文件控制程序

1、6/64.1 文件掌握程序章節(jié)號4.1版本1頁次1/3 1 目的對與公司質量管理體系有關的文件進行掌握，確保各相關場所用法文件為有效版本。 2 范圍 適用于與質量管理體系有關的文件掌握。 3 職責 3.1 總經理負責批準發(fā)布質量手冊。 3.2 管理者代表負責審核質量手冊。 3.3 各部門負責相關文件的編制、用法和保管。 3.4 質量部負責組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。并負責公司體系文件的名目管理，歸檔工作。 3.5 各部門負責本部門與質量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔等。 3.6 行政科負責對公司文件的統(tǒng)一發(fā)放，歸檔整理工作。 4 程序 4.1 文件分類及保管 4.1.1 質量手冊（包含

2、了全部過程掌握的程序文件），由質量 4.1.2 a) 部門工作手冊，作為各部門運行質量管理體系的常用實施細則：包括管理標準（部門管理制度等）；工作標準（崗位責任制和任職要求等）；技術標準（國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范等）；部門記錄文件等。由各相關部門自行保存并報質量部備案存檔； b) 其他質量文件：由各相應的業(yè)務部門保存、用法。4.1.3 公司級管理性文件，如各種行政管理制度、部特別來的管理性文件，包括與質量管理體系有關的政策，法律法規(guī)文件等，由質量部保存。4.2 文件的編號4.2.1 質量管理體系文件的編號a) 質量手冊：公司名稱代號質量手冊代號發(fā)放年號，手冊中各章以章

3、節(jié)號區(qū)分。例如：XJQM2011，表示新建公司質量手冊2011版。4.1 文件掌握程序章節(jié)號4.1版本1頁次2/3b)補充的程序文件：續(xù)章節(jié)號；通用規(guī)范/記錄：S/R文件章節(jié)號挨次號；c)用法部門質量記錄：主要用法部門代號質量手冊中的文件章節(jié)號記錄編號例如：ZL8.401，表示質量部在質量手冊中第8.4章改進掌握程序中的第1個質量記錄文件，不帶后綴數(shù)字統(tǒng)一默認為第一版，第二版開頭起編版本號，依次為2,3，依此類推。d) 各部門其他質量文件：部門代號文件挨次號年號例如：YW052000，表示業(yè)務部于2000年發(fā)放的第5號文件4.2.2 部門代號規(guī)定如下：辦公室BG；財務部CW；生產部SC；人事科

4、RS ；行政科XZ；物流部WL；業(yè)務部YW；質量部ZL；選購部CG；樣品設計部YP。4.3 文件的編寫、審核、批準、發(fā)放文件發(fā)布前應得到批準，以確保文件是適宜的：a) 質量手冊由質量部負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經理批準發(fā)布，由行政科負責登記、發(fā)放；b) 各部門工作手冊由各部門主管組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經理批準，行政科負責登記、發(fā)放；c) 應確保文件用法的各場所都應得到相關文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫文件發(fā)放、回收記錄。 4.4 文件的受控狀況文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質量體系運行緊密相關的文件應為受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。受控方式：蓋受控

5、章，編受控號，質量手冊發(fā)放時應注明發(fā)放號。4.5 文件的更改a) 質量手冊由質量部組織更改，填寫文件更改申請，經管理者代表審核，上報總經理批準后更改，由行政科發(fā)放，行政科應保留文件更改內容的記錄；其他文件的更改由各相應主管部門填寫文件更改申請單，經原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。假如指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料；全部被更改的原文件必需由相應主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。4.6 文件的領用文件用法者應填寫文件發(fā)放、回收記錄，經相應主管部門負責人審批方可領用。b) 因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件；因丟失而補發(fā)

6、的文件，應賜予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應發(fā)放簽收記錄。4.1 文件掌握程序章節(jié)號4.1版本1頁次3/34.7 文件的保存、作廢與銷毀4.7.1a) 與質量管理體系相關的文件都必需分類存放在干燥通風，平安的地方；b) 各部門文件由本部門資料員保管。質量部每年對各部門文件保管狀況進行檢查；c) 對受控文件，各部門資料員應準時填寫本部門用法文件的部門受控文件清單。每半年應將清單副本報質量部備案，如內容如有轉變，應通知質量部；d) 任何人不得在受控文件上亂涂亂改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。 4.7.2 a) 全部失效或作廢文件由相關部門資料員準時從全部發(fā)放或用法場所撤出，確保防止作廢文件的非預期用法；b) 為某種緣由需保留的任何已作廢的文件，都應進行適當?shù)臉俗R；c) 對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫文件銷毀申請，以管理者代表批準后，由質量部授權相關部門銷毀。4.7.3 文件的借閱、復制借閱、復制與質量管理體系有關的文件，應填寫文件借閱、復制記錄，由相關部門負責人按規(guī)定權限審批后向資料管理人借閱、復制。復制的受控文件必需由資料管理人登記編號。4.8 外來文件的掌握4.8.14.8.2 質量4.9 每年由質量部組織對現(xiàn)有質量管理體系文件進行定期評審，各部門結合平常用法狀況進行適時評審，必要