時(shí)間管理講稿

1、時(shí)間管理人力資部2014-1-8游戲：一寸光陰一寸金耗時(shí)項(xiàng)目每天耗時(shí)平均40年耗時(shí)結(jié)余睡眠8小時(shí)13.3年26.7年一日三餐2.5小時(shí)4.2年22.5年交通1.5小時(shí)2.5年20年電話1小時(shí)1.7年18.3年學(xué)習(xí)、看電視、上網(wǎng)、看報(bào)3小時(shí)5年13.3年運(yùn)動(dòng)、旅行、親朋聚會(huì)3小時(shí)5年8.3年刷牙、洗臉、洗澡1小時(shí)1.7年6.6年白日夢(mèng)、鬧情緒、身體不適2小時(shí)3.3年3.3年一個(gè)正常人的時(shí)間帳目表： 你的時(shí)間夠用嗎？ 曾經(jīng)有一家顧問(wèn)公司對(duì)100名經(jīng)理人做過(guò)一次調(diào)查，結(jié)果表明： 僅有1人認(rèn)為有足夠的時(shí)間； 10人認(rèn)為需要10%的額外時(shí)間； 40人認(rèn)為需要25%的額外時(shí)間； 其余的人認(rèn)為需要多于50%

2、的額外時(shí)間。 從這個(gè)數(shù)據(jù)可以感覺(jué)到，很多人需要有更多的額外時(shí)間。 我的生活非常緊張。開(kāi)會(huì)、講電話、看文件、見(jiàn)客人、找人談話，整天忙個(gè)不停，喝水的時(shí)間都沒(méi)有。我最常說(shuō)的一句話就是：我沒(méi)時(shí)間！時(shí)間不只是金錢(qián)時(shí)間比金錢(qián)更有價(jià)值時(shí)間就是生命 時(shí)間管理的意義和目的時(shí)間管理的意義時(shí)間就是生命，時(shí)間就是金錢(qián)。人們往往是重視生命，樂(lè)于理財(cái)，而忽略了時(shí)間管理。善用時(shí)間，就是善用自己的生命! 時(shí)間管理就是油察時(shí)間的規(guī)律，掌握一定的時(shí)間安排技巧，合理運(yùn)用時(shí)間，使每一分鐘得到充分利用，效率效益最大化，使生命更具意義，更趨完美。時(shí)間管理的目的 時(shí)間管理的目的就是將時(shí)間投入到與你的目標(biāo)相關(guān)的工作，達(dá)到“三效”，即效果、效

3、率、效能。效果，是確定的期待結(jié)果；效率，是用的速度獲得的結(jié)果；效能，是用最小的代價(jià)及最快的速度獲得最佳的期 待結(jié)果。 時(shí)間的特性及管理的原則時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是平等的；每個(gè)人都有相同的時(shí)間；但時(shí)間在每個(gè)人手里的價(jià)值卻不同。時(shí)間的特性1 供給毫無(wú)彈性2 無(wú)法蓄積3 無(wú)可取代4 無(wú)法失而復(fù)得帕雷托時(shí)間管理原則（80/20原理）20%的客戶或商品帶來(lái)80%的銷(xiāo)售額或利潤(rùn) 80%的客戶或商品帶來(lái)20%的銷(xiāo)售額或利潤(rùn)20%的錯(cuò)誤造成80%的廢品 80%的錯(cuò)誤造成20%的廢品20%的產(chǎn)品產(chǎn)生80%的生產(chǎn)費(fèi)用 80%的產(chǎn)品產(chǎn)生20%的生產(chǎn)費(fèi)用在產(chǎn)生效率的過(guò)程中，20%的工作時(shí)間（投入）產(chǎn)生80%的效果（產(chǎn)出）相

4、反，剩余的80%的工作時(shí)間卻只產(chǎn)生20%的效果案例80/20原理意示圖80% 時(shí)間20%時(shí)間80% 成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物產(chǎn)生產(chǎn)生確定時(shí)間安排的優(yōu)先順序時(shí)間和精力是有限的分清事情的輕重緩急做時(shí)間的主人，否則你就成為時(shí)間的奴隸確定行事優(yōu)先順序通過(guò)任務(wù)排序您可以做到：只干重要和必要的任務(wù)某些情況下，也可先干急的事情每次集中精力，只干一件事在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)圓滿完成任務(wù)在給定的任何條件下，成功達(dá)到既定的目標(biāo)排除其他人也能干的任務(wù)，將任務(wù)委派給他人下班時(shí)至少已完成了最重要的任務(wù)面對(duì)考驗(yàn)?zāi)湍哪芰Φ娜蝿?wù)時(shí)，不會(huì)無(wú)從下手，交白卷緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3

5、 rd輕4 UP緩正確的行事優(yōu)先順序正確的行事優(yōu)先順序認(rèn)識(shí)時(shí)間運(yùn)用的形式一個(gè)小測(cè)試，請(qǐng)回答“Yes”O(jiān)r“No”：1.你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒(méi)有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺(jué)得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持

6、繁忙嗎？13.當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書(shū)籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒(méi)有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒(méi)有著眼于未來(lái)？總結(jié)你的時(shí)間掌控時(shí)間運(yùn)用的形式大塊時(shí)間：你每天都要用一大部分的時(shí)間來(lái)完成當(dāng)天重要的事情， 大塊的時(shí)間至少需要兩個(gè)小時(shí)。其實(shí)也可以分散地安排大塊時(shí)間， 這樣安排時(shí)間你便會(huì)覺(jué)得身心愉快，且會(huì)產(chǎn)生一種成就感。 首要時(shí)間：首要時(shí)間與大塊時(shí)間接近，它指每天早晨的那段時(shí)間。 有人把早晨的時(shí)間用來(lái)進(jìn)修，有人把早晨的時(shí)間用來(lái)運(yùn)動(dòng)，有人 把早晨的時(shí)間用來(lái)做一些重要的思考，因人而異。 零碎時(shí)間：零碎時(shí)間看起

7、來(lái)好像不太重要，但是這種時(shí)間如果能夠 把它積少成多，化零為整，把那些小塊時(shí)間充分利用起來(lái)，以很少 的時(shí)間來(lái)做一些小事，堅(jiān)持下來(lái)，也是非?？捎^的。零碎時(shí)間稱為 時(shí)間的存儲(chǔ)器。固定時(shí)間：如果覺(jué)得某項(xiàng)工作在某個(gè)時(shí)段內(nèi)進(jìn)行效果最好，把它固 定下來(lái)，就稱為固定時(shí)間。 安靜時(shí)間：讀書(shū)也好，工作也好，是否能夠?qū)Ｐ挠行Вh(huán)境的 因素是很大的，不少辦公室都感覺(jué)到非常吵鬧，工作經(jīng)常受到 干擾，這時(shí)可以由大家互相來(lái)約定，安排一段安靜的時(shí)間。彈性時(shí)間：每一項(xiàng)工作都需要時(shí)間，最好是留有彈性，即預(yù)估 的時(shí)間應(yīng)該稍微寬裕些?？梢栽趦扇?xiàng)工作之后，安排一個(gè)彈 性時(shí)間，來(lái)彌補(bǔ)以前還沒(méi)有做完的事情，或者說(shuō)是留作被干擾 以后的調(diào)節(jié)

8、時(shí)間。彈性時(shí)間不能夠太長(zhǎng)，10分鐘甚至20分鐘是 比較適當(dāng)?shù)摹＝煌〞r(shí)間：一般人對(duì)交通時(shí)間都是用兩個(gè)字來(lái)形容：抱怨，特 別是居住在大城市或者都市里的人。所以要工作有效率，就要 學(xué)習(xí)如何去縮短或利用你的交通時(shí)間，例如早點(diǎn)出門(mén)，晚點(diǎn)回 家，選擇走哪條路線，坐車(chē)的時(shí)候你還可以思考一些問(wèn)題，可 以聽(tīng)聽(tīng)音樂(lè)，看看書(shū)，充實(shí)自己。時(shí)間運(yùn)用的形式時(shí)間分配的方式工作或?qū)W習(xí)時(shí)間：時(shí)間用在工作，或用在學(xué)習(xí)上，稱為工作或者學(xué)習(xí)時(shí)間，它是為了謀生以及充實(shí)生活。學(xué)習(xí)是謀生前的準(zhǔn)備，或者是工作時(shí)的進(jìn)修，也是為了充實(shí)生活。工作并不是你生命的全部，活到老、學(xué)到老的終身學(xué)習(xí)的觀念已經(jīng)來(lái)臨。學(xué)習(xí)的重要性與日俱增，每個(gè)人都必須抽出一部

9、分時(shí)間來(lái)學(xué)習(xí)新知識(shí)或者熟悉新事物。休閑時(shí)間：休閑時(shí)間包括休息、睡眠及體育活動(dòng)。人生就像馬拉松比賽一樣，你別一開(kāi)始就猛沖，浪費(fèi)甚至透支了你的體力，要懂得放松，要養(yǎng)成一種良好的睡眠、休閑以及運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣，才能把每一個(gè)人的身體狀況調(diào)整到最佳狀態(tài)。家庭時(shí)間：家庭是你休息最佳的避風(fēng)港，只有家人與你沒(méi)有所謂的利害關(guān)系。你要跟家人真心地相處，不要到了需要時(shí)你時(shí)才回家，你才懂得去珍惜親情。 時(shí)間分配的方式個(gè)人時(shí)間：個(gè)人時(shí)間是用來(lái)修身養(yǎng)性、充實(shí)自我的，是完全屬于個(gè)人獨(dú)自享受的時(shí)間。個(gè)人時(shí)間就是自己跟自己約會(huì)的那種時(shí)間。每個(gè)人不論是求學(xué)還是工作，甚至在家中，都有一種不允許被侵犯的個(gè)人時(shí)間，利用這些時(shí)間人們可以充實(shí)自

10、己。思考時(shí)間：思考時(shí)間就是思考未來(lái)的時(shí)間。思考時(shí)間可著重用在計(jì)劃自己未來(lái)的發(fā)展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正確，是不是值得等。思考如何再改進(jìn)，如何再調(diào)整，如何讓自己變得更好，而不必特別為了什么目的思考，可以天馬行空地去想象，可以胡思亂想，如果發(fā)現(xiàn)了一些好的想法，或者是一些好的理念就應(yīng)該立刻把它記下來(lái)。時(shí)間管理的四大陷浪費(fèi)自己的時(shí)間，等于是慢性自殺浪費(fèi)別人的時(shí)間，等于是謀財(cái)害命陷阱一:時(shí)間的配置不對(duì)要積極掌握不能只是消極回應(yīng) 危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重于做事最好的控制是預(yù)防預(yù)防勝于處理I45%處理危機(jī)II5%IV15%III 35%不合理的時(shí)間配置明智的時(shí)間配置1.重要的事情著重在 Plan P

11、lan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “委派”P(pán)ADC不明智明智耗用時(shí)間耗用時(shí)間陷阱二: 拖延不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 th改變習(xí)慣思維這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便盡早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來(lái)象做完 80% 一般韓非子.八經(jīng)下君,盡己之能中君,盡人之力上君,盡人之智為何事必躬親?因?yàn)榕虏繉偃〈环判牟繉? 不

12、信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高陷阱三: 事必躬親不會(huì)有效的委派就談不上時(shí)間管理該委派什么？不該委派什么？作為一名管理者，無(wú)論如何要委派的工作：事務(wù)性工作專家工作細(xì)節(jié)問(wèn)題準(zhǔn)備工作 （草案等等）必須親自做的工作：真正意義上的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)指導(dǎo)和激勵(lì)下屬范圍很大的任務(wù)風(fēng)險(xiǎn)很大的任務(wù)極其特殊的任務(wù)沒(méi)有時(shí)間解釋和檢查的緊急任務(wù)要求保密的事情會(huì)花太多時(shí)間, 時(shí)間不夠會(huì)犧牲第二項(xiàng)受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要不好意思拒絕請(qǐng)托的原因接納請(qǐng)托比拒絕請(qǐng)托容易擔(dān)心觸怒請(qǐng)托者想要做廣受愛(ài)戴的好人不知如何拒絕他人之請(qǐng)托每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)鼐芙^。陷阱四: 有求必應(yīng)時(shí)間管理與計(jì)劃計(jì)劃就是合理安排時(shí)間的過(guò)程

13、磨刀不誤砍柴工，計(jì)劃就象是磨刀沒(méi)有計(jì)劃，你就將陷到時(shí)間的泥潭里花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法耗用時(shí)間PADC不好好耗用時(shí)間時(shí)間管理實(shí)用小技巧如何提高工作效率1.了解自己每天工作時(shí)段的生理特性, 善用之.2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性質(zhì)3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好每天工作時(shí)段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲鈍, 適合散心, 放松(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發(fā)EMail2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方

14、向/ 畫(huà)架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中的專案1.面對(duì)面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫(xiě)計(jì)劃/ Update Follow up進(jìn)度 (1hr)3.Update/Modify 進(jìn)行中的專案1.花 1 小時(shí)寫(xiě)作每周工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛, 沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲鈍, 適合散心, 放松(Check)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型專案實(shí)施2.組內(nèi)專案實(shí)施3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造1.Follow Up 一所實(shí)施的專案2.調(diào)整, Update 計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽(tīng)溝通1.想想目的是什么? 意義何在?2.有沒(méi)有辦法提升自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/ 規(guī)劃十個(gè)贏得時(shí)間的錦囊妙計(jì)為重要任務(wù)或同類任務(wù)建立工作時(shí)段有針對(duì)性地回避設(shè)立安靜時(shí)間，隨后進(jìn)行回話在會(huì)議和個(gè)人約會(huì)中設(shè)立時(shí)間限制把優(yōu)先權(quán)作為所有工作的基本原則盡可能只做那些確實(shí)關(guān)鍵的工作（帕雷托原則）充分利用代理完成服務(wù)性工作將較大的任務(wù)拆分為小部分進(jìn)行（蠶食戰(zhàn)術(shù)）與自己商定完成A等任務(wù)的期限（數(shù)目、日期、事件）盡早完成重點(diǎn)任務(wù)（成就感）按效率高低波動(dòng)，有針對(duì)性地規(guī)劃）打擾（電話或沒(méi)有預(yù)約客人）重要性次序無(wú)所調(diào)整沒(méi)有目標(biāo)、次序和計(jì)劃叫人同一時(shí)間完成多項(xiàng)工作卻懂得拒絕個(gè)人缺乏組織能力缺乏自律會(huì) 議資料不完整或有所延誤文書(shū)工作及繁文縟節(jié)分不清