆采購業(yè)務(wù)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購訂單。第十七條單筆采購金額超過元以下的可與 元的采購必須簽 訂合同，供應(yīng)商簽訂訂單。合同訂單均標(biāo)準(zhǔn)化由電腦自動生成，注 明具體相關(guān)格式條款，具有統(tǒng)一格式。第十八條 公司采購合同必須經(jīng)采購經(jīng)理、分管副總、總經(jīng)理審批。 年采購金額在元以上、關(guān)聯(lián)交易和對公司經(jīng)營產(chǎn)生重大影響的采購，必須經(jīng)董事會批準(zhǔn)。簽署后的采購合同副本必須留檔財務(wù)部。第十九條采購合同/訂單變更或取消。采購合同/訂單一

6、旦經(jīng)采 購主管/總經(jīng)理簽發(fā)后，對其內(nèi)容的任何更改如價格、名稱、供應(yīng) 商信息、增加或刪除采購項等必須通過合同/訂單更改的方式進(jìn)行。第二十條采購合同/訂單變更應(yīng)由經(jīng)辦人提出申請，填寫采購 合同/訂單變更或取消申請表，由原合同/訂單簽字核準(zhǔn)人審批。審 批后依據(jù)采購合同與訂單簽訂流程由采購員與供應(yīng)商簽訂新的合同 或訂單。更改后的合同/訂單編號不得與原合同/訂單號相同。第二十一條由采購員負(fù)責(zé)將更改后的合同/訂單發(fā)到相關(guān)歸檔 部門，并憑審批通過的采購合同/訂單變更或取消申請表將原合 同/訂單從相關(guān)部門收回并單獨存放。第二十二條假設(shè)合同/訂單上的所有項目都被取消后，則原合同/ 訂單取消，取消合同/訂單須經(jīng)辦

7、人提出申請，填寫采購合同/訂單 變更或取消申請表，由原合同/訂單簽字核準(zhǔn)人審批。由采購員與供 應(yīng)商聯(lián)系有關(guān)取消的事宜，被取消的合同/訂單應(yīng)蓋“取消章，并 單獨存放。第二十三條采購驗收入庫。倉庫收到供應(yīng)商送貨時，倉庫保管 人員應(yīng)依據(jù)采購訂單和供應(yīng)商提供的送貨單對貨物進(jìn)行分檢、清 點計數(shù)和過磅稱重等，核對無誤后將貨物存放收貨區(qū)，在送貨單 上簽收。第二十四條原料的質(zhì)量檢驗由質(zhì)量檢驗部負(fù)責(zé)，質(zhì)量檢驗部取 得到樣品后，應(yīng)依據(jù)規(guī)定程序進(jìn)行質(zhì)量檢驗，并出具檢驗報告單。第二十五條倉庫管理人員和質(zhì)量檢驗人員在驗收貨物過程中如 果發(fā)現(xiàn)貨物有質(zhì)量、婁量、品位、包裝等問題，應(yīng)當(dāng)馬上通知采購部， 采購人員依據(jù)采購合同/

8、訂單有關(guān)條款，辦理退貨、補貨、改換、索 賠等有關(guān)事宜。第二十六條如果倉庫在收到供應(yīng)商發(fā)貨后，發(fā)現(xiàn)有超額發(fā)貨情 況，應(yīng)當(dāng)通知采購部，采購部和供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商解決。第二十七條經(jīng)質(zhì)量檢驗部檢驗合格之后，倉儲部倉庫人員依據(jù) 采購訂單和供應(yīng)商提供的送貨單和盤點記錄的數(shù)據(jù)填寫入庫單。第五章辦公用品采購管理第二十八條常規(guī)采購。公司各使用部門應(yīng)每季度匯總本部門辦 公用品的實際使用狀況，并確定下季度辦公用品必須求計劃，以書面形 式報人事行政部行政采購專員匯總。第二十九條行政采購專員收到各部門辦公用品必須求后，應(yīng)結(jié)合 辦公用品清單中信息，確認(rèn)本期必須要添置的辦公用品，填寫辦 公用品采購申請單，并進(jìn)行估價。第三十條行

9、政采購專員每次估價前，應(yīng)主動向供應(yīng)商發(fā)函詢問， 如遇價格變動應(yīng)要求任應(yīng)商發(fā)調(diào)價函，更新報價單，調(diào)價函 及報價單均應(yīng)書面歸檔，建立價格檔案，以便日后采購參照。第三十一條行政采購專員完成估價后，應(yīng)將當(dāng)期估價狀況與前 兩期采購時的貨價進(jìn)行比對，并將比對看法與辦公用品采購申請單 一并經(jīng)部門經(jīng)理簽字認(rèn)可后交由財務(wù)總監(jiān)審批，審批通過后方可進(jìn)入 采購流程。第三十二條辦公用品到貨后，行政采購專員負(fù)責(zé)通知各部門進(jìn) 行驗貨，保證送貨單上的物品規(guī)格、型號、數(shù)量和辦公用品采購申 請單一致，確認(rèn)無誤后，各部門簽收采購訂單，行政采購專員建立 臺賬。第三十三條行政采購專員應(yīng)將實際發(fā)生的采購金額填寫請款 單，批量大的盡可能附

10、增值稅發(fā)票，交部門經(jīng)理審批簽字后，將其 與部門簽收單及辦公用品采購申請單一并交由財務(wù)總監(jiān)審批，財 務(wù)總監(jiān)審批通過后進(jìn)行撥款。第三十四條 各個部門驗收辦公用品后.可馬上領(lǐng)用。但行政采購 專員發(fā)放辦公用品時，須仔細(xì)審核領(lǐng)用人是否按照辦公用品清單 中所規(guī)定的時間、控制方式進(jìn)行領(lǐng)用，否則一律不得發(fā)放；符合發(fā)放 條件的，領(lǐng)用人必須先填寫辦公用品領(lǐng)用登記表并簽字確認(rèn)。第三十五條行政采購專員每月25日應(yīng)將已簽收的采購訂單與 供應(yīng)商提供的對賬單進(jìn)行對賬，保證辦公用品臺賬的準(zhǔn)確性。已實施 采購但暫未發(fā)放的辦公用品，由人事行政部指定專人進(jìn)行保管，并于 每月底進(jìn)行盤點，保證賬物相符，出現(xiàn)問題及時處理，第三十六條行政采購專員每月30日前應(yīng)將各部門辦公用品領(lǐng) 用狀況匯報給財務(wù)部門，由財務(wù)部按實分?jǐn)偙驹沦M用。第三十七條特別采購。特別采購主要針對以下狀況：各部門由 于某種特別原因，急必須某種未列入期初辦公用品采購申請單的辦 公用品。第三十八條特別采購申請流程為：先由使用部門提出特別采購 申請，填寫特別采購請購單，注明原因、必須求日期，部門主管簽 字審批，行政采購專員匯總特別采購請購單，經(jīng)人事行政部經(jīng)理 審批通過后交由財務(wù)總監(jiān)簽字核準(zhǔn)。第三十九條關(guān)于特別采購中的實際采購環(huán)節(jié)，行政采購專員可 自行詢價和選定供應(yīng)商，但必須將供應(yīng)商和價格填寫在特別采購請 購單中，由財務(wù)總監(jiān)審批簽字后方可下單。第四十條特別采購下單