高效會議管理技巧PPT

1、關(guān)于高效會議管理技巧第一張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月 參加會議是我們生活中的一部分，全世界每天要開無數(shù)次會議。 無論你是與會者還是主持人，都應(yīng)該學(xué)會開會，懂得開會的技巧，使會議開得高效成功。 據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上。美國權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計表明，1996年美國企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅h管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億美元。 因此如何開會，如何使會議有效益和有效率，對于任何人或組織都具有重要的意義。 會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？第二張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月 會議的正面作用是解決問題反面作用則是帶來難題因此：會議既需要管理更不能缺少技巧！ 第三張，PPT

2、共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月第一篇 當(dāng)今會議面面觀第二篇 會議效率第三篇 開會前的準(zhǔn)備工作第四篇 成功會議的三種策略第五篇 主持人的會議管理技巧第六篇 如何對待會議中的意外情況第七篇 主持人與參會者的守則與責(zé)任第八篇 會議記錄第九篇 會后跟進(jìn)篇章第四張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月第一篇 當(dāng)今會議面面觀1、會議的目的2、會議的種類3、會議的頻率4、會議成本的計算第五張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月1、會議的目的開展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣鞏固主管地位 會議目的有哪些？第六張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月達(dá)成協(xié)議與解

3、決問題點明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領(lǐng)第七張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月2、會議的種類 按人數(shù)分類按開會方式分類 按開會目的分類1.團(tuán)隊會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.宣布人事安排、講解政策的會議2.當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會議3.臨時處理突發(fā)事件的會議4.固定的團(tuán)隊會議5.集思廣益的會議第八張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月3、會議的頻率固定的部門會議：建議頻率：至少每月一次注意事項：不能于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。第九張，PPT共

4、五十頁，創(chuàng)作于2022年6月建議頻率：至少每兩月一次注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。3、會議的頻率全體會議：第十張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機(jī)，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。3、會議的頻率處理突發(fā)事件的會議：第十一張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。3、會議的頻率一對一會議：第十二張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月4、會議成本的計算會議的時間成本直接的會議成本效率損失成本第十三張，PPT共五十頁

5、，創(chuàng)作于2022年6月第二篇 會議效率1、高效會議的八大特征2、高效會議的評估3、固定的會議流程規(guī)范4、會議本身要遵守的規(guī)則第十四張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月1、高效會議的八大特征只有必要時才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請最有經(jīng)驗的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人第十五張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題? (2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害? (3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言呢? (4)是否發(fā)言者過于集中于某些人呢? (5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人呢? (6)是否某個人的發(fā)言過于冗長呢? (7)

6、發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)呢? 2、高效會議的評估第十六張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月3、固定的會議流程規(guī)范開始?xì)g迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃第十七張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月4、會議本身要遵守的規(guī)則1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會議要能準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任6.在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責(zé)1

7、0.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量11.嚴(yán)格遵守的會議禮儀和紀(jì)律第十八張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月第三篇 開會前的準(zhǔn)備工作1、無需開會的五方面2、需開會的五方面3、會議準(zhǔn)備的5W1H法4、主持會議注意方面第十九張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月+已經(jīng)按慣例每周聚會+會議成本太大+還有比開會更好的方法+沒什么特別的事情要討論+你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）1、無需開會的五方面+必須把信息同時傳達(dá)給很多人+有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評 +要讓別人參與決策以集思廣益+聽取部門匯報工作+給小組委派任務(wù)2、 需開會的五方面第二十張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于202

8、2年6月3、會議準(zhǔn)備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow第二十一張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月1.要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況。 2.決定開會時間前要先考慮交通時間。 3.如果人們不能出席則應(yīng)該重新安排會議。 4.在議程各個項目旁列出發(fā)言人姓名。 5.要避免在低效能時間開會，如午餐剛結(jié)束后。 6.任何議程變動都必須通知主持人。 7.議程要盡可能短小簡單。 8.盡量將議程限制于一頁紙上。 9.最重要的事應(yīng)該安排在議程的前面，要趁與會者精神狀態(tài)最好時討論。 10.要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。 11.要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設(shè)施。 12.

9、必須將電話轉(zhuǎn)移出會場。 13.將有可能出問題的會議安排在中立地開。 14.要求你的后勤人員核實會場當(dāng)?shù)毓步煌ǖ木€路站點、運(yùn)行時刻表和季節(jié)變化。 15.要找個確保沒有干擾的會場。 16.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。 17.使用圓桌可使會議定調(diào)為非正式。 18.務(wù)必使全體與會者既能看見又能被看見。 19.座位之間應(yīng)有一臂長的間隔。 20.不能讓與會者受太陽直接曝曬。 21.要求與會者關(guān)閉移動電話和傳呼機(jī)。 22.不要用很舒服的椅子，以防與會者打瞌睡。 23.開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好。 24.要謹(jǐn)防會場過度提供酒菜牟取額外利潤。 25.要確保特殊飲食在需要時能有供應(yīng)。 26.

10、會前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。 會議準(zhǔn)備為準(zhǔn)備會議花的時間是不會浪費(fèi)的。確信正確的人于適當(dāng)?shù)臅r間、適當(dāng)?shù)牡攸c前來參加會議，并確認(rèn)他們能作出正確的決定。第二十二張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月1.要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點。 2.要求某些與會者就你主持會議的表現(xiàn)作出真實的反饋。 3.盡量于會前認(rèn)識新來者。 4.要于會前透徹研究主要觀點的領(lǐng)袖。 5.將會議安排在午餐之前，這樣就較容易按時結(jié)束。 6.會議一開始就告訴與會者會議計劃需進(jìn)行多長時間。 7.讓遲到者知道他們的行為對會議不利。 8.要制止支流辯論和私下交談。 9. 請記住，你有權(quán)決定何時閉會。10.要用積極的響

11、應(yīng)鼓勵遲疑的與會者。 11.如果有人必須在你之后發(fā)言，應(yīng)注意他們是否不耐煩。 12.可挑選出某些人，向他們提一些直接的問題，以引起辯論。 13.用片刻沉默將會議從爭吵中帶回到正軌上來。 14.開會時要盡量使大多數(shù)與會者站在你這一方，從而孤立搗亂份子。15.驅(qū)逐任何搗亂份子須在不得已時而為之。預(yù)先與保安人員商討處理搗亂份子的程序規(guī)則.面對抗議示威要保持冷靜，示威可能會自行消失。 16.必須盡量以積極的調(diào)子結(jié)束會議。 17.向每位到會者、所有的發(fā)言人致謝。 18.要區(qū)別書面規(guī)則與非書面儀式。 19.可為正式會議錄音以確保會議記錄的準(zhǔn)確性。 20.會場吵鬧時要站起身顯示主席的權(quán)威。 21.不要過多使

12、用程序，因為這樣有可能會抑制自由討論。 22.可將復(fù)雜問題委托給一個工作小組，由他們晚些時候匯報。 23.為重要會議錄像，以便將來參考。 24.要盡可能簡化程序規(guī)則。 25.如果與會者大發(fā)脾氣，可宣布短暫休會。 4、主持會議每個會議都需要主持人指導(dǎo)進(jìn)行。如果你主持會議，最重要的任務(wù)就是必須確休每次會議順利進(jìn)行，成功結(jié)束。 第二十三張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月第四篇 成功會議的三種策略如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何達(dá)成決議決策方式 第二十四張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月定義：35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。程序：概觀

13、會議進(jìn)行程序；提供與會議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會議記錄者；征求對議程設(shè)計的意見。主持人發(fā)言最多的原因:1、對會議的議題特別熟2、地位最高而且聲音較大3、負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任1、如何做開場白主持人的發(fā)言時間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個人發(fā)言機(jī)會均等；盡量開成一種互動的會議氛圍2、如何分配發(fā)言時間第二十五張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月1.發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕； 2.不可取用不正確的資料； 3.不要盡談些期待性的預(yù)測； 4.不可做人身攻擊； 6.不可打斷他人的發(fā)言； 7.不可不懂裝懂，胡言亂語； 8.不要談到抽象論或觀念論； 9.不可對其他發(fā)言者吹毛求疵；3、與會者發(fā)言時要注意避

14、免發(fā)生如下情形：第二十六張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月3、如何達(dá)成決議決策方式用足夠多的時間檢視困難所在，并與參會者達(dá)成共識列舉或圖示各提案并開始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計各提案之獲益率估計有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各題案之認(rèn)同對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。第二十七張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月4種群體決策+權(quán)威決策+共識決策+無異議決策+少數(shù)服從多數(shù)決策第二十八張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月第五篇 主持人的會議管理技巧傾聽的技巧實際的說話技巧第二十九張，PPT共五十

15、頁，創(chuàng)作于2022年6月傾聽 是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗，感受整個過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。先聽聽別人完整的故事點頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時做記錄傾聽的技巧第三十張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月傾聽的誤區(qū)別人說話時你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾第三十一張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月表達(dá)感受的兩句話ONE：我也有過相同的經(jīng)歷TWO：如果我是你，我跟你

16、感覺一樣第三十二張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月第六篇 如何對待會議中的意外情況1、與“cicada蟬”相遇2、與“shark鯊魚”相遇3、與“donkey驢”相遇4、遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”5、與“crab螃蟹（跑題者）”相遇第三十三張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月4.拒絕傾聽別人的主要觀點3.講的太模糊，沒有具體事例2.講了很長才進(jìn)入主題）1.講故事（和討論的主題無關(guān)）可用話語或非語言的暗示事先提醒關(guān)于會議的程序和時間限制用總結(jié)的方式結(jié)束與“cicada蟬”相遇對于“cicada蟬”解決辦法第三十四張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月非語言性打斷

17、重申會議規(guī)范反問法與“shark鯊魚”相遇對于“shark鯊魚”解決辦法1、有攻擊別人的傾向2、總是給予消極的、否定的意見第三十五張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月點名發(fā)言重復(fù)問題突出他的貢獻(xiàn)與“donkey驢”相遇對于“donkey驢”解決辦法過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻不能站在別人的立場看問題第三十六張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月1.肯定他的貢獻(xiàn)2.重申可以試用現(xiàn)在的程序遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”對于“rabbit tracking兔子解決辦法質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議第三十七張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月強(qiáng)調(diào)時間壓力重申會

18、議規(guī)范帶入別人短暫沉默與“crab螃蟹（跑題者）”相遇對于“crab螃蟹（跑題者）”解決辦法開會的同時一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等第三十八張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月第七篇 主持人與參會者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任參會者的守則與責(zé)任如何處理會議中的沖突第三十九張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度1、主持人的守則與責(zé)任聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊

19、同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題當(dāng)雙方爭執(zhí)時，表達(dá)不愉快的情緒2、主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)第四十張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月會前充分準(zhǔn)備會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會后總結(jié)3、參會者的守則和責(zé)任第四十一張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月第八篇 會議記錄會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議第四十二張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納反應(yīng)快寫字快知識面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)1、會議記錄者的功能2、會議記錄者的才能第四十三張，PPT共五十頁，創(chuàng)作于2022年6月重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會議不用錄音多數(shù)會議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責(zé)任更全面會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會議