高效時(shí)間管理課件

1、高效時(shí)間管理課件高效時(shí)間管理課件2目 錄第一章 駕馭好你的時(shí)間第二章 管理時(shí)間的幾個(gè)迷思第三章 練習(xí)排序第四章 “拖延”是偷窺時(shí)間之賊第五章 巨石、阻礙、目標(biāo)和整合 時(shí)間管理四部曲4目 錄第一章 駕馭好你的時(shí)間3目 錄第六章 如何有效授權(quán)第七章 學(xué)會(huì)說“不”第八章 預(yù)期的藝術(shù)第九章 找回流逝的時(shí)間第十章 時(shí)間管理的強(qiáng)力工具5目 錄第六章 如何有效授權(quán)4第一章 駕馭好你的時(shí)間 科技帶給我們很大的便利，但也帶來了挑戰(zhàn)。播報(bào)新聞時(shí)電視銀幕下方打上“跑馬燈”；（時(shí)間短、內(nèi)容多）每天早上打開電子郵件，有些是你必須要了解的，由更多是垃圾郵件，須花時(shí)間整理。6第一章 駕馭好你的時(shí)間 科技帶給我們很大的便利5

2、該思考的事 假設(shè)有一家銀行每天早上在你的戶頭里存進(jìn)86400元。但因?yàn)槭Ｓ噱X不能移至到第二天，因此你今天沒花完的部分會(huì)從戶頭中移除。 你會(huì)怎么做？你很可能每天都在截止時(shí)間內(nèi)提光每一份錢。但如果你夠聰明的話，你會(huì)為明天做一些投資。7該思考的事 假設(shè)有一家銀行每天早上在你的戶頭6了解你的時(shí)間管理風(fēng)格不同的個(gè)體有著不同的個(gè)人風(fēng)格。（工作、學(xué)習(xí)、生活）現(xiàn)在最重要的是了解自己目前的狀況、管理風(fēng)格。8了解你的時(shí)間管理風(fēng)格不同的個(gè)體有著不同的個(gè)人風(fēng)格。（工作、7熱烈流傳e-mail：時(shí)間的價(jià)值要了解一年的價(jià)值，去問被死當(dāng)?shù)膶W(xué)生。要了解一個(gè)月的價(jià)值，去問早產(chǎn)兒的母親。要了解一個(gè)星期的價(jià)值，去問周刊的編輯。要了

3、解一個(gè)小時(shí)的價(jià)值，去問等待見面的情人。要了解一個(gè)秒鐘的價(jià)值，去問才從車禍死里逃生的人。要了解千分之一秒的價(jià)值，去問贏得奧運(yùn)金牌的人。 （時(shí)間的價(jià)值大過于任何貨幣，錢+子孫 ）9熱烈流傳e-mail：時(shí)間的價(jià)值要了解一年的價(jià)值，去問被死8你的時(shí)間管理究竟做得如何？你在過去三個(gè)月內(nèi)是否有預(yù)期外的財(cái)務(wù)花費(fèi)？你每星期是否有一天會(huì)把公事帶回家？你每星期加班的天數(shù)是否超過兩天？你是否經(jīng)常延拖延時(shí)間回復(fù)電話給你不喜歡的人，即使那是一通很重要的電話？你是不是總等到牙齒痛了才去看醫(yī)生？你是不是常常不吃早餐？下面有幾道題你可以給與肯定的回答？4道題回答“是的”，行為需要調(diào)整10你的時(shí)間管理究竟做得如何？你在過去三

4、個(gè)月內(nèi)是否有預(yù)期外的9你和時(shí)間的關(guān)系1、花掉的 2、白色的 3、友善的 4、機(jī)會(huì)5、充滿生機(jī)的 6、無人領(lǐng)取的 7、筋疲力盡 8、空洞的 9、準(zhǔn)備就緒的 10、忙碌 11、易駕馭的 12、有效的 13、巨大的 14、持續(xù)不停的15、緊張的 16、像山谷般的17、可使用的 18、空的 19、充滿活力的20、用不靜止的21、顛簸的 22、擁擠的 23、空白的 24、刺激的時(shí)間要被填滿時(shí)間視為敵人可以掌控時(shí)間11你和時(shí)間的關(guān)系1、花掉的 2、白色的 10時(shí)間跑哪兒去了？每天上班時(shí)間里耗時(shí)最長的兩件事。每天下班后私人時(shí)間里最耗時(shí)的兩件事。你意外發(fā)現(xiàn)竟然要花這么多時(shí)間的兩件事。你意外發(fā)現(xiàn)竟然要花這么少時(shí)

5、間的兩件事。誠實(shí)評(píng)估哪些活動(dòng)應(yīng)該花較少的時(shí)間。誠實(shí)評(píng)估哪些活動(dòng)應(yīng)該獲得更多的時(shí)間。你連續(xù)幾天帶著一本小冊子，寫下做所有事情所花的時(shí)間。12時(shí)間跑哪兒去了？每天上班時(shí)間里耗時(shí)最長的兩件事。你連續(xù)幾11第二章 管理時(shí)間的幾個(gè)迷思 時(shí)間管理學(xué)中，有些迷思似乎已經(jīng)根深蒂固。更糟的是，這些迷思還會(huì)侵蝕你對(duì)組織化生活方式的真正投入。13第二章 管理時(shí)間的幾個(gè)迷思 時(shí)間管理學(xué)中，有些迷思似12迷思1：時(shí)間管理只是偏執(zhí)行為的另一個(gè)標(biāo)簽 強(qiáng)迫行為最常見（也是最有害）的一種，且會(huì)影響真正的效率和生產(chǎn)力的，就是完美主義。 曾經(jīng)有人說過：完美主義并不是解決之道，而是個(gè)問題。14迷思1：時(shí)間管理只是偏執(zhí)行為的另一個(gè)標(biāo)簽

6、 強(qiáng)迫行為13如果周末一事無成，有些人就會(huì)覺得有罪惡感?？吹郊t燈就生氣的駕駛?cè)?。常常不由自主在辦公室發(fā)脾氣的人?？偸潜M力準(zhǔn)時(shí)赴約的人，且赴約時(shí)間不早不晚。會(huì)擔(dān)心假期，害怕辦公室工作做不完。迷思1：時(shí)間管理只是偏執(zhí)行為的另一個(gè)標(biāo)簽每人總有對(duì)時(shí)間產(chǎn)生偏執(zhí)的時(shí)候，以下是幾個(gè)例子：3時(shí)間管理可以作為抵御人生許多壓力的第二道堅(jiān)實(shí)防盾。因此。15如果周末一事無成，有些人就會(huì)覺得有罪惡感。迷思1：時(shí)間管14迷思2：時(shí)間管理將扼殺自發(fā)性與樂趣 具有時(shí)間管理的人，會(huì)為了生活的樂趣而留出一大塊時(shí)間。他們知道有些事需要組織、有些不必。只有那些時(shí)間管理不良的人才會(huì)喪失生活的樂趣。做好時(shí)間管理的人仍然可以從計(jì)劃外的某些

7、事有所收獲。 （避免日本“過勞死”）時(shí)間管理不是扼殺創(chuàng)意和樂趣的兇器，事實(shí)上卻是制造創(chuàng)意和樂趣的工具。16迷思2：時(shí)間管理將扼殺自發(fā)性與樂趣 具15迷思3：我也許可以組織自己 但公司永遠(yuǎn)無法自行組織起來 如果你的問題是無法讓其他人準(zhǔn)時(shí)完成工作，這是需考慮將工作分成更小分，且每一份都有一個(gè)期限。畢竟，當(dāng)人把注意力集中在一棵樹時(shí)，工作成果會(huì)比對(duì)著整篇森林要好。17迷思3：我也許可以組織自己 16迷思4：一體適用類型1：線性類型2：疊式一次只有一人、一事一次多人、多事精確的時(shí)間表松散的時(shí)間守時(shí)不守時(shí)定義明確的目標(biāo)常常不提目標(biāo)事務(wù)導(dǎo)向社交導(dǎo)向主動(dòng)放松有架構(gòu)彈性不鼓勵(lì)工作上的社交工作的社交很平常每天早上

8、班、早下班每天晚上班、晚下班重視效率效率不及重要定義明確的程序、例行工作未充分定義或遵守程序、例行工作例子例子美國、加拿大、德國、瑞士、北歐非洲、中東、拉丁美洲、意大利南方、希臘18迷思4：一體適用類型1：線性類型2：疊式一次只有一人、一17第三章、練習(xí)排序“排好你的鴨群”是一句熟悉、迷人的句子。19第三章、練習(xí)排序“排好你的鴨群”是一句熟悉、迷人的句子。18ABC法簡單介紹ABC法：A級(jí)工作：重要，且有時(shí)間壓力；B級(jí)工作：重要，但時(shí)間壓力不如A級(jí)工作；C級(jí)工作：暫時(shí)還沒有時(shí)間壓力；D級(jí)工作：選擇性的（做或不做都無所謂），不重要，也沒有時(shí)間壓力。20ABC法簡單介紹ABC法：19索引卡法、便利

9、貼法、盤點(diǎn)法、報(bào)酬法索引卡法/便利貼法是由ABC演變而來的，以書面為基礎(chǔ)的方法。盤點(diǎn)法是ABC的另一個(gè)版本，基本上是結(jié)果導(dǎo)向，不再由A、B、C價(jià)值來主導(dǎo)你的工作。報(bào)酬法絕對(duì)符合長期以來將時(shí)間視為貨幣的傳統(tǒng)觀念。將時(shí)間視為貨幣般的報(bào)酬，常常能讓你的排序更為精確。21索引卡法、便利貼法、盤點(diǎn)法、報(bào)酬法索引卡法/便利貼法是由20巴瑞多定律 簡略來說，就是在任何事項(xiàng)中，有80%的價(jià)值來 自其中20%的事物。22巴瑞多定律 簡略來說，就是在任何事項(xiàng)中，有80%的21第四章、“拖延”是偷竊時(shí)間之賊 每個(gè)人都會(huì)有拖延時(shí)間的時(shí)候，此時(shí)也許會(huì)有一種罪惡感，決心不再犯，但是下次還是會(huì)再犯。 拖延是時(shí)間管理的竊賊，

10、它偷走了你的人生，也劫走了你所有最寶貴的財(cái)富之一。23第四章、“拖延”是偷竊時(shí)間之賊 每個(gè)人22拖延的原因拖延看似嚇人的事物不喜歡的事物不明確的事物流程目標(biāo)不明恐懼改變害怕失敗過度承諾的傾向總是臨陣磨槍內(nèi)在外在24拖延的原因拖延看似嚇人的事物不喜歡的事物不明確的事物流程23八大因素的分析拖延2、看似嚇人的事物1、不喜歡的事物3、不明確的事物流程4、目標(biāo)不明確5、恐懼改變6、害怕失敗7、過度承諾的傾向8、總是臨陣磨槍內(nèi)在外在25八大因素的分析拖延2、看似嚇人的事物1、不喜歡的事物3、24結(jié)論 拖延也可能有益，不過是對(duì)別人有利。 如果你能夠控制拖延時(shí)間的傾向，你就能跨出善用時(shí)間的一大步。26結(jié)論

11、拖延也可能有益，不過是對(duì)別人有利。25第五章、巨石、阻礙、目標(biāo)、整合時(shí)間管理四部曲 做任何事情都要按先后順序、依事情的輕重來做，如果不先考慮大事，就不能把每樣事都排進(jìn)來。27第五章、巨石、阻礙、目標(biāo)、整合時(shí)間管理四部曲 26建立目標(biāo)目標(biāo)設(shè)定是成功不可或缺的條件目標(biāo)必須是可達(dá)成、可評(píng)量、可寫下來，以及可堅(jiān)持的，而且有期限的。28建立目標(biāo)目標(biāo)設(shè)定是成功不可或缺的條件27整合整合就是把各種事物整理起來。（復(fù)印文件）它能讓工作更有成果、更有效率、也更為扎實(shí)。29整合整合就是把各種事物整理起來。（復(fù)印文件）28找出活動(dòng)的模式 你是哪一種時(shí)鐘？早起鳥醒來說：“起床啰！真好，又是嶄新的一天！夜貓子卻回應(yīng)：“

12、閉嘴，別吵我?！?0找出活動(dòng)的模式 你是哪一種時(shí)鐘？29第六章、如何有效授權(quán) “這不是我的工作”這句話充滿著各種意義。 你現(xiàn)在做的事不少并不是你的工作，例如你可以授權(quán)的事，或一些不該授權(quán)給你的事。授權(quán)不只限于主管、經(jīng)理人和其他“有權(quán)”的人。31第六章、如何有效授權(quán) “這不是我的工作”這句話充滿著30你可以授權(quán)給誰？你向上平行平行向下32你可以授權(quán)給誰？你向上平行平行向下31你可以授權(quán)哪些事？你不想做，但其他人可能很想做的事。別人更適合做的事。33你可以授權(quán)哪些事？你不想做，但其他人可能很想做的事。32授權(quán)為什么困難？1、我失去對(duì)件事的控制權(quán)2、我是唯一能做好這件事的人3、如果交給別人去做，我會(huì)

13、顯得很難堪4、我擔(dān)心我沒有授權(quán)的權(quán)利5、如果我授權(quán)的對(duì)象成功了，我可能變得可有可無6、我就是沒想到34授權(quán)為什么困難？1、我失去對(duì)件事的控制權(quán)33授權(quán)的關(guān)鍵步驟 溝通技巧：1、眼神接觸2、尊重別人3、說話時(shí)也注意聆聽4、在開口前要先組織自己的思想5、避免使用無謂的行話或技術(shù)名詞6、鼓勵(lì)發(fā)問7、征求回饋意見8、避免在生氣時(shí)開口35授權(quán)的關(guān)鍵步驟 溝通技巧：34授權(quán)流程圖授權(quán)圖開始找出工作圖表流程找出最佳人選說明任務(wù)內(nèi)容解釋好處訂出標(biāo)準(zhǔn)確立報(bào)告方法鼓勵(lì)發(fā)問建立總結(jié)文件進(jìn)度檢討期末報(bào)告評(píng)估結(jié)果稱贊/建議改良結(jié)束不適當(dāng)適當(dāng)36授權(quán)流程圖授權(quán)圖開始找出工作圖表流程找出最佳人選說明任務(wù)35第七章、學(xué)會(huì)說“

14、不”有時(shí)候朋友、同事和其他人的盛情難以拒絕，要說“不”真的很困難，但有時(shí)候我們必須練習(xí)說“不”。37第七章、學(xué)會(huì)說“不”有時(shí)候朋友、同事和其他人的盛情難以拒36什么事要說“不”1、這個(gè)承諾有什么意義？（會(huì)議）2、若你明天要參加這個(gè)會(huì)議，從你已經(jīng)做好的規(guī)劃書來看，你是否已經(jīng)善用了你的時(shí)間？38什么事要說“不”1、這個(gè)承諾有什么意義？（會(huì)議）37如何說“不”1、給理由2、要有手腕3、提議折沖方案4、不要拖延決定39如何說“不”1、給理由38第八章、預(yù)期的藝術(shù) 預(yù)期未來需要對(duì)過去、現(xiàn)在都有充分的認(rèn)識(shí)，這是再明顯不過的事。 只要你保持耳聰目明，你就能大幅度提高預(yù)期未來事件的能力。你越了解周圍的事，就越

15、能看出事件走向是否影響到你。（聽說上司升官）40第八章、預(yù)期的藝術(shù) 預(yù)期未來需要對(duì)過去、現(xiàn)在都有充39你有預(yù)知問題的能力嗎？ 扎實(shí)的預(yù)期能力，在許多方面都能為你帶來好處。把注意力投注在這些領(lǐng)域，將能幫助你搶先預(yù)知問題、避免失敗。（飛機(jī)延誤）41你有預(yù)知問題的能力嗎？ 扎實(shí)的預(yù)期能力40假期限的策略 給（下屬、同事、朋友）假時(shí)間和假期限，但不要告訴他們你這樣做。因?yàn)槿绻麄冏詈笮枰嗟臅r(shí)間，你可以大方寬限他們一點(diǎn)時(shí)間。42假期限的策略 給（下屬、同事、朋41最大的災(zāi)難 預(yù)期能力是一項(xiàng)寶貴的資產(chǎn)，能幫助你避免一些突如其來的事件造成的災(zāi)難。（丟皮夾子）43最大的災(zāi)難 預(yù)期能力是一項(xiàng)寶貴的資產(chǎn)，42

16、第九章、找回流逝的時(shí)間1、每周有40小時(shí)在看電視2、一生花6年時(shí)間在吃東西3、5年在排隊(duì)4、每晚睡7.7個(gè)小時(shí)5、周末采購59分鐘6、花1年時(shí)間在找亂放的東西44第九章、找回流逝的時(shí)間1、每周有40小時(shí)在看電視43時(shí)間殺手1、社交2、東西亂放3、忘東忘西4、搭飛機(jī)5、閱讀時(shí)間6、啰嗦的人45時(shí)間殺手1、社交44第十章、時(shí)間管理的強(qiáng)力工具1、我需要它嗎？2、我需要所有的功能嗎？3、它夠人性化嗎？4、它很穩(wěn)定可靠嗎？5、它會(huì)不會(huì)很快就過時(shí)了？46第十章、時(shí)間管理的強(qiáng)力工具1、我需要它嗎？451、是否必要？ 有些人在出手買下各種小玩意兒，就因?yàn)檫@些東西是最流行的。但結(jié)果是用不上，就是浪費(fèi)時(shí)間，根本不能省時(shí)間。(手機(jī))471、是否必要？ 有些人在出手買下各種小462、補(bǔ)償功能 在選擇時(shí)間管理工具時(shí)，你要問自己兩個(gè)問題：“那種產(chǎn)品具備我所需要的所有功能，同時(shí)也沒有太多我不需要的功能？” “我會(huì)因這些功能而受惠嗎？”482、補(bǔ)償功能 在選擇時(shí)間管理工具時(shí)，你473、夠人性化嗎？ 想知道一個(gè)產(chǎn)品多么具人性化，其中一個(gè)方法就是:請(qǐng)業(yè)務(wù)員為你演示產(chǎn)品的功能，或者讓你現(xiàn)場親自試用