行政公文處理細(xì)則行政公文處理細(xì)則

1、行政公文處理細(xì)則行政公文處理細(xì)則（試行）第一章總則第一條為使學(xué)校行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù) 西安科技大學(xué)行政公文處理辦法，特制定本細(xì)則。第三條各單位負(fù)責(zé)人要高度重視并做好本單位的公文處理工作。第四條草擬、修改、簽發(fā)必須使用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用“三筆”（即鉛筆、圓珠筆、純藍墨水鋼筆），不得在文稿裝訂線以外書寫。第五條校內(nèi)發(fā)文應(yīng)盡量采取計算機網(wǎng)上傳輸，推行無紙辦公。第二章公文格式第六條公文一般由文頭、文干和文尾等三大部分組成。第七條公文文頭部分包括：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單 位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。各要素根據(jù)需要選擇。（一）涉及國家和學(xué)校秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密

2、等級和保密期限，一 般情況下，行政公文無須標(biāo)明。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。（三）發(fā)文單位標(biāo)識（以下簡稱“版頭”）由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范 簡稱后加“文件”組成，也可只用發(fā)文單位全稱或簡稱，紅色套印。聯(lián)合 行文，主辦單位一般列在前。我校公文版頭包括：“西安科技大學(xué)文件”，“西安科技大學(xué)”， “西安科技大學(xué)校長辦公室文件”，“西安科技大學(xué)校長辦公室”，“西 安科技大學(xué)院處函件”及“西安科技大學(xué)會議紀(jì)要”。各學(xué)院可根據(jù)需要 自行印制“西安科技大學(xué)某某學(xué)院”版頭。根據(jù)職權(quán)范圍和行文關(guān)系，學(xué)校各發(fā)文版頭的使用范圍為：1、“西安科技大學(xué)文件”版頭，適用于印發(fā)學(xué)校決定、工作部署

3、、 以學(xué)校名義下發(fā)的學(xué)校綜合性通知、工作安排等；向省政府和省教育廳及 領(lǐng)導(dǎo)人請示、報告；批復(fù)、批轉(zhuǎn)校內(nèi)非行政單位的重要請示、報告、意見; 公布根據(jù)學(xué)校決定設(shè)置和調(diào)整的學(xué)院、處級行政機構(gòu)、具有行政管理職能 的無級別單位、常設(shè)或臨時機構(gòu)，以及學(xué)科（專業(yè)）的設(shè)置、調(diào)整方案； 校長依照職權(quán)任免院、處及其它相應(yīng)職級的負(fù)責(zé)人，依照公司法任免 學(xué)?？毓善髽I(yè)或獨資企業(yè)的法人代表；校級表彰獎勵和懲處；公布由校長 辦公會議或黨委會通過的規(guī)章制度等。2、“西安科技大學(xué)”版頭，適用于向不相隸屬的政府業(yè)務(wù)歸口管理 部門詢問、商榷、答復(fù)、請求批準(zhǔn)有關(guān)事項；向校外不相隸屬的單位詢問、 商榷或答復(fù)有關(guān)事項等。4、“西安科技大

4、學(xué)校長辦公室”版頭，適用于印發(fā)全校性的重要會 議通知和工作安排；印發(fā)學(xué)校非正式公布的討論稿、征求意見稿；全校節(jié) 假日安排、臨時性的工作調(diào)整；以校長辦公室名義出具的說明類函件等。5、“西安科技大學(xué)院處函件”版頭，適用于印發(fā)職能部門（含具有 行政管理職能的無級別單位，以下同）職權(quán)范圍內(nèi)的工作安排，印發(fā)根據(jù) 上級和學(xué)校的工作部署，要求各單位和人員需要辦理或知曉的事項；印發(fā) 由各職能部門向校內(nèi)其它部門和單位答復(fù)的事項；院處級表彰獎勵等。6、西安科技大學(xué)某某學(xué)院版頭，適用于就本學(xué)院的工作和有關(guān)事項 作出安排；院級的表彰獎勵和懲處；向?qū)W校及有關(guān)職能部門就有關(guān)問題、 情況進行詢問、商榷、答復(fù)、報告、請示等。

5、7、“西安科技大學(xué)會議紀(jì)要”版頭主要適用于校長辦公會議、專題 會議。（四）學(xué)校行政公文版頭文頭用字規(guī)格一般為20某14毫米，文件文 頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線間隔34毫米；校長辦公室公文版頭文 頭用字規(guī)格為20某10毫米，文件文頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線 間隔25毫米；機關(guān)各職能部門所發(fā)公文文件文頭用字規(guī)格為14某10毫 米，文件文頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線間隔22毫米。各學(xué)院、產(chǎn) 業(yè)集團公司等所發(fā)公文文件文頭用字規(guī)格為14某10毫米，文件文頭天高 為62毫米，文頭下沿與紅線間隔22毫米。函件文頭天高為30毫米，文頭下沿4毫米處為一武文線（上粗下 細(xì)），距下頁邊20毫米處為一

6、文武線（上細(xì)下粗），兩條線均為170毫 米。（五）秘密等級：秘密公文應(yīng)按密級劃分規(guī)定，在文頭右上方注明 “機密”或“秘密”字樣，“機密”公文應(yīng)在文頭左上方標(biāo)明份數(shù)序號。（六）緊急公文應(yīng)根據(jù)重要程度、時限要求在文頭右上方標(biāo)明“特急”、“急件”。同一公文既是密件又是急件的，緊急程度標(biāo)于秘級之上。（七）發(fā)文字號：正式公文須編發(fā)文字號，發(fā)文字號一般由學(xué)校代字、 機關(guān)或單位代字、職能代字、年號、序號等部分組成。如學(xué)校教學(xué)工作方 面的文件，發(fā)文字號為“西科教發(fā)2003 某某號”，其中“西科”為學(xué)校 代字，“教”為職能代字，方括號內(nèi)“2003”為年號，后為文件序號；又 如校長辦公室發(fā)文，字號為“西科辦發(fā)20

7、03 某某號”，其中的“辦”為 機關(guān)代號。為使發(fā)文字號規(guī)范，避免發(fā)文字號的交叉、雷同，各學(xué)院、產(chǎn) 業(yè)集團公司、機關(guān)部門等的發(fā)文字號不出現(xiàn)學(xué)校代字和職能代字，只出現(xiàn) 單位代字和年號、序號，如教務(wù)處的發(fā)文字號為“教務(wù)發(fā)某某某某某某 號”，教務(wù)函某某某某某某號。紅頭文件的發(fā)文字號下行文標(biāo)注在橫線之上中間位置，上行文標(biāo)注在 橫線左上方；機關(guān)部門發(fā)文字號標(biāo)注在橫線右下方。各部門、單位啟用發(fā)文字號前須報校長辦公室備案。第八條公文文干部分包括：標(biāo)題，主送單位，正文，附件說明，落款 （印章），成文日期等。（一）公文標(biāo)題：公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般 由發(fā)文機關(guān)名稱或規(guī)范的簡稱、公文主題、公文文

8、種三部分組成。因公文 文頭已含發(fā)文機關(guān)名稱，標(biāo)題中可將發(fā)文機關(guān)名稱省略。轉(zhuǎn)發(fā)類公文標(biāo)題， 應(yīng)避免冗長。在公文標(biāo)題中，除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號外， 一般不加標(biāo)點符號。（二）主送機關(guān)：一般公文的主送機關(guān)應(yīng)寫于標(biāo)題之下、正文之前， 頂格并加冒號。有的公文如決定、會議紀(jì)要等，主送機關(guān)不寫或?qū)懹谡?之后的印刷板記欄內(nèi)。學(xué)校行政公文“主送機關(guān)”的用法為：校內(nèi)行文，學(xué)校發(fā)至全校的文 件，“主送機關(guān)”用“各部門、各單位”；發(fā)文范圍較小的文件，“主送 機關(guān)”用“各有關(guān)單位”或直接列明部門、單位名稱（部門是指具有管理 職能的處級機構(gòu)；單位是指相對獨立的處級業(yè)務(wù)單位或直屬單位）；對外 行文，“主送機關(guān)

9、”直接列明收文機關(guān)名稱。（三）正文：公文正文應(yīng)按照行文關(guān)系及擬文要求認(rèn)真撰寫。（四）附件：公文如有附件，應(yīng)在正文之后，成文時間之前，按順序 注明附件名稱（如“附件：1、某某某某”）并與所附附件順序和名稱相 一致。附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件一般不蓋印章。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)類公文， 應(yīng)在標(biāo)題和正文中表述附件名稱，正文之后不再列述。（五）落款：包括發(fā)文單位印章（發(fā)文單位）和成文日期。落款或印 章與發(fā)文版頭必須一致。1、上報公文和其它對外行文，不署名，只蓋發(fā)文單位印章。下發(fā)的公文：數(shù)量較大的普發(fā)性公文暫以署名代替印章，但存檔的公 文必須加蓋印章；凡涉及對師生員工獎懲、涉及學(xué)校權(quán)益等重要文件（包 括普發(fā)性公文

10、）必須加蓋印章。以單位負(fù)責(zé)人名義行文，同時冠以職務(wù)和 身份。聯(lián)合下發(fā)的公文，各單位都應(yīng)加蓋印章，印章順序要與行文機關(guān)相吻 合，最后一枚印章與發(fā)文時間相疊。2、成文日期：確定成文日期的原則是，凡會議通過的，以通過日期 為準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)機關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文時間應(yīng)標(biāo)注于正文之后。成文日期必須標(biāo)全漢 字年、月、日，“零”應(yīng)寫為“?！?。3、當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、 字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁 無正文”的方法解決。第九條文尾部分一般由附注，主題詞，抄送單位，印發(fā)單位，印發(fā)日 期和印

11、發(fā)份數(shù)等。（二）主題詞：公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，主題詞按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注。 主題詞標(biāo)注于抄送機關(guān)之上。以學(xué)校和校長辦公室名義制發(fā)的公文，主題 詞由校長辦公室統(tǒng)一標(biāo)注。各學(xué)院、產(chǎn)業(yè)集團公司制發(fā)的紅頭文件的主題 詞，由各制發(fā)單位按有關(guān)規(guī)定自行標(biāo)注。機關(guān)各部門所發(fā)函件不標(biāo)注主題 詞。（三）抄送機關(guān)：抄送機關(guān)指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其它 單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。排列方法與“主送單位”相 同。公文如需抄送個人，應(yīng)排在單位名稱之后。（四）印制單位、印發(fā)時間和份數(shù)：印制單位列抄送機關(guān)之下，并標(biāo)明 時間、份數(shù)。印發(fā)時間以送印日期為準(zhǔn)。第十條公文文字從左至右橫寫、橫排。標(biāo)題用2號宋體，

12、正文用3號 仿宋體。原則上每頁20行，每行22字。公文用紙一律使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（長297毫米、寬210毫米），右側(cè)對齊，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙 大小，根據(jù)實際需要確定。第三章發(fā)文辦理程序第十二條擬稿：學(xué)校的綜合性公文，由校辦組織擬稿或者由校辦會同 有關(guān)部門共同擬稿。凡屬職能部門業(yè)務(wù)性、專業(yè)性公文，由職能部門擬稿。 重要的公文，領(lǐng)導(dǎo)人要親自起草或者主持起草。第十三條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）嚴(yán)肅認(rèn)真。文稿要符合黨和國家的方針政策及有關(guān)規(guī)定，符合 學(xué)校實際情況。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，要切實可行， 并與原有政策規(guī)定相銜接。（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)

13、點 準(zhǔn)確，用詞規(guī)范，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引 發(fā)文字號（用圓括號括起）。時間應(yīng)寫具體的年、月、日。（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為，第三層為 “1”，第四層為“”。公文應(yīng)避免采用過多的層次結(jié)構(gòu)。（五）必須使用國家法定計量單位。（六）用詞用字要準(zhǔn)確、規(guī)范，文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱， 并注明簡稱。（七）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急原因，并根據(jù)實際需要確定緊急 程度。（八）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、 慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外， 應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十四條擬稿完畢，擬

14、稿人應(yīng)當(dāng)清楚填寫“西安科技大學(xué)發(fā)文稿紙” 中的有關(guān)要素；需要說明情況的，應(yīng)在“擬稿說明”欄中注明。第十五條核稿：核稿由擬稿人送由主辦單位負(fù)責(zé)人審核。核稿的重點是：是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及學(xué)校有關(guān)規(guī)定; 文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本細(xì)則規(guī)定；是否需要其它單 位會稿。第十六條會稿：會稿由擬稿單位文秘人員送審，由會稿單位負(fù)責(zé)人完 成。會稿的重點是：把握正文涉及本部門職權(quán)范圍內(nèi)需要配合執(zhí)行或者核 定的事項。會稿部門如有不同意見，應(yīng)明確表述，若只簽姓名，則視為同 意。第十七條審稿：一般擬稿人送審，凡以學(xué)?；蛐ｉL辦公室名義印發(fā)的 重要公文（包括規(guī)章制度）在報校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，必須送校辦審

15、稿。審稿重點是：是否確需行文，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要 求，公文格式是否符合規(guī)定；是否需要其它單位會稿；是否與學(xué)校已有的 規(guī)章、政策相一致；是否需要經(jīng)學(xué)校研究決定。需要由校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，注 明“請某某某簽發(fā)”，由校辦文秘人員報校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公文簽發(fā)應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)的分工和職權(quán)范圍進行：（一）以“西安科技大學(xué)文件”、“西安科技大學(xué)”版頭制發(fā)的公文， 由校長或者主管副校長簽發(fā)。其中，常規(guī)性、例行性公文，經(jīng)校長或主管 副校長書面授權(quán)委托后，可由被授權(quán)委托人簽發(fā)并向授權(quán)委托的校領(lǐng)導(dǎo)負(fù) 責(zé)。以部門或者單位名義制發(fā)的公文（包括“西安科技大學(xué)校長辦公室文 件”、“西安科技大學(xué)校長辦公室”、“西安科技大學(xué)院處

16、函件”），由 主管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，或經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)同意，由部門或者單位的主要負(fù)責(zé)人或 者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。其中，“西安科技大學(xué)院處函件”由發(fā)文單位 審核把關(guān)，簽發(fā)后直接送校長辦公室文印室打印。（二）需要經(jīng)過會議通過的必須按照規(guī)定程序提交會議通過后再行簽 發(fā)。會議紀(jì)要由會議主持人簽發(fā)。會議討論通過的公文，必須注明會議名 稱和通過日期。（三）學(xué)校各單位、各部門向?qū)W校上報的請示、報告須按學(xué)校公文處 理辦法的有關(guān)規(guī)定行文，要有簽發(fā)人，并加蓋公章，否則學(xué)校拒收退回。（四）公文簽發(fā)應(yīng)在簽發(fā)欄中寫明“發(fā)”、“速發(fā)”等字樣，并簽全 名和年月日。只簽姓名，視為同意。簽發(fā)人如認(rèn)為需送其他負(fù)責(zé)人（或上 級領(lǐng)導(dǎo)）事先閱

17、知時，可注明“請先送某某某閱后再發(fā)”。第二十條繕?。阂话阌蓴M稿單位負(fù)責(zé)校對。由打字員按照規(guī)定的公文 格式排版并通知擬稿單位校核后繕印。公文印制前，擬稿單位的文秘人員應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核。復(fù)核確系無誤后必 須簽署“同意印刷”字樣，否則文印室不得印刷。復(fù)校重點是：審批、簽 發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。第二十一條蓋?。簲M稿單位將文件裝訂好后，由擬稿人在送發(fā)前，按 本細(xì)則第八條第（五）款規(guī)定加蓋印章。所蓋印章必須與發(fā)文版頭的單位 名稱相一致。第二十二條分發(fā)：由擬稿單位負(fù)責(zé)按規(guī)定份數(shù)和發(fā)送范圍發(fā)送。重要 的和有辦理時限的校內(nèi)發(fā)文必須一一送交簽收；寄送校外的請示、重要報 告必須用掛號發(fā)

18、出或親送簽收。公開印發(fā)的公文，可以張貼、上網(wǎng)，可以自行翻印。利用計算機、傳真機傳輸秘密公文，必須采取加密措施，絕密級公文 不得用計算機、傳真機傳輸。第二十三條公文分發(fā)后，擬稿人應(yīng)及時收集底稿并連同印制好的公文 一起交文秘人員立卷和歸檔。第二十四條需要辦理的公文，有關(guān)人員應(yīng)及時按學(xué)校有關(guān)規(guī)定督查、 督辦。第四章收文辦理程序第二十五條收文辦理一般包括審核、簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、 催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。校長辦公室機要秘書負(fù)責(zé)行政收 文處理。第二十六條審核、簽收：收到來文，應(yīng)當(dāng)先依據(jù)本細(xì)則行文的有關(guān)規(guī) 定進行審核，不符合行文規(guī)則的予以拒收退回。凡涉及兩個以上部門來文，主辦部門必須

19、與相關(guān)部門協(xié)商一致形成統(tǒng) 一意見上報；若意見不一致也須說明。學(xué)校收到的來文，屬陜西省人民政府、陜西省教育廳、西安市人民政 府的，編政字號；其它部委、廳局和單位的，編綜字號；簡報類的、編簡 字號，校內(nèi)各單位的，編內(nèi)字號。凡屬給職能處室的復(fù)函、報表、會議通知、調(diào)查表、外事接待等一般 性來文，可直接送各職能部門簽收閱辦；其它來文附“文件閱辦單”后， 送校辦負(fù)責(zé)人批注擬辦意見。第二十九條批辦：按照擬辦意見，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。批辦時間一般不 超過3天，并答復(fù)來文單位。凡涉及兩個或兩個以上職能部門辦理的文件，批辦時應(yīng)注明主辦單位。第三十條承辦：已批辦的文件須按領(lǐng)導(dǎo)批示交由主辦單位承辦。承辦 時間一般不超過一

20、周，緊急文件應(yīng)當(dāng)按文件時限要求辦理，確有困難的應(yīng) 及時向來文單位說明原因。涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，主 辦單位應(yīng)及時、主動與協(xié)辦單位協(xié)商辦理。第三十一條催辦：對超出辦理時限要求的文件，文秘人員要進行催辦。 催辦時，應(yīng)附催辦單。第三十二條立卷歸檔：文件辦理完畢后，各單位應(yīng)對本單位收到的文 件按照有關(guān)規(guī)定進行立卷與歸檔。涉及兩個以上職能部門辦理的文件，由 主辦單位進行歸檔。第五章附則第三十三條學(xué)校各獨立法人單位的行政收發(fā)文辦理可參照本細(xì)則執(zhí)行。第三十四條本細(xì)則自發(fā)布之日起施行。過去下發(fā)的，凡與本細(xì)則不一 致的，以本細(xì)則為準(zhǔn)。第三十五條本細(xì)則由校長辦公室負(fù)責(zé)解釋。西安科技大學(xué)行政公文發(fā)文

21、代字一、發(fā)文“字”、“發(fā)”、“函”的用法上行文用“字”，下行文用“發(fā)”，平行文用“函”。二、學(xué)校發(fā)文代字1、西科字（發(fā)、函），適用于學(xué)校產(chǎn)生的重要文件；2、西科辦字（發(fā)、函），適用于辦公室產(chǎn)生的重要文件；3、西科人（發(fā)、函），適用人事處產(chǎn)生的重要文件；4、西科財（發(fā)、函），適用財務(wù)處產(chǎn)生的重要文件;5、西科教（發(fā)、函），適用于研究生、本科、成人教育及圖書館等 教輔部門產(chǎn)生的重要文件；6、西科研（發(fā)、函），適用于科技處、學(xué)報、高教研究、網(wǎng)絡(luò)中心 口產(chǎn)生的重要文件；7、西科學(xué)（發(fā)、函），適用學(xué)工處產(chǎn)生的重要文件；8、西科基（發(fā)、函），適用基建處產(chǎn)生的重要文件；9、西科后（發(fā)、函），適用總務(wù)處產(chǎn)生的重要文件；10、西科保（發(fā)、函），適用保衛(wèi)處產(chǎn)生的重要文件；11、西科產(chǎn)（發(fā)、函），適用校辦科技產(chǎn)業(yè)及勞司、機電廠口產(chǎn)生的 重要文件；12、西