行政部調(diào)度管理流程

1、行政部業(yè)業(yè)務(wù)操作作流程示示意圖項目要求單（業(yè)務(wù)提供給行政部，格式1）領(lǐng)取合同（業(yè)務(wù)到行政部領(lǐng)用合同）返回合同（業(yè)務(wù)將合同返回到行政部）分解任務(wù)（行政部）費用預(yù)算（格式2）任務(wù)通知單（格式3）行政負責(zé)責(zé)通知外外部資源源： （舞舞臺、演演出類等等）制作任務(wù)單（格式4）行政負責(zé)責(zé)通知制制作任務(wù)務(wù)：（印刷品品、彩噴噴、條幅幅等） 活動物品進場表 （格式5）見格式5行政負責(zé)責(zé)準備物物品進場場表：行政負責(zé)責(zé)準備現(xiàn)現(xiàn)場所用用零星物物品、活活動流程程資料現(xiàn)場反饋表、活動施工人員考勤表（格式6、9）現(xiàn)場管理理正 / 負激勵單（格式7）活動結(jié)束束后，收收集現(xiàn)場場物品并并反饋信息息，并作作出處理理意見物品增減明細表

2、（格式8）庫存物品品入庫資料整理理歸檔，活動現(xiàn)現(xiàn)場事故故匯總備注：以以上涉及及財務(wù)部部門單據(jù)據(jù)，需活活動結(jié)束束后一并并返回財財務(wù)，作作為結(jié)帳帳依據(jù)。行政調(diào)度度操作制制度1、輔助助行政經(jīng)經(jīng)理處理理公司的的行政事事務(wù)，嚴嚴格執(zhí)行行公司制制定的行政部部調(diào)度管管理流程程。2、所有有工作和和業(yè)務(wù)，均以表表格化為為準。嚴嚴格把控控每一個個細節(jié)。3、“前前管理，后總結(jié)結(jié)”，每次次作業(yè)前前需要進進行規(guī)劃劃，業(yè)務(wù)務(wù)不分大大小，采采取完全全匯報制制，向部部門經(jīng)理理匯報；作業(yè)后后每單在在三天內(nèi)內(nèi)附所有有通知任任務(wù)單。4、每月月月底把把本月事事故及處處理結(jié)果果，以書書面形式式呈報部部門經(jīng)理理。 5、對二二級單位位的管

3、理理及公司司運營中中成本的的控制負負責(zé)，凡凡因本崗崗位管理理不善而而造成的的損失自自行責(zé)任任。6、按時時給二級級單位結(jié)結(jié)帳。除除演職人人員現(xiàn)場場結(jié)帳外外，其他他長期合合作的二二級單位位每月226日對對單，228日結(jié)結(jié)帳。7、定期期對合作作單位所所提供樣樣品進行行更新，保證樣樣品的完完整性。8、調(diào)度度的工作作應(yīng)做到到范本化化、模式式化。因因該崗位位涉及到到的內(nèi)容容較鎖碎碎，故在在處理各各項單據(jù)據(jù)、歸類類、存檔檔時，都都應(yīng)做到到模式化化，各有有其位，不要因因個人喜喜好隨意意放置，如有變變化需進進行相關(guān)關(guān)的通知知；對于于二級單單位的管管理、手手續(xù)申請請、采買買等，都都應(yīng)做到到范本化化，制定定相關(guān)內(nèi)內(nèi)

4、容的文文本并存存檔，保保證該工工作的延延續(xù)性。9、活動動結(jié)束后后，調(diào)度度、現(xiàn)場場管理人人員應(yīng)積積極配合合，立刻刻入庫。入庫時時依據(jù)“任務(wù)單單”核查，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)物品有有損耗或或丟失，應(yīng)及時時報損或或辦理出出庫手續(xù)續(xù)。10、要要求本部部職員通通訊工具具24小小時暢通通，并嚴嚴格執(zhí)行行通訊訊工具管管理條例例 111、積極極主動配配合財務(wù)務(wù)部及上上級主管管進行不不定期的的抽查。12、有有效擴大大合作資資源（對對本崗位位工作量量有影響響的部分分）12、嚴嚴格控制制成本，有效降降低費用用（對本本崗位工工作量有有影響的的部分）13、提提高公司司庫存物物品利用用率。14、行行政調(diào)度度在分解解任務(wù)時時，必須須統(tǒng)一

5、調(diào)調(diào)配合作作單位，經(jīng)營同同種項目目的合作作輪流使使用，不不得連續(xù)續(xù)合作，確保動動作順暢暢。15、行行政人員員在分解解任務(wù)單單時，根根據(jù)合同同項目內(nèi)內(nèi)容填寫寫任務(wù)單單，須經(jīng)經(jīng)責(zé)任人人簽字確確認，合合同項目目之外的的服務(wù)，需事先先打開支支申請。16、分分解任務(wù)務(wù)時，首首先調(diào)配配長期合合同的、有質(zhì)量量保證金金的，其其次調(diào)虎虎離山用用新的合合作伙伴伴。17、調(diào)調(diào)配新項項目時須須至少尋尋找3家家執(zhí)行方方，價格格優(yōu)惠者者先考慮慮；但在在特殊執(zhí)執(zhí)行時，必須考考慮執(zhí)行行方的資資質(zhì)及執(zhí)執(zhí)行力。行政部與與業(yè)務(wù)部部對接工工作示意意圖業(yè)務(wù)部到行政部領(lǐng)取合同業(yè)務(wù)部第一時間將合同返回到行政部業(yè)務(wù)部提交項目要求單 行政部控

6、制成本，作出費用預(yù)算行政部分解合同，填寫任務(wù)單業(yè)務(wù)部審核任務(wù)單，簽字確認凡需要制作、印刷的，業(yè)務(wù)部提供打印稿；需要行政安排的所有附件都需業(yè)務(wù)部簽字確認行政部通知企劃部電子傳圖,行政必須親自審核業(yè)務(wù)部對項目進行檢查活動前期籌備會議，由行政部、業(yè)務(wù)部進行會議安排行政部準備現(xiàn)場反饋表，待活動結(jié)束后，業(yè)務(wù)部反饋信息,行政部做處理意見 行政部與與業(yè)務(wù)部部對接工工作注意意事項簽定合同同后，活活動執(zhí)行行流程分分為四個個階段（需業(yè)務(wù)務(wù)、行政政配合）第一階段段：分配配任務(wù)第二階段段：檢查查驗收第三階段段；會前前準備第四階段段；善后后總結(jié)第一階段段：分配配任務(wù)業(yè)務(wù)人員員提交合合同及項項目要求求單，計計算成本本控制

7、預(yù)預(yù)算。業(yè)務(wù)部、行政部部召開第第一次會會議。參會人員員有：行行政調(diào)度度、業(yè)務(wù)務(wù)負責(zé)人人由業(yè)務(wù)負負責(zé)人講講解活動動方案，并提交交合同項項目要求求及各種種附件合同項目目要求見見表格一一，需詳詳細填寫寫項目要要求、尺尺寸、完完成時間間等附件包括括：條幅幅內(nèi)容、彩噴畫畫面內(nèi)容容、及其其他需要要制作內(nèi)內(nèi)容的尺尺寸、小小樣。注意：合合同項目目要求、各種附附件必須須有業(yè)務(wù)務(wù)負責(zé)人人簽字確確認字樣樣行政口岸岸對方案案進行理理解及消消化，然然后下任任務(wù)單，在當天天集中時時間，統(tǒng)統(tǒng)一由業(yè)業(yè)務(wù)人員員進行審審核并簽簽字確認認。行政調(diào)度度內(nèi)部進進行任務(wù)務(wù)分解，分解前前需內(nèi)部部召開碰碰頭會議議，合理理調(diào)配資資源，嚴嚴格按

8、成成本預(yù)算算進行控控制。行政調(diào)度度根據(jù)具具體執(zhí)行行時的尺尺寸，可可以要求求設(shè)計人人員直接接進行更更改，但但需告知知業(yè)務(wù)人人員更改改的原因因。業(yè)務(wù)部隨隨時增加加的物品品也必須須提供項項目要求求單及附附件。第二階段段：檢查查驗收行政調(diào)度度下單完完畢后，按制作作要求監(jiān)監(jiān)督合作作單位的的進度。行政人員員組織業(yè)業(yè)務(wù)人員員對項目目進行驗驗收，例例如：條條幅、彩彩噴、旗旗子等。3、行政政調(diào)度、業(yè)務(wù)人人員需每每天核對對一次合合同明細細及進度度，以便便及時、準確的的落實每每個項目目，檢查查是否有有漏項。有需提前前交給客客戶的物物品，行行政調(diào)度度需將物物品交接接單及物物品一起起交于業(yè)業(yè)務(wù)人員員。提前進入入場地進進

9、行安裝裝與施工工的，行行政調(diào)度度需與業(yè)業(yè)務(wù)負責(zé)責(zé)任人進進行溝通通并安排排現(xiàn)場監(jiān)監(jiān)管人員員。需與酒店店協(xié)調(diào)內(nèi)內(nèi)容，先先由2個個部門進進行溝通通，然后后再與酒酒店方協(xié)協(xié)調(diào)，協(xié)協(xié)調(diào)工作作可由22部門共共同完成成，協(xié)調(diào)調(diào)內(nèi)容請請以文件件的形式式交于酒酒店負責(zé)責(zé)人。第三階段段：會前前準備業(yè)務(wù)部在在活動前前三天提提交客戶戶確認的的活動流流程、主主持稿及及各種文文字資料料。2、在每每場活動動的前一一天由行行政和業(yè)業(yè)務(wù)負責(zé)責(zé)人進行行會議布布置（人人員安排排、物品品安排、車輛安安排）。行政調(diào)度度、業(yè)務(wù)務(wù)部組織織人員開開會，進進行工作作安排。活動前一一天打印印相關(guān)的的文字資資料，例例如：主主持稿、活動流流程等。第

10、四階段段：善后后工作現(xiàn)場結(jié)束束后，業(yè)業(yè)務(wù)人員員與客戶戶進行現(xiàn)現(xiàn)場交接接，請?zhí)崽崆皽蕚鋫湮锲方唤唤訂巍２荒墁F(xiàn)場場交接的的，但是是客戶還還要留存存的，請請?zhí)崆案娓嬷姓藛T。行政人人員安排排統(tǒng)一存存放，然然后交于于客戶?；顒咏Y(jié)束束后，行行政人員員通知二二級單位位撤場及及給相關(guān)關(guān)人員結(jié)結(jié)帳；如如有事故故發(fā)生的的或現(xiàn)場場服務(wù)不不好的，行政做做出處理理決定，并將事事故記錄錄。行政人員員組織人人員對公公司的物物品進行行整理。例如：桌布、自宣物物品、工工具箱、X展架架等?；顒油戤叜吅?，業(yè)業(yè)務(wù)人員員整理活活動照片片，將需需要洗的的照片交交于行政政部；如如需制作作影像資資料的需需將制作作內(nèi)容交交于行政政部。行

11、行政部在在活動結(jié)結(jié)束后的的三天內(nèi)內(nèi)將照片片、碟等等資料交交于業(yè)務(wù)務(wù)部。業(yè)務(wù)人員員在活動動結(jié)束后后的一天天內(nèi)將合合同的補補充明細細做出，交于行行政；行行政在活活動結(jié)束束的三天天后將所所有單據(jù)據(jù)返回財財務(wù)。項目要求求單活動名稱稱： 活動地地點： 活動動時間：項目名稱稱數(shù)量完成時間間配套物品品備注 業(yè)務(wù)負負責(zé)人： 業(yè)務(wù)務(wù)部負責(zé)責(zé)人： 格式22：費用預(yù)算算單活動名稱稱： 活動地地點： 活動時時間：項目數(shù)量金額備注合計金額額（大寫寫）： ￥：人員通知知單(執(zhí)執(zhí)行方:)活動名稱稱: 活動地地點: 完完成時間間:項目數(shù)量單價金額服務(wù)內(nèi)容容及要求求到位時間間合計金額額（大寫寫）： ￥：說明1、每次次活動，執(zhí)行

12、方方須提前前接單，并按該該通知單單要求執(zhí)執(zhí)行，憑憑單支付付費用。2、如執(zhí)執(zhí)行方時時間延誤誤30分分鐘以內(nèi)內(nèi)，向甲甲方支付付該項目目30%的違約約金；若若執(zhí)行方方時間延延誤超過過30分分鐘，扣扣除相應(yīng)應(yīng)的人工工費，并并賠償因因此造成成的損失失。3、在執(zhí)執(zhí)行期內(nèi)內(nèi)乙方出出現(xiàn)的任任何違法法行為或或事故，甲方不不承擔(dān)任任何責(zé)任任，均由由乙方負負責(zé)。4、執(zhí)行行方在服服務(wù)期內(nèi)內(nèi)代表甲甲方形象象，不得得自行與與客戶交交流，更更不得發(fā)發(fā)生不利利于甲方方形象的的言行。否則扣扣除全部部人工費費，并賠賠償因此此造成的的損失。下單人: 業(yè)業(yè)務(wù)負責(zé)責(zé)人: 接單人人:制作通知知單(執(zhí)執(zhí)行方:)活動名稱稱： 活活動地點點： 完成成時間：項目材質(zhì)數(shù)量及規(guī)規(guī)格單價金額備注合計金額額：（大大寫）： ￥：說明1、每次次活動，執(zhí)行方方須提前前接單，并按該該通知單單要求執(zhí)執(zhí)行，憑憑單支付付費用。2、如執(zhí)執(zhí)行方時時間延誤誤30分分鐘以內(nèi)內(nèi)，向甲甲方支付付該項目目30%的違約約金；若若執(zhí)行方方時間延延誤超過過30分分鐘，扣扣除相應(yīng)應(yīng)的人工工費，并并賠償因因此造成成的損失失。3、在執(zhí)執(zhí)行期內(nèi)內(nèi)乙方出出現(xiàn)的任任何違法法行為或或事故，甲方不不承擔(dān)任任何責(zé)任任，均由由乙方負負責(zé)。4、執(zhí)行行方在服服務(wù)期內(nèi)內(nèi)代表甲甲方形象象，不得得自行與與