09會(huì)計(jì)檔案管理技能訓(xùn)練

1、檔案管理技能訓(xùn)練第9章會(huì)計(jì)檔案管理技能訓(xùn)練第9章會(huì)計(jì)檔案管理技能訓(xùn)練學(xué)習(xí)任務(wù)和目標(biāo)1通過(guò)會(huì)計(jì)檔案收集整理、管理利用、鑒定銷(xiāo)毀等技能的訓(xùn)練，提高學(xué)生管理會(huì)計(jì)檔案的能力。2通過(guò)會(huì)計(jì)檔案編研、會(huì)計(jì)電算化檔案管理技能的訓(xùn)練，提高學(xué)生會(huì)計(jì)電算化和檔案管理信息化發(fā)展的適應(yīng)能力。內(nèi)容提要 會(huì)計(jì)是經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分，特別在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，會(huì)計(jì)以貨幣為計(jì)量單位對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行全面、完整、連續(xù)的反映和監(jiān)督，其所提供的信息在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有重要作用，對(duì)經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)、成本控制、經(jīng)濟(jì)決策、加強(qiáng)內(nèi)外部管理至關(guān)重要。會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)信息的載體，對(duì)其加強(qiáng)管理非常必要。 9.1 會(huì)計(jì)檔案9.2 會(huì)計(jì)檔案工作9.3 會(huì)計(jì)檔案

2、的收集歸檔9.4 會(huì)計(jì)檔案的整理9.5 會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀9.6 會(huì)計(jì)檔案的移交9.7 會(huì)計(jì)檔案的保管與利用第9章會(huì)計(jì)檔案管理技能訓(xùn)練 會(huì)計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)核算材料。它是各單位檔案的重要種類(lèi)之一，也是國(guó)家全部檔案的重要組成部分。它不僅僅是開(kāi)展財(cái)務(wù)分析、會(huì)計(jì)監(jiān)督和改善機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理等工作的重要依據(jù)，而且是研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄。 9.1 會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。它包含兩層含義： 1、會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物 注意事項(xiàng)：會(huì)計(jì)檔案僅指

3、會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)核算材料，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理活動(dòng)中形成的文件材料，如會(huì)計(jì)工作政策法規(guī)、制度辦法、預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、總結(jié)等則不屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇，而是屬于文書(shū)檔案的范疇。 2、會(huì)計(jì)檔案是重要的憑證和史料 會(huì)計(jì)檔案是一種原始記錄，它以豐富的數(shù)據(jù)信息記載著各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，具有很強(qiáng)的憑證性，是各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要依據(jù)。9.1.1 會(huì)計(jì)檔案的概念9.1.2 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)1、會(huì)計(jì)檔案形成范圍的普遍性凡具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。2、會(huì)計(jì)核算材料之間的連續(xù)性原始憑證會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿會(huì)計(jì)報(bào)表財(cái)務(wù)報(bào)告。3、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)別的穩(wěn)定性基本內(nèi)容成分：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)

4、務(wù)報(bào)告。4、會(huì)計(jì)檔案外在形式的多樣性會(huì)計(jì)賬簿：訂本式（如總賬、明細(xì)賬等）、活頁(yè)式（如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等）、卡片式（固定資產(chǎn)卡片等）。財(cái)務(wù)報(bào)告：表格、文字、數(shù)據(jù)等，紙張有8開(kāi)、16開(kāi)、A4。會(huì)計(jì)電算化輸出的會(huì)計(jì)核算材料。1、產(chǎn)生領(lǐng)域不同會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于各獨(dú)立核算單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資金活動(dòng)或預(yù)算資金活動(dòng)領(lǐng)域；文書(shū)檔案產(chǎn)生于各單位黨務(wù)政務(wù)管理及專(zhuān)業(yè)管理或經(jīng)營(yíng)管理領(lǐng)域。2、形式不同會(huì)計(jì)檔案主要以憑證、賬簿、報(bào)表等三種形式出現(xiàn)，三者具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)系；文書(shū)檔案較多地公文形式出現(xiàn)，具有相對(duì)獨(dú)立性。3、立卷方式不同會(huì)計(jì)檔案主要以時(shí)間、形式特征進(jìn)行整理立卷；文書(shū)檔案則按年度結(jié)合問(wèn)題（或機(jī)構(gòu)）立卷或以件

5、為單位進(jìn)行分類(lèi)整理。4、歸檔時(shí)間不同會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理歸檔并可自行保管一年，期滿(mǎn)后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；文書(shū)檔案則應(yīng)在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷歸檔。 9.1.3 會(huì)計(jì)檔案與文書(shū)檔案的區(qū)別 會(huì)計(jì)檔案是各單位在各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的歷史記錄；會(huì)計(jì)資料是各單位為學(xué)習(xí)通過(guò)收集或購(gòu)買(mǎi)的各種公開(kāi)或內(nèi)部的會(huì)計(jì)出版物及復(fù)制品。9.1.4 會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)資料區(qū)別1、為經(jīng)濟(jì)管理提供依據(jù)。2、是打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)的有力工具。3、是研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展和財(cái)政歷史的可靠史料。9.1.5 會(huì)計(jì)檔案的作用9.2.1會(huì)計(jì)檔案工作的內(nèi)容 會(huì)計(jì)檔案

6、工作主要包括會(huì)計(jì)檔案的收集、整理（分類(lèi)、組卷、排序、編目）、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、移交等方面工作。9.2.2會(huì)計(jì)檔案工作原則1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。2、維護(hù)會(huì)計(jì)檔案的完整與安全。3、便于社會(huì)各方面對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用。 9.2 會(huì)計(jì)檔案工作9.2.3會(huì)計(jì)檔案工作體制 會(huì)計(jì)檔案管理辦法第三條規(guī)定：“各級(jí)人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查?！?.2.4會(huì)計(jì)檔案管理制度1、中華人民共和國(guó)檔案法與中華人民共 和國(guó)會(huì)計(jì)法2、會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字199832號(hào)）3、省會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范 9.3 會(huì)計(jì)檔案的收集歸檔 9.3.1會(huì)計(jì)檔案收集的要求 會(huì)計(jì)檔案的收集工作，

7、是指通過(guò)歸檔制度，將分散于財(cái)務(wù)部門(mén)和會(huì)計(jì)個(gè)人手中的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料集中起來(lái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。它是會(huì)計(jì)檔案工作的起點(diǎn)，也是保證會(huì)計(jì)檔案齊全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。（一）實(shí)行“集中統(tǒng)一管理”（二）遵循會(huì)計(jì)核算材料的形成規(guī)律（三）確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確（四）適時(shí)做好補(bǔ)充收集工作 會(huì)計(jì)檔案歸檔是指財(cái)會(huì)部門(mén)將辦理完畢且具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算材料經(jīng)系統(tǒng)整理后移交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。為保證會(huì)計(jì)檔案收集的齊全、完整與準(zhǔn)確，必須建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案歸檔制度，包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等三個(gè)方面的內(nèi)容。 9.3.2會(huì)計(jì)檔案的歸檔A 會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍1、會(huì)計(jì)憑證記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明，

8、是登記賬簿的重要依據(jù)。按填寫(xiě)程序和用途可分為：原始憑證、記賬憑證、匯總記賬憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。2、會(huì)計(jì)賬簿以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，連續(xù)系統(tǒng)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程和結(jié)果的簿籍，是編制財(cái)務(wù)報(bào)告的重要依據(jù)。按用途可分為：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬（也稱(chēng)備查賬）及其他會(huì)計(jì)賬簿等。其外形一般有：訂本式、活頁(yè)式和卡片式三種。3、財(cái)務(wù)報(bào)告根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算材料定期編制的書(shū)面報(bào)告，由會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)組成，是綜合反映一定時(shí)期的資產(chǎn)負(fù)債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時(shí)期經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流動(dòng)情況的書(shū)面會(huì)計(jì)報(bào)告。其種類(lèi)較多，按時(shí)間分有月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)；按內(nèi)容分有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、資金

9、活動(dòng)情況表等；按編制單位分有單位報(bào)表、匯總報(bào)表；按服務(wù)對(duì)象分有內(nèi)部報(bào)表和外部報(bào)表。4、其他核算材料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等及會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。B 會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間 會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間，是指會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)核算材料整理后，向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交的時(shí)間。會(huì)計(jì)檔案管理辦法第六條第二款規(guī)定：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿(mǎn)之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管” 。未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納不得兼管會(huì)計(jì)檔案。C 會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求1、收集、整理應(yīng)符合規(guī)范應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)核算材料

10、要求齊全、完整、準(zhǔn)確，且分類(lèi)清楚、組卷合理、排序科學(xué)、編目清晰。2、保持原封裝移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，特殊情況需拆封，重新整理的，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。3、簽章要完整會(huì)計(jì)憑證封面、賬簿封面及啟用頁(yè)、報(bào)表封面等需由經(jīng)手人員、會(huì)計(jì)主管人員、單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章的，應(yīng)當(dāng)要完整齊全。4、嚴(yán)格辦理交接手續(xù)移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)有關(guān)人員必須逐卷認(rèn)真清點(diǎn)核實(shí)，并由交接雙方按規(guī)定在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上注明交接人、時(shí)間、數(shù)量等，簽名蓋章后雙方各執(zhí)一份。D 會(huì)計(jì)電算化核算材料的歸檔1、歸檔范圍（1） 存儲(chǔ)在磁介質(zhì)或光盤(pán)上的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)。（2） 打印輸

11、出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料。（3） 會(huì)計(jì)核算軟件的全套文資料以及會(huì)計(jì)核算軟件程序。2、歸檔要求 （1）歸檔的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)符合1994年財(cái)政部關(guān)于會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范的要求。（2）歸檔的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)應(yīng)按電子文件歸檔的要求將會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到耐久性載體上，一式三套。（3）應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化核算材料的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管、利用實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，確保其不失真、不損毀、不丟失。（4）打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料必須有經(jīng)辦人和會(huì)計(jì)主管的簽字或蓋章，以保障其真實(shí)、準(zhǔn)確。（5）使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生的會(huì)計(jì)核算材料必須符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定。 9.4 會(huì)計(jì)檔案的整理9.4.1

12、 會(huì)計(jì)檔案整理的職責(zé)與要求 會(huì)計(jì)檔案整理就是將零散和需要進(jìn)一步條理化的會(huì)計(jì)核算材料，通過(guò)科學(xué)的分類(lèi)、組卷、排列、編目，組成一個(gè)有序體系的過(guò)程。 A會(huì)計(jì)檔案整理的職責(zé)會(huì)計(jì)檔案整理要堅(jiān)持由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理的制度。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)核算材料的真實(shí)準(zhǔn)確負(fù)有法律責(zé)任。 B會(huì)計(jì)檔案整理的要求會(huì)計(jì)核算材料的整理必須遵循會(huì)計(jì)檔案形成的自然規(guī)律及其本身固有的特點(diǎn)，保持每一類(lèi)核算材料相互之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分其類(lèi)別和不同的保管期限，進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理，使其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于管理和利用。 9.4.2 常見(jiàn)的會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)方法A會(huì)計(jì)年度分類(lèi)法即以會(huì)計(jì)年度時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的方法。B會(huì)計(jì)形式分類(lèi)法即以會(huì)計(jì)憑證、會(huì)

13、計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)核算材料等會(huì)計(jì)檔案形式為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的方法。C會(huì)計(jì)類(lèi)型分類(lèi)法即以會(huì)計(jì)類(lèi)型為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的方法。如稅收會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)、單位預(yù)算會(huì)計(jì)等D會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)分類(lèi)法即以會(huì)計(jì)核算組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的方法。E會(huì)計(jì)檔案保管期限分類(lèi)法即以會(huì)計(jì)檔案保管期限為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的方法。 實(shí)際操作中，往往是采用“復(fù)式結(jié)構(gòu)分類(lèi)法”，即將上述兩種或兩種以上的分類(lèi)方法結(jié)合使用，如：年度類(lèi)別保管期限，類(lèi)別年度保管期限。9.4.3會(huì)計(jì)核算材料組卷方法與要求 會(huì)計(jì)核算材料的組卷，首先應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)方法法，把會(huì)計(jì)核算材料按不同類(lèi)別分開(kāi)；其次，在每一類(lèi)別材料中區(qū)分不

14、同的保管期限；第三，按形成的時(shí)間順利，結(jié)合材料形成數(shù)量多少，組成若班干保管單位。A 會(huì)計(jì)憑證的組卷 會(huì)計(jì)憑證需按月分開(kāi)組卷，并根據(jù)每月憑證的多少組成一卷或數(shù)卷。不同月份產(chǎn)生的憑證不能組在同一案卷內(nèi)。組卷順序：檢查（原始憑證真?zhèn)?、記帳憑證編號(hào)順序，有無(wú)需要單獨(dú)抽出的憑證等）拆除金屬物，修補(bǔ)破損裝訂（厚度不宜超過(guò)2公分）包角蓋騎縫章填寫(xiě)憑證封面（單位名稱(chēng)、起止時(shí)間、憑證編號(hào)、起止號(hào)碼、頁(yè)數(shù)、經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)主管及檔號(hào)等，簽名蓋章）裝盒（一卷一盒）。B 會(huì)計(jì)賬簿的組卷 會(huì)計(jì)賬簿組卷時(shí)要按賬簿形成的特點(diǎn)區(qū)分會(huì)計(jì)年度，不同種類(lèi)的賬簿分別組卷。 各類(lèi)賬簿的首頁(yè)的啟用表、賬戶(hù)目錄應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)完整、規(guī)范，有關(guān)人員簽

15、章。 訂本式賬簿應(yīng)保持原樣，空白頁(yè)不能拆，但須在記錄賬頁(yè)的最后一行畫(huà)一斜線(xiàn)，以示結(jié)束使用。并在卷末備考表寫(xiě)明使用賬頁(yè)和空白賬頁(yè)的頁(yè)數(shù)。在賬頁(yè)封面蓋上含有年度、保管期限、案卷號(hào)內(nèi)容的章。 活頁(yè)式或卡片式賬簿換上標(biāo)準(zhǔn)封面，抽出空頁(yè)，編頁(yè)碼。 跨年使用的固定資產(chǎn)賬，歸最后一年立卷，并在封面注明年至年，每本厚度不超過(guò)2公分。 C 財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷 財(cái)務(wù)報(bào)告組卷是按會(huì)計(jì)年度結(jié)合保管期限組卷。 會(huì)計(jì)報(bào)表組卷時(shí)要注意以下事項(xiàng)：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)分開(kāi)；本單位報(bào)表與下屬單位報(bào)表分開(kāi)；不同年度、不同保管期限的報(bào)表分開(kāi)。 會(huì)計(jì)報(bào)表整理類(lèi)同文書(shū)檔案，即需編頁(yè)碼、抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄（月、季報(bào)卷內(nèi)目錄可從簡(jiǎn)）、填寫(xiě)備考表、擬寫(xiě)案卷

16、標(biāo)題。D 其他會(huì)計(jì)核算材料的組卷 按其內(nèi)容結(jié)合保管期限分別組卷。如銀行存款余額調(diào)節(jié)表與銀行對(duì)賬單是兩種用途不同的會(huì)計(jì)核算材料，應(yīng)分別組卷。E 會(huì)計(jì)電算化紙質(zhì)核算材料的立卷 其輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料按上述紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要求整理立卷。 為便于檔案統(tǒng)計(jì)、保管和查找利用，必須對(duì)所有的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)。會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)有兩種形式：A 年度編號(hào)法 會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較少的單位，一年形成的會(huì)計(jì)檔案按類(lèi)別結(jié)合保管期限進(jìn)行排列，編一個(gè)案卷流水號(hào)。B 類(lèi)別編號(hào)法 會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較多的單位，各類(lèi)別會(huì)計(jì)檔案分別按每一會(huì)計(jì)年度結(jié)合保管期限，分別進(jìn)行排列，每一類(lèi)別編一個(gè)案卷流水號(hào)。9.4.4 會(huì)計(jì)檔案編號(hào) 會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)由全宗號(hào)、分類(lèi)

17、號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。 全宗號(hào)：檔案館指定給立檔單位的代號(hào)。 分類(lèi)號(hào)：?jiǎn)挝粰n案分類(lèi)的類(lèi)別號(hào)。一般有大類(lèi)代號(hào)和屬類(lèi)代號(hào)。大類(lèi)代號(hào)以英文字母或漢語(yǔ)拼音字母表示，如：會(huì)計(jì)檔案D或KJ。屬類(lèi)代號(hào)以數(shù)字表示，如：1代表報(bào)表，2代表賬簿，3代表憑證，4代表其他等。 目錄號(hào)：案卷目錄的代號(hào)，一般按會(huì)計(jì)檔案類(lèi)別或會(huì)計(jì)年度編制，一本案卷目錄編一個(gè)目錄號(hào)，一個(gè)全宗內(nèi)目錄號(hào)不可重復(fù)。 案卷號(hào)：每一案卷在所在目錄中的順序號(hào)。同一目錄號(hào)內(nèi)案卷號(hào)不可重復(fù)。C 會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)的構(gòu)成9.4.5 會(huì)計(jì)檔案的排列 常見(jiàn)的排列方法： A 年度形式（名稱(chēng)）保管期限 把一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案，首先按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，其次在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)再

18、按財(cái)務(wù)報(bào)告、賬簿、憑證、其他等形式分開(kāi)排列，第三，在每一種形式內(nèi)按規(guī)定的保管期限（永久、25年、15年、10年、5年、3年）的順序排列。 優(yōu)點(diǎn)：簡(jiǎn)便易行、便于查找、并可充分利用裝具。 缺點(diǎn)：排列不夠美觀。 適用：會(huì)計(jì)檔案數(shù)量不多的中小型企業(yè)或只有一種會(huì)計(jì)類(lèi)型的單位預(yù)算會(huì)計(jì)。 把一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案，首先按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，其次在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，再按單位內(nèi)的會(huì)計(jì)核算機(jī)構(gòu)分開(kāi)（如預(yù)算處、財(cái)務(wù)處），第三，在每一機(jī)構(gòu)內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)告、賬簿、憑證、其他等形式結(jié)合保管期限分別排列。 優(yōu)點(diǎn)：能體現(xiàn)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案完整性，便于查找。 缺點(diǎn)：排列不夠美觀。 適用：各級(jí)財(cái)政主管機(jī)關(guān)、總預(yù)算會(huì)計(jì)單位、或所屬組織機(jī)構(gòu)的專(zhuān)

19、業(yè)主管單位。 B 年度組織機(jī)構(gòu)形式保管期限 把一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案，首先按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，其次把一個(gè)會(huì)計(jì)年度的會(huì)計(jì)檔案按稅收計(jì)劃、稅收會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)等類(lèi)型排列，第三，在每一類(lèi)型內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案再按報(bào)表、賬簿、憑證、其他等形式結(jié)合保管期限分別排列。 優(yōu)點(diǎn)；能反映不同類(lèi)型會(huì)計(jì)活動(dòng)的性質(zhì)，體現(xiàn)全宗內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性。 缺點(diǎn)：排列不夠整齊美觀。 適用：稅務(wù)機(jī)關(guān)和有特定會(huì)計(jì)類(lèi)型的專(zhuān)業(yè)單位。 C 年度會(huì)計(jì)類(lèi)型形式保管期限 把全部會(huì)計(jì)檔案首先按憑證、賬簿、報(bào)表、其他等四種形式分開(kāi)，其次在每一形式會(huì)計(jì)檔案內(nèi)再按會(huì)計(jì)年度排列，第三，在每一年度內(nèi)再根據(jù)其保管期限依次排列。 優(yōu)點(diǎn)：保持了會(huì)計(jì)檔案類(lèi)別的連續(xù)性，便于按類(lèi)別

20、查找和鑒定銷(xiāo)毀；排列整齊美觀。 缺點(diǎn)：同一年度會(huì)計(jì)檔案分散排列在各個(gè)類(lèi)別中，不便按年度查找；由于每類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的案卷是每年順延編號(hào)，因此，實(shí)體排列編號(hào)到999時(shí)必須重新從1開(kāi)始，而且須預(yù)留較充分的空位。 適用：每年形成會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較多的大中型企事業(yè)單位。 D 形式會(huì)計(jì)年度保管期限（一）會(huì)計(jì)檔案案卷目錄編制方法 會(huì)計(jì)檔案案卷目錄也稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，是基本檢索工具。 其編制立法有三種： 1、統(tǒng)編法：即將一個(gè)單位形成的所有會(huì)計(jì)檔案一年或數(shù)年統(tǒng)一編制一本會(huì)計(jì)檔案案卷目錄。 2、分類(lèi)編制法：即將一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)檔案的不同形式、不同機(jī)構(gòu)或不同類(lèi)型分別編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄。 3、保管期限編制法：

21、即將一個(gè)單位形成的所有會(huì)計(jì)檔案按不同保管期限分別編制案卷目錄。（二）會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的著錄項(xiàng)目和要求 著錄項(xiàng)目七項(xiàng)：順序號(hào)、案卷號(hào)、原憑證號(hào)、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限、備注。9.4.6 會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制9.5.1 會(huì)計(jì)檔案的鑒定 會(huì)計(jì)檔案的鑒定是指判定會(huì)計(jì)檔案的真?zhèn)魏蛢r(jià)值的工作。 價(jià)值判定包括：歸檔時(shí)案卷的價(jià)值及期滿(mǎn)是否繼續(xù)保管兩方面。 A 會(huì)計(jì)檔案鑒定組織 1、成立會(huì)計(jì)檔案鑒定小組 由單位主管領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)人員參加的鑒定小組。 2、做好鑒定前的準(zhǔn)備工作 3、定期組織會(huì)審9.5 會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1、初步鑒定立卷時(shí)的鑒定2、復(fù)查鑒定滿(mǎn)保管期限的鑒定3、終審鑒定銷(xiāo)毀前的鑒定

22、 銷(xiāo)毀前的鑒定要謹(jǐn)慎，要掌握“可存可毀者，暫存；可長(zhǎng)可短者，從長(zhǎng)”和“判處銷(xiāo)毀，緩期執(zhí)行，以觀后效”原則。對(duì)涉及外事、對(duì)私改造、公私合營(yíng)及末了結(jié)的債權(quán)債務(wù)、房地產(chǎn)契約、工資花名冊(cè)、精減辭退人員等均應(yīng)從長(zhǎng)保管。B 會(huì)計(jì)檔案鑒定的步驟與方法 依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，分永久、定期兩種，定期分為25年、15年、10年、5年和3年五種。各類(lèi)具體期限見(jiàn)教材P31頁(yè)。其計(jì)算時(shí)間是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。 會(huì)計(jì)電算化檔案的保管期限與手工形成的會(huì)計(jì)檔案一致；會(huì)計(jì)軟件文檔資料的保管期限為該軟件停止使用或有重大更改之后5年。 C 會(huì)計(jì)檔案保管期限的劃分 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀要做到銷(xiāo)毀有據(jù)、程序嚴(yán)格、手續(xù)齊備。 A

23、銷(xiāo)毀的程序：（會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)會(huì)同檔案機(jī)構(gòu)）提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)核對(duì)要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)等內(nèi)容（單位負(fù)責(zé)人）在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)（會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)與檔案機(jī)構(gòu)）共同派員監(jiān)銷(xiāo)（銷(xiāo)毀前）監(jiān)銷(xiāo)人清點(diǎn)核對(duì)（銷(xiāo)毀后）在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章并報(bào)單位負(fù)責(zé)人。9.5.2 會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀B 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)的編制 由鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀案卷目錄及會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀審批表組成。C 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀應(yīng)注意事項(xiàng) 對(duì)期滿(mǎn)但末了結(jié)的債權(quán)債務(wù)和涉及其他末了事項(xiàng)或?qū)μ幚須v史遺留問(wèn)題有重要參考價(jià)值的原始憑證不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直至末了事項(xiàng)或遺留問(wèn)題完結(jié)時(shí)為止，并在保管清冊(cè)和銷(xiāo)毀清冊(cè)列明；正在建設(shè)期間的基建會(huì)計(jì)檔案，即使期滿(mǎn)也不得銷(xiāo)毀；財(cái)

24、政主管機(jī)關(guān)保存的同級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其基層單位的年度決算表期限從長(zhǎng)。 會(huì)計(jì)檔案的移交，指單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交會(huì)計(jì)檔案，或本單位檔案機(jī)構(gòu)按照國(guó)家規(guī)定把會(huì)計(jì)檔案向地方綜合檔案館移交的過(guò)程。9.6 會(huì)計(jì)檔案的移交A 單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的歸檔移交 1、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向檔案機(jī)構(gòu)的移交 2、人員變動(dòng)會(huì)計(jì)檔案的移交B 機(jī)構(gòu)變動(dòng)單位會(huì)計(jì)檔案的移交 1、單位因撤銷(xiāo)、重組、破產(chǎn)或其他原因終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)綜合檔案館代管。 2、單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解

25、散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)調(diào)后由其中一方代管或移交綜合檔案館代管。 9.6.1 會(huì)計(jì)檔案移交工作類(lèi)型 C 項(xiàng)目形成的會(huì)計(jì)檔案的移交 基建會(huì)計(jì)檔案，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在竣工決算后，移交給接受單位。 D 單位會(huì)計(jì)檔案向綜合檔案館的移交 按國(guó)家規(guī)定應(yīng)移交的立檔單位，應(yīng)定期向綜合檔案館辦理移交。9.6.2 會(huì)計(jì)檔案移交應(yīng)注意的事項(xiàng) A 應(yīng)編制移交清冊(cè) B 應(yīng)履行移交手續(xù)9.7.1 會(huì)計(jì)檔案的保管 會(huì)計(jì)檔案的保管，是指根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的不同制成材料，分別采取科學(xué)的存放和安全保護(hù)措施，維護(hù)會(huì)計(jì)檔案的完整、系統(tǒng)與安全。A 會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房的管理包括庫(kù)房的編號(hào)、箱柜的排放與編號(hào)、標(biāo)注年度和類(lèi)別便于查找。B 會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)

26、措施應(yīng)注意防火（配備滅火器）、溫濕度控制（庫(kù)房溫度保持在1424，相對(duì)濕度控制在4560）、防光（避免陽(yáng)光直射）、防塵及有害生物（防蟲(chóng)藥品等）、防盜（防盜門(mén)窗等）等安全保護(hù)。C 磁性載體會(huì)計(jì)檔案的保管溫度保持在1527，相對(duì)溫度在4060范圍內(nèi)；采取直立存放形式；注意避光、防塵、防磁；應(yīng)備份兩套及定期檢查、復(fù)制、轉(zhuǎn)存。9.7 會(huì)計(jì)檔案的保管與利用9.7.2 會(huì)計(jì)檔案的利用 完善借閱制度 嚴(yán)格借閱手續(xù) 確保檔案安全 做好利用服務(wù)案例思考案例一:請(qǐng)參考會(huì)計(jì)法、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范、會(huì)計(jì)檔案管理方法。 原會(huì)計(jì)科長(zhǎng)與王某辦理會(huì)計(jì)工作交接手續(xù)時(shí)，企業(yè)人事科長(zhǎng)進(jìn)行監(jiān)交不符合規(guī)定。理由：根據(jù)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的規(guī)定，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員)辦理交接手續(xù)時(shí)，由單位領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 該企業(yè)任命會(huì)計(jì)主管人員不符合規(guī)定。理由：根據(jù)會(huì)計(jì)法的規(guī)定，擔(dān)