基建檔案整理方法講義

PAGEPAGE11基建檔案整理方法講義基建檔案是是指建設(shè)設(shè)項目從從醞釀、決決策到建建成投產(chǎn)產(chǎn)（使用用）的全全過程中中形成的的應(yīng)當(dāng)歸歸檔保存存的文件件材料。一、歸檔范范圍及保保管期限限（一）基建建檔案：：基建項項目類；；房屋產(chǎn)產(chǎn)權(quán)類1、一個單單項工程程大致可可分為五五個階段段（前期期準(zhǔn)備、設(shè)設(shè)計階段段、施工工階段、竣竣工驗收收階段及及使用維維護(hù)階段段）形成成的文件件材料?！镌谑占椖磕繒r，前前期階段段的材料料是收集集的重點(diǎn)點(diǎn)?；椖款愵惖谋９芄芷谙迏⒄铡稄V廣州市基基本建設(shè)設(shè)項目文文件材料料立卷方方法和保保管期限限》（附附件一）目前，在項項目建設(shè)設(shè)過程中中還出現(xiàn)了了監(jiān)理單單位，建建設(shè)監(jiān)理理項目的的監(jiān)督過過程中也也全形成成相應(yīng)的的文件材材料，主主要有：：規(guī)劃、大大綱、專專業(yè)實施施細(xì)則、簡簡報、日日志、來來往文件件等。2、房屋產(chǎn)產(chǎn)權(quán)類歸歸檔范圍圍及保管管期限（1）購買買公有住住房申請請表；（2）家屬屬住房情情況調(diào)查查表；（3）公有有住房售售價評估估表；（4）公有有住房買買賣協(xié)議議書；（5）收款款憑證、印印花稅發(fā)發(fā)票（復(fù)復(fù)印件）；；（6）公證證書（7）出售售公有住住房審定定書；（8）房地地產(chǎn)證、平平面圖（復(fù)復(fù)印件）；；（9）補(bǔ)差差價的材材料。★注意：第第9點(diǎn)的的材料，如如果單位位有房屋屋產(chǎn)權(quán)檔檔案的，放放在房屋屋產(chǎn)權(quán)類類的房改改產(chǎn)權(quán)，獨(dú)立組組卷。沒沒有的放放在文書書檔案永永久保存存。房屋產(chǎn)權(quán)類類的檔案案全部歸歸永久保保存。二、歸檔時時間（一）基建建項目辦辦理完許許可證后后，首先先將前期期材料向向本單位位綜合檔檔案室移移交保存存，并編編制目錄錄。（二）基建建項目類類在工程程竣工驗驗收后兩兩個月內(nèi)內(nèi)，收集集好材料料，按要要求分類類整理歸歸檔，如如果項目目施工時時間跨度度長的，可可以采取取分階段段整理歸歸檔。房房屋產(chǎn)權(quán)權(quán)類在每每戶辦理理完手續(xù)續(xù)后一個個月內(nèi)，按按要求整整理歸檔檔。三、整理要要求（一）分類類及代號號1、基建檔檔案分為為兩大類類：即：：基建項項目類和和房屋產(chǎn)產(chǎn)權(quán)類；；機(jī)關(guān)代號：：“B”B1——基基建項目目類B11.1———基建建項目類類第一單單工程B2—房房屋產(chǎn)權(quán)權(quán)類B2..1———單位產(chǎn)產(chǎn)權(quán)BB2.22——房改改產(chǎn)權(quán)BB2.22.1———房改改產(chǎn)權(quán)類類第一幢幢房屋企業(yè)代號：：“2”2.1—廠廠區(qū)、綜綜合性文文件；22.2——生產(chǎn)性性建筑（包包括各車車間廠房房）；22.3——輔助生生產(chǎn)建筑筑（鍋爐爐、倉庫庫、水塔塔、變電電站等）；；2.44—辦公、生生活建筑筑（辦公公樓、宿宿舍、食食堂、托托兒所、禮禮堂）；；2.55—房屋產(chǎn)產(chǎn)權(quán)（企企業(yè)向職職工售房房、房改改）（二）組卷卷方法1、基建項項目類的的整理、編編號每一項工程程一般都都是在五五個階段段的基礎(chǔ)礎(chǔ)上分內(nèi)內(nèi)容———保管期期限進(jìn)行行組卷。如果一項工程文件材料形成數(shù)量比較少,可以一個階段組一卷或五個階段組成一卷。每一個案卷均由案卷封面、科技卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)文件材料組成。每一個案卷均由案卷封面、科技卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)文件材料組成。（1）卷內(nèi)內(nèi)文件材材料、圖圖樣的排排列①按文件材材料的重重要程度度和時間間先后排排列：批批復(fù)在前前、報告告請示地地后；正正文在前前、底稿稿在后。②有圖紙目目錄的，按按圖紙的的原目錄錄、圖號號排列，沒沒有圖紙紙目錄的的，先排排總平面面布置圖圖，后排排局部圖圖（即地地質(zhì)圖、初初步設(shè)計計圖、建建筑施工工圖、水水工圖、電電氣圖、氣氣管圖、更更改圖），排排完一個個專業(yè)項項目再排排另一個個專業(yè)項項目。③文字和圖圖樣交錯錯材料的的排列：：文字在在前，圖圖樣排后后。如果果文字只只是對圖圖樣材料料的補(bǔ)充充或說明明的，圖圖紙應(yīng)排排在前，文文字材料料在后。（2）編目目案卷的編目目，是以以案卷為為對象，按按照一定定的要求求和通過過一定的的形式，固固定案卷卷系統(tǒng)整整理成果果，揭示示案卷內(nèi)內(nèi)容和成成分的工工作。①編寫案卷卷頁號：：用打號號機(jī)打黑黑色字體體打在卷卷內(nèi)文件件的右下下角，背背面（有有字）的的左下角角，一個個案卷內(nèi)內(nèi)所有材材料編一一個流水水頁碼，每每卷的頁頁號均從從“1”開始。圖圖樣頁號號編寫在在標(biāo)題欄欄外?！韮?nèi)科技技文件材材料各自自編有頁頁碼的要要重新編編號；▲頁號更改改時“劃改”或“蓋改”，不要要用涂改改液。②科技卷內(nèi)內(nèi)文件目目錄編制制卷內(nèi)文文件目錄錄檔號：：B1..11序號科技文件材材料題名名責(zé)任者文件日期文件編號頁次備注123卷內(nèi)文件目目錄必須須用森藍(lán)藍(lán)文檔管管理軟件件進(jìn)行著著錄管理理，打印一一式二份份，一份份隨檔案案裝訂，一一份裝訂訂成檢索索目錄。③案卷排列列及檔號的的編制基建項目類類案卷按按前期準(zhǔn)準(zhǔn)備、設(shè)設(shè)計、施施工、監(jiān)監(jiān)理、竣竣工、使使用維護(hù)護(hù)等階段段排列。立卷后的案案卷檔號號由分類類號、項項目序號號、案卷卷號三部部分組成成，在其其基礎(chǔ)上上編一個個大流水水號。示例：第一個工程程項目B1.1——1100第二個工程程項目B1.2——18④封面、卷卷內(nèi)備考考表的編編制案卷封面的的編制（案案卷封面面必須用用電腦打打?。┌妇眍}名是卷內(nèi)科技技文件材材料的綜綜合名稱稱，概括括反映案案卷的主主要內(nèi)容容與成份份，指引引和幫助助利用者者查找利利用科技技檔案。要求簡明、準(zhǔn)準(zhǔn)確揭示示卷內(nèi)科科技文件件材料的的內(nèi)容。結(jié)構(gòu)：案卷卷題名=項項目名稱稱+內(nèi)容特特征++文件件名稱★立卷單位位填寫負(fù)責(zé)科科技文件件材料組組卷的部部門或項項目負(fù)責(zé)責(zé)部門?！锲鹬谷掌谄诳芍惶顚懫鹌鹬鼓暝略氯纾?0000年3月至20000年年8月或20000.33~20000..8保管期限、密級★卷內(nèi)備考考表編制制（3）裝訂訂入盒①基建項目目類部分分需要裝裝訂的檔檔案，按按要求采采用“三孔一一線”的辦法法裝訂，裝裝訂前要要拆除文文件上的的金屬物物，破損損和不符符合A44規(guī)格的的文件要要補(bǔ)齊和和折疊，粘粘貼文件件和封面面要用乳乳膠。②圖紙可以以裝訂，也也可以不不裝訂。對對不裝訂訂的圖紙紙，需要要在每圖圖紙右下下角蓋上上檔號章章。模式：檔號件號▲對不用裝裝訂的圖圖紙案卷卷，附加加一個案案卷封面面和科技技卷內(nèi)目目錄。③圖紙的折折疊，對對于大于于A4的的圖紙，以以手風(fēng)琴琴式折疊疊成A44圖紙的的規(guī)格，先先豎后橫橫。標(biāo)題題欄、竣竣工圖章章應(yīng)露在在右下角角外面，④底圖不裝裝訂，采采用平放放或卷放放的兩種種方式保保管，每每袋要有有標(biāo)簽。⑤將裝訂好好的案卷卷以檔號號排列順順序入盒盒，盒面面不需要要填寫。只只填寫脊脊背的內(nèi)內(nèi)容。（4）科技技檔案分分類目錄錄及目錄錄號編制制①科技分類類目錄：：按目錄錄格式照照實抄錄錄，用森森藍(lán)文檔檔管理軟軟件進(jìn)行行著錄，打打印一份份與相應(yīng)應(yīng)的卷內(nèi)內(nèi)目錄一一起裝訂訂成檢索索目錄。科技檔檔案分類類目錄類別：檔號總登記號案卷題名張數(shù)份數(shù)立卷單位日期保管期限密級變更情況②目錄號編編制：將將已打印印好的案案卷、卷卷內(nèi)目錄錄用檢索索目錄夾夾裝訂成成冊，每每冊目錄錄編一個個目錄號號：B11—1~nn，每滿滿一冊斷斷號。③目錄夾封封面和脊脊背編制制模式：目錄夾封面面全宗名稱荔灣區(qū)政府府辦公室室全宗號1目錄號B1—1案卷起止號號1——年度2002———類別基建項目類類目錄夾脊背背全宗號1目錄號B1—1案卷起止號號1——年度2002——類別基建項目類類2、房屋產(chǎn)產(chǎn)權(quán)類的的整理、編編號房屋產(chǎn)權(quán)類類形成的的檔案材材料，按按戶立卷卷，一戶戶一卷。（1）卷內(nèi)內(nèi)文件材材料排列列按房屋產(chǎn)權(quán)權(quán)類歸檔檔范圍的的順序排排列（2）編目目①編寫案卷卷頁號：：用打號號機(jī)打黑黑色字體體打在卷卷內(nèi)文件件的右下下角，背背面（有有字）的的左下角角，一個個案卷內(nèi)內(nèi)所有材材料編一一個流水水頁碼，每每卷的頁頁號均從從“1”開始。圖圖樣頁號號編寫在在標(biāo)題欄欄外?！韮?nèi)科技技文件材材料各自自編有頁頁碼的要要重新編編號；▲頁號更改改時“劃改”或“蓋改”，不要要用涂改改液。②科技卷內(nèi)內(nèi)文件目目錄編制制卷內(nèi)文件件目錄檔檔號：BB1.111序號科技文件材材料題名名責(zé)任者文件日期文件編號頁次備注123卷內(nèi)文件目目錄必須須用森藍(lán)藍(lán)文檔管管理軟件件進(jìn)行著著錄，打打印一式式二份，一一份隨檔檔案裝訂訂，一份份裝訂成成檢索目目錄。④編制檔號號：以戶為單位位編一個個大流水水號。示例：：B2..2—1110④封面、卷卷內(nèi)備考考表的編編制案卷封面的的編制（案案卷封面面必須用用電腦打打?。锇妇眍}名名結(jié)構(gòu)：案卷卷題名=房房屋地址址+戶名名+文件件名稱如：中山七七路300號住宅宅樓2002房張張三購房房的評估估表、公公證、協(xié)協(xié)議書、產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證★立卷單位位填寫負(fù)責(zé)科科技文件件材料組組卷的部部門或項項目負(fù)責(zé)責(zé)部門?！锲鹬谷掌谄诳芍惶顚懫鹌鹬鼓暝略氯纾?0000年3月至20000年年8月或20000.33~20000..8保管期限、密級★卷內(nèi)備考考表編制制（3）裝訂訂入盒①房屋產(chǎn)權(quán)權(quán)類需要要裝訂的的檔案，按按要求采采用“三孔一一線”的辦法法裝訂，裝裝訂前要要拆除文文件上的的金屬物物，破損損和不符符合A44規(guī)格的的文件要要補(bǔ)齊和和折疊，粘粘貼文件件和封面面要用乳乳膠。②將裝訂好好的案卷卷以檔號號排列順順序入盒盒，盒面面不需要要填寫。只只填寫脊脊背的內(nèi)內(nèi)容。（4）科技技檔案分分類目錄錄及目錄錄號編制制①科技分類類目錄：：按目錄錄格式照照實抄錄錄，用森森藍(lán)文檔檔管理軟軟件進(jìn)行行著錄，打打印一份份與相應(yīng)應(yīng)的卷內(nèi)內(nèi)目錄一一起裝訂訂成檢索索目錄?？萍紮n檔案分類類目錄錄類別：檔號總登記號案卷題名張數(shù)份數(shù)立卷單位日期保管期限密級變更情況②目錄號編編制：將將已打印印好的案案卷、卷卷內(nèi)目錄錄用檢索索目錄夾夾裝訂成成冊，每每冊目錄