檔案整理的重要性

1、第6頁 共6頁檔案整理的重要性 檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)全部活動(dòng)的原始記錄，是記載檢察機(jī)關(guān)全面開展的重要文獻(xiàn)。隨著科技強(qiáng)檢步伐的進(jìn)一步加快，檢察檔案工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的、人工的檔案管理方式已經(jīng)越來越不適應(yīng)檢察事業(yè)創(chuàng)新開展的需要，運(yùn)用科技手段對(duì)檢察檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理已成為檢察檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。筆者就此談一點(diǎn)看法，僅供參考。一、對(duì)檢察檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的必要性和重要性檔案是證據(jù)。檢察機(jī)關(guān)是國家的法律監(jiān)視機(jī)關(guān)，其監(jiān)視活動(dòng)貫穿于刑事訴訟的全過程，并且對(duì)國家工作人員貪污賄賂犯罪、國家機(jī)關(guān)工作人員瀆職犯罪具有偵查權(quán)、偵查，是搜集證據(jù)，審查批捕，是審查證據(jù)，出庭支持公訴，要依靠證據(jù)，可以說，證據(jù)是刑事訴

2、訟活動(dòng)的生命。從檔案形成的特點(diǎn)看，是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)亍?dāng)事人直接使用的文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來的，是未經(jīng)任何改動(dòng)的原始材料，是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案本身的特點(diǎn)看，它是歷史的真實(shí)記錄，如手跡、信件、照片、錄音和錄像等，都是原始文件和歷史信證，可以成為查考、研究和處理問題的根據(jù)。檔案是“句號(hào)”。每個(gè)案件，都經(jīng)法定程序，都有一疊檔案，從立案、偵查、起訴、審訊到執(zhí)行，都有詳細(xì)的記載。事情終結(jié)、案件辦結(jié)的標(biāo)志是什么？兩個(gè)字：歸檔。沒有歸檔的事情、案件，都還沒有真正劃上“句號(hào)”。北方農(nóng)民種地，講究春種、夏鋤、秋收、冬藏，假如立案、偵查、批捕、起訴，是“春種”、“夏鋤”、“秋收”，那么檔案工作就是“冬藏”，假

3、如“冬藏”不妥，前面諸般努力的實(shí)際效果就會(huì)大打折扣。檢察檔案是廣闊檢察干警辛勤勞動(dòng)的果實(shí)，心血的結(jié)晶，因此，必須科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、完好地保存。檔案是歷史，它真實(shí)記載著經(jīng)歷和教訓(xùn)，有著不可替代的現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值。檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)工作的查考憑證，辦案干事業(yè)的重要根據(jù)，調(diào)查研究的必要條件和根底，是開展培訓(xùn)的生動(dòng)教材。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷開展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普遍和電子文件的大量涌現(xiàn)，對(duì)檢察檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理已迫在眉睫。二、目前林區(qū)檢察檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題經(jīng)筆者初步調(diào)查，在省林區(qū)分院下屬的23個(gè)基層院中，有14個(gè)基層院檔案工作沒有晉級(jí)；檔案檢索體系不夠健全，普遍存在檢索工具設(shè)置過于簡單，案卷目錄一本賬、

4、重復(fù)穿插現(xiàn)象嚴(yán)重、整體功能發(fā)揮難的問題；有的已晉級(jí)的基層院，當(dāng)時(shí)只是為了應(yīng)付晉級(jí)檢查，雖購置了軟件，但沒有著錄，這既不便于今后工作，也不符合建檔標(biāo)準(zhǔn)；有的基層院雖建立了聲像檔案，但沒有購置防磁柜，非常不利于聲像檔案的保存；有的基層院還在使用傳統(tǒng)的老式的“五節(jié)柜”，沒有購置密集架；有的基層院沒有專門用于檔案工作的微機(jī)，既不便于檔案軟件的利用，也不符合平安保密規(guī)定；還有的基層院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，從不過問檔案工作，甚至沒有設(shè)置專門的檔案室。上述問題的存在，原因是多方面的，有領(lǐng)導(dǎo)的、有管理的、有資金的、有人員素質(zhì)的，假如不下大氣力加以標(biāo)準(zhǔn)和解決，勢(shì)必是對(duì)過去檢察工作的不負(fù)責(zé)任，對(duì)將來檢察工作也會(huì)造成嚴(yán)重的

5、影響和制約。三、檢察檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的途徑和方法1、以進(jìn)步認(rèn)識(shí)為前提，轉(zhuǎn)變各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的思想。制約檔案現(xiàn)代化管理的因素很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)程度。首先，主要領(lǐng)導(dǎo)要總攬。認(rèn)真從自身作起，檢討對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)和重視上的偏向，實(shí)在轉(zhuǎn)變思想。在實(shí)際工作中應(yīng)投入一定的精力關(guān)心支持這項(xiàng)事業(yè)，要經(jīng)常過問、檢查、催促檔案工作。應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造檔案現(xiàn)代化管理的物質(zhì)保障條件。其次，主管領(lǐng)導(dǎo)要真管。應(yīng)當(dāng)把檔案工作列入工作職責(zé)，經(jīng)常理解檔案員在干什么、想什么，領(lǐng)導(dǎo)可以為他們做些什么。每年至少要研究一兩次檔案工作，對(duì)重大事項(xiàng)、重要問題，要定期聽取匯報(bào)，理解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)

6、，指導(dǎo)檔案部門根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)規(guī)定開展工作，幫助解決工作中存在的實(shí)際困難和問題。2、以進(jìn)步素質(zhì)為核心，建立專業(yè)化隊(duì)伍。檢察檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不僅要求檔案管理人員具備較高的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德，而且要具有較高的檔案理論程度和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)才能。理論證明，只有有了高素質(zhì)的檔案管理人員，才會(huì)有高質(zhì)量的檔案管理工作。因此，培養(yǎng)和造就高素質(zhì)的檢察檔案管理人員，是實(shí)現(xiàn)檢察檔案管理現(xiàn)代化的核心和關(guān)鍵所在。首先，要提升檢察檔案管理人員政治素質(zhì)。增強(qiáng)他們的政治意識(shí)、宗旨意識(shí)，使之具有高度的職業(yè)責(zé)任感和堅(jiān)決明確的事業(yè)心；要增強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)和法制觀念，使之充分認(rèn)識(shí)檢察檔案的重要性以及它潛在的價(jià)

7、值，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做到干一行，愛一行，專一行，精一行，確保能保質(zhì)保量地完成任務(wù)。其次，要提升檢察檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檢察檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且還要具備相關(guān)的檢察業(yè)務(wù)知識(shí)。因此，必須通過全方位、多角度、多層次的培訓(xùn)，努力實(shí)現(xiàn)檢察檔案管理人員由事務(wù)型、封閉型向知識(shí)型、復(fù)合型、開放型的轉(zhuǎn)變。第三，要提升檢察檔案管理人員科技素質(zhì)。計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)已在檢察工作中廣泛應(yīng)用，檢察檔案管理者必須純熟地掌握計(jì)算機(jī)操作技能、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能，不斷適應(yīng)檢察檔案工作開展的需要。3、以完善設(shè)備為重點(diǎn)，加大投入力度。一個(gè)完好的、現(xiàn)代化檔案室，應(yīng)配齊密集架、防磁柜、微機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)、掃描儀、溫濕

8、度計(jì)等。檔案管理的現(xiàn)代化不僅是設(shè)備配置的現(xiàn)代化，還包括管理技術(shù)、管理思想的現(xiàn)代化和管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，而這一切，都與科學(xué)技術(shù)的現(xiàn)代化息息相關(guān)。現(xiàn)代化的管理離不開現(xiàn)代化的設(shè)備，而工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化那么是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。在檢察檔案設(shè)備配置上，既要考慮先進(jìn)性，又要著眼適用性，一般來講，購置軟件時(shí)，要著重考慮兼容性、擴(kuò)展性、容錯(cuò)性及是否便于晉級(jí)的問題，如科怡檔案管理軟件，就比擬適用，便于晉級(jí)，易于查找。應(yīng)把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作方案，列為本單位重要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)展考核。在宏觀上要有總體思路，推動(dòng)檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，在微觀上要不斷標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)要求。4、以嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)為抓手，提升檔案質(zhì)量。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容應(yīng)包括案卷組織方式、格式、分類規(guī)那么，著錄、索引規(guī)那么，文獻(xiàn)編纂規(guī)那么等，按照黑龍江省檔案局歸檔方法的要求，自2000年以后，文書卷不再采用老式的裝卷法，而是采用新的盒式組卷方式，這樣既便于日常工作中文件的查找，也有利于檔案的保密工作；訴訟卷按照黑龍江省人民檢察院訴訟文書立卷歸檔補(bǔ)充方法，黑龍江省人民檢察院訴訟檔案保管期限表的規(guī)定進(jìn)展組卷和分類。因此，在檢察檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的詳細(xì)操作上：首先要嚴(yán)格按