檔案管理制度

1、檔案管理制度一、目的：為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化, 更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本方法。二、檔案管理原那么公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)保管的原那么。其中：一級(jí)管理是 指公司總部的統(tǒng)籌管理，由總部行政部專人負(fù)責(zé)；二級(jí)管理是指各部門 的檔案資料管理工作，由各部門（工程部）資料員或?qū)＃妫┞毴藛T負(fù) 責(zé)本部門的檔案管理工作。三、檔案的歸檔范圍反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的合同、公文、圖紙、工程 技術(shù)/質(zhì)保資料、憑證、影相資料等。1、各種合同書、協(xié)議書。2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)系函、設(shè)計(jì)變更通知書、工程技術(shù)/ 質(zhì)保/竣工驗(yàn)收資料，預(yù)/結(jié)算資料。3、公司章程、

2、規(guī)劃、重大決議、報(bào)告、規(guī)章制度、重要通知、會(huì)議 紀(jì)要。4、公司各種注冊、登記證件、政府批文，年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)會(huì) 報(bào)表及原始憑證。5、公司及工程部獎(jiǎng)狀、資格證書等。6、人事檔案及重要培訓(xùn)資料。7、公司各種電子圖紙、照片及有保存價(jià)值的電子文檔。8、公司的重大慶典等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的影相資料 等。9、其他需要?dú)w檔的重要文件。四、公司檔案管理的職責(zé)與流程1、由公司總部行政部統(tǒng)一管理的資料，簽核后由經(jīng)辦部門提交原件 一份，各部門視需要保存副本：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、平安生產(chǎn)合格證、章程、企業(yè)登記情況 變更通知書、股東會(huì)（董事會(huì)）決議、公司戰(zhàn)略規(guī)劃書；工程合同/協(xié)議書，分包合同；各部門規(guī)章制

3、度、正式收發(fā)文； 公司獎(jiǎng)狀、慶典、會(huì)務(wù)等資料。2、屬工程技術(shù)/質(zhì)保方面的資料，涉及工程竣工結(jié)算的相關(guān)工程資 料由工程部負(fù)責(zé)保管：如施工方案、開工資料、施工圖、簽證單、設(shè)計(jì) 變更記錄、工程聯(lián)系單、質(zhì)保資料、竣工圖、工程照片等。工程竣工前， 由各工程部資料員保管，工程部負(fù)責(zé)監(jiān)管。在工程工程竣工檔案備案后 半個(gè)月內(nèi)，移交所有檔案至工程部檔案室統(tǒng)一保管。3、工程預(yù)/結(jié)算書由成控部保管。4、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。5、有關(guān)人事方面的資料：人員資質(zhì)證件（建造師、九大員等）、執(zhí) 業(yè)資格章、勞動(dòng)合同、人事檔案等資料，由人力資源部人事專員保管。6、各部門、單位形成的文件材料原那么上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸

4、檔, 總部檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。7、各部門向總部檔案室移交檔案時(shí)，需履行移交手續(xù)，雙方在“文 件簽收記錄表”中簽名確認(rèn)。五、檔案的保管工作1、檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登 記、編號(hào)、建立檢索目錄。2、檔案的保管工作：檔案管理員要做好檔案流失的防護(hù)工作，妥 善保管，謹(jǐn)防喪失，不得隨意轉(zhuǎn)借。3、檔案喪失時(shí)，根據(jù)給公司所造成損失的大小，按規(guī)定對(duì)有關(guān)責(zé) 任人進(jìn)行處分。六、檔案的保管期限1、長期保存或保存最新版本：最新規(guī)章制度、工程圖紙、工程技 術(shù)/質(zhì)保資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、在職人員檔案等。2、10年保存：工程合同、預(yù)算/結(jié)算書、會(huì)計(jì)憑證、重要培訓(xùn)講義 /光碟、公司重大事項(xiàng)錄像文件等。3、5年保存：期滿或解除之合約、年度經(jīng)濟(jì)工作報(bào)告等。4、2年保存：離職人員檔案、工程材料進(jìn)出帳等。5、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。七、檔案的借閱管理方法凡需借出公司檔案者，均須填寫“文件借閱單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽批后 方能借出；證照類借出需經(jīng)總經(jīng)理簽批后方能借出。八、檔案的銷毀總部檔案室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理，清