采購員工作技能培訓課件

1、采購員工作技能培訓技能四 采購訂單處理 四 采購訂單處理一、采購訂單的內(nèi)容二、訂單處理的流程三、小額訂單處理四、緊急訂單處理一、采購訂單的內(nèi)容 采購訂單就其樣式和在公司內(nèi)的傳遞路線而言各不相同，但一般都包括頭部、正文和尾部。具體如下：內(nèi)容頭部包括訂單名稱、訂單編號、采供雙方的企業(yè)名稱、簽訂地點、簽訂時間正文包括物品名稱與規(guī)格、物品的數(shù)量條款、物品的質(zhì)量條款、物品的包裝條款、價格條款、運輸方式、支付條款、交貨地點、檢驗條款、保險條款、違約責任條款、仲裁條款、不可抗力條款等尾部包括訂單份數(shù)量及生效日期、簽訂人的簽名、采供雙方公司的公章采購訂單的內(nèi)容 采購訂單的格式供方：電話：傳真：交貨地址：電 話

2、：傳 真：訂購日期： 貨 幣：付款方式： 聯(lián)系人：備注：序號物料編碼/名稱供應商物料編碼訂購數(shù)量單位單價金額合計金額說 明本訂單僅規(guī)定供方交貨的時間、地點、品種、數(shù)量、單價、金額，詳細交貨要求及結(jié)算方式依據(jù)供方與我公司簽訂的具體協(xié)議執(zhí)行供方簽認（蓋章）業(yè)務員： 經(jīng)理：批 準： 日期：有限公司（蓋章）業(yè)務員： 經(jīng)理：批 準： 日期：采購訂單（一）采購訂單（二）供應商名稱供應商地址交貨地點交貨方式項次料號品名規(guī)格數(shù)量單位單價總價交貨日期技術協(xié)議及要求采購部經(jīng)辦總經(jīng)理批準合計稅前金額主管稅額稅后金額經(jīng)理注意事項供應商必須嚴守交貨日期，若逾期交貨時，每延遲一天，買方可扣該批貨款5，或?qū)⒂唵稳咳∠?。?/p>

3、企業(yè)如有指定質(zhì)量標準時則依之，如未指定質(zhì)量標準時則依雙方共同認定標準或有資格機構所認定的標準。供應商如因交貨延誤、規(guī)格不符、質(zhì)量不符、數(shù)量不足等而造成本企業(yè)的損失，供應商應負完全責任。本次訂單內(nèi)容或附件如有更換由采購人員通知貴廠商后，原件請自行作廢，不再回收。附件： 樣品 樣品 樣品 樣品分單第一聯(lián)：廠商（白） 第二聯(lián)：原物料倉庫（紅） 第三聯(lián)：財務部（黃）二、訂單處理的流程1.確認請購需求2.訂單準備工作3.確定供應商4.簽訂訂單 任何作業(yè)都有一定的程序或須經(jīng)過一定的手續(xù)，采購訂單的處理也如此。一般而言，采購訂單的處理需要經(jīng)過以下步驟： （一）請購的確認1.確認需求 確認需求就是在采購作業(yè)之

4、前，應先確定購買哪些物品、買多少、何時買、由誰決定等，這是采購活動的起點。 任何采購都產(chǎn)生于企業(yè)中某個部門的確切需求。生產(chǎn)或使用部門的人應該清楚地知道本部門獨特的需求：需要什么、需要多少、何時需要。這樣，倉儲部門會收到這個部門發(fā)出的物品需求單，經(jīng)匯總后，將物品需求信息傳遞給采購部門。同時，采購部門應協(xié)助需求部門一起預測物品需求。 另外，由于了解價格趨勢和總的市場情況，有時為了避免供應中斷或是價格上漲，采購部門必然會發(fā)出一些期貨訂單。這意味著對于任何標準化的采購項目，采購部門都要就正常供貨提前期或其他的主要變化通知使用部門，對物品需求作出預測，因此要求采購部門和供應商能在早期介入（通常作為新產(chǎn)品

5、開發(fā)團隊的一個成員）。 2.需求說明 需求說明就是在確認需求之后，對需求的細節(jié)，如品質(zhì)、包裝、售后服務、運輸及檢驗方式等，加以準確說明和描述。由于在具體的規(guī)格要求交給供應商之前，采購部需要對其作最后的檢查，然后再填寫請購單，主要應包括日期、編號、申請部門、金額、物品的基本信息等內(nèi)容。以下是常用請購單的樣式。 請購單項次料號品名規(guī)格單位庫存量請購數(shù)量核準標準供應商交貨日期前次訂單訂購單價金額稅額代號名稱用途說明（及庫存狀況）：訂購說明：核準經(jīng)理倉庫經(jīng)辦申請人（二）訂單準備 訂單合同是采購方與供應商之間達成的成文性協(xié)議，具有法律效力。采購員在接到采購計劃部門的訂單之后，不要立即向供應商下達訂單，而

6、應先進行訂單準備工作。如下圖所示。 訂單準備過程：1.熟悉物品項目2.確認價格3.確認質(zhì)量標準4.確認項目需求量5.制定訂單說明書1.熟悉物品項目 采購員首先應熟悉訂單計劃。訂單的種類很多，有時可能是從來沒有采購過的物品項目，對其采購環(huán)境不一定熟悉，這就需要花時間去了解物品項目的技術資料等。2.確認價格 采購員應對采購最終的價格負責，采購員有權利向采購環(huán)節(jié)（供應商群體）價格最低的供應商下達訂單合同，以維護采購方的最大利益。3.確認質(zhì)量標準 采購員平常與供應商的接觸較多，對于供應商實力的變化，以及前一訂單的質(zhì)量標準是否需要調(diào)整，采購員應隨時掌握。4.確認項目需求量 訂單計劃的需求量應等于或小于采

7、購環(huán)境的訂單容量，如果大于，則提醒認證人員擴展采購容量。5.制定訂單說明書 訂單說明書的主要內(nèi)容包括說明書（項目名稱、確認的價格、確認的質(zhì)量標準、確認的需求量以及是否需要擴展采購環(huán)境等方面），另附有必要的圖紙、技術規(guī)范、檢驗標準等。 （三）確定供應商 訂單準備工作完畢后，采購員的下一步工作就是最終確定某次采購活動的供應商。確定供應商的流程 1.查詢采購環(huán)境 2.計算供應商容量3.了解供應商信息4.確定意向供應商5.發(fā)放訂單說明書6.確定物品供應商（四）簽訂訂單 在選定供應商之后，接下來要做的工作就是同供應商簽訂正式的采購訂單。采購訂單根據(jù)采購物品的要求、供應 的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購方

8、針等要求的不同而各不相同。簽訂采購訂單的流程見下頁簽訂采購訂單的流程 制作訂單擁有采購信息管理系統(tǒng)的企業(yè)，采購員可直接在信息系統(tǒng)中生成訂單，在其他情況下，需要訂單制作者自選編排打印。通常，企業(yè)都有固定格式的訂單，而且這種格式是供應商認可的，采購員只需在標準合同中填寫相關參數(shù)（物品名稱代碼、單位、數(shù)量、單價、總價、交貨期等）及一些特殊說明就可以了。 審批訂單是訂單操作的重要環(huán)節(jié)，一般由專職人員負責。 主要審查內(nèi)容為：1、合同與采購環(huán)境的物品描述是否相符。2、合同與訂單是否相符 。3、確保采購員仿照訂單計劃在采購環(huán)境中操作。4、所選供應商均為采購環(huán)境之內(nèi)的合格供應者。5、價格在允許價格之內(nèi)，到貨期

9、符合訂單計劃的到貨要求等。 與供應商簽訂訂單經(jīng)過審批的訂單，即可傳至供應商確定并蓋章簽字。簽訂訂單的方式有4種： 1、采購員使用傳真機將打印好的訂單傳到供應商，并且供應商以同樣方式傳回。 2、使用E-mail進行合同的簽訂，買方向供應商發(fā)訂 單E-mail,則表示接受訂單并完成簽字。 3、與供應商面對面簽訂訂單，買賣雙方現(xiàn)場蓋章簽字。 4、建立專用的訂單信息管理系統(tǒng)，完成訂單信息在買賣雙方之間的傳遞。 執(zhí)行訂單在完成訂單簽訂之后，即轉(zhuǎn)入訂單的執(zhí)行時期。加工型供應商要進行備料、加工、組裝、調(diào)試等過程；存貨型供應商只需從庫房中調(diào)集相關產(chǎn)品及適當處理，即可送往買家。三、小額訂單的處理 小額訂單即訂單

10、的數(shù)額相對較小，但也需要進行采購。絕大多數(shù)的采購申請都符合帕累托定律，即：全部采購申請數(shù)量的80%僅僅占了全部采購金額的20%。當對企業(yè)的采購活動進行分析時，許多企業(yè)會發(fā)現(xiàn)，90%的采購交易僅僅占了采購總金額的10%。然而，許多企業(yè)在處理價值1000元與10000元的采購事項的花費差不多。 由于小額訂單所涉及的物料的短缺而造成的損失與這些物料本身的價值遠遠不成比例，因此，需要解決小額訂單的問題，并確保物料的及時供應。解決小額訂單問題有許多辦法。參演都涉及采購過程的簡化或自動化，或是合并采購，以便減少采購周期時間（從發(fā)現(xiàn)需求到支付貨款之間的這段時間）、削減管理費用、節(jié)省采購員的時間以將其用于金額

11、更高的或更重要的采購事項。具體的解決方法如下表所示。小額訂單的處理方法序號處理方法具體說明1集中采購1.指定采購辦理的部門。如將各部門所需的小量請購，交由指定的部門辦理，統(tǒng)籌供需。2.確定采購的時間。指定小量物料的請購日期，在同一時間內(nèi)匯集其需求量，以便一次性采購。既節(jié)省人力，又可獲取數(shù)量折扣。2減少品種 要設法將小量采購的項目標準化，減少請購次數(shù)。例如將規(guī)格相近的物品加以匯總，訂出通用的標準規(guī)格，如果此品種減少了，請購的件數(shù)也就會隨之減少。3化零為整 在接到小量請購時，如果不是緊急需用的，就將其暫時擱置，待累積達到較大數(shù)量或金額時，再行采購。4采取統(tǒng)購將價值不高、價格穩(wěn)定、經(jīng)常需用而品種規(guī)格

12、繁多的物品，先與供應商簽訂統(tǒng)購合約，議定價格。需用時，由請購部門直接通知供應商送貨，免除請購及采購的手續(xù)，只要倉儲部門開出驗收單即可付款。四、緊急訂單的處理 通常采購部門會收到太多的標注著“緊急”字樣的訂單。緊急訂單的出現(xiàn)不可避免，有其存在的理由?？钍胶驮O計上的突然改變能讓市場狀況的突然變化都會使精心規(guī)劃的物料需求不再適用。如果實際所需的部件或物料沒有庫存，那么生產(chǎn)的中斷就不可避免。（一）了解緊急訂單的產(chǎn)生原因 在實際采購中，緊急訂單經(jīng)常由于計劃的不足、請購的延誤等原因產(chǎn)生，具體包括以下：1.錯誤的庫存控制2.生產(chǎn)計劃和預算的不足3.錯失采購時機4.請購的延誤1.錯誤的庫存控制 由于實際庫存數(shù)

13、量與賬上數(shù)量不符，領用時才發(fā)現(xiàn)缺料，另外，有時庫存數(shù)量雖充足，但品質(zhì)有瑕疵，因而無法使用。這兩種情況都必須緊急請購以補充不足。2.生產(chǎn)計劃和預算的不足 預測的準確與否會影響生產(chǎn)計劃能否順利執(zhí)行，若銷售預測發(fā)生偏差，生產(chǎn)計劃就必須加以修改。當追加銷售數(shù)量或插入緊急訂單時，該項產(chǎn)品的原料若沒有足夠庫存，必將發(fā)生緊急請購。另外，在制訂生產(chǎn)計劃時，只依據(jù)對外銷售數(shù)量安排原材料需求量，忽略了自用數(shù)量，也會發(fā)生緊急請購。 3.錯失采購時機 采購員對原料的供應來源及時機未能正確掌握，也會發(fā)生緊急請購。 （1）就來源而言，未能掌握供應商狀況，當其未依約交貨時，必須緊急轉(zhuǎn)向其他來源采購。 （2） 就時機而言，當

14、發(fā)現(xiàn)來源漸趨短絀，就應緊急提高請購數(shù)量，以備不時之需。 （3）有時因為采購員與供應商議價時日耗費太久，導致購運時間不足，也會發(fā)生緊急采購。4.請購的延誤 由于物料管制系統(tǒng)或人員的失誤，未能及時開出請購單，致使庫存已消耗殆盡，因此必須緊急請購。有時則因為請購的規(guī)格無法確認或預算不足，一再磋商或拖延，也會發(fā)生緊急請購。（二）緊急訂單的應對措施 緊急訂單引發(fā)的代價通常較大，也會給供應商來負擔，而這必然會直接或間接地體現(xiàn)在買方最后的支持價格之中，所以，對于那些并不是出于緊急需要的所謂“緊急”訂單而言，可以通過進行正確的采購流程方面的教育加以解決。例如在一家公司，如果某一個部門發(fā)出了緊急訂單，這個部門必

15、須向總經(jīng)理申請并得到批準。而且，即使這一申請得到了批準，緊急采購所增加的成本在確定之后也要由發(fā)出訂單的部門來承擔，其結(jié)果自然是緊急訂單的大量減少。另外，還應做好存貨管制、生產(chǎn)計劃，并正確掌握請購及采購時機，以避免負擔產(chǎn)銷上的額外成本。 1、有事業(yè)的峰巒上，有汗水的溪流飛淌；在智慧的珍珠里，有勤奮的心血閃光。2、人們走過的每一個足跡，都是自己生命的留言；留給今天翻過的日歷，留給未來永久的歷史。3、人生是一座可以采掘開拓的金礦，但總是因為人們的勤奮程度不同，給予人們的回報也不相同。4、理想之風扯滿人生的帆；奮斗之桿舉起理想之旗。5、人應該學會走自己的路，但更應該掌握手中的羅盤。6、不能因為人生的道

16、路坎坷，就使自己的身軀變得彎曲；不能因為生活的歷程漫長，就使求索的腳步遲緩。7、人生的意義在理想的光輝中閃爍；生命的價值在創(chuàng)造的生活中閃現(xiàn)。8、只有走完平凡的路程，才能達到偉大的目標。9、奮斗目標是人生的精神支柱。10、共同的事業(yè)，共同的斗爭，可以使人們產(chǎn)生忍受一切的力量。奧斯特洛夫斯基11、屬于每個人的道路，都在每個人的足下；屬于每個人的歷史，都在每個人的身后。12、終于有一天，海水和淚都是甜的。13、有志者自有千方百計，無志者只有千難萬難。14、貧不足羞，可羞是貧而無志。呂坤15、人，只要有一種信念，有所追求，什么艱苦都能忍受，什么環(huán)境也都能適應。丁玲16、人生的途程是遙遠的，只要雙腳不息地前行，道路就會向遠方延伸。17、理想是人生的堅實支柱，如果失去了生活的理想，精神也就會隨之而癱瘓。18、目標不是都能達到的，但它可以作為瞄準點。28、我學習了一生，現(xiàn)在我還在學習，而將來，只要我還有精力，我還要學習下去。別林斯基29、任何時候我也不會滿足，越是讀書，就越是深刻的感到不滿足，越是感到自己的知識貧乏。馬克思30、外國語是人生斗爭的一種武器。馬克思31