某集團(tuán)總工辦資料及檔案管理辦法

1、PAGE - PAGE 15 -某集團(tuán)總總工辦資資料及檔案管理理試行辦法法第一章 總則第一條 為規(guī)范范總工辦辦資料及及檔案管管理工作作，特別別是項(xiàng)目目前期資資料及檔檔案的管管理工作作，充分分發(fā)揮資資料及檔檔案在工工作中的的作用，按集團(tuán)團(tuán)公司檔案管理理辦法、技技術(shù)管理理辦法及行業(yè)業(yè)相關(guān)檔檔案管理理規(guī)定，特制定定本辦法法。第二條 總工辦辦資料及及檔案是是指在技技術(shù)管理理、項(xiàng)目目前期等等工作中中直接形形成具有有保存和和利用價(jià)價(jià)值的文文件材料料，工程項(xiàng)項(xiàng)目前期期檔案是是我公司司檔案的的重要組組成部分分。第三條 總工辦辦資料及及檔案管管理的基基本原則則是：統(tǒng)統(tǒng)一管理理，及時(shí)時(shí)收集，適適時(shí)移交交，合理利用

2、用。第二章 檔案管管理體制制、職責(zé)責(zé)及分工工第四條 在集團(tuán)團(tuán)公司的統(tǒng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)下，總總工辦主主任負(fù)責(zé)責(zé)本部門門資料及及檔案管理理工作，各主管管負(fù)責(zé)本管管轄項(xiàng)目目文件資資料的收收集工作作，兼職職檔案員員負(fù)責(zé)資資料及檔檔案歸檔檔工作，總工辦辦檔案管管理工作作網(wǎng)絡(luò)圖圖見附件件1。第五條 總工辦辦負(fù)責(zé)本本部門的資料及及檔案管管理工作作，其主主要職責(zé)責(zé)是加強(qiáng)本部門技術(shù)術(shù)管理及及項(xiàng)目前前期文件件材料的的收集、保管工工作，及及時(shí)向集集團(tuán)公司司移交項(xiàng)項(xiàng)目前期期工作中中產(chǎn)生的的文件材材料。第六條 兼職檔檔案員資資格（一）兼兼職檔案案員需經(jīng)檔案案管理知知識(shí)、檔檔案管理理制度和和工程項(xiàng)項(xiàng)目知識(shí)識(shí)培訓(xùn)合合格后，方能上

3、上崗。（二）兼兼職檔案案管理人人員應(yīng)保保持相對(duì)對(duì)穩(wěn)定第三章資資料及檔檔案收集集、歸檔檔和移交交第七條 資料及及檔案收集集范圍（一）總總工辦評(píng)評(píng)先材料料、創(chuàng)優(yōu)爭爭先活動(dòng)動(dòng)材料、工會(huì)方面面工作材料料，協(xié)會(huì)會(huì)、學(xué)會(huì)會(huì)、社團(tuán)團(tuán)方面工工作形成成的具有有保存價(jià)價(jià)值的文文件材料料。（二）部部門管理理工作形形成的總總經(jīng)理辦辦公會(huì)議議材料、工作簡簡報(bào)、會(huì)會(huì)議記錄錄、紀(jì)要要、工作作計(jì)劃、總結(jié)、考核工工作形成成的文件件和材料料，招標(biāo)標(biāo)文件和和招標(biāo)限限價(jià)審查查工作收收集或形形成的記記錄及資資料，部部門崗位位職責(zé)、職工教教育、進(jìn)進(jìn)修、培培訓(xùn)方面面文件及及材料。（三）前前期工作作中的項(xiàng)項(xiàng)目建議議書、項(xiàng)項(xiàng)目可行行性研究究報(bào)

4、告、工程初初步設(shè)計(jì)計(jì)報(bào)告、技術(shù)審審查意見見、項(xiàng)目目請(qǐng)示、批復(fù)、協(xié)議、合同等等文件及及資料。（四）參參與生產(chǎn)產(chǎn)企業(yè)技技術(shù)改造造及解決相相關(guān)技術(shù)術(shù)問題形形成的資資料。（五）參參與工程程建設(shè)技術(shù)術(shù)審查、方案調(diào)調(diào)整、重重大設(shè)計(jì)計(jì)變更工工作中形形成的材材料，參參與解決決建設(shè)工程程技術(shù)問問題工作作中收集的資資料。第八條 資料歸檔檔時(shí)間 在每項(xiàng)工工作結(jié)束束或告一一段落后后必須及時(shí)時(shí)歸檔。 第九條 歸檔要要求（一）歸歸檔的文文件材料料應(yīng)齊全完完整，能能準(zhǔn)確地地反映管管理工作作、項(xiàng)目目前期工工作、參參與工程程建設(shè)活活動(dòng)及其其他各項(xiàng)項(xiàng)活動(dòng)的的真實(shí)內(nèi)內(nèi)容和過過程。（二）編編制較為為完整的的案卷分分類目錄錄并編號(hào)號(hào)（

5、分類編號(hào)號(hào)方案見附附件2，分類表表見附件件3），卷內(nèi)文文件暫按按歸卷時(shí)時(shí)間順序序編目。（三）形形成的文文件材料料，一般般歸檔一一式一份份，對(duì)重重要的和和使用頻頻繁的應(yīng)適當(dāng)當(dāng)增加保保存份數(shù)數(shù)。（四）凡凡歸檔的的文件材材料，應(yīng)應(yīng)做到線線條、字字跡工整整、清晰晰、紙質(zhì)質(zhì)優(yōu)良、簽署完完備。書書寫材料料用碳素素墨水或或藍(lán)黑墨墨水，禁禁止使用用鉛筆、圓珠筆筆、復(fù)寫寫紙、紅紅墨水、純藍(lán)墨墨水書寫寫，以利利于資料料及檔案案的保存存。第四章項(xiàng)項(xiàng)目前期期工作資資料及檔檔案管理理第十條項(xiàng)項(xiàng)目前期期工作資資料及檔檔案是指指從建設(shè)設(shè)項(xiàng)目的的提出、立項(xiàng)、可行性性研究、初步設(shè)設(shè)計(jì)階段段的勘察察、設(shè)計(jì)計(jì)、審查查、審批批過程中

6、中直接形形成的具具有保存存價(jià)值的的文字、圖紙、圖表、聲像及及電子文文件等各各種不同同形式文文件材料料。第十一條條 基本本建設(shè)項(xiàng)項(xiàng)目前期期工作資資料及檔檔案是總總工辦檔檔案的重重要組成成部分，應(yīng)加強(qiáng)強(qiáng)收集、歸檔、整理、保管和和移交工工作。第十二條條資料的的收集應(yīng)應(yīng)做到與與項(xiàng)目前前期工作作同步進(jìn)進(jìn)行。第十三條條基本建建設(shè)項(xiàng)目目前期工工作資料料及檔案案的移交交。工程前期期工作結(jié)結(jié)束時(shí)，按照照相關(guān)規(guī)定定將項(xiàng)目目前期工工作文件件材料移移交給項(xiàng)目工工程建設(shè)設(shè)管理部部門，對(duì)對(duì)本部門門有利用用價(jià)值的的資料留留一份復(fù)制制件。設(shè)計(jì)計(jì)報(bào)告及設(shè)計(jì)圖電電子版本本與紙質(zhì)質(zhì)檔案同同時(shí)移交交?；窘ㄔO(shè)設(shè)項(xiàng)目前前期資料料及檔案

7、案移交時(shí)時(shí)，移交交單位要要編制檔檔案移交交清冊(cè)和和案卷目目錄，交交接雙方方在清點(diǎn)點(diǎn)核對(duì)確確認(rèn)后，在移交交清冊(cè)上上簽字、蓋章，交接雙雙方單位位負(fù)責(zé)人人簽字。檔案移移交清冊(cè)冊(cè)應(yīng)一式式四份，交接雙雙方各存存兩份。第五章檔檔案信息息利用第十四條條要充分分發(fā)揮部部門管理理、前期期工作、審查、咨詢等等技術(shù)活活動(dòng)過程程中形成成文件的的作用，積極開開發(fā)檔案案信息為為部門各項(xiàng)項(xiàng)工作服服務(wù)。第十五條條 建立立健全檔檔案查閱閱、借閱閱和審批批制度(參見附附件4)，嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行檔案查查閱、借借閱審批批程序，建立檔檔案借閱閱登記臺(tái)臺(tái)帳，并并統(tǒng)計(jì)檔檔案利用用效果。第六章其其他第十六條條 本辦辦法自發(fā)發(fā)布之日日起試行。附件

8、： 集團(tuán)公司司總工辦辦資料檔案案管理網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)圖部門負(fù)責(zé)人集團(tuán)公司總工辦水利水電主管兼職檔案管理員排水主管供水主管附件2：集團(tuán)公司司總工辦辦資料及檔檔案分類類編號(hào)方方案為提高部部門資料料及檔案案管理水水平，促促進(jìn)資料料及檔案案管理規(guī)規(guī)范化，使檔案案能更好好地為部部門各項(xiàng)項(xiàng)工作服服務(wù)，特特制定本本方案。第一條檔檔案分類類1一級(jí)級(jí)類目的的設(shè)置。根據(jù)總總工辦資資料及檔檔案特點(diǎn)點(diǎn)，一級(jí)級(jí)類目共共設(shè)置五五個(gè)，有有些檔案案難以歸歸入以下下大類的的，可根根據(jù)實(shí)際際需要增增設(shè)一級(jí)級(jí)類目。A 黨群群工作類類 B 部門門管理類類C生產(chǎn)技技術(shù)類D前期工工作類E 基本本建設(shè)類類2二級(jí)級(jí)及二級(jí)級(jí)以下類類目的設(shè)設(shè)置。二二級(jí)及

9、二二級(jí)以下下類目按按部門管理理職能和和資料及及檔案的的形成特特點(diǎn)設(shè)置置。分類類表中設(shè)設(shè)置的二二級(jí)類目目，是部部門資料料及檔案案分類的的基本二二級(jí)類目目，可結(jié)結(jié)合實(shí)際際需要增增設(shè)或減減少二級(jí)級(jí)類目。二級(jí)以以下類目目設(shè)置，可參照照分類表表中的基基本范圍圍，結(jié)合合工作特點(diǎn)點(diǎn)按實(shí)際確確定，但但分類層層次不宜宜過多。2.1 黨群群工作類類、部門門管理類類、生產(chǎn)產(chǎn)技術(shù)管管理類檔檔案分別別按時(shí)間間-問問題分類類設(shè)置二二級(jí)及二二級(jí)以下下類目。2.2 前期期工作類類和基本本建設(shè)類類檔案二二級(jí)類目目按專業(yè)業(yè)設(shè)置，三級(jí)類類目按項(xiàng)項(xiàng)目項(xiàng)目目設(shè)置。3類目目標(biāo)識(shí)：3.1 一級(jí)11類目標(biāo)標(biāo)識(shí)：采采用大寫寫英文字字母A、B、

10、CC、D、E。3.2 二級(jí)及及二級(jí)以以下類目目二級(jí)類類目編號(hào)號(hào)：采用用阿拉伯伯?dāng)?shù)字001999標(biāo)識(shí)識(shí)。3.3 阿拉伯伯?dāng)?shù)字標(biāo)標(biāo)識(shí)的類類目層次次中間用用間隔號(hào)號(hào)“”隔離開開，大寫寫漢語拼拼音字母母與阿拉拉伯?dāng)?shù)字字之間不不加間隔隔號(hào)。4. 類類目標(biāo)識(shí)識(shí)示意：例1：220100年部門總總經(jīng)理辦辦公會(huì)議議材料B部門管管理工作作類 (一一級(jí)類目目)B01 管管理工作作綜合 (二級(jí)級(jí)類目)例2：金金佛山水水利工程程項(xiàng)目建建議書D前期工工作類(一級(jí)類類目)D01 前期期工作水水利水電電專業(yè)(二級(jí)類類目)D01.01前期工工作項(xiàng)目目(三級(jí)級(jí)類目)第二條 資料及及案卷排排架（一）黨黨群工作作類、部部門管理理類、

11、生生產(chǎn)技術(shù)術(shù)管理類類檔案，分別按按大類、年度、問題排排架，即即把同一一大類的的案卷首首先按年年度分排排，在各各年度內(nèi)內(nèi)，再將將同一問問題的案案卷按時(shí)時(shí)間順序序排列。（二）前前期工作作類、基基本建設(shè)設(shè)類分別別按大類類、專業(yè)業(yè)、項(xiàng)目目（一個(gè)個(gè)項(xiàng)目、一項(xiàng)工工程、一一臺(tái)設(shè)備備儀器）排架。第三條 資料及及檔號(hào)編編制（一）部部門資料料及檔案案的檔號(hào)號(hào)由分類類號(hào)、案案卷號(hào)組組成。1黨群群工作類類、部門門管理類類、生產(chǎn)產(chǎn)技術(shù)類類分別按按年度編編寫案卷卷順序號(hào)號(hào)，一個(gè)個(gè)年度一一個(gè)案卷卷流水號(hào)號(hào)。2前期期工作類類、基本本建設(shè)類類資料及及檔案，分別以以最低分分類類目目編寫案案卷順序序號(hào)，便便于補(bǔ)充充案卷。3分類類號(hào)

12、與案案卷號(hào)中中間用間間隔號(hào)“-”隔離開開。4檔號(hào)號(hào)示意例：20010年部門總總經(jīng)理辦辦公會(huì)議議材料B01.20110-002案卷順序序號(hào)(220100年部門管管理類第第2卷) 年年度號(hào) 部門管理理工作綜綜合 (二級(jí)類類目) 部門管理理工作 (一級(jí)級(jí)類目)例：項(xiàng)目目前期工工作資料料:金佛佛山水利利工程項(xiàng)項(xiàng)目建議議書D01.02-01案卷順序序號(hào)（第第1卷項(xiàng)項(xiàng)目建議議書）金佛山水水利工程程項(xiàng)目(三三級(jí)類目目)水利水電電類項(xiàng)目目(二級(jí)級(jí)類目)前期工作作類(一一級(jí)類目目)第四條 檢索工工具依據(jù)本標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置置一級(jí)類類目，結(jié)結(jié)合各類類檔案管管理的特特點(diǎn)，對(duì)對(duì)部門資料料及檔案案進(jìn)行登登記著錄錄，建立立資料及

13、及檔案檢檢索體系系。編制制案卷目目錄、案案卷文件件目錄（全引目目錄）、分類目目錄（一）案案卷目錄錄 案卷目錄錄是以全全宗為單單位登錄錄案卷的的題名及及其他特特征并按按案卷號(hào)號(hào)次序編編排而成成的一種種檔案目目錄。（二）案案卷文件件目錄（全引目目錄）案卷文件件目錄（全引目目錄）是是以全宗宗為單位位將案卷卷目錄與與卷內(nèi)文文件目錄錄相結(jié)合合按一定定次序編編排而成成的一種種檔案目目錄。（三）分分類目錄錄分類目錄錄是依據(jù)據(jù)分類表表按照分分類標(biāo)識(shí)識(shí)以一定定次序編編排而成成的一種種檔案目目錄。第五條 本方案案由本部部門負(fù)責(zé)責(zé)解釋、說明。附件3: 集團(tuán)公司司總工辦辦資料及檔檔案分類類表一級(jí)類目目名稱及代代號(hào)二級(jí)

14、類目目名稱及代代號(hào)三級(jí)類目目名稱及代代號(hào)基本范圍圍A黨群工作作類01黨群工作作綜合1.黨務(wù)務(wù)工作（1）評(píng)評(píng)先進(jìn)材材料（2）創(chuàng)創(chuàng)優(yōu)爭先先活動(dòng)材材料2.工會(huì)會(huì)工作 3.協(xié)會(huì)會(huì)、學(xué)會(huì)會(huì)工作 （1）全全國大壩壩協(xié)會(huì)（2）重重慶市水水利學(xué)會(huì)會(huì)（3）重重慶水利利造價(jià)協(xié)協(xié)會(huì)、質(zhì)質(zhì)量協(xié)會(huì)會(huì)B部門管理理類01 管理綜合合1.上級(jí)級(jí)頒發(fā)的的本部門門應(yīng)貫徹徹執(zhí)行的的有關(guān)文文件2.總經(jīng)經(jīng)理辦公公會(huì)議材材料、工工作計(jì)劃劃及總結(jié)結(jié)3.工作作簡報(bào)及及資料4.行政政辦公會(huì)會(huì)議記錄錄、紀(jì)要要、決定定5.來往往函件、技術(shù)交交流6.考核核材料7.其他他行政事事務(wù)方面面的材料料02 審計(jì)工工作1.上級(jí)級(jí)機(jī)關(guān)頒頒發(fā)的本本部門審審計(jì)應(yīng)貫

15、貫徹執(zhí)行行的有關(guān)關(guān)文件2.工程程招標(biāo)審審核記錄錄3.工程程招標(biāo)審審核資料料03人力資源源管理1.機(jī)構(gòu)構(gòu)設(shè)置、人員編編制、崗崗位職責(zé)責(zé)方面的的文件材材料2.職工工教育、進(jìn)修培培訓(xùn)方面面的文件件材料 C生產(chǎn)技術(shù)術(shù)類01生產(chǎn)技術(shù)術(shù)綜合1.參與與項(xiàng)目技技術(shù)改造造的資料料2.參與與解決相相關(guān)技術(shù)術(shù)問題的的資料3.其其它資料料D前期工作作類01水利利水電按項(xiàng)目設(shè)設(shè)置三級(jí)級(jí)類目在同一項(xiàng)項(xiàng)目內(nèi)1.項(xiàng)目目建議書書2.項(xiàng)目目可行性性研究報(bào)報(bào)告3.項(xiàng)目目開發(fā)請(qǐng)請(qǐng)示、批批復(fù)4.項(xiàng)目目協(xié)議、合同5.其他他02供水水專業(yè)03排水水專業(yè)E基本建設(shè)設(shè)類01水利利水電按項(xiàng)目設(shè)設(shè)置三級(jí)級(jí)類目在同一工工程項(xiàng)目目內(nèi)，基基本范圍圍：1

16、.參與與項(xiàng)目技技術(shù)審查查的資料料2.參與與解決相相關(guān)技術(shù)術(shù)問題的的資料3.其其它資料料02供水水專業(yè)03排水水專業(yè)附件4:集團(tuán)公司司總工辦辦資料及檔檔案查閱閱、復(fù)制制、借閱閱制度第一條 為保證證檔案安安全，防防止資料料及檔案案因查閱閱或借閱閱的原因因引起遺遺失，特特制定本本制度。第二條 資料及及檔案一一般只供供室內(nèi)查查閱，機(jī)機(jī)密檔案案原則上上不準(zhǔn)查查閱。第三條 資料及及檔案查查閱（一）部部門員工工因工作作需要，可查閱閱本部門門的一般般檔案，部門負(fù)負(fù)責(zé)人有有權(quán)查閱閱本部門門的機(jī)密密檔案。（二）部部門普通通員工因因工作需需要查閱閱本部門門機(jī)密檔檔案時(shí)，須填寫寫檔案案利用審審批單（見附附表一）由部門

17、門負(fù)責(zé)人人認(rèn)可，方可查查閱。（三）外外單位查查閱本部部門檔案案時(shí)，一一律憑單單位介紹紹信，填填寫檔檔案利用用審批單單（見見附表一一），經(jīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可查閱。（四）經(jīng)經(jīng)授權(quán)，有關(guān)人人員可查查閱、復(fù)復(fù)制公司司電子檔檔案原文文。第四條 嚴(yán)格執(zhí)執(zhí)行資料料及檔案案借閱審審批手續(xù)續(xù)（一）本本公司員員工因工工作需要要借閱檔檔案，填填寫檔檔案利用用審批單單（見見附表一一）后，由部門門負(fù)責(zé)人人、公司司負(fù)責(zé)人人批準(zhǔn)同同意，方方可借閱閱檔案。（二）機(jī)機(jī)密檔案案原則上上不得外外借，如如確因工工作需要要外借檔檔案，則則必須由由公司總總經(jīng)理簽簽字認(rèn)可可。（三）電電子檔案案的借閱閱審批手手續(xù)執(zhí)行行紙質(zhì)檔檔案的

18、借借閱審批批手續(xù)。第五條 建立檔檔案借閱閱登記臺(tái)臺(tái)帳。檔檔案借閱閱時(shí)應(yīng)明明確規(guī)定定歸還期期限，一一般不得得超過十十天。借借閱的檔檔案使用用后應(yīng)立立即歸還還。如不不能按期期歸還，可續(xù)借借，但需需重新辦辦理借閱閱手續(xù)。資料及檔檔案歸還還時(shí)，經(jīng)經(jīng)檢查、清點(diǎn)無無誤后注注銷。借借閱人請(qǐng)請(qǐng)假或出出差，應(yīng)應(yīng)將所借借的資料料及檔案案歸還兼兼職檔案案管理人人員。借借閱者對(duì)對(duì)所借資資料及檔檔案應(yīng)愛愛護(hù)、保保護(hù)卷面面整潔，不得任任意涂改改和拆裝裝抽頁，不得擅擅自翻印印。第六條資資料及檔檔案查閱閱必須嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行檔案相相關(guān)規(guī)定定，聽從從檔案管管理人員員安排。第七條資資料及檔檔案復(fù)制制,應(yīng)填填寫資資料及檔檔案利用用審批單單（見見附表一一），同同時(shí)進(jìn)行行資料及及檔案復(fù)復(fù)制登記記（見附附表二）后方可可進(jìn)行復(fù)復(fù)印。復(fù)復(fù)印文件件須加蓋蓋方章，注明再次次復(fù)印無無效。絕密文件件原則上上不予復(fù)復(fù)印。第八條 進(jìn)行資資料及檔檔案利用用效果登登記。資料及檔檔案利用用者應(yīng)在在利用檔檔案后，應(yīng)填