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1、編號:FT-JT/MS-HR-013版次:0/A頁次: 3/3深圳市富通房地產(chǎn)集團有限公司人事檔案管理制度1.0 目的:為規(guī)范員工人事檔案管理,特制定本規(guī)定。2.0 使用范圍:人事檔案管理員3.0 職責(zé)3.1 集集團人力力資源部部門負(fù)責(zé)責(zé)管理類類、關(guān)鍵鍵崗位、財財務(wù)崗位位員工和和集團本本部所有有 員員工的人人事檔案案收集、管管理工作作;3.2 下下屬公司司人力資資源部門門負(fù)責(zé)本本公司技技術(shù)類、專專業(yè)類、工工勤類人人員的人人事檔案案收集、管管理工作作,并協(xié)協(xié)助集團團收集本本公司管管理類、關(guān)關(guān)鍵崗位位和財務(wù)務(wù)崗位員員工的人人事檔案案;3.3 各各級人力力資源部部門須指指定專人人管理人人事檔案案,建
2、立立人事檔檔案臺帳帳,并每每月 及及時更新新,集團團有權(quán)隨隨時抽查查下屬公公司的檔檔案管理理工作。4.0 材材料歸檔檔4.1人事事檔案材材料包括括員工檔檔案表、面面試審批批表、個個人簡歷歷、身份份證復(fù)印印件、畢畢業(yè)證復(fù)印件件、職稱稱證復(fù)印印件、離離職證明明、體檢檢表、勞勞動合同同、任免免表、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)正定級級表、獎獎懲記錄錄等。4.2材料料須由檔檔案管理理員收集集齊備后后于次月月15日日前歸檔檔并在人人事檔案案臺帳里里予以更更新。材材料不齊齊的檔案案管理員員可要求求相關(guān)責(zé)責(zé)任人予予以補齊齊,否則則不予歸歸檔。5.0檔案案保管、存存放辦法法5.1各級級檔案管管理員須須建立檔檔案臺帳帳,并每每月及時時更
3、新。該該臺帳內(nèi)內(nèi)容須包包括: 所屬公司、部部門、姓姓名、職職位、入入職日期期、檔案案內(nèi)容、借借閱情況況、備注注等。55.2 人事檔案案須統(tǒng)一一編號,用專用檔案柜保管,并按次序排放,不得隨處堆放。6.0檔案案轉(zhuǎn)遞6.1因員員工跨公公司調(diào)動動引起的的檔案轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)遞,應(yīng)應(yīng)由調(diào)動動員工持持員工工調(diào)動(借借調(diào)) 通知書至至調(diào)出公公司檔案案管理員員處辦理理。具體程程序如下下:(1)調(diào)出出公司檔檔案管理理員取出出員工人人事檔案案密封后后交該員員工簽收收(2)調(diào)出出公司檔檔案管理理員在檔檔案臺帳帳上注銷銷(3)按約約定時間間將人事事檔案交交調(diào)入公公司檔案案管理員員(4)調(diào)入入公司檔檔案管理理員查收收無誤后后存檔,
4、并并在檔案案臺帳上上更新。7.0檔案案借閱7.1借閱閱權(quán)限:管理二二類及以以上員工工或因公公司業(yè)務(wù)務(wù)須用到到人事檔檔案的,可予借閱。7.2借閱閱手續(xù):借閱人人填寫人人事檔案案借閱審審批表,經(jīng)相關(guān)人力資源部門領(lǐng)導(dǎo)審批后,檔案管理員借出相關(guān)人事檔案,要求借閱人簽收,并在檔案臺帳上予以備注。借閱的時間最長為7天,到期應(yīng)歸還或辦理延期手續(xù)。檔案管理員及時歸檔并更新檔案臺帳。7.3借閱閱規(guī)定:借閱人人對所借借閱檔案案須妥善善保管,不不得私自自復(fù)制、調(diào)調(diào)換、涂涂改、污污損、劃劃線等,更更不能隨隨意亂放放或借他他人使用用,以免免遺失或或泄密。8.0 離離職員工工檔案處理理檔案管理員員在每月月15日日前對上上月離職職員工人人事檔案案進行清清理,并并在檔案案臺帳中中消除記記錄,離職員員工檔案案另外歸歸類管理理備查,保保存期至至少二年。9.0檔案案保密規(guī)規(guī)定 檔檔案管理理員及相相關(guān)借閱閱人員須須嚴(yán)格保保守檔案案秘密,秘密外泄的,按獎懲制度追究相關(guān)人員責(zé)任。
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