OA辦公系統(tǒng)用戶需求說明

1、 4/4OA辦公系統(tǒng)用戶需求說明 OA辦公系統(tǒng)用戶需求說明1.引言 1.1編寫目的 本系統(tǒng)說明書詳細描述了OA系統(tǒng)項目的要求，并且本說明書也是作為系統(tǒng)項目所有成員交流溝通的依據(jù)，也作為下一步系統(tǒng)開發(fā)工作的據(jù)和參考。 基準，軟件開發(fā)項目組的所有成員都必須有一本需求說明書，以明確項目最后要求完成的軟件產(chǎn)品的特點，項目開發(fā)得以順利開展。經(jīng)使用方確認的本文檔將作為將來產(chǎn)品特征和仲裁的重要依。 1.2適用范圍 本文檔主要涉及OA系統(tǒng)的應用模型和功能需求描述。 1.3背景 系統(tǒng)名稱：OA系統(tǒng) 任務提出：湖南城市學院數(shù)學與計算科學系 開發(fā)者：聶孟文聶勝杰 用戶：學校所有辦公人員 1.4名詞解釋 OA：辦公自

2、動化 Office Automatization 1.5參考資料 1.電子工業(yè)出版社java面向?qū)ο缶幊虒O衛(wèi)琴編著。 2.電子工業(yè)出版社java web整合發(fā)劉斌編著。 3.人民郵電出版深入淺出jbpm高杰編著。 4.綠葉OA辦公系統(tǒng) 1.6網(wǎng)絡架構(gòu) 采用局域網(wǎng)或單機環(huán)境。 硬件設備，服務器采用臺式機或筆記本電腦，最低配置，內(nèi)存512M以上、硬盤10G以上。客戶端采用臺式機或筆記本。 1.7軟件架構(gòu) 以Web應用服務為核心,以數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為基礎，以瀏覽器為用戶端的B/S軟件體系結(jié)構(gòu)；先進的工作流和規(guī)則庫解決方案，以及面向?qū)ο蟮姆治龊驮O計，促進了結(jié)構(gòu)化和安全性的系統(tǒng)開發(fā)，提高軟件的再利用。 2.項

3、目目標 OA系統(tǒng)提供的功能主要為公司或部門的信息化管理提供有效的信息化軟件的管理平臺。方便公司公司或部門加強管理，節(jié)約資源。 3.功能圖 普通員工用戶通過OA系統(tǒng)可執(zhí)行登陸、注冊查詢信息和個人辦公等操作，公司管理員可以通過OA系統(tǒng)執(zhí)行信息的管理操作。詳細的功能請參見用例圖。 4.用例圖 4.1 OA系統(tǒng)總用例圖 員工管理 圖OA總用例圖 4.2普通用戶注冊、登陸模塊。 圖OA用戶登陸、注冊狀態(tài)轉(zhuǎn)換 4.3后臺管理員登陸 圖OA后臺管理員登陸狀態(tài)轉(zhuǎn)換4.4報銷流程圖 流程結(jié)束 5. 系統(tǒng)功能描述 5.1.信息發(fā)布 新聞：有相關(guān)權(quán)限的用戶可以發(fā)送各種業(yè)務、行政、人事等單位的相關(guān)新聞，被指定接收的用

4、戶可以隨時查看，第一時間了解單位動態(tài)。支持新聞評論，可以直接在新聞及新聞評論中上傳文件和圖片。 公告：有相關(guān)權(quán)限的用戶可以選擇對某個人、某些人、某個部門或全體人員發(fā)送各種通告、制度、會議等消息，并可以隨時查看自己已發(fā)和已收的公告，可以在發(fā)送公告時設置自動回復以確認指定接收人員是否收到，即使一時沒在網(wǎng)上也不會錯過任何信息，及時溝通，協(xié)同工作。 通知：有相關(guān)權(quán)限的用戶可以對指定人員發(fā)送通知，并可以隨時查閱自己已 發(fā)和已收的通知，對需要留存的通知進行歸檔?？梢栽诎l(fā)送通知時設置該通知同時以短信形式發(fā)送給指定人員，有效結(jié)合當前各種通訊資源，使信息的傳遞更為及時。 電子期刊：可以在其中設置各種欄目，并上傳

5、相關(guān)文檔?？梢灾付ㄈ藛T對月刊進行維護，包括設置欄目、訪問權(quán)限，直接上傳、刪除、保存文檔等，有權(quán)限訪問者可以下載其中文件。 大事記：可以記錄單位發(fā)展歷程中的重大事件，建立單位的歷史檔案?？梢栽诎l(fā)表大事記時直接記錄事件內(nèi)容，也可以上傳相關(guān)文檔。大事記在發(fā)表后所有人員都可以發(fā)表相關(guān)評論，有相關(guān)權(quán)限的用戶可以對事件記錄及評論進行維護。便于單位的宣傳和新進員工的培訓。 5.2.公共辦公 知識管理：這里是單位各種知識和資源的共享中心，單位可以將各種資料分門別類的存放到這里，便于日后方便的查閱，可以使成功案例、先進經(jīng)驗、技術(shù)方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學習、使用，快速提高?？稍O置權(quán)

6、限以保護機密資料安全。 下載中心：單位可以將平時積累的文摘、收集的信息、經(jīng)常需要使用到的工具、文件、客戶資料等各種資源有序的存放在這里進行統(tǒng)一管理，便于需要的時候及時查閱下載，而不必再東尋西找，浪費時間。系統(tǒng)運行中需要下載的OA助手、控件等也在此下載。 規(guī)章制度：政策法規(guī)、人事制度、行政制度、財務制度、管理制度、銷售制度等各種制度文件的在線存放、查閱，可以方便的進行管理。 實用工具：火車時刻、飛機航班、郵編、電話區(qū)號及國際時間等，這些常用工具只需系統(tǒng)管理員設置相關(guān)鏈接后，所有在線用戶均可隨時查詢。 5.3.審批流轉(zhuǎn) ?起草申請 ?我的申請查詢 ?待我審批 ?經(jīng)我審批 ?表單管理 審批管理 在網(wǎng)

7、上起草申請，并發(fā)送給相關(guān)負責人進行審批，實現(xiàn)無紙化辦公。審批人可以在網(wǎng)上直接對申請內(nèi)容進行修改、審批，注明審批意見，并蓋章或簽名。申請內(nèi)容在多個審批人之間按順序自動流轉(zhuǎn)，審批過程即可以在建立審批模板時設定，也可以由起草者設定?？梢栽趯徟芾碇懈鶕?jù)單位要求設置模板的統(tǒng)一格式，可以設置每個模板的使用者、管理者和修改者。具有使用權(quán)限的用戶能夠使用模板起草申請；具有管理權(quán)限的用戶能夠在表單管理中管理使用該模板起草的申請；具有修改權(quán)限的用戶能夠?qū)δ０暹M行維護。 5.4.網(wǎng)上交流 論壇：為方便用戶的使用，論壇的操作與目前網(wǎng)上流行的論壇的操作基本相同。有相關(guān)權(quán)限者可以設置論壇的版塊，并設置各版塊的版主。版主

8、可以維護版塊的全部內(nèi)容。所有用戶都可以在論壇中發(fā)新貼或跟貼，并可以上傳圖片、附件。論壇為單位員工提供了一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間，實現(xiàn)開放、平等、自由的談論和發(fā)言，進行咨詢、解答和收集意見等。 投票：通過投票，管理層可以直接看到員工對某一問題的傾向性和態(tài)度，在人事任免、業(yè)務規(guī)劃、組織調(diào)整、文化建設等問題上得到第一手準確信息，從而做出正確選擇，避免決策失誤。發(fā)起投票者可以自由設置投票主題，設置投票時限，設置是否為匿名投票。 實時聊天：在聊天室，用戶可以更加輕松、直接的與同事交流情感，互通信息，不受任何限制，建立融洽的團隊關(guān)系。實時聊天與客戶端相通，實現(xiàn)WEB 端在線用戶與WEB端在線

9、用戶、WEB端在線用戶與客戶端在線用戶、客戶端在線用戶與客戶端在線用戶互聊，從而達到即時通訊。 視頻會議：當組織需要與異地員工或分支機構(gòu)開會時，無需將員工召回而費時費力，可以通過視頻會議來實現(xiàn)遠程即時溝通，提供工作效率。 5.5.個人辦公 短消息：用戶可以向指定人員或部門發(fā)送消息，發(fā)送消息時可附帶文件同時發(fā)送。 文件傳送：與短消息類似，可以向指定人員或部門發(fā)送文件，做到文件的快速傳遞。 個人文件柜：作為網(wǎng)上的文件柜，用戶可以將自己的文檔上傳到此處并分類保存。在閱讀各類新聞、通知、公告、消息及文件時，也可以將附件保存直接保存到此處。 電子郵件：建立自己的郵件中心，方便的給同事或客戶發(fā)送電子郵件，

10、消除傳統(tǒng)信函效率低，成本高的弊端。支持群發(fā)。 手機短信：可以方便的給同事、朋友、客戶等發(fā)短信，即使員工不在單位也可以保持時時溝通，并建立更加緊密的客戶關(guān)系。支持群發(fā)。 工作日程：可以按天、周、月計劃自己的工作內(nèi)容，清楚的查看未完成、要完成、待完成的各項任務的內(nèi)容、狀態(tài)和時間，便于用戶統(tǒng)籌安排工作，調(diào)整進度，及時跟進，徹底執(zhí)行，確保各項工作的順利完成。 工作日記：可以每天在網(wǎng)上記錄下當天工作的內(nèi)容和心得，便于日后查閱和總結(jié)。可以設置不同的權(quán)限查看同事或者下屬的日記，以在線監(jiān)督指導?？梢詫⒆约旱娜沼泴С鱿到y(tǒng)作為工作檔案永久保存下來。 工作計劃：做出本周、本月、本季度或本年等的工作計劃，任務目標等，

11、在目標的指導下開展工作。 個人考勤：包括上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記、個人考勤查詢等內(nèi)容。上下班登記相當于網(wǎng)上簽到，既方便又防止作假。在個人辦公中的“今日外出人員”可以方便用戶查詢當日員工外出情況。 通訊錄：包括單位通訊錄、個人通訊錄和公共通訊錄。用戶可以創(chuàng)建屬于自己的名片信息，對同事、朋友、客戶、關(guān)聯(lián)單位、政府機關(guān)等處的聯(lián)系人資料分類記錄、查詢、管理。也便于單位記錄業(yè)務人員的客戶資料，在其離職時避免客戶流失。 5.6.系統(tǒng)管理 組織機構(gòu)：即單位的部門設置。部門采用樹式結(jié)構(gòu)，可以在任意部門下定義子部門，可以設置某個部門的具體用戶，指定部門經(jīng)理。 用戶帳號：可以為新員工建立帳號；可以為遺失密碼的用戶初使化密碼；可以修改用戶所在的權(quán)限組及部門；可以設置員工的個人信息。 權(quán)限組：可以將每個用戶設置到不同的權(quán)限組中以保證不同用戶具有與其身份相對應的權(quán)限?？梢宰杂稍O置每個權(quán)限組的權(quán)限，本系統(tǒng)的權(quán)限設置不僅能夠 設置用戶的菜單項，包括每個畫面每個功能都是可以設置的。不具備權(quán)限的功能用戶是不能看到不能使用的。 管理員設置： ?單位名稱設置 ?單位格言設置 ?通知審批設置 ?公告審批設置 ?新聞審批設置 ?內(nèi)部IP地址段設定 ?上