淺談疾控檔案管理的現(xiàn)代化

1、淺談疾控檔案管理的現(xiàn)代化【摘要】知識經(jīng)濟社會快速開展，需要大量的信息為其支撐，疾控檔案管理如何才能到達將人類社會知識的積累和作為科技成果的信息的檔案快速、準確地提供應社會效勞的目的，惟一的方法就是充分運用現(xiàn)代技術手段科學地管理檔案。為了適應現(xiàn)代社會開展的需要，檔案部門正積極地將各種現(xiàn)代信息技術運用于疾控檔案管理工作中?！娟P鍵詞】檔案管理現(xiàn)代化知識經(jīng)濟社會快速開展，需要大量的信息為其支撐，疾控檔案管理如何才能到達將人類社會知識的積累和作為科技成果的信息的檔案快速、準確地提供應社會效勞的目的，惟一的方法就是充分運用現(xiàn)代技術手段科學地管理檔案。為了適應現(xiàn)代社會開展的需要，檔案部門正積極地將各種現(xiàn)代信

2、息技術運用于疾控檔案管理工作中。1管理手段的現(xiàn)代化現(xiàn)代信息技術運用于疾控檔案管理工作，在傳統(tǒng)的檔案工作的各個環(huán)節(jié)中，現(xiàn)代疾控檔案管理手段替代了傳統(tǒng)管理手段。利用計算機完成文檔一體化管理，計算機輔助立卷，檔案文件的全文和檔案內容信息的存儲與檢索，檔案自動標引、編目、統(tǒng)計、借閱，檔案庫房管理等，并且在進展管理時，計算機可以不分各個業(yè)務管理環(huán)節(jié)的先后順序，使傳統(tǒng)疾控檔案管理的有時間先后的各個業(yè)務環(huán)節(jié)實現(xiàn)了無縫銜接，從而進步了檔案工作的效率和質量。運用多媒體技術將靜態(tài)圖像、圖形、手稿、照片、文字、錄音、錄像等各種不同載體的檔案以數(shù)字形式存人計算機，對檔案進展綜合處理，使利用者能隨時查詢文字、照片、聲音

3、、影像等多種形式的檔案信息。從而改變了傳統(tǒng)檔案都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息互相別離存儲，難以有機地結合起來的局限，促進了檔案信息處理效率的進步。利用多媒體技術實現(xiàn)多種類型檔案信息的綜合性管理。網(wǎng)絡化是檔案工作步入現(xiàn)代化的最好的技術手段。網(wǎng)絡技術和虛擬技術的運用，改變了傳統(tǒng)檔案館檔案搜集、歸檔和信息利用的方式。自動控制技術的運用在疾控檔案管理中尤其是在對庫房進展自動化管理中發(fā)揮重大的作用，比方自動監(jiān)控庫房溫濕度，記錄分析空氣清潔度，自動控制防火、警衛(wèi)等。條碼技術運用于檔案庫房管理，擺脫了由落后的手工操作帶來的檔案放錯位置、缺檔的問題，進步了工作效率。運用數(shù)字電子影像技術，將傳統(tǒng)的

4、紙質等檔案載體的文字、圖片、影像等直讀信息轉換為數(shù)字代碼信息，結合運用計算機管理軟件、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、海量存儲技術，對數(shù)字化檔案信息進展存儲、管理、索引，以代替紙張等傳統(tǒng)存儲和管理方式。具有大量文件快速錄入、文檔海量儲存?zhèn)浞?、查詢方便快速、?jié)省存儲空間與本錢、文檔資料的共享、保持原始資料和憑證的原始風貌、大大進步檔案的使用壽命等優(yōu)點，解決了疾控檔案管理中保存困難、管理本錢高、檢索困難的問題。傳統(tǒng)紙質檔案信息的保密比擬簡單，只要載體不受損壞，疾控檔案管理人員遵守職業(yè)道德，嚴守檔案機密，就能使檔案信息的平安性等到保證。而電子檔案由于其自身的特點，保護好載體不受損壞，僅只是最根本的要求，電

5、子檔案信息的保密需要采取多種現(xiàn)代技術方法和手段來施行。網(wǎng)絡系統(tǒng)運用于疾控檔案管理中，檔案館中最珍貴的不是各種網(wǎng)絡硬件，而是網(wǎng)絡上存儲的檔案數(shù)據(jù)，假如無法保證網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的平安，那么檔案的網(wǎng)絡管理就失去了意義。目前普遍使用的網(wǎng)絡平安技術主要有：防火墻技術、網(wǎng)絡入侵檢測技術、網(wǎng)絡防病毒技術、網(wǎng)絡文件備份技術等。2管理方法的現(xiàn)代化疾控檔案管理對象的數(shù)字化必然要求其管理形式與方法的相應變革。隨著現(xiàn)代科技、消費和管理活動的開展，伴隨著辦公自動化、信息技術應用的不斷開展，電子文件、電子疾控檔案管理的新課題已經(jīng)提出?，F(xiàn)代信息技術為以電子檔案為對象的疾控檔案管理工作提供了一個嶄新的平臺，疾控檔案管理工作的形式與方

6、法也發(fā)生了宏大的變化。(1)文件歸檔的新形式電子文件的歸檔形式一種是在單機環(huán)境下形成的電子文件，歸檔是檔案載體的歸檔，其工作形式與紙質文件大致一樣；另一種是基于網(wǎng)絡環(huán)境下形成的電子文件，采取網(wǎng)絡移交的方式進展歸檔，即由計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)自動完成其積累，形成相應的電子檔案數(shù)據(jù)庫，也就是通常所說的“文檔一體化管理形式。文檔一體化的施行是通過運用計算機網(wǎng)絡技術把各文書處理部門聯(lián)結起來，各部門起草的電子文件由計算機網(wǎng)絡傳輸?shù)綑n案部門，檔案部門通過計算機主機對信息自動判斷，完成從文件起草、管理，到文書自動組卷、同步著錄標引、編目、歸檔等文書處理工作和歸檔的全部業(yè)務工作。(2)檔案移交與接收程序的新形式網(wǎng)絡環(huán)

7、境下生成的電子文件那么可以隨辦隨歸，只要辦理完畢就可以完成電子文件的邏輯歸檔，打破了檔案移交和接收的時限，既減輕了機關檔案室的工作量，也使檔案館成為真正意義上的信息中心。(3)檔案整理工作新形式在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下生成的電子檔案，其整理工作是通過計算機和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)對虛擬檔案信息的整理，這與傳統(tǒng)的以紙質等檔案實體為對象的手工整理工作形式相比，發(fā)生了宏大的變革。主要表達在以下幾個方面：1)以“件為單位整理立卷的變革。電子文檔是“虛擬的，電子文檔的整理是“非實體的在整個整理過程中，傳統(tǒng)“案卷的概念在電子文檔中已經(jīng)消亡，傳統(tǒng)的手工立卷、組卷、裝訂等整理方式也將成為歷史。2)“全過程管理形式。所謂“全過

8、程管理就是指對電子文件從產生到最終銷毀或永久保存進展全過程的監(jiān)控和管理。在電子文件時代，電子文件從產生到最終銷毀或永久保存是一個完好的運動過程，而且各個運動階段之間的界限不再像紙質文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就更加需要對電子文件從生成、運轉到保管、利用和銷毀的整個生命過程實行實時監(jiān)控，以確保電子文件的完好性、真實可靠性、平安性和可讀性。3)“前端控制理論。在網(wǎng)絡環(huán)境下，電子文件與疾控檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)之問界限已變得模糊，疾控檔案管理不再是從文件歸檔轉化為檔案開場，而是延伸到文件的形成階段，在電子文件管理系統(tǒng)設計之時就積極介入其中，把電子文件(包括歸檔電子文件)的管理要求融入系統(tǒng)功能設計之中。

9、4)整理工作的質量。由于電子文檔的整理是在計算機上完成的，其整理質量不再像紙質文檔那樣僅僅取決于檔案整理人員的程度和敬業(yè)精神，而是有賴于疾控檔案管理軟件。因此，電子文檔整理時既要設計好分類方案，又要開發(fā)出先進科學的疾控檔案管理信息系統(tǒng)，從而到達進步整理工作程度的目的。(4)檔案鑒定工作新內容電子檔案內容鑒定的原那么、標準和方法與紙質檔案大體一樣，根據(jù)檔案內容斷定其保存價值，并根據(jù)其價值的大小確定不同的保管期限；技術鑒定那么是從信息技術的角度對它的可存取性、平安性及生成時的環(huán)境條件進展鑒定。主要包括可讀性鑒定、病毒鑒定、介質(存儲載體)狀況鑒定、軟硬件環(huán)境鑒定，電子檔案的鑒定工作將逐漸轉變到以技

10、術鑒定為主。(5)檔案庫房自動化管理新形式運用計算機、網(wǎng)絡等技術進展檔案庫房的全新管理形式，即自動化檔案庫房管理。自動化庫房管理主要包括兩方面的內容：一是利用疾控檔案管理數(shù)據(jù)庫與檔案庫房建立邏輯關聯(lián)，由計算機對入庫檔案和庫房設備的有關數(shù)據(jù)進展分析，隨時反映庫房情況，例如庫房的空間利用情況、庫存檔案材料的類型、保管狀況等；二是由計算機自動調節(jié)庫房的溫濕度、庫房供暖、自動控制照明、自動防火、智能報警系統(tǒng)等。(6)檔案保護新思路電子檔案載體的保護，主要是要保證電子檔案載體有一個合適于磁、光介質保存的環(huán)境，諸如溫度的控制要適當，存放載體的柜、架及庫房應到達的有關標準的要求，載體應直立排放，滿足避光、防

11、塵、防變形等的要求，并遠離強磁場和有害氣體等要求。由于電子檔案載體，特別是磁性載體，一般保存時間為1020年，因此，必須進展定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。對于電子檔案的檢測與維護，要進展嚴格管理，因為任何一項誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成無法彌補的損失，所以，必須對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進展記錄，防止發(fā)生人為的誤操作而造成不必要的重復勞動。(7)統(tǒng)計工作的自動化由于電子檔案立足于計算機管理，其統(tǒng)計工作變得非常簡單，一般的疾控檔案管理信息系統(tǒng)都具備自動統(tǒng)計功能，依賴于計算機管理的檔案統(tǒng)計工作準確性高、工作量校(8)檔案利用的網(wǎng)絡化計算機網(wǎng)絡技術為檔案信息能超越時間、空間、機構等提供了便利。通過建立檔案信息網(wǎng)站，將檔案信息網(wǎng)聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng)，不僅實現(xiàn)了檔案部門間的信息交流和資源共享，而且拓展檔案利用效勞的范圍，使檔案效勞從封閉的機要效勞轉向開放效勞，從為單純國家機構效勞擴展到為全社會效勞，從單純?yōu)檎賳T效勞擴展到為廣闊民眾效勞。在檔案效勞工作中完全以電子計算機和網(wǎng)絡技術進展信息的組織，以檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)檢索功能，向利用者提供內容豐富、形式多樣的檔案信息，使檔案效勞工作中的時間與空間概念發(fā)生了宏大變化?，F(xiàn)代信息技術為檔案信息資源共享提供了條件。3檔案工作的新形式隨著信息技術在疾控檔案管理工作中的運用，檔案工作的形