行政管理制度(通用版)

1、PAGE PAGE 36辦公設(shè)備管理制度xxxx公司辦公設(shè)備管理制度第一章 總則第一條 本制度度制定的的目的是是加強對對公司內(nèi)內(nèi)部辦公公設(shè)備的的管理，有有效控制制行政經(jīng)經(jīng)費的支支出，以以確保辦辦公設(shè)備備在工作作中的正正常使用用。第二條 本制度度所指的的“辦公設(shè)設(shè)備”包括：公司內(nèi)內(nèi)部電話話、電腦腦、打印印機、傳傳真機、照照相機、投投影儀等等所有辦辦公設(shè)備備。第三條 公司的的辦公設(shè)設(shè)備屬于于公司的的工作資資源，只只可用于于公司內(nèi)內(nèi)部以工工作為目目的的各各項業(yè)務(wù)務(wù)，禁止止將公司司的辦公公設(shè)備用用于處理理私人事事務(wù)。第二章 辦公設(shè)設(shè)備的采采購第四條 辦公設(shè)設(shè)備采購購管理職職責(zé)（1）公司司行政部部負(fù)責(zé)統(tǒng)

2、統(tǒng)一采購購計劃的的制訂和和實施。（2）公司司財務(wù)部部負(fù)責(zé)審審核采購購費用。（3）公司司總經(jīng)理理負(fù)責(zé)審審批采購購計劃，采采購合同同以及采采購費用用。第五條 辦公設(shè)設(shè)備采購購審批程程序。（1）根據(jù)據(jù)本部門門實際情情況，設(shè)設(shè)備需求求部門填填寫辦辦公設(shè)備備請購單單提交交行政部部。（2）行政政部每季季度對申申購申請請進行一一次統(tǒng)計計匯總，根根據(jù)匯總總結(jié)果和和公司現(xiàn)現(xiàn)有設(shè)備備的使用用情況制訂訂采購計計劃，填填寫辦辦公設(shè)備備采購審審批表，經(jīng)經(jīng)行政部部經(jīng)理審審核后提提交財務(wù)務(wù)部審核核，最后后報請總總經(jīng)理批批準(zhǔn)。（3）根據(jù)據(jù)審批意意見，行行政部實實施辦公公設(shè)備采采購程序序。第六條 辦公設(shè)設(shè)備采購購程序。（1）行

3、政政部必須須選擇超超過三家家的供應(yīng)應(yīng)商進行行詢價。（2）采購購經(jīng)辦人人應(yīng)對報報價資料料進行認(rèn)認(rèn)真的分分析，并并參考以以往的采采購記錄錄及當(dāng)時時的市場場行情與與供應(yīng)商商進行議議價。（3）經(jīng)辦辦人填寫寫辦公公設(shè)備詢詢議價情情況報告告表，經(jīng)經(jīng)行政部部經(jīng)理審審核后，提提交總經(jīng)經(jīng)理審批批。（4）根據(jù)據(jù)審批意意見，經(jīng)經(jīng)辦人實實施采購購，必要要時應(yīng)與與供應(yīng)商商簽訂采采購合同同。第七條 辦公設(shè)設(shè)備的驗驗收入庫庫工作程程序。（1）設(shè)備備到貨后后，行政政部應(yīng)對對設(shè)備進進行仔細細地檢驗驗，必要要時設(shè)備備需求部部門應(yīng)給給與協(xié)助助支持。（2）檢驗驗人員在在辦公公設(shè)備驗驗收單上上確認(rèn)簽簽字后，設(shè)設(shè)備方可可登記入入庫。第八

4、條 設(shè)備采采購費用用付款程程序。（1）采取取預(yù)付款款方式時時，經(jīng)辦辦人員需需憑辦辦公設(shè)備備詢議價價情況報報告表或或采購購合同，填填寫借借款單，經(jīng)經(jīng)財務(wù)部部經(jīng)理審審核，總總經(jīng)理審審批通過過后辦理理預(yù)付款款手續(xù)。（2）采取取貨到付付款方式式時，在在設(shè)備到到貨后，經(jīng)經(jīng)辦人員員憑辦公公設(shè)備詢詢議價情情況報告告表或或采購購合同、辦辦公設(shè)備備驗收單單及購購貨發(fā)票票，辦理理財務(wù)報報銷手續(xù)續(xù)。第九條 設(shè)備采采購管理理辦法。（1）行政政部必須須嚴(yán)格遵遵守公平平、公開開的原則則，在保保證質(zhì)量量的前提提下綜合合考慮價價格、交交貨期、售售后服務(wù)務(wù)等因素素，選擇擇信譽度度高的供供應(yīng)商。（2）公司司主要設(shè)設(shè)備的采采購應(yīng)有

5、有3-55家資質(zhì)質(zhì)完備、質(zhì)質(zhì)量可靠靠、誠信信度高的的備選供供應(yīng)商。（3）所采采購設(shè)備備單價超超過3萬萬元時，必必須采取取公開招招標(biāo)的方方式進行行采購。（4）設(shè)備備采購人人員必須須嚴(yán)格遵遵守公司司規(guī)章制制度，秉秉公辦事事，任何何人不得得在采購購設(shè)備過過程中收收受回扣扣。如有有違反，一一經(jīng)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)，公司司將嚴(yán)肅肅處理。（5）行政政部與供供貨商簽簽訂購買買合同時時，須對對售后做做出明確確約定。設(shè)設(shè)備驗收收不合格格時，應(yīng)應(yīng)按照合合同的約約定，進進行退、換換貨或索索賠。（6）供貨貨商提供供報價的的設(shè)備規(guī)規(guī)格與辦辦公設(shè)備備采購審審批表中中所列的的設(shè)備規(guī)規(guī)格不同同或?qū)儆谟诖闷菲返?，?yīng)應(yīng)及時與與設(shè)備部部門溝通

6、通，由需需求部門門經(jīng)理簽簽字確認(rèn)認(rèn)后，方方可購買買。（7）設(shè)備備在投入入使用前前需要廠廠家現(xiàn)場場指導(dǎo)的的，由行行政部負(fù)負(fù)責(zé)相關(guān)關(guān)事宜。（8）設(shè)備備采購人人員應(yīng)樹樹立服務(wù)務(wù)意識，若若因缺貨貨等原因因無法按按時完成成采購時時，應(yīng)及及時通知知需求部部門，并并積極與與其協(xié)商商處理。（9）各生生產(chǎn)部門門對辦公公設(shè)備有有緊急需需求時，可可直接將將部門經(jīng)經(jīng)理審核核的購買買申請?zhí)崽峤还舅究偨?jīng)理理審批。審審批通過過后，由由行政部部安排單單獨采購購。第三章 辦公設(shè)設(shè)備的使使用及維維修第十條 辦公設(shè)設(shè)備的使使用與保保養(yǎng)。（1）公司司全部的的辦公設(shè)設(shè)備都要要指派專專人管理理，嚴(yán)禁禁其他人人員擅自自使用。（2）使用用

7、設(shè)備前前應(yīng)認(rèn)真真閱讀說說明書，操操作必須須嚴(yán)格按按照操作作規(guī)范進進行。（3）如因因人為原原因?qū)е轮碌脑O(shè)備備丟失或或損壞，應(yīng)應(yīng)追究相相關(guān)人員員的責(zé)任任。（4）行政政部應(yīng)指指派專人人根據(jù)產(chǎn)產(chǎn)品的保保養(yǎng)手冊冊定期對對辦公設(shè)設(shè)備進行行檢查養(yǎng)養(yǎng)護，排排除隱患患，以免免因設(shè)備備故障影影響公司司的業(yè)務(wù)務(wù)。（5）需要要由廠家家進行專專業(yè)保養(yǎng)養(yǎng)的，由由行政部部負(fù)責(zé)相相關(guān)事宜宜。第十一條 辦公公設(shè)備的的維修。（1）當(dāng)設(shè)設(shè)備發(fā)生生故障時時，應(yīng)報報請行政政部安排排維修。因因私自處處理導(dǎo)致致設(shè)備損損毀的，由由責(zé)任人人承擔(dān)相相應(yīng)的損損失。（2）行政政部應(yīng)對對設(shè)備的的維修情情況作詳詳細的記記錄，包包括設(shè)備備編號、維維修日期

8、期、故障障現(xiàn)象及及原因、維維修費用用、維修修單位等等。，并并建立維維修檔案案。（3）行政政部應(yīng)根根據(jù)各類類故障產(chǎn)產(chǎn)生的原原因提出出預(yù)防措措施，并并及時通通知各部部門在使使用設(shè)備備過程中中加以防防范。第十二條 辦公公設(shè)備使使用監(jiān)督督。（1）各部部門經(jīng)理理負(fù)責(zé)本本部門所所用辦公公設(shè)備的的日常使使用監(jiān)督督。（2）行政政部負(fù)責(zé)責(zé)不定期期地對辦辦公設(shè)備備的使用用情況進進行檢查查。（3）行政政部有權(quán)權(quán)提請?zhí)幪幜P違規(guī)規(guī)使用辦辦公設(shè)備備的人員員。第十三條 辦公公設(shè)備的的報廢認(rèn)認(rèn)定及處處理。（1）辦公公設(shè)備因因故障無無法維修修或無維維修價值值需要報報廢時，行行政部應(yīng)應(yīng)提交辦辦公用品品報廢清清單，由由公司總總經(jīng)理

9、簽簽字審批批。（2）行政政部負(fù)責(zé)責(zé)處理報報廢的辦辦公設(shè)備備，所得得現(xiàn)金應(yīng)應(yīng)立即交交財務(wù)部部入賬，同同時，財財務(wù)部負(fù)負(fù)責(zé)對已已報廢的的辦公用用品進行行銷賬。第四章 辦公設(shè)設(shè)備的分分類管理理第十四條 電腦腦的使用用管理（1）本制制度中所所稱“電腦”包括：主機、顯顯示器、鍵鍵盤、鼠鼠標(biāo)等全全部設(shè)備備以及各各類應(yīng)用用軟件。（2）公司司內(nèi)部網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)管理理員負(fù)責(zé)責(zé)計算機機的管理理，其有有權(quán)對公公司任何何一臺電電腦實時時操作、設(shè)設(shè)置等管管理。（3）公司司電腦使使用實施施“專人專專管”的原則則，即由由每臺電電腦的使使用者負(fù)負(fù)責(zé)電腦腦日常操操作及保保養(yǎng)，使使電腦及及其附屬屬設(shè)施始始終處于于整潔、良良好的狀狀態(tài)。（

10、4）未經(jīng)經(jīng)允許，公公司網(wǎng)絡(luò)絡(luò)管理員員之外的的任何人人不得擅擅自使用用他人的的電腦。（5）電腦腦的使用用者應(yīng)設(shè)設(shè)置開機機密碼，且且未經(jīng)公公司批準(zhǔn)準(zhǔn)，不得得將密碼碼泄露給給他人，以以免信息息外泄導(dǎo)導(dǎo)致公司司遭受損損失。（6）電腦腦上必須須安裝殺殺毒軟件件并及時時進行更更新。不不得使用用未經(jīng)殺殺毒軟件件檢查的的U盤、移移動硬盤盤、軟件件等，以以防止病病毒侵入入。（7）電腦腦上不得得存放會會影響、破破壞公司司計算機機網(wǎng)絡(luò)正正常運行行的軟件件，如黑黑客程序序、網(wǎng)絡(luò)絡(luò)代理服服務(wù)器等等。一經(jīng)經(jīng)發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)管理理員有權(quán)權(quán)立即刪刪除。（8）嚴(yán)禁禁使用公公司電腦腦玩游戲戲、看電電影以及及進行其其他娛樂樂活動。（9

11、）行政政部指派派專人對對公司電電腦的硬硬件進行行維護，其其他人不不得隨意意拆卸電電腦設(shè)備備或更換換配置。（10）電電腦使用用者應(yīng)定定期對電電腦內(nèi)的的資料進進行整理理和備份份，刪除除無用的的文件，確確保電腦腦有足夠夠的運行行空間。備備份的資資料可由由部門統(tǒng)統(tǒng)一保管管。（11）電電腦使用用者離開開時應(yīng)退退出系統(tǒng)統(tǒng)并關(guān)閉閉電源。第十五條 電話話的使用用管理（1）電話話由行政政部統(tǒng)一一進行分分配和管管理，未未經(jīng)允許許，其他他人不得得擅自調(diào)調(diào)換電話話號碼或或私自拉拉線串號號。（2）各部部門經(jīng)理理負(fù)責(zé)對對電話的的日常使使用情況況進行監(jiān)監(jiān)督和控控制。（3）通話話時要簡簡潔扼要要，避免免長時間間占線，浪浪費時

12、間間和資源源。（4）因工工作原因因需要撥撥打長途途電話時時，應(yīng)事事先征得得部門主主管的允允許。第十六條 打印印機、復(fù)復(fù)印機的的使用管管理。（1）打印印機、復(fù)復(fù)印機由由行政部部指派專專人負(fù)責(zé)責(zé)使用，其其他人不不得擅自自使用。（2）在不不適用打打印機、復(fù)復(fù)印機時時，應(yīng)關(guān)關(guān)閉電源源，降低低損耗。第十七條 傳真真機的使使用管理理。（1）傳真真機由行行政部指指派專人人負(fù)責(zé)使使用，其其他人不不得擅自自使用。（2）涉及及公司機機密的文文件必須須經(jīng)公司司領(lǐng)導(dǎo)簽簽字批準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可傳送。（3）每天天下班后后，應(yīng)將將傳真機機設(shè)置為為自動接接收狀態(tài)態(tài)，以防防遺漏重重要文件件。第十八條 其他他辦公設(shè)設(shè)備使用用管理（1）

13、公司司全部辦辦公設(shè)備備均指派派專人保保管和使使用，未未經(jīng)允許許其他人人不得擅擅自使用用。（2）設(shè)備備負(fù)責(zé)人人應(yīng)定期期養(yǎng)護設(shè)設(shè)備，以以確保設(shè)設(shè)備的正正常運轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)和使用用。（3）由于于設(shè)備使使用人員員操作不不當(dāng)造成成設(shè)備損損壞時的的，應(yīng)按按照設(shè)備備的購置置價格賠賠償。（4）員工工進行崗崗位變動動或離職職時，應(yīng)應(yīng)將制定定的辦公公設(shè)備交交與行政政部審核核。行政政部經(jīng)理理確認(rèn)后后，員工工方可辦辦理異動動或離職職手續(xù)。第五章 附則第十九條 公司司行政部部有權(quán)提提請?zhí)幜P罰違反本本制度的的人員。第二十條 本制制度的最最終解釋釋權(quán)歸行行政部所所有。第二十一條條 本本制度自自公布之之日起實實施。辦公設(shè)備管管理流程程

14、及流程程圖：在進行辦公公設(shè)備管管理時，可可參照如如下流程程：（1）各部部門向行行政部提提出購買買辦公設(shè)設(shè)備申請請。（2）行政政部對請請購申請請進行審審核、匯匯總后，提提交公司司總經(jīng)理理審批。（3）經(jīng)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批批通過后后，行政政部負(fù)責(zé)責(zé)詢價并并初步選選定供貨貨商。（4）行政政部將初初步選定定的供貨貨商情況況提交總總經(jīng)理審審批。根根據(jù)總經(jīng)經(jīng)理的審審批意見見實施購購買。（5）行政政部負(fù)責(zé)責(zé)將更新新設(shè)備登登記入庫庫，并將將相關(guān)資資料存檔檔保管。（6）各職職能部門門按需領(lǐng)領(lǐng)用設(shè)備備，行政政部負(fù)責(zé)責(zé)監(jiān)督使使用及日日常維護護。（7）設(shè)備備發(fā)生故故障時，職職能部門門報請行行政部安安排維修修。對于于無法修修復(fù)或

15、無無修復(fù)價價值的設(shè)設(shè)備，行行政部提提交報廢廢申請，由由公司總總經(jīng)理審審批。（8）審批批報廢的的辦公用用品按照照報廢程程序予以以處理，相相關(guān)資料料歸檔保保存。流程圖：設(shè)備申購單設(shè)備申購單審核、匯總篩選供貨商初選供貨商實施購買登記入庫部門領(lǐng)用日常養(yǎng)護維修申請報廢報廢資料存檔保管審批審批審批故障報修資料歸檔繼續(xù)使用辦公設(shè)備管管理表格格：（1）辦公公設(shè)備請請購單：（2）辦公公設(shè)備采采購審批批表：（3）辦公公設(shè)備詢詢議價情情況報告告表：（4）辦公公設(shè)備驗驗收單：（5）辦公公設(shè)備入入庫登記記表：（6）辦公公設(shè)備明明細表：（7）辦公公設(shè)備領(lǐng)領(lǐng)用表：（8）辦公公設(shè)備保保修單:（9）辦公公設(shè)備報報修記錄錄表：（

16、10）辦辦公設(shè)備備報廢清清單：例表一：辦公設(shè)備請請購單填制單位申購時間設(shè)備名稱型號規(guī)格數(shù)量申請原因特殊要求備注部門經(jīng)理審審核意見見例表二：辦公設(shè)備采采購審批批表填制部門檔案編號序號設(shè)備名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)算單價申請部門123預(yù)算金額行政部審核核意見年 月 日財務(wù)部審核核意見年 月 日總經(jīng)理審核核意見年 月 日 填表表人： 填報時時間：例表三：辦公設(shè)備詢詢議價情情況報告告表填制部門檔案編號項目序號名稱規(guī)格部門廠商123經(jīng)辦人意見見行政部經(jīng)理理審核意見總經(jīng)理審核意見 填表人： 填報報時間：例表四：辦公設(shè)備驗驗收單填制部門檔案編號設(shè)備名稱型號規(guī)格數(shù)量供應(yīng)廠商聯(lián)系方式到貨日期驗收結(jié)果檢驗人簽字字 填表人

17、： 填報時時間：例表五：辦公設(shè)備入入庫登記記表填制部門檔案編號設(shè)備名稱品牌名稱型號規(guī)格顏色購買價格出廠日期購買時間使用期限附屬設(shè)備環(huán)境需求存放地點主要功能簡介使用部門責(zé)任人填表人： 填填報時間間：例表六：辦公設(shè)備明明細表填制部門檔案編號序號設(shè)備名稱型號規(guī)格數(shù)量單價金額使用部門使用 日期期1234567 填表人： 填報時時間：例表七：辦公設(shè)備領(lǐng)領(lǐng)用表填制部門檔案編號設(shè)備名稱編號型號規(guī)格數(shù)量具體用途備注行政部審核核意見年 月 日主管領(lǐng)導(dǎo)審審核意見見年 月 日總經(jīng)理審核核意見年 月 日 填表人： 填報時時間：例表八：辦公設(shè)備保保修單填制部門檔案編號設(shè)備名稱設(shè)備 編編號 使用部門 保修 時時間故障 現(xiàn)

18、象象責(zé)任人部門經(jīng)理審核意見 填表人人： 填報報時間：例表九：辦公設(shè)備報報修就記記錄表填制部門檔案編號設(shè)備名稱編號使用部門報修 時時間故障 現(xiàn)現(xiàn)象解決 辦辦法經(jīng)手人備注 填表人： 填報時時間：例表十：辦公設(shè)備報報廢清單單填制部門檔案編號序號編號設(shè)備 名名稱數(shù)量單價使用 年年限實際使用時時間報廢 原原由使用 部門門123部門審核意意見行政部審核意見總經(jīng)理審核核意見XXXXX公用品品管理制制度總則第一條 本制度度制定的的目的是是規(guī)范辦辦公用品品的采購購、發(fā)放放等日常常管理，方方便公司司員工領(lǐng)領(lǐng)用辦公公用品，合合理控制制辦公用用品的費費用支出出，以節(jié)節(jié)約公司司資源。第二條 本制度度適用于于公司所所有辦

19、公公用品的的采購、發(fā)發(fā)放和使使用管理理。第三條 行政部部統(tǒng)一負(fù)責(zé)責(zé)辦公用用品的采采購、發(fā)發(fā)放、保保管、使使用和監(jiān)監(jiān)督等日日常事務(wù)務(wù)。第二章 辦公用用品的采采購管理理第四條 辦公用用品的采采購程序序。（1）行政政工作人人員須及及時掌握握辦公用用品的庫庫存情況況，并根根據(jù)平時時的消耗耗水平制制作采購購計劃，明明確訂購購數(shù)量，填填寫辦辦公用品品申購單單。（2）將經(jīng)經(jīng)行政部部經(jīng)理審審核的辦辦公用品品申購單單，提提交公司司總經(jīng)理理審批。（3）審批批通過后后，根據(jù)據(jù)審批意意見，行行政部負(fù)負(fù)責(zé)采用用訂購或或直接購購買的方方式實施施購買。（4）所訂訂購辦公公用品到到貨后，行行政部應(yīng)應(yīng)嚴(yán)格根根據(jù)送貨貨單驗收收，

20、核對對型號規(guī)規(guī)格、品品種、數(shù)數(shù)量和質(zhì)質(zhì)量，以以確保不不存在任任何問題題。（5）驗收收人員在在辦公公用品驗驗收單上上填寫驗驗收結(jié)果果并簽字字確認(rèn)。（6）針對對直接購購買的辦辦公用品品，經(jīng)辦辦人員可可憑辦辦公用品品申購單單以及及有效發(fā)發(fā)票，到到財務(wù)部部辦理報報銷手續(xù)續(xù)；針對對采用訂訂貨方式式采購的的辦公用用品，經(jīng)經(jīng)辦人須須憑辦辦公用品品申購單單及辦辦公用品品驗收單單，到到財務(wù)部部辦理領(lǐng)領(lǐng)款手續(xù)續(xù)。第五條 辦公用用品采購購規(guī)定。（1）經(jīng)辦辦人員本本著“合理節(jié)節(jié)約”的原則則實施采采購，避避免重復(fù)復(fù)購買造造成庫存存積壓；選擇供供貨商時時應(yīng)貨比比三家，盡盡量選擇擇質(zhì)優(yōu)價價廉的辦辦公用品品。（2）各部部門如

21、因因工作原原因而對對某種辦辦公用品品的需求求量或規(guī)規(guī)格發(fā)生生更改時時，需向向行政部部提出書書面申請請，以便便行政部部及時對對訂購計計劃進行行調(diào)整。（3）行政政部填寫寫辦公公用品訂訂購進度度控制表表，表中中應(yīng)詳細細地記錄錄訂購日日期、數(shù)數(shù)量、單單價、供供應(yīng)商信信息以及及到貨數(shù)數(shù)量和日日期。（4）如遇遇特殊情情況，辦辦公用品品需求部部門可在在采用電電話或傳傳真的方方式通知知行政部部后，自自行選擇擇購買所所需物品品，但事事后需時時間補辦辦相關(guān)手手續(xù)。否否則，所所產(chǎn)生的的費用公公司將不不予報銷銷。（5）驗收收結(jié)果為為不合格格時，由由行政部部負(fù)責(zé)與與供貨商商溝通協(xié)協(xié)商，進進行退換換貨等相相關(guān)事宜宜的處理

22、理。（6）對于于驗收結(jié)結(jié)果為不不合格的的用品，財財務(wù)部有有權(quán)拒絕絕支領(lǐng)相相關(guān)費用用。（7）經(jīng)辦辦人員應(yīng)應(yīng)秉公辦辦事，采采購過成成中嚴(yán)禁禁收受回回扣及其其他禮品品。確實實無法拒拒絕時，應(yīng)應(yīng)上交公公司。如如有違反反，一經(jīng)經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公公司將根根據(jù)情節(jié)節(jié)輕重對對違反者者處以警警告、罰罰款、降降薪甚至至辭退處處理。第三章 辦公用用品的領(lǐng)領(lǐng)用和發(fā)發(fā)放第六條 辦公用用品的領(lǐng)領(lǐng)用和發(fā)發(fā)放辦法法。（1）領(lǐng)取取辦公用用品時，需需以部門門為單位位，在規(guī)規(guī)定的時時間內(nèi)向向行政部部提交辦辦公用品品申領(lǐng)表表，寫寫明所需需領(lǐng)取的的用品名名稱與數(shù)數(shù)量，并并由部門門主管簽簽字核準(zhǔn)準(zhǔn)。（2）公司司規(guī)定每每月XX日日為統(tǒng)一一的提交交

23、申領(lǐng)表表時間，遇遇節(jié)假日日順延，其其他時間間均不予予受理。（3）行政政部根據(jù)據(jù)申領(lǐng)表表的內(nèi)容容備齊所所需物品品時，于于每月XXX日前前向各部部門分發(fā)發(fā)。同時時進行辦辦公用品品發(fā)放的的登記工工作。寫寫明分發(fā)發(fā)物品的的名稱、數(shù)數(shù)量、型型號規(guī)格格及發(fā)放放日期，最最后由申申領(lǐng)人簽簽字確認(rèn)認(rèn)。（4）員工工離職時時，其已已領(lǐng)取或或保管的的訂書器器、計算算器、文文件架、文文件盒等等耐用品品必須交交還行政政部。如如有丟失失或損壞壞，行政政部負(fù)責(zé)責(zé)折價后后向其索索取賠償償。（5）經(jīng)公公司總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)的特殊殊辦公用用品可隨隨時申領(lǐng)領(lǐng)。第七條 新員工工入職時時，可按按照核定定的崗位位標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)領(lǐng)取一套套辦公用用品。具

24、具體內(nèi)容容如下表表所示：辦公用品崗崗位領(lǐng)用用標(biāo)準(zhǔn)一一覽表崗位標(biāo)準(zhǔn)配備行政文員水性筆、記記事本、文文件夾各各1個財務(wù)部員工工水性筆、記記事本、文文件夾、計計算器各各1個部門主管鉛筆、水性性筆、記記事本、文文件夾、計計算器、訂訂書器各各1個部門經(jīng)理及以上人員員鉛筆、圓珠珠筆、水水性筆、皮皮面筆記記本、計計算器、筆筆筒、文文件架、文件夾、活頁夾各一個備注因工作需要要領(lǐng)用標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)配備備以為的的辦公用用品時，需需按照常常規(guī)辦公公用品申申領(lǐng)程序序進行申申領(lǐng)辦公用品的的保管和和使用第八條 辦公用用品的保保管及使使用管理理。（1）行政政部應(yīng)建建立庫存存辦公用用品臺賬賬，明確確掌握辦辦公用品品的庫存存情況。（2）

25、辦公公用品倉倉庫須經(jīng)經(jīng)常清掃掃整理，并并定期進進行盤點點。盤點點時如有有帳物不不符的情情況，應(yīng)應(yīng)及時查查明原因因，做到到帳物相相符。（3）行政政部應(yīng)根根據(jù)辦公公用品的的采購價價格核算算出物品品單價，并并根據(jù)各各部門的的領(lǐng)用情情況計算算出相應(yīng)應(yīng)的費用用，將其其作為年年度考核核的依據(jù)據(jù)，并定定期進行行整理、匯匯總及存存檔。（4）水性性筆、圓圓珠筆等等首次領(lǐng)領(lǐng)用三個個月內(nèi)，只只能領(lǐng)用用筆芯，不不得重復(fù)復(fù)領(lǐng)用。（5）離職職人員交交回的耐耐用辦公公用品由由行政部部安排重重新發(fā)放放，申請請人不得得以其新新舊為由由拒絕使使用。（6）行政政部對已已無使用用價值，決決定報廢廢的辦公公用品應(yīng)應(yīng)做好登登記，降降低易

26、耗耗資源的的消耗。（7）樹立立節(jié)約意意識，提提倡無紙紙化辦公公，盡量量使用網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)資源源，降低低易耗資資源的消消耗。第五章 辦公用用品的使使用監(jiān)督督第九條 各部門門經(jīng)理負(fù)負(fù)責(zé)監(jiān)督督本部門門辦公用用品的日日常使用用情況。第十條 行政部部應(yīng)定期期對各部部門辦公公用品的的領(lǐng)用申申請以及及實際使使用情況況進行核核對。第十一條 行政政部每月月填寫辦辦公用品品使用情情況匯總總表，一一式兩份份。一份份存檔用用于年終終各部門門的績效效考核，另另一份提提交各部部門經(jīng)理理，使其其了解本本部門辦辦公用品品的消耗耗情況。第十二條 實行行“走動管管理”，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題及及時提醒醒解決，杜杜絕浪費費。第五章 附則第十三條 本制

27、制度的最最終解釋釋權(quán)歸行行政部所所有。第十四條 本制制度自公公布之日日起執(zhí)行行。辦公用品管管理流程程：行政部在對對辦公用用品進行行管理時時可以按按照下面面的流程程進行:（1）行政政部根據(jù)據(jù)辦公用用品的庫庫存量以以及平時時的消耗耗量確定定購買數(shù)數(shù)量，提提交購買買申請。（2）行政政部經(jīng)理理審核購購買申請請后，提提交總經(jīng)經(jīng)理審批批。（3）行政政部根據(jù)據(jù)審批意意見實施施購買。（4）供應(yīng)應(yīng)商保質(zhì)質(zhì)保量如如期發(fā)貨貨。（5）行政政部負(fù)責(zé)責(zé)驗收貨貨物，驗驗收不合合格時，與與供應(yīng)商商聯(lián)系協(xié)協(xié)商安排排退貨事事宜。（6）驗收收合格后后，將所所購物品品登記造造冊入庫庫保管，以以備領(lǐng)用用。（7）各部部門按需需領(lǐng)用辦辦公

28、用品品。流程圖：申請購買申請購買實施購買驗收貨物登記入庫按需領(lǐng)用審核審批發(fā)貨合格辦公用品管管理表格格：（1）辦公公用品申申購單（2）辦公公用品驗驗收單（3）辦公公用品申申領(lǐng)單（4）辦公公用品訂訂購調(diào)度度控制表表（5）辦公公用品領(lǐng)領(lǐng)用記錄錄表（6）辦公公用品使使用情況況匯總表表（7）辦公公用品庫庫存盤點點表（8）辦公公用品報報廢清單單例表一： 辦公用品申申購單填制單位檔案編號序號物品名稱型號規(guī)格數(shù)量單價金額到貨期限具體用途備注123456行政部門審審核意見見年 月月 日總經(jīng)理審核核意見年 月月 日申請人簽字字： 填填表日期期：例表二：辦公用品驗驗收單填制部門檔案編號驗收人員驗收日期序號物品名稱型

29、號規(guī)格數(shù)量供貨廠商到貨日期驗收結(jié)果備注12345例表三：辦公用品申申領(lǐng)單申請部門檔案編號申請人申請日期序號物品名稱型號規(guī)格數(shù)量具體用途備注123領(lǐng)用人簽字字：部門經(jīng)理簽簽字：例表四：辦公用品訂訂購調(diào)度度控制表表填制部門檔案編號序號物品名稱單價訂購數(shù)量訂購日期到貨日期供應(yīng)廠商承辦人備注123填表人： 填表日期：例表五：辦公用品領(lǐng)領(lǐng)用記錄錄表填制部門檔案編號日期物品名稱領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人所屬部門備注填表人： 填填表日期期：例表六：辦公用品使使用情況況匯總表表填制單位檔案編號名稱數(shù)量單價金額名稱數(shù)量單價金額簽字筆打印紙圓珠筆文件夾鉛筆膠水白板筆膠棒熒光筆訂書機圓珠筆芯膠帶軟皮記事本本雙面膠硬皮記事本本檔

30、案袋文件架便利簽筆筒裁紙刀信簽紙打孔機大頭針回形針訂書釘剪刀復(fù)寫紙印泥直尺印臺卷尺印臺油修正液電源插座插頁夾計算器填表人： 填表日日期：例表七：辦公用品庫庫存盤點點表填制部門檔案編號用品名稱計量單位庫存數(shù)量帳存數(shù)量差異數(shù)量單價差異金額備注填表人： 填填表日期期：例表八：辦公用品報報廢清單單填制部門檔案編號序號名稱型號規(guī)格使用期限數(shù)量報廢原因備注1234使用部門意意見：部門經(jīng)理簽簽字：行政部經(jīng)理理審核意意見：行政部經(jīng)理理簽字：填表人： 填表表日期：XX公司司檔案管管理制度度第一章 總則第一條 本制度度制定的的目的是是加強本本公司文文書檔案案的管理理工作，提提高檔案案管理的的質(zhì)量和和效率。第二條

31、歸檔范范圍。1、重要會會議的通通知、報報告、決決議、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話話、會議議簡報等等材料。2、本公司司對外正正式發(fā)文文以及有有關(guān)單位位的來往往文書。3、反映本本公司主主要職能能的報告告和總結(jié)結(jié)。4、公司各各種工作作計劃、報報告、請請示、批批復(fù)、會會議紀(jì)要要以及統(tǒng)統(tǒng)計報表表。5、公司與與有關(guān)單單位簽訂訂的合同同、協(xié)議議書等資資料。6、關(guān)于干干部任免免、員工工獎懲、員員工薪酬酬、福利利津貼等等方面的的人事材材料。7、公司大大事記以以及反映映公司重重要活動動的剪報報、照片片、音像像資料的的材料。第三條 公司行行政部負(fù)負(fù)責(zé)歸檔檔資料以以及日常常管理工工作。第二章 檔案資資料的搜搜集第四條 各業(yè)務(wù)務(wù)部門須須

32、對辦理理完畢的的文件材材料進行行挑選、立立卷，定定期移交交至行政政部歸檔檔保存。第五條 行政部部應(yīng)加強強與各業(yè)業(yè)務(wù)部門門間的聯(lián)聯(lián)系，掌掌握各部部門的業(yè)業(yè)務(wù)情況況，主動動及時的的對有保保存價值值的文件件資料進進行收集集。第六條 檔案管管理人員員應(yīng)按照照下列要要求點收收移交文文件。1、檢查文文件的文文本以及及福建是是否完整整，如有有短缺，立立即追查查歸人。2、文件處處理手續(xù)續(xù)必須完完備，如如有遺漏漏，立即即退回有有關(guān)部門門補齊。3、文件如如經(jīng)過抽抽查，應(yīng)應(yīng)由主管管部門負(fù)負(fù)責(zé)人的的確認(rèn)簽簽字。4、與案件件無關(guān)的的文件或或不應(yīng)附附案歸檔檔的文件件，應(yīng)立立即退回回有關(guān)部部門。5、有價證證劵或其其它貴重重

33、物品應(yīng)應(yīng)退回有有關(guān)部門門，由經(jīng)經(jīng)辦部門門送公司司指定的的保管部部門簽收收后，再再將文件件進行歸歸檔處理理。第七條 歸檔要要求。1、文書歸歸檔后，原原告由行行政部門門歸檔，相相關(guān)部門門根據(jù)實實際需要要留存影影本。如如因工作作需要，經(jīng)經(jīng)辦部門門需要保保留原稿稿時，必必須經(jīng)行行政部批批準(zhǔn)，切切妥善保保管原稿稿，并將將影印本本歸檔。原原稿使用用完畢后后，經(jīng)辦辦部門應(yīng)應(yīng)及時送送行政部部歸檔并并換回影影本。2、經(jīng)辦部部門須對對移交的的文件進進行系統(tǒng)統(tǒng)的整理理，盡量量保持文文件間存存在的聯(lián)聯(lián)系，區(qū)區(qū)分文件件的保存存價值，做做到準(zhǔn)確確分類、合合理立卷卷。3、案卷標(biāo)標(biāo)題簡明明，編號號符合公公司規(guī)范范。4、立卷文

34、文件應(yīng)將將正件和和附件、請請示與批批復(fù)等統(tǒng)統(tǒng)一立卷卷，避免免分散。5、卷內(nèi)文文件應(yīng)按按照形成成時間或或常規(guī)順順序有序序排列。6、文件裝裝訂符合合規(guī)范，不不得出現(xiàn)現(xiàn)破損、皺皺折或參參差不齊齊等現(xiàn)象象。7、檔案管管理人員員點收完完畢后，應(yīng)填寫歸檔文件移交清單，經(jīng)雙方確認(rèn)簽字后各留存保管，以備查考。8、文件的的歸檔時時間如下下表所示示：不同類型文文件的歸歸檔時間間文件類型歸檔時間管理文件形成后的第第二年上上半年移移交歸檔檔項目文件項目完成成后的三三個月內(nèi)內(nèi)移交材材料。涉及到公公司業(yè)務(wù)務(wù)機密或或由公司司外部單單位形成成的文件件資料，應(yīng)應(yīng)隨時歸歸檔。會計文件會計年度終終結(jié)后，由由財務(wù)會會計留存存一年后后

35、移交歸歸檔。人力資源文文件辦理完畢的的一個月月內(nèi)移交交歸檔。第三章 檔案資資料的整整理和分分類第八條 檔案資資料的整整理。1、檔案管管理人員員應(yīng)嚴(yán)格格按照歸歸檔要求求裝訂，保保持案卷卷外觀整整潔。2、根據(jù)檔檔案的來來源、時時間、內(nèi)內(nèi)容、形形式等將將案卷分分類，調(diào)調(diào)整不規(guī)規(guī)范的編編號，填填寫案卷卷目錄。第九條 檔案的的分類。1、分類檔檔案應(yīng)根根據(jù)內(nèi)容容、部門門、項目目等因素素進行三三類分級級。先按按部門區(qū)區(qū)分，然然后根據(jù)據(jù)檔案的的性質(zhì)分分類、最最后在同同類中依依序分為為若干小小類。2、檔案分分類力求求實用而而不拘泥泥，若三三級分類類不夠用用，可增增設(shè)第四四級“細類”。3、每個檔檔夾的封封面內(nèi)首首

36、頁應(yīng)設(shè)設(shè)“目次表表”，檔案案歸檔時時依序編編號、登登錄，編編號原則則是每案案一個“目次”。4、同一類類或細類類的檔案案應(yīng)在一一個檔夾夾中裝訂訂。檔案案較多，一一個檔夾夾不夠用用時，可可用兩個個以上的的檔夾裝裝訂，并并在小類類或細類類之后增增設(shè)“卷次”編號，以以便查找找。第十條 檔案名名稱及編編號。1、檔案的的各級分分類應(yīng)有有統(tǒng)一的的名稱。名名稱不能能含糊籠籠統(tǒng)，應(yīng)應(yīng)以充分分顯示檔檔案內(nèi)容容性質(zhì)為為原則。2、檔號的的表示方方式為：A1AA2-BB1B22C1CC2D11E1EE2。其其中A11A2為為經(jīng)辦部部門代號號，B11B2為為大類號號，C11C2為為小類號號，D11為檔類類卷次，EE1E2

37、2為檔案案目次。3、各級匪匪類、卷卷次以及及目次的的編號，均均已十進進位阿拉拉伯?dāng)?shù)字字表示，其其位數(shù)根根據(jù)檔案案多少及及增長情情況酌情情定制。4、確定檔檔案分類類的各級級名稱后后，應(yīng)將將所有分分類的各各級名稱稱及其代代表數(shù)字字編號依依照一定定的順序序依次排排列，即即編制檔檔案分類類編號，以以便查閱閱。5、檔案分分類的各各級名稱稱編號內(nèi)內(nèi)應(yīng)預(yù)留留若干空空擋，以以備將來來組織規(guī)規(guī)模擴大大或業(yè)務(wù)務(wù)增多時時，隨時時增補。6、檔案分分類的各各級名稱稱及其代代表數(shù)字字一經(jīng)確確定，不不已修改改。若需需要修改改，應(yīng)事事先討論論審查，并并擬定新新舊檔案案分類編編號對照照表，避避免混淆淆。第十一條 檔號號的編定定

38、。1、對于新新檔案，應(yīng)應(yīng)從檔檔案分類類編號表表中查查明該檔檔案所屬屬類別、卷卷次、目目次順序序，以此此來編列列檔號。2、檔案如如需歸檔檔前案，應(yīng)應(yīng)查明前前案的檔檔號，將將其以同同號編制制。3、如有一一案敘述述數(shù)事或或一案桂桂日多類類者，應(yīng)應(yīng)先確定定其主要要類別，再再編列檔檔號。4、編列檔檔號應(yīng)從從左而右右，左方方裝訂的的檔案，檔檔號應(yīng)填填寫于案案件首頁頁的右上上角，55裝訂者者填寫于于左上角角。第四章 檔案的的保管第十二條 歸檔檔文件須須依目次次號順序序以活頁頁的方式式裝訂于于相關(guān)類類別的檔檔夾內(nèi)，并并根據(jù)實實際需要要注明目目次號碼碼，以便便查閱。第十三條 應(yīng)在在檔夾背背脊上標(biāo)標(biāo)明檔夾夾內(nèi)所含

39、含案件的的分類編編號及名名稱，以以便查找找。第十四條 定期期清理歸歸檔文件件，保持持檔案整整潔有序序，必要要時應(yīng)采采取防火火、放盜盜、防潮潮、防蟲蟲等措施施。第十五條 將已已到達保保存期限限的檔案案登記造造冊，呈呈送公司司總經(jīng)理理審批后后銷毀。第十六條 檔案案的保存存期限如如下表所所示：檔案的保存存期限保存期限范圍永久保存公司章程程、股東東名冊、董董事會及及股東會會議記錄錄組織規(guī)規(guī)程及辦辦事細則則財務(wù)報報表不動產(chǎn)產(chǎn)所有權(quán)權(quán)及其他他債權(quán)憑憑證組織機構(gòu)構(gòu)設(shè)置、人人員任免免、處罰罰、獎勵勵等。其他經(jīng)經(jīng)核定應(yīng)應(yīng)該永久久保存的的文件。（文件、技術(shù)資料等）長期（100年）預(yù)算決算算書類會計憑憑證事業(yè)計計劃

40、資料料其他經(jīng)經(jīng)核定應(yīng)應(yīng)該保存存10年年的文件件。短期（5年年）期滿或解解除的合合約其他經(jīng)經(jīng)核定應(yīng)應(yīng)該保存存5年的的文件。臨時（1年年）結(jié)案后沒有有必要長長期保存存的文書書第十七條 檔案案銷毀時時，必須須由公司司指派的的專人與與檔案管管理人員員同時在在場進行行監(jiān)督，防防止資料料外泄。第五章 調(diào)卷管管理第十八條 員工工需要調(diào)調(diào)閱檔案案時，應(yīng)應(yīng)填寫檔檔案調(diào)卷卷申請表表，寫寫明調(diào)閱閱原因及及所需要要調(diào)閱檔檔案的名名稱，經(jīng)經(jīng)部門主主管核準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可調(diào)閱。第十九條 調(diào)閱閱涉及公公司機密密的檔案案資料，必必須經(jīng)總總經(jīng)理批批準(zhǔn)。第二十條 調(diào)閱閱后歸還還歸檔時時，檔案案管理人人員應(yīng)認(rèn)認(rèn)真核查查，從新新歸檔，并并

41、填寫檔檔案調(diào)閱閱情況記記錄表，寫寫明所調(diào)調(diào)閱文件件的名稱稱，調(diào)閱閱人、調(diào)調(diào)出時間間、歸檔檔時間等等信息。第二十一條條 檔檔案調(diào)閱閱時間一一般不得得超過22天，對對調(diào)閱期期限有特特殊規(guī)定定的檔案案應(yīng)嚴(yán)格格按照規(guī)規(guī)定執(zhí)行行。對逾逾期未歸歸還者，檔檔案管理理人員負(fù)負(fù)責(zé)催還還。第二十二條條 調(diào)調(diào)閱人員員應(yīng)愛護護檔案，取取保檔案案整潔、安安全，不不得擅自自涂改、翻翻印、抄抄錄或損損壞，更更不得轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)接他人人。第六章 附則第二十三條條 本本制度的的最終解解釋權(quán)歸歸公司行行政部所所有。第二十四條條 本制制度自公公布之日日起實施施。XX公司司聲像管管理辦法法第一章 總則第一條 本辦法法制定的的目的是是完善公公司

42、的檔檔案管理理制度，規(guī)規(guī)范公司司的聲像像檔案管管理，全全面提高高檔案管管理水平平。第二條 收集范范圍。1、反映公公司主要要職能活活動以及及經(jīng)營成成果的聲聲像資料料。2、公司組組織并參參加的重重要會議議和重大大活動的的聲資料料。3、公司外外部形成成的與本本公司有有關(guān)的重重要聲像像資料。4、其他具具有保存存價值的的聲像資資料。第二章 聲像資資料的收收集第三條 聲像檔檔案的收收集方式式。1、產(chǎn)生聲聲像資料料的各部部門應(yīng)及及時將聲聲像資料料隨同其其他載體體形式的的檔案移移交歸檔檔。2、檔案室室要隨時時收集公公司具有有保存價價值的聲聲像資料料。第四條 聲像檔檔案的手手機要求求。1、歸檔的的聲像資資料應(yīng)齊齊備，文文字說明明應(yīng)清楚楚完整。2、歸檔的的聲像資資料應(yīng)為為原版，如如因特殊殊情況無無法提供供原版時時，經(jīng)主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批同同意可將將復(fù)制件件歸檔。第三章 聲像檔檔案的管管理和分分類第五條 聲像檔檔案的管管理由攝攝錄人負(fù)負(fù)責(zé)，檔檔案部門門給予協(xié)協(xié)助支持持。第六條 聲像檔檔案的分分類與編編號。1、錄音帶帶、錄像像帶、攝攝像帶應(yīng)應(yīng)按照形形成的年年份、問問題進行行分類，按按內(nèi)容編編號。同同一內(nèi)容容分錄幾幾盤的視視為一個個案卷，編編一個案案卷號，然然后再將將每盤帶帶子按照照錄制順順序依次次編號。2、照片應(yīng)應(yīng)按照形形成年份份、問題題進行分分類。同同屬一類類的照片