公司檔案管理制度及流程60992

1、公司檔案管理制度及流程60992公司檔案管理制度及流程60992公司檔案管理制度及流程60992xxx公司公司檔案管理制度及流程60992文件編號： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準審 核制 定方案設(shè)計，管理制度公司檔案管理制度及流程一、 目的加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。職責辦公室：負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理。建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；收集、整

2、理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作。提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。其他各部門相關(guān)人員：負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知辦公室；定期向辦公室移交本部門檔案；負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；財務(wù)部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；工作程序檔案資料的收集各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集。各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分

3、別進行整理，并編制移交目錄每月向辦公室移交。檔案資料的日常管理：公司的電子文件，應(yīng)當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存。文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在檔案柜中。檔案借閱：借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，有部門經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)辦公室主任核查后方可借出；檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印

4、、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；檔案銷毀：對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報辦公室主任鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由辦公室主任監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和辦公室主任、總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。檔案管理細則檔案資料的歸檔范圍：公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；公司領(lǐng)導或各部門有關(guān)負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重

5、要講話的稿本；重要的會議材料全套文件以及會議形成的聲像材料；公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告等；反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如拍賣會資料及鋪位合同等；財務(wù)檔案資料；本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；本公司的歷史沿革及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；外出公務(wù)活動（如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；各種實物檔案；其他具有利用和保存價值的文件資料。檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必

6、須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，辦公室以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。檔案資料的歸檔時間即時歸檔下列

7、文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；其他認為需要即時歸檔的資料。定期歸檔各部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案移交清單交辦公室；各部門每年底歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室；電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。每年底必須向辦公室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，辦公室核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。檔案交接部門內(nèi)檔案交接：部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫檔案移交清單，由部門經(jīng)理核實無誤后簽字，辦公室主任見證。檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；辦公室根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與各部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；檔案保管檔案編號檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號表，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案