公司管理制度手冊

1、內(nèi)部文件公司機密，不得擴散內(nèi)部文件公司機密，不得擴散第 頁第二條公司鑰匙的保管持有公司辦公室鑰匙及門禁卡等人員請妥善保管好，不可將鑰匙隨意轉(zhuǎn)交他人保管和丟失；各部門在非辦公時間因加班、值班等原因借用鑰匙，可向相關(guān)人員借用,用完請及時歸還。第三條公司各部門需采購的物品，均需填寫“申購單”，經(jīng)辦公室查審、詢價后，統(tǒng)一進行申報購買。第四條辦公室購置日常辦公用品、低值易耗品、清潔用品需填寫“行政內(nèi)部申購單”，經(jīng)總經(jīng)理審批簽字后方可到財務(wù)請款進行購買。第五條采購物品的付款方式通常情況下是以現(xiàn)金或月結(jié)方式支付，若金額較少或有特殊情況，要提前說明原因方可支付現(xiàn)金。第六條公司固定資產(chǎn)均有相應(yīng)的固定資產(chǎn)保管卡，

2、任何員工不經(jīng)人事行政部批準(zhǔn)不允許私自進行調(diào)換、改裝或其它類似行為。若因此造成經(jīng)濟損失，將視情況給予相應(yīng)的處罰。第七條屬正常辦公消耗時所領(lǐng)用辦公用品需經(jīng)公司秘書登記領(lǐng)用。第八條員工辦理離職時，應(yīng)歸還借用、領(lǐng)用及公司規(guī)定之應(yīng)歸還的辦公用品、管制消耗品以及固定資產(chǎn)，由辦公室負責(zé)監(jiān)督，相關(guān)管理責(zé)任的部門負責(zé)人檢驗并進行確認、索回。若有損壞或丟失，按其損壞程度予以經(jīng)濟或?qū)嵨镔r償。任何人不得以任何原因?qū)⒐居闷窊?jù)為己有。第九條報銷1.用于公司各種用途需報銷的員工在報銷時必須附上相關(guān)的正式發(fā)票、申購單/工作單經(jīng)部門負責(zé)人簽字，送至財務(wù)部，財務(wù)負責(zé)人審核確認無誤后交至總經(jīng)理，總經(jīng)理審批簽字后方可發(fā)放其款項辦公

3、室文員、資料員的工作職責(zé)行政文員作為公司的重要工作窗口和公司行政執(zhí)行、后勤的具體事務(wù)人員，必須做到儀容整潔、談吐大方、反應(yīng)機敏、處理及時、溝通協(xié)調(diào)到位等，能夠在公司的日常行政工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。第一條行政文員、資料員的首要職責(zé)是：做好公司各項文件、資料及各種業(yè)務(wù)，銷售報表的打印、復(fù)印、裝訂和登記、發(fā)放，各種材料、檔案的管理，保管及備份、備案；第二條負責(zé)公司來電、來文、傳真的轉(zhuǎn)接、登記與轉(zhuǎn)發(fā)，有重要事項可事先做好電話或來文的記錄，然后送報至有關(guān)部門或相關(guān)負責(zé)人，不得延誤；來訪來賓的引座、服務(wù)與通報，飲用水、報刊的日常管理及整理；第三條做好公司員工的考勤記錄與匯總，請假及出差申報單，匯報單的發(fā)放

4、，保管與備案存檔；公司各部門所需辦公材料的登記和按規(guī)定的發(fā)放，內(nèi)部會議資料的安排布置與記錄；各部門的負責(zé)區(qū)域衛(wèi)生清潔狀況的檢查；各部門每日、每周工作匯報的督辦與上報；每日結(jié)束工作后的檢查門窗、燈光、飲水機是否關(guān)閉和切斷電源；第四條協(xié)助行政部領(lǐng)導(dǎo)做好公司的一些人事、勞資及辦公設(shè)備的管理使用與維護；對公司的各種行政文件（通知、辦法、規(guī)定、意見等）負責(zé)傳達到部門或個人；第五條遵守公司制度，嚴(yán)守機密；對所接觸的經(jīng)營情況、商業(yè)信息及其它有關(guān)公司的重要資訊不得泄漏。辦公設(shè)備管理制度第一條釋義本制度所指辦公設(shè)備，包括電腦主機、顯示器、相關(guān)配件及打印機、掃描儀、復(fù)印機等。第二條由公司行政部對辦公設(shè)備進行登記，

5、本機責(zé)任人簽字后，享有公務(wù)使用的權(quán)力，負有保管、維護、保養(yǎng)的責(zé)任。第三條新購辦公設(shè)備的說明書及隨機配置軟件、驅(qū)動盤等附件由責(zé)任人簽收后保管使用。設(shè)備的購貨發(fā)票（復(fù)印件）及保修卡等今后服務(wù)手續(xù)由行政部內(nèi)勤人員負責(zé)保管。第四條電腦管理1、公司電腦均應(yīng)設(shè)置密碼和屏幕保護密碼，其密碼不得隨意告訴他人，以保護公司秘密；2、非本公司員工禁止使用公司電腦（網(wǎng)絡(luò)和電腦維修除外）。公司員工之中非責(zé)任人若上機操作，應(yīng)事先征得責(zé)任人同意；3、財務(wù)、預(yù)算等專用電腦軟件一般應(yīng)專機專盤，不得混用。若需自帶磁盤用他人電腦，還應(yīng)征得責(zé)任人同意，獲準(zhǔn)后方可使用。使用后的文件非特殊情況不能存入他人的電腦中；4、電腦使用人要注意保

6、密，非本機責(zé)任人不得拷盤和打印電腦內(nèi)文件。若因此泄露公司商業(yè)機密者，將視其情節(jié)及帶給公司的損失程度給予處罰，情節(jié)嚴(yán)重者追究其法律責(zé)任；5、上電腦操作的人員嚴(yán)格按操作程序開機、關(guān)機，使用光盤、輸入密碼、編寫時間等，應(yīng)注意有無病毒產(chǎn)生的可能，以防文件丟失造成損失；6、財務(wù)部、預(yù)算部的專用電腦不得上互聯(lián)網(wǎng)，其余各電腦上網(wǎng)應(yīng)獲批準(zhǔn)并接受公司網(wǎng)管人員的指導(dǎo)和監(jiān)督；7、嚴(yán)禁利用公司電腦在上班時間上網(wǎng)進行娛樂、游戲活動，以及利用公司電腦進行私人事務(wù)的操作，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，每人每次減薪人民幣50元。上班時間上網(wǎng)進行娛樂、游戲活動累積3次者一律除名；第五條打印、復(fù)印管理1、除財務(wù)及辦公事務(wù)用打印機外，其余材料及資料的

7、復(fù)件由公司統(tǒng)一安排指定的復(fù)印店復(fù)印，由行政主管簽字、管理，其他人等不得簽字；2、公用文件、資料復(fù)印，必須登記簽字，注明復(fù)印內(nèi)容；3、復(fù)印資料按送達的先后順序依次完成，若有急件，行政內(nèi)務(wù)可視情先行復(fù)?。?、為節(jié)約紙張，草稿盡量使用廢紙，若可雙面復(fù)印，應(yīng)事先向操作人員申明；5、私人資料打印或復(fù)印，按成本價收取費用：A4紙每頁0.2元。第六條傳真機管理1、傳真機由行政部統(tǒng)一管理；2、傳真必須登記簽字，注明電腦號碼及頁數(shù)；3、謝絕私人使用傳真機；第七條辦公設(shè)備若需維修、換件、增添附件等，由行政部報公司領(lǐng)導(dǎo)同意后采購檔案管理制度規(guī)定第一章總則第一條檔案管理是行政工作的重要環(huán)節(jié)，為強化企業(yè)管理，規(guī)范文秘檔

8、案工作，提高管理的科學(xué)性和工作效率，特制定本制度。第二章文秘管理第二條收文公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門不論以何種方式收到任何單位的文件、函件、資料等，一律先交行政部登記、編號，由行政部轉(zhuǎn)報有關(guān)負責(zé)人、部門批閱、批示，分類存檔。第三條文件處理的時限1、行政部收到文件（另包括重要的電話記錄），時間在下午下班前兩小時的，必須當(dāng)天處理完畢；時間不足兩小時的，次日上午必須處理完畢（重要的應(yīng)及時處理，不得報到次日）；2、公司各部門不論以何種方式收到文件（包括信函、函件、傳真、資料、重要電話記錄），應(yīng)在一天之內(nèi)送達行政部。第四條各部門以公司的名義行文（文件、函件、傳真等），其程序如下：1、擬稿人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指令起草初稿；2

9、、交行政部審核、填寫“發(fā)文箋”后一并報分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審核，簽署意見；3、行政部登記，交給文員，安排打印、校對，蓋章后及時送發(fā)、存檔。第五條凡需復(fù)印材料一律經(jīng)行政部同意后方可施行。復(fù)印的文件、材料應(yīng)作好登記。復(fù)印件涉及泄密的，復(fù)印前還應(yīng)取得公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三章檔案管理第六條公司所有員工不論以何種形式收到檔案資料（各種文件、合同、協(xié)議、定單、證書、光盤、照片等），均必須在一個工作日內(nèi)交到行政部登記存檔。第七條對外簽訂的合同以及對外經(jīng)營交往中的所有應(yīng)列為檔案的資料，一律交行政部簽收、登記、歸檔。當(dāng)事者要保守機密，對泄密者，視其情節(jié)給予懲處，情節(jié)特別嚴(yán)重并涉嫌違法犯罪，將追究其法律責(zé)任。第八條所

10、有檔案均應(yīng)進行科學(xué)的編號、分類、分卷、理好目錄、整理成冊，以達到查閱快捷、服務(wù)工作的目的。第九條公司內(nèi)部人員查閱、借出檔案應(yīng)由部門經(jīng)理提出申請（密級高的還應(yīng)請分管副總或行政部經(jīng)理）。若需復(fù)印應(yīng)經(jīng)行政部領(lǐng)導(dǎo)同意，涉及公司機密或其它重要文件，復(fù)印前還須取得公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十條外單位查閱借閱資料，必須持單位介紹信經(jīng)主管副總或行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱借閱。查閱者不得拍照、復(fù)制。合同資料及有關(guān)商業(yè)機密的文件一律不得外借。第十一條財務(wù)檔案由財務(wù)部門歸檔，由專人保管。屬工程專業(yè)人員管理的檔案，由工程部整理歸檔并專人保管。印章管理制度規(guī)定第一章總則第一條為規(guī)范和加強公司印章的管理，特制定本制度。第二條本規(guī)定

11、中的印章是指在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，需以公司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)利而使用的印章。第二章刻制、改刻、廢止及保管第三條印章的種類1、印鑒：公司向主管部門登記的公司印章包括公章、法人私章、財務(wù)章、合同章。公司對印鑒章必須指定專人的保管；2、部門章：刻有公司部門名稱的印章。部門章限于指定業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)范圍內(nèi)專用，由部門經(jīng)理負責(zé)保管；第四條公司印章的刻制、改刻、廢止議案由行政部負責(zé)提出。第五條行政部負責(zé)人必須在提出的方案中將新舊印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限加以說明。第六條公司印章的刻制由總經(jīng)理指定專人辦理，需要更換或廢止的印章應(yīng)由各部門經(jīng)理將印章交還行

12、政部領(lǐng)導(dǎo)。第七條公司印章應(yīng)放于保險柜中，印章在遇到遺失、損毀、被盜的情況時，印章管理人應(yīng)立即向總經(jīng)理和上級主管部門遞交書面的情況報告，并依法公告作廢。第三章登記第八條行政部負責(zé)人應(yīng)將每枚印章辦理印鑒卡，登記并永久保存。第四章印章使用規(guī)定第九條印章的使用規(guī)定1、與公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)聯(lián)，涉及政策性問題或?qū)φ?、稅?wù)、金融等機構(gòu)以公司名義的行文，經(jīng)總經(jīng)理簽批，蓋公司章；2、以公司名義核發(fā)的證明文件，種類規(guī)章制度、財務(wù)報表的核準(zhǔn)等由總經(jīng)理簽批，蓋公司章；3、介紹信以開具的各種證明，由行政部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理助理簽批，蓋公司章；4、各部門在經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對合同單位的行文，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，行

13、政部蓋公司章。第十條印章的使用手續(xù)1、公司對外發(fā)送文件、簽訂合同、協(xié)議用印時，要經(jīng)相關(guān)部門及主管副總或總經(jīng)理助理簽字，呈總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，將合同或協(xié)議交印章管理人審核用印，由行政部存檔；2、對于各部門在經(jīng)辦業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對外合作單位的例行行文（如：營銷部向客戶發(fā)送的繳款通知，無條款變化續(xù)簽的協(xié)議合同等），用印前應(yīng)由部門經(jīng)理在用印登記表上簽字即可用?。?、其它文件用印前，應(yīng)由經(jīng)辦人填寫“用印申請單”，部門經(jīng)理簽字，呈送主管公司領(lǐng)導(dǎo)（如主管副總、總經(jīng)理外出時，由其事先指定的搭理人）審核批準(zhǔn)后，連同經(jīng)審核的文件、公文、印章管理人審核用印，由印章管理人存檔；4、公司文件需使用公司印章的，由經(jīng)辦人填寫“

14、用印申請單”，經(jīng)公司行政部專人或領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后加蓋公章，由印章管理存檔；第十一條印章管理人對未經(jīng)批準(zhǔn)的文件、公文、合同、資料等，不得擅自用印，違者將視其后果輕重予以相應(yīng)處罰。第十二條如不按規(guī)定保管遺失，由印章管理人債權(quán)負責(zé)。第五章用印要領(lǐng)第十三條公司印章的用印方法1、公司印章應(yīng)蓋在文件正面；2、蓋印文件必要時應(yīng)蓋騎縫印。車輛管理使用規(guī)定第一條車輛管理1、公司公務(wù)車的證照及其稽核等事務(wù)統(tǒng)一由辦公室負責(zé)管理，車輛由辦公室統(tǒng)一調(diào)派，并負責(zé)維修、檢驗、清潔等工作。2、本公司員工因公用車須事先向辦公室申請調(diào)派；辦公室依重要性順序派車，不按規(guī)定辦理申請者，不得派車。3、每車應(yīng)設(shè)置車輛行駛記錄表，并在使用前

15、核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符，返回后應(yīng)記載行駛里程、時間、地點、用途等。辦公室每月抽查一次，發(fā)現(xiàn)記載不實、不全或未記載者，應(yīng)呈報主管提出批評，對不聽勸阻屢教屢犯者應(yīng)給予處分。4、每設(shè)置車輛使用記錄表，由辦公室于每次加油及維修保養(yǎng)時記錄，以了解車輛受控狀況。每月初連同行駛記錄表一并由辦公室核實。第二條車輛使用1、使用人必須具有駕照。2、公務(wù)車不得借非本公司人員使用。3、使用人于駕駛車輛前應(yīng)對車輛做基本檢查（如水箱、測量、機油、剎車油、電瓶、輪胎、外觀等）。如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報告，否則最后使用人要對由此引發(fā)的后果負責(zé)。4、駕駛?cè)隧殗?yán)守交通規(guī)則。5、車輛應(yīng)停

16、放于指定位置、停車場或適當(dāng)?shù)奈恢谩?、為私人目的借用公車應(yīng)先填車輛使用申請單，注明私用，并經(jīng)主管核準(zhǔn)后轉(zhuǎn)辦公室稽核。7、私用時若發(fā)生事故而導(dǎo)致違規(guī)、損毀、失竊等，除扣掉保險賠額后，全部費用由私人負擔(dān)。第三條車輛保養(yǎng)1、車輛維修、清洗、打蠟等應(yīng)當(dāng)填車輛使用申請單，注明行駛里程，核準(zhǔn)后方得送修。2、車輛應(yīng)由辦公室指定廠商保養(yǎng)，特約修理維護中心維修，否則修護費一律不準(zhǔn)報銷。自行修復(fù)者，可報銷購買材料零件的費用。3、車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修理更換零件時，可視實際情況需要進行修理，但無迫切需要或修理費超過2000元時，應(yīng)與辦公室聯(lián)系，請求指示。4、由于駕駛?cè)耸褂貌划?dāng)或辦公室疏于管理而致車輛損壞或機件故障時，所需修護費，應(yīng)依情節(jié)輕重，由公司與駕駛?cè)嘶蜣k公室負擔(dān)。第四條違規(guī)與事故處理1、在下列情形之一的情況下，違反交通規(guī)則或發(fā)生故事，由駕駛?cè)素摀?dān)，并予以記過或免職處分：1）無照駕駛；2）未經(jīng)許可將車借與他人使