談電算化會計工作的內(nèi)部控制

1、談電算化會計工作的內(nèi)部控制摘要隨著電子計算機技術的迅猛開展，我國電算化會計核算工作有了長足的開展。而會計電算化的核算和財務管理向深層次的進一步開展，給企業(yè)帶來宏大效益的同時，也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來更嚴峻的考驗。如何加強會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，既是標準企業(yè)會計電算化核算的需要，也是進步企業(yè)競爭才能的重要途徑。關鍵詞會計電算化；內(nèi)部控制；問題；作用；對策會計電算化就是把以電子計算機為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計算機網(wǎng)絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中，以進步財務管理程度和經(jīng)濟效益，進而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。自20世紀90年代開場，隨著電子計算機技

2、術的迅猛開展，我國電算化會計核算工作有了長足的開展，會計電算化由簡單的數(shù)值計算開展到全面的財務管理核算，進而到具有人工智能的會計管理信息系統(tǒng)階段，會計電算化的核算和財務管理進一步向深層次開展。這些變革給企業(yè)帶來宏大效益的同時，也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來更嚴峻的考驗。財政部公布的?內(nèi)部會計標準根本標準(試行)?指出：“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計控制的有效施行。一、會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題1會計核算軟件缺乏兼容性，系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差，致使內(nèi)部控制難度大目前，我國企事業(yè)單位在用的有眾多的通過評審的商品化財務軟件，它們都是由

3、不同的財務軟件公司自行開發(fā)，其數(shù)據(jù)構造，操作平臺、支撐軟件不盡一樣，編程風格也各有特色，而各財務軟件公司為保密其技術，互相間沒有交流和溝通，沒有業(yè)界的協(xié)議，不同品牌的財務軟件之間沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，很難在不同系統(tǒng)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。不同的財務軟件對軟硬件環(huán)境要求不同，在內(nèi)部控制上設計不一致。例如，有的財務軟件要求年終結賬前要強迫性備份；有的財務軟件具有反結賬功能，這些功能上的差異，導致內(nèi)部控制缺乏共性，致使內(nèi)部控制難度大。2數(shù)據(jù)保密性、平安性差，致使非法篡改可以輕易實如今一定條件下，企業(yè)會計數(shù)據(jù)是絕對保密的。作為財務軟件的加密，很多財務軟件公司只考慮自身的經(jīng)濟利益，防止盜版，但對用戶會計數(shù)據(jù)保密性

4、、平安性涉及不多。會計根本數(shù)據(jù)大多是以一種開放式的關系型數(shù)據(jù)庫格式保存。只要懂得數(shù)據(jù)庫操作知識，就能進入賬套數(shù)據(jù)庫文件進展非法篡改。這樣即使進入系統(tǒng)時加上諸如操作密碼、指紋辨識等檢測手段和操作權限設置等限制手段，實際上也不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用，非法篡改可以輕易實現(xiàn)。3電算化系統(tǒng)日常維護才能差，會計人員電算化程度亟待進步系統(tǒng)日常維護主要是解決日常操作中計算機硬件、軟件一些簡單故障問題。盡管計算機硬、軟件商家有較好的售后效勞，但企業(yè)對運行過程中的一般故障，不問其故障原因與大小，都由計算機硬、軟件商家來維護，這必定會增加企業(yè)管理本錢，也不利于企業(yè)財務資料的保密。目前，我國各級財政部門已經(jīng)全面普及

5、了電算化的初級培訓，在職會計人員雖然具有初級程度，但其很難適應日常維護、電算化管理、電算化組織與施行等高層次的電算化工作，所以會計人員電算化程度亟待進一步進步，中、高級培訓迫在眉睫。4電算化管理制度與執(zhí)行脫離為確保電算化系統(tǒng)正常運行和會計信息的平安、準確、合法、可靠，企業(yè)需研究制定相應的會計電算化管理制度。一些企業(yè)為到達甩賬目的，按照財政部?會計電算化工作標準?要求制定了大量的內(nèi)部管理制度，一時起到很好效果，但甩賬后這些制度不但沒有進一步完善，反而棄之一邊。二、加強會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的作用1保護企業(yè)的資產(chǎn)和資源企業(yè)資產(chǎn)和資源的平安和完好是企業(yè)維持正常經(jīng)營的根本保證。同時，對于企業(yè)所具有的資

6、源，如企業(yè)與其他企業(yè)相比擬所具有的競爭優(yōu)勢及企業(yè)可能從外部環(huán)境所獲取的時機等信息資源，假如不能保證它們的平安與可靠，就可能導致企業(yè)在競爭中喪失時機，甚至會對企業(yè)以后的消費經(jīng)營活動產(chǎn)生不可估量的影響。2進步會計記錄和財務報告的可靠性和及時性會計記錄是一切財務報告形成的根底，而財務報告的重要性就在于它既面向企業(yè)的上層管理階層，也面向企業(yè)的中、下層管理階層，同時又面向企業(yè)外部各種利益集團或個人。它們的可信性和及時性不僅關系到企業(yè)管理階層決策是否正確、及時，還關系到企業(yè)的債權人、投資者及財政稅收部門、社會公眾及潛在投資人的利益，關系到這些利益團體及個人的決策是否恰當。3保證授予責任的完成和責成個人履行

7、其職責在企業(yè)中，企業(yè)的目的是以責任的形式分解到每一個部門，甚至是每一個員工。而每一個部門、每一個員工又必須履行其職責，從而維護企業(yè)正常的消費經(jīng)營活動。責任的劃分是否科學，責任體系是否有效完善，各職能部門的工作人員是否可以認真、努力地完成他們的職能、盡到他們的責任，需要一個有效的內(nèi)部控制機制來檢查、監(jiān)視、協(xié)調(diào)和平衡。4預防錯誤和舞弊行為的發(fā)生，防止發(fā)生意外的風險企業(yè)處在一個不斷開展、動態(tài)變化的過程中，其面臨的風險既有來自企業(yè)內(nèi)部的舞弊，也有來自外部環(huán)境的蓄意破壞。如記錄文件的錯誤，消費、營銷或財務部門未能完成既定的目的等。內(nèi)部控制雖不能完好地控制這類風險，但可以使風險降到最低限度，盡量減少企業(yè)可

8、能的損失。5正確評價經(jīng)營業(yè)績，進步經(jīng)營效率在企業(yè)的控制系統(tǒng)中存在著一系列的業(yè)績標準，如事前標準、事后標準等。這些標準在執(zhí)行過程中一方面受到企業(yè)內(nèi)、外環(huán)境的影響，另一方面又受到企業(yè)組織中每個員工的工作努力程度的影響。通過對員工的實際業(yè)績與事前標準的比擬，可以對一個企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績進展正確的評價，發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)、外部環(huán)境存在的時機和威脅，及時地調(diào)整企業(yè)的消費經(jīng)營方案，促進企業(yè)消費經(jīng)營效率的進步，使企業(yè)獲得更多的利潤，并最大限度地縮減不必要的開支。三、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的施行強化企業(yè)內(nèi)控管理，進步電算化的科學管理程度是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是進步企業(yè)競爭才能的重要途徑。1做好根底管理工作，尤其

9、是會計根底工作管理的根底工作主要指有一套比擬全面、標準的管理制度和方法，以及較為完好的標準化的數(shù)據(jù)資料：會計根底工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否標準，根底數(shù)據(jù)是否準確、完好等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的會計根底工作就無法處理無規(guī)律、不標準的會計數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。2加強日常操作規(guī)程的控制制定相應的上機守那么與操作規(guī)程，是操作控制制度化的詳細表達。上機守那么主要是對電腦機房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程那么是提出了計算機業(yè)務處理過程的詳細操作步驟和詳細要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。3加強財務系統(tǒng)平安與網(wǎng)絡平安的控制加強財

10、務系統(tǒng)平安與網(wǎng)絡平安的控制，是為了保證計算機系統(tǒng)的運行平安，防止由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不平安隱患。它主要包括：接觸控制和環(huán)境保護、平安控制。接觸控制是防止未經(jīng)受權的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項資源的正確性。網(wǎng)絡平安指包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。4加強計算機硬件、軟件管理，重視技術控制作為財務軟件公司在軟件開發(fā)中，必須引入平安稽核機制，對重要的操作日志進展記錄，并進展必要的權限設置，以便可以對各種不同的權限進展用戶識別和遠程懇求識別。為了可以實現(xiàn)實時平安監(jiān)控，必須建立網(wǎng)絡間的平安屏障即網(wǎng)絡平安“防火墻，按照系統(tǒng)管理員的權限，用預先定義好的規(guī)那么控制會計賬套數(shù)據(jù)庫的進出

11、，通過對數(shù)據(jù)進展重新組合和對會計賬套數(shù)據(jù)庫進展加密，使業(yè)務數(shù)據(jù)只有在解密的條件下才能使用，同時必須進展必要的身份認證和內(nèi)容檢查，控制一些軟件的安裝，尤其是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件，以防止利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)翻開賬套數(shù)據(jù)庫進展非法篡改。5制定財務軟件的業(yè)界協(xié)議協(xié)議是規(guī)那么的集合，分為低層和高層兩類，它規(guī)定了財務軟件的不同局部是如何交互的，從而保證不同品牌的財務軟件彼此間可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞或交換。作為會計電算化宏觀管理的主管部門，應當從技術的角度就財務軟件的數(shù)據(jù)平臺、數(shù)據(jù)構造、各功能模塊、數(shù)據(jù)傳遞形式、數(shù)據(jù)平安與保密等作出統(tǒng)一規(guī)定。這樣使各種不同品牌的財務軟件之間才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為企業(yè)會計電算化內(nèi)部數(shù)據(jù)平安的進一步完善提供良好的外部環(huán)境。6加強內(nèi)部審計內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成局部，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)視的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機對話的特殊形態(tài)，因此對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為，內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：(1)對會計資料定期進展審計，電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照?會計法?及有關法律，法規(guī)的規(guī)定，審核費用