01文件控制程序

1、1 目的制方法，防止使用作廢文件。2 范圍本程序適用于公司管理體系文件以及與本公司管理體系有關(guān)的外來(lái)文件的控制管理。職責(zé)康安全法律法規(guī)的收集與管理?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)管理手冊(cè)，頒布管理體系文件；3.3 手冊(cè)，批準(zhǔn)管理體系程序文件；寫、發(fā)放、更改。辦公室負(fù)責(zé)本單位所持有文件的管理。辦公室負(fù)責(zé)與管理體系有關(guān)的外來(lái)文件的管理。4 程序4.1 本程序規(guī)定公司以下類型文件的管理：管理體系文件：管理手冊(cè)，程序文件，工作文件；外來(lái)的適用于公司的與管理體系有關(guān)的法律法規(guī)及其它要求；4.1.3 運(yùn)行過(guò)程中形成的技術(shù)、指導(dǎo)性文件；4.1.4 與管理體系有關(guān)的外來(lái)文件；4.1.5 與管理體系有關(guān)運(yùn)用的管理軟件/電子文檔

2、。4.2 編制、審核、批準(zhǔn)公司管理手冊(cè)由辦公室組織編制、經(jīng)管理者代表審核后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，程案，辦公室建立文件一覽表。法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的確認(rèn)：辦公室根據(jù)公司實(shí)際情況選擇適用、有效的與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全有關(guān)的法律法規(guī)和其它要求，并由管理者代表進(jìn)行確認(rèn)。具體的動(dòng)態(tài)管理見(jiàn)法律法規(guī)獲取識(shí)別控制程序。管理體系運(yùn)行過(guò)程中形成的技術(shù)文件的批準(zhǔn)管理者代表負(fù)責(zé)生產(chǎn)組織設(shè)計(jì)等技術(shù)文件的批準(zhǔn)。4.2.3.2 其它部門的技術(shù)文件由各主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。與管理體系有關(guān)的外來(lái)文件由辦公室部長(zhǎng)（或由其指定專人）負(fù)責(zé)文件的批閱并確定文件的傳閱范圍，辦公室部長(zhǎng)（或由其指定專人）并負(fù)責(zé)進(jìn)行收文登記。其它部門收到的此類文件交辦公

3、室備案。以上也適用于與管理體系有關(guān)的軟件/電子文檔的運(yùn)用及管理。4.3 文件發(fā)放(一級(jí)文件)RLDGY-QES-01-01 (二級(jí)文件)RLDGY-QES-02- XX (三級(jí)文件)RLDGY-QES-03-XX JL- 條款號(hào)-XX管理體系文件，包括：管理方針、管理目標(biāo)、管理手冊(cè)、程序文件及作業(yè)受控印章進(jìn)行發(fā)放，分別填寫文件收/發(fā)記錄表；規(guī)獲取識(shí)別控制程序，統(tǒng)一編制適用法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一覽表。印章和簽名后發(fā)放；關(guān)部門；與管理體系有關(guān)運(yùn)用的管理軟件、電子文件由辦公室負(fù)責(zé)編制軟件/電子4.3.2 室負(fù)責(zé)人審批后重新辦理發(fā)放手續(xù)。4.4 評(píng)審更新4.4.1 當(dāng)公司組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法

4、規(guī)等發(fā)生改變時(shí)，文件發(fā)放部門4.5 條款進(jìn)行更改。4.5 文件更改組織更改。各部門由于工作需要，對(duì)文件提出更改時(shí)，應(yīng)填寫“文件更改申請(qǐng)單”，送辦文件收回。4.5.3 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的更新見(jiàn)法律法規(guī)獲取識(shí)別控制程序。其它各類技術(shù)文件的更改由發(fā)放部門實(shí)施。與管理體系有關(guān)的外來(lái)文件的更新由辦公室負(fù)責(zé)識(shí)別；4.5.6 以上條款同時(shí)適用于對(duì)有關(guān)的軟件電子文檔格式文件的更改。4.5.7 以上所有文件的更改或更新按照原文件的流程更改，由原審批部門審批后發(fā)放。 4.5.8 發(fā)放時(shí)，文件更改部門填寫文件更改通知單，該文件更改通知單隨修改文件發(fā)至原文件持有人。4.6 文件的保存控制4.

5、6.1 文件正式頒布后，報(bào)批文本文件實(shí)行有效期存檔保存；4.6.2 所有存入磁盤的電子文件均應(yīng)有備份，并進(jìn)行登記和標(biāo)識(shí)；6.6.3 文件的保管方式、環(huán)境要確保文件不損壞、不丟失；4.6.4 文件的使用者要確保所使用文件保持清晰，易于識(shí)別；4.6.7 任何人不得在頒發(fā)后文件上亂涂亂改，更不得私自外借。4.7 作廢凡作廢的文件，要迅速?gòu)陌l(fā)放和使用場(chǎng)所收回，集中銷毀。對(duì)于作廢文件需要保存時(shí)，由辦公室加蓋“作廢保留”標(biāo)識(shí)，注明作廢日期， 以確保存檔文件的得到有效識(shí)別，防止作廢文件的非預(yù)期使用4.8 閱文件的發(fā)放部門根據(jù)文件收/發(fā)記錄表進(jìn)行檢索與管理。借閱文件應(yīng)經(jīng)文件的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱者必須填寫文件借閱/記錄，借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件。4.9 外來(lái)文件控制辦公室要確保公司所確定的策劃和運(yùn)行管理體系所需的外來(lái)文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)。包括：各部門收到其外來(lái)文件時(shí)，應(yīng)識(shí)別其適用性及版本的有效性，說(shuō)明需要使用的理由，確定發(fā)放的范圍，報(bào)送辦公室，由管理者代表審批后分發(fā)，建立分發(fā)記錄；辦公室要跟蹤有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全適用法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布有效版本。4.9.3 對(duì)發(fā)放到公司外部的受控文件（如公司發(fā)給外包、供方單位的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)(工藝)文件）要做出有效標(biāo)識(shí)，出現(xiàn)更改時(shí)要與公司內(nèi)部同步進(jìn)行更改、作廢、換新的控制。5 相關(guān)文件5.1法律法規(guī)獲取識(shí)別控制程序5.2 適用