采購流程文件

1、1.0目的1.1為使一切采購事宜有規(guī)范可循，特制定此程序0范圍凡公司各部門對(duì)外一切采購事宜均屬之。0權(quán)責(zé)3. 1請(qǐng)采購權(quán)責(zé)項(xiàng)次項(xiàng)目請(qǐng)購部門采購人員采購協(xié)辦部門3. 1. 1辦公總務(wù)用品/日常雜項(xiàng)/消耗品需求部門行政-3. 1. 2生產(chǎn)設(shè)備維修耗材需求部門采購維修3. 1. 3周止資 產(chǎn)3. 3. 1生產(chǎn)設(shè)備/儀器生產(chǎn)部門采購生產(chǎn)部門3. 3. 2檢驗(yàn)部門使用設(shè)備/儀器檢驗(yàn)采購檢驗(yàn)部門3. 3. 3房屋建筑、設(shè)備及相關(guān)工程發(fā)包需求部門行政需求部門3. 3. 4電腦等資訊設(shè)備需求部門行政需求部門3. 3. 5其它福利需求部門采購需求部門3. 1. 4原物料/轉(zhuǎn)售產(chǎn)品生產(chǎn)部門采購-3. 1. 5轉(zhuǎn)售

2、產(chǎn)品（部分批量采購 品）業(yè)務(wù)處采購-3. 1. 6檢驗(yàn)部門使用耗材（料）檢驗(yàn)部門采購檢驗(yàn)部門3. 2財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)辦理采購付款事宜3生產(chǎn)部：負(fù)責(zé)提供生產(chǎn)物料需求計(jì)劃事宜。0名詞說明1原料：凡現(xiàn)存供直接生產(chǎn)用之原料或須經(jīng)過加工后才供 生產(chǎn)用者皆屬之。2物料：凡直接供生產(chǎn)使用但無法直接計(jì)入產(chǎn)品成本，如 鐵桶、塑料桶、包裝用紙箱等。3轉(zhuǎn)售產(chǎn)品：凡直接自外界購入，不須經(jīng)加工過程即可供 應(yīng)銷售之貨品皆屬之。4 資 材 設(shè) 備 （ 臺(tái) 帳 ） ： 包 括 不 動(dòng) 產(chǎn) 、 生 產(chǎn) 設(shè) 備 、 電 腦 設(shè) 備 、 運(yùn)輸 設(shè)備 經(jīng)濟(jì)耐用 年限 超過 一年者 ， 金額 人 民 幣 2000元 （含 ）以上者統(tǒng)稱之。

3、5 保 管 品 （ 列 管 ） ： 指 耐 用 年 限 超 過 一 年 ， 但 金 額 超 過 200 元不 超人 民 幣 2000元者 ， 且 需 以財(cái)產(chǎn) 編號(hào) 列 管 的 物 品 。6 辦 公 總 務(wù) 用 品 及 日 常 雜 項(xiàng) ： 指 一 般 所 需 之 文 具 、 清 潔 用 品、日用品、電腦耗材、公司制服等。7 消 耗 品 ： 系 指 除 原 物 料 外 之 廠 務(wù) 制 造 需 要 耗 品 ， 如 打 包 帶、氣泡紙、PE膜手套等。0 作 業(yè) 說 明請(qǐng)購請(qǐng) 購 輔 料配 件 由 需 求 部 門 先 向 生產(chǎn) 部 門 提 出 需 求 ，并 由 生產(chǎn) 部門開出請(qǐng)購單交采購部門采購，到貨時(shí)

4、間應(yīng)符合采購 周期表之規(guī)定。若 向 設(shè) 備廠 家請(qǐng) 購 配 件 ，需 求 部 門 向 采 購 提 出 需 求 ，交 采購 部溝通采購。（需提供樣品或圖紙）請(qǐng)購單 交單時(shí)間原則上定于每天上午9： 30， 下午 14： 00各一次 。 * （每 周三外購 一次 ）采購 周期 和最少采購量如采購周 期表 。資材設(shè)備請(qǐng)購列 明 所 購物 品具體名 稱 、型 號(hào) 、技 術(shù)服務(wù)等條款 ， 確 保所購物 品滿足我公司要求，特別訂制的物品，需技術(shù)部門與供應(yīng)商簽 訂技術(shù)協(xié)議，并由技術(shù)人員與供應(yīng)商雙方簽字認(rèn)可，技術(shù) 協(xié)議作為合同的附件與合同一樣具有法律效力。勞保類及化學(xué) 品 實(shí)驗(yàn)室消耗類請(qǐng)購需求部門填寫物品需求單

5、經(jīng)簽核后，交由部門統(tǒng)計(jì)人 員定 于每月1日和15日將匯總后的物品需求單交于采購人 員，采購人員每月進(jìn)行兩次集中采購。緊急采購 由 申請(qǐng)人填寫暫支單 ， 須經(jīng)權(quán) 責(zé)主管核準(zhǔn)后方可 采購，發(fā)票帶回交給采購報(bào)帳。. 詢/ 比/議價(jià)采 購 執(zhí) 行 部 門 收 到 需 求 部 門 之 請(qǐng) 購 時(shí) ，即 應(yīng) 決 定 對(duì) 需 求 之 物 品進(jìn)行采購作業(yè)。原物料采購 部分詢 比 議價(jià)流程（ A） 采 購 人 員 應(yīng) 在 相 關(guān) 網(wǎng) 站 對(duì) 所 需 之 物 品 了 解 其 即時(shí)的價(jià)格行情。（B）主要原物料，采購人員應(yīng)與需求部門協(xié)調(diào)整 短期或 長 期 的用 量 ，經(jīng) 詢 比議價(jià)后 ，方 可與供應(yīng) 商簽定短期 或長

6、期采購合同。（ C）未 有 簽 定 短 期 或 長 期 合 同 之 原 物 料 ，除 特 殊 原 因 外 ，采購人員對(duì)二家（或二家以上）廠家進(jìn)行詢價(jià)， 唯經(jīng)權(quán) 責(zé) 主管確認(rèn)之供應(yīng)商和價(jià)格方可進(jìn)行后續(xù)之采購作業(yè)。. 雜項(xiàng)采購 部分詢 比 議價(jià)流程 ：A） 采 購 人 員 須 找 尋 2-3 家 供 應(yīng) 商 供 采 購 詢 比 議 之 用 （ 勞 防 用 品/ 五金耗材用 品/實(shí)驗(yàn)室耗材）.快 速 消 費(fèi) 品 ， 經(jīng) 主 管 核 準(zhǔn) 后 ， 可 以 在 大 型 超 市 進(jìn) 行 采 購。資材設(shè)備部分詢 比議價(jià)流程（A） 采 購 人 員 對(duì) 二 家 （ 或 二 家 以 上 ） 廠 家 進(jìn) 行 詢 價(jià)

7、之 后 ，連 同 供 應(yīng) 商確 認(rèn)之 報(bào)價(jià)單 （ 每 家供 應(yīng)商 均需 有報(bào)價(jià)單） ，方 可進(jìn)行后續(xù)之采購作業(yè)。（B）家用電器類物品，如在國美，蘇寧等大型家電廠商購買， 經(jīng)主管核準(zhǔn)后，可以進(jìn)行采購。采 購一 般 性 采 購 ： 依 規(guī)定 由 采 購 執(zhí) 行 部 門 負(fù) 責(zé) 對(duì) 外 采 購 事 宜 。資材設(shè)備之采購：依財(cái)產(chǎn)管理辦法規(guī)定辦理，通過ERPW、 采、驗(yàn)。生 產(chǎn) 部 依 采 購 周 期 提 前 向 管 理 部 提 報(bào) 生 產(chǎn) 需 求 。原 料 、 物 料 之 采 購 。采 購 人 員 根 據(jù) 生 產(chǎn) 部 門 提 供 之 請(qǐng) 購 單 向 現(xiàn) 有 合 格 供 應(yīng) 商 采 購 ，開 立 采 購

8、 訂 單 。內(nèi) 容 包 括 品 名 、數(shù) 量 、交 貨期、單價(jià)、制造廠商以及供應(yīng)商名稱。原 物 料 從 采 購 到 到 貨 需 要 一 定 時(shí) 間 ， 公 司 原 料 從 請(qǐng) 購 至到貨的時(shí)間以制定采購周期為準(zhǔn)。原則上應(yīng)該在合理的 時(shí)間內(nèi)執(zhí)行采購行為。（A） 緊 急 采 購相關(guān)定 義緊急采購：請(qǐng)購要求到貨周期小于采購周期之采購行 為。請(qǐng)購要求到貨周期： 要求到貨日期-請(qǐng)購日期 （遇到雙 休 日 -2 天 ）（ 注 ： 當(dāng) 天 之 請(qǐng) 購 單 在 下 午 4:30 以 后 提 出 則 當(dāng) 天 之 采 購 日 期 為 無 效 采 購 日 期 ；采 購 周 期 為 1 天 之 采 購 ，請(qǐng) 購 需

9、于 當(dāng) 天 14:00 前 提 出 ， 反 之 為 緊 急 采 購 。 ）同一原物料非常規(guī)采購若達(dá)三次 ， 須建 立供應(yīng)商基本 資料并填寫原材料承認(rèn)單送QS2EFB門評(píng)估，依材 料承認(rèn)控 制程序執(zhí) 行 。同 時(shí) 將相 關(guān)單據(jù) （ 如產(chǎn) 品 說 明 書/產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告/MSDS）其中之一附于原材料承認(rèn)單 后。c） 生產(chǎn) 部 設(shè)備 突然 損壞 所急 需 的 維修 配件 ， 以 及 由 于 無法 拒 絕 客 戶的 臨 時(shí) 緊 急 訂單 產(chǎn)生 的 急 需 原 物 料 ，申 請(qǐng) 部 門 在 填 寫請(qǐng) 購單 或 者物 品 需 求 單 時(shí) 標(biāo)明“ 緊 急 ”標(biāo) 識(shí) ，轉(zhuǎn) 交 采 購 人 員 安 排 采 購 ，

10、采 購安排緊 急訂單時(shí)產(chǎn)生的 相 關(guān)疑義需經(jīng)采 購主管 同意 。緊急采購 完 成后 ，請(qǐng) 生 產(chǎn) 部門安排 卸 貨 接 收 ，申 請(qǐng) 部 門 以 及 采 購 部門 在一個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)流程單據(jù)危 險(xiǎn) 品 之采 購供 應(yīng) 商 評(píng) 估 合 格 后 ， 供 應(yīng) 商 須 提供 危 險(xiǎn) 化 學(xué) 品 經(jīng) 營許可證 ，生產(chǎn) 廠商須提供 危險(xiǎn)化 學(xué)品安全 生產(chǎn) 許可證。3.5.2 采 購 人 員 須對(duì) 供 應(yīng) 商 提 供 的 證 件 進(jìn) 行 登 記 備 案 ， 每 年須對(duì)證件的有效性進(jìn)行更新。采 購 審 核所 有 采 購 項(xiàng) 目 ， 若 需 購 銷 合 同 蓋 章 審 核 的 ，則 連 同 采 購 訂 單

11、及 款 到 發(fā) 貨 項(xiàng) 目 ，請(qǐng) 購 人 員 填 寫 的 付 款 申 請(qǐng) 單 和 經(jīng) 主管（及以上人員）核準(zhǔn)，方可蓋章。. 訂 貨訂 貨 時(shí) ， 須 確 定 名 稱 、 規(guī) 格 、 數(shù)量 、 單 價(jià) 及 交貨 日 ， 若 無 法符合請(qǐng)購單要求的到貨時(shí)間 （采購周期內(nèi)），采購人 員應(yīng)及時(shí)與原請(qǐng)購部門協(xié)商到貨日期，并在相應(yīng)的采購訂 單上日期修正為實(shí)際到貨日期，并要求供貨商提供相應(yīng)的 檢驗(yàn)報(bào)告及批號(hào)，以便驗(yàn)收，若該供貨商無法提供品質(zhì)相關(guān) 文件，則需另尋合格供貨商予以淘汰。訂 購 后 需 請(qǐng) 供 貨 商 于 出 貨 時(shí) 或 于 出 貨 后 盡 速 將發(fā) 票 寄 出 ， 最晚不得超過隔月月底。訂 貨 時(shí)

12、 ， 若 該 合 格 供 應(yīng) 商 二 年 內(nèi) 并 未 向 其 采 購原 物 料 時(shí) ， 應(yīng)依材料承認(rèn)控制程序重新辦理材料承認(rèn)。供 貨 商 要 求 預(yù) 付 貨 款 ， 由 采 購 執(zhí) 行 部 門 填 寫 付 款 申 請(qǐng) 單 依 核決權(quán)限核準(zhǔn) 后 ，連 同 經(jīng)過核 準(zhǔn) 的 采購 訂單 一 并交 予財(cái)務(wù)部 門 付款。采 購 部 門 接 獲 請(qǐng) 購 部 門 變 更 或 撤 消 訂 購 書 面 通 知 時(shí) ，應(yīng) 向 供 貨商接洽變更或撤消事宜，經(jīng)廠商確認(rèn)同意后，將變更事項(xiàng) 重新開立對(duì)外訂購單并注明原變更或撤消單號(hào)后傳真廠 商確認(rèn)，呈權(quán)責(zé)主管簽核。若供應(yīng)商只需口頭通知的，無須 重新開立對(duì)外訂購單，若廠商不

13、同意變更或撤 消，將不 能變更或撤消原因呈報(bào)權(quán)責(zé)主管裁示。點(diǎn) 交原 料 、 物 料 及 轉(zhuǎn) 售 產(chǎn) 品 由 倉 儲(chǔ) 部 門 負(fù) 責(zé) 點(diǎn) 收 ， 其 他 由 請(qǐng) 購 部門或使用部門負(fù)責(zé)點(diǎn)收。原 物 料 的 驗(yàn) 收 依 倉 儲(chǔ) 管 理 辦 法 規(guī)定 執(zhí) 行 。點(diǎn) 交 人 員 簽 收 時(shí) ， 若 發(fā) 現(xiàn) 數(shù) 量 不符 或 貨 品 狀 況有 問 題 時(shí) ，須注明在收貨單上，并立即通知采購部門處理。采購人員應(yīng)定于每天在ERP+查詢未結(jié)采購訂單狀況。驗(yàn) 收原 物 料 的 驗(yàn)收 依 倉 儲(chǔ)管理 辦 法 規(guī) 定 執(zhí) 行。固 定 資 產(chǎn) 之驗(yàn) 收 依 財(cái)產(chǎn)管 理 辦法 辦 理 。各 部 門 請(qǐng) 購之 零 星 物

14、 品由相 關(guān) 部 門進(jìn) 行 驗(yàn) 收，并 將 檢 驗(yàn) 結(jié)果記錄于物品需求單 或零星采購明細(xì)表。入 庫原 物 料 的 入 庫 依 倉 儲(chǔ) 管 理 辦 法 規(guī) 定 執(zhí) 行 。資材設(shè)備及保管品經(jīng)驗(yàn)收合格后，依財(cái)產(chǎn)管理辦法作業(yè) 規(guī)定辦理。量規(guī)儀器除依5.5.3辦理外，另由使用或保管部門通知檢驗(yàn) 部門依規(guī)定，納入校驗(yàn)計(jì)劃中。五金備件的入庫依維修備品進(jìn)出管理辦法作業(yè)規(guī)定辦理。進(jìn)貨退出與折讓采購部門依據(jù)生產(chǎn)部門提供由檢驗(yàn)部門出具的不合 格品鑒審單，將資料輸入電腦后，出具不合格評(píng)審單 給采購以及倉儲(chǔ)部門，完成原物料進(jìn)貨退出資料的維護(hù)。所交貨品如因檢驗(yàn)不合格退回更換者，則交貨日期應(yīng) 以調(diào)換補(bǔ)送到達(dá)日期為準(zhǔn)。. 驗(yàn)收入庫之原料、物料，如事后發(fā)現(xiàn)有品質(zhì)異常時(shí)，經(jīng) 檢驗(yàn)部門判定待退并提出不合格品鑒審單后，由采購 部門協(xié)同倉儲(chǔ)部門辦理退貨事宜。采購及退貨會(huì)計(jì)賬務(wù)處理A如已購進(jìn)貨物未生產(chǎn)退貨，且財(cái)務(wù)部收到采購?fù)素浲ㄖ?單、采購?fù)素泦魏?，將采購發(fā)票復(fù)印后帶上述資料至稅務(wù) 機(jī)關(guān)開具“開具紅字增值稅發(fā)票申請(qǐng)單”、“開具紅字增值 稅發(fā)票通知單”，交供貨單開具負(fù)數(shù)發(fā)票。B.如已購進(jìn)貨物以生產(chǎn)，由生產(chǎn)部門計(jì)算產(chǎn)生的費(fèi)用交 于采購協(xié)商解決。填寫（損失費(fèi)用單）請(qǐng)款原物料由采購填寫相應(yīng)的付款申請(qǐng)單，由采購確認(rèn)后交 主管審核后交財(cái)務(wù)進(jìn)行后續(xù)付款事宜。少量物品的采購，采購執(zhí)行部門填寫費(fèi)用報(bào)銷單，經(jīng)主 管部門審核后交財(cái)