工程檔案管理規(guī)定2

PAGE9-本文件未經(jīng)公司同意不得外傳 --合生創(chuàng)展集團公司工程檔案管理規(guī)定（試行版）二○一○年年十月1、目的為了加強對對全集團團工程檔案案管理，規(guī)規(guī)范工作作流程，確確保工程程檔案的的完整、準準確、系系統(tǒng)，有有效地保保護和利利用檔案案，使工工程檔案案資源更更好地服服務于公公司的改改革與發(fā)發(fā)展，特特制訂本本規(guī)定。2、適用范范圍本管理辦法法適用于于集團工工程檔案案管理工工作。3、引用標標準和相相關(guān)文件件3.1《中中華人民民共和國國檔案法法》3.2《建建筑工程程資料管管理規(guī)程程》JGGJ/TT1855-200093.3《北北京市建建筑工程程資料管管理規(guī)程程》DB111/T6995-2201003.4集團團下發(fā)的的《工程程管理辦辦法（220100-077修訂版版）》4、定義4.1企企業(yè)檔案案：是指指企業(yè)在在生產(chǎn)經(jīng)經(jīng)營和各各項管理理活動中中形成的的對國家家、社會會和企業(yè)業(yè)具有利利用和保保存價值值的各種種形式的的文件材材料。4.2工程程檔案：在工程程項目前前期立項項、施工工、竣工工過程中中形成的的具有保保存、查查考價值值，應歸歸檔的各各種工程程資料。4.3立立卷歸檔檔：是指指將辦理理完畢具具有保存存價值的的文件材材料按其其形成規(guī)規(guī)律和內(nèi)內(nèi)在聯(lián)系系分門別別類進行行系統(tǒng)整整理、保保存的過過程。4.4歸歸檔文件件：是指指立檔單單位在其其職能活活動中形形成的，辦辦理完畢畢應作為為文書檔檔案保存存的各種種紙質(zhì)文文件材料料。4.5件件：是指指歸檔文文件的整整理單位位。一般般以每份份文件為為一件，文文件正本本與定稿稿為一件件，正文文與附件件為一件件，轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)文與被被轉(zhuǎn)發(fā)文文為一件件，報告告與批復復為一件件。4.6案案卷：是是由互有有聯(lián)系的的若干文文件材料料組合而而成的檔檔案保管管單位。4.7電電子文件件是指能能被計算算機系統(tǒng)統(tǒng)識別、處處理，按按一定格格式存儲儲磁帶、磁磁盤或光光盤等介介質(zhì)上，并并可在網(wǎng)網(wǎng)上傳送送的數(shù)字字代碼序序列。4.8電電子檔案案：是指指具有保保存價值值的已歸歸檔的電電子文件件及相應應的支持持產(chǎn)品軟軟件、硬硬件說明明和相關(guān)關(guān)數(shù)據(jù)。5、各級公公司工程程檔案管理理職責5.1根根據(jù)《檔檔案法》等等有關(guān)法法律、法法規(guī)和其其它政策策性文件件，集團團工程管管理中心心制定本本集團工工程檔案案歸檔管管理制度度，并對各級工程程檔案管管理工作作進行監(jiān)監(jiān)督、檢檢查和指指導。5.2地地區(qū)總經(jīng)經(jīng)理為地地區(qū)檔案案第一負負責人，地區(qū)工程管理中心總監(jiān)為地區(qū)工程檔案第一負責人，全面負責地區(qū)工程檔案管理工作，對項目工程檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，組織互檢，并定期指派工程資料管理人員到所屬項目公司對工程文件立卷歸檔移交情況進行巡檢，特別是工程文件準確性、完整性狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時上報并提出整改意見。5.3項目目總經(jīng)理理為項目目檔案第一一負責人人，項目目工程負負責人為為項目工工程檔案案第一負負責人，全面負責項目工程檔案管理工作，嚴格加強本項目工程檔案管理，提升員工對檔案重要性認識，督促本項目檔案管理員及時進行工程檔案歸檔及臺帳登記。5.4地地區(qū)公司司、項目目公司工工程檔案案管理人人員必須須持證上上崗，并并定期參參加當?shù)氐亟ㄔO(shè)部部門組織織的工程程資料培培訓。5.5地區(qū)區(qū)公司根據(jù)據(jù)本地區(qū)區(qū)負責參照照本管理理辦法建立立本地區(qū)區(qū)項目所所有工程程檔案的保保管、保保密、鑒鑒定、統(tǒng)統(tǒng)計、借借閱等管管理制度度的細則則。5.6地地區(qū)公司司負責驗收收并接收收項目移移交的已已竣工程檔案案，負責責長期保管管、保密密、鑒定定、統(tǒng)計計、借閱閱等工作作。5.7項目目公司負責責本項目目工程全過過程檔案案的收集集、簽認、整理、保保管、保保密、鑒鑒定、統(tǒng)統(tǒng)計和提提供利用用等工作，地地區(qū)公司司負責定定期檢查查跟蹤，并并形成記記錄。6、工程檔檔案人員員配備及及崗位職職責6.1人員員配備：：地區(qū)檔案案室配備備具備相相應資格格的專職職檔案管管理人員員，各項項目檔案案室根據(jù)據(jù)文件材材料形成成、收集集、整理理和歸檔檔的需要要配備專專職檔案案管理人人員。6.2崗崗位職責責：檔案案工作人人員應持持證上崗崗，熱愛愛檔案工工作，忠于職職守、遵遵紀守法法、嚴守守檔案機機密，具具有相應應的檔案案專業(yè)知知識和業(yè)業(yè)務能力力。7、檔案工工作的基基本內(nèi)容容7.1收收集：7.1.11將項目目在各項項管理工工作中形形成的應應歸檔案案文件材材料、資資料收集集齊全。7.2整整理7.2.11分類類7.2.11.1工程檔案案分類原原則：以以全部檔檔案為對對象，依依據(jù)企業(yè)業(yè)管理職職能，結(jié)結(jié)合檔案案內(nèi)容及及其特點點，保持持檔案之之間的有有機聯(lián)系系，便于于科學管管理與開開發(fā)利用用。7.2.11.2工程檔案案設(shè)置兩兩個一級級類目即即：《建建筑工程程資料管管理規(guī)程程》規(guī)定定的工程程資料類類和集團內(nèi)內(nèi)部資料料類。詳見附附表《工工程資料料歸檔范范圍和分分類表》。7.2.11.3工程檔案案分類中中的二級級類目按按照企業(yè)業(yè)管理職職能和檔檔案特點點設(shè)置。7.2.22立卷卷方法：：7.2.22.1歸檔檔文件以以件為單單位進行行裝訂、分分類、編編目、裝裝盒，使使之有序序化，裝裝訂時使使用不銹銹鋼釘書書針。文文件左側(cè)側(cè)、下側(cè)側(cè)對齊。正正本在前前，定稿稿在后；；正文在在前，附附件在后后；轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)文在前前，被轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)文在后后；批復復在前，報報告（請請示）在在后。頁頁數(shù)的計計算為正正本與定定稿的合合計，以以次類推推。7.2.22.2工程程資料組組卷，詳詳見《建筑筑工程資資料管理理規(guī)程》JGJJ/T1185--20009，以以各地區(qū)區(qū)現(xiàn)行標標準為準準。7.2.22.3特殊殊載體檔檔案按年年度分榮榮譽檔案案、聲像像檔案、電電子檔案案和印章章檔案以以件為單單位立卷卷。7.3保保管7.3.11保存存檔案必必須有專專門庫房房和專用用柜架，各各種門類類檔案相相對集中中存放，案案卷的排排列科學學有序，自自左向右右、自上上而下地地進行。柜柜、架應應注明標標識，方方便利用用、便于于存取。7.3.22施工設(shè)設(shè)計圖紙紙存放應應平放或或卷放。7.3.33保存存檔案的的庫房應應具備良良好的衛(wèi)衛(wèi)生環(huán)境境，應采采取有效效措施對對檔案進進行安全全保管。7.3.33.1庫房安安放溫濕濕度記錄錄儀表，每每天監(jiān)控控記錄登登記，安安裝必備備的設(shè)備備，掌握握變化情情況，隨隨時采取取相應措措施。7.3.33.2溫濕度度儀表每每年檢測測一次，以以確保其其準確性性。7.3.33.3庫房溫溫濕度應應盡可能能地控制制在144—24?C和445—60%%之間。7.3.33.4做好檔檔案的防防火、防防盜、防防蟲、防防塵等工工作，并并在每年年的五月月底之前前擦拭所所有的檔檔案柜架架，投放放防蟲藥藥物，發(fā)發(fā)現(xiàn)蟲霉霉及時處處理。7.3.33.5每年對對檔案庫庫房進行行檢查，發(fā)發(fā)現(xiàn)問題題及時報報告并采采取措施施予以處處理，以以確保檔檔案庫房房安全。7.3.33.6當遭遇遇火災、水水災等不不可預見見的特殊殊災害時時，應對對貼有紅紅色標識識的永久久保管檔檔案進行行搶救。7.3.33.7非檔案案管理人人員禁止止進入庫庫房，庫庫房無人人時，必必須關(guān)燈燈、關(guān)門門、切斷斷電源。7.4統(tǒng)統(tǒng)計7.4.11檔案案統(tǒng)計數(shù)數(shù)據(jù)以原原始記錄錄為依據(jù)據(jù)，做到到準確、可可靠、及及時填報報檔案工工作基本本情況統(tǒng)統(tǒng)計年報報。7.4.22建立立檔案數(shù)數(shù)量的統(tǒng)統(tǒng)計與基基本情況況統(tǒng)計臺臺帳、檔檔案利用用效果統(tǒng)統(tǒng)計臺帳帳。7.5利利用7.5.11公司司重要檔檔案設(shè)專專人、專專庫保管管。利用用重要檔檔案需經(jīng)經(jīng)公司主主要領(lǐng)導導同意。7.5.22為維維護公司司自身利利益，確確保檔案案的安全全，檔案案室保存存的各種種門類檔檔案原件件不得借借出本公公司。如如確因特特殊工作作需要借借出檔案案原件的的，經(jīng)公公司主管管領(lǐng)導批批準方可可借出，并并辦理借借閱手續(xù)續(xù)，登記記《文件件借閱記記錄表》；7.5.33職工工因工作作查考需需要借閱閱、查閱閱或復制制檔案內(nèi)內(nèi)容的，需需經(jīng)本單單位（部部門）領(lǐng)領(lǐng)導同意意，并辦辦理相關(guān)關(guān)手續(xù)。7.5.44借出出的檔案案原件，一一周內(nèi)歸歸還。7.5.55利用用者應對對所借檔檔案負責責，必須須妥善保保管，任任何人不不得私自自拆裝、撕撕頁、涂涂改、杠杠畫、污污損、摘摘抄、復復制、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)借、泄泄密、丟丟失檔案案。7.5.66員工工調(diào)出單單位時，應應及時到到檔案室室歸還所所借檔案案。7.6鑒鑒定7.6.11成立立由地區(qū)區(qū)公司有有關(guān)領(lǐng)導導、有關(guān)關(guān)專業(yè)人人員和檔檔案人員員組成的的檔案鑒鑒定小組組，負責責檔案鑒鑒定銷毀毀工作。7.6.22工程檔案案的保管管期限分分為永久久、長期期（155—50年年），根根據(jù)檔案案的實際際價值和和有關(guān)規(guī)規(guī)定準確確劃分各各類檔案案的保管管期限。對于保管期限已滿的的檔案，應進行二次鑒定，經(jīng)鑒定仍存在利用價值的應暫緩銷毀，對不存在利用價值的組織銷毀。8、歸檔要要求與歸歸檔范圍圍8.1歸歸檔要求求8.1.11各類類文件資資料歸檔檔時，由由歸檔者者按《工程資資料歸檔檔范圍和和分類表表》規(guī)定類別別建立臺臺帳，整理完完成后統(tǒng)統(tǒng)一編寫寫目錄（參參照各地地區(qū)工程程資料管管理規(guī)程程和集團團相關(guān)標標準執(zhí)行行），經(jīng)檔案案室核對對后歸檔檔。8.1.22各項目檔檔案管理理員負責責本項目目文件的的保管，檔案管理員要經(jīng)常檢查書面文件及電子文件的有效性、完整性，建立文件借閱臺帳，杜絕文件的丟失、誤用現(xiàn)象的發(fā)生。文件保存時應確保文件清晰，并容易識別和檢索；8.1.44各項目目公司編編制和管管理的工工程文件件和技術(shù)術(shù)資料按按國家、行行業(yè)和施施工工程程所在地地資料和和管理規(guī)規(guī)定執(zhí)行行；8.1.55歸檔檔的文件件材料必必須準確確地反映映公司生生產(chǎn)、經(jīng)經(jīng)營等各各項活動動的真實實內(nèi)容和和歷史過過程；8.1.66歸檔檔的文件件資料必必須齊全全、完整整、真實實、有效效、層次次分明符符合其形形成規(guī)律律，保證證其具有有可追溯溯性；8.1.77歸檔檔文件的的載體和和書寫材材料應符符合耐久久性要求求。不能能有熱敏敏紙，不不能有鉛鉛筆、圓圓珠筆，紅紅墨水、純純藍墨水水、復寫寫紙字跡跡；8.1.88文件件材料文文跡清楚楚、圖樣樣清晰、圖圖表整潔潔、簽字字蓋章手手續(xù)完備備；8.1.99文件件材料幅幅面尺寸寸規(guī)格及裝裝訂按照照資料管管理規(guī)程程要求；；8.1.110凡凡歸檔文文件材料料必須是是原始件件，只能能是復印印件的須須在簽章章處加蓋蓋紅章，機機打文件件材料需需簽字的的必須手手工簽名名；8.1.111在在“無紙化化”辦公或或事務處處理系統(tǒng)統(tǒng)中產(chǎn)生生的電子子文件，應應采取更更嚴格的的安全措措施。保保證電子子文件不不被非正正常改動動。同時時必須隨隨時備份份、存儲儲于能夠夠脫機保保存的載載體上，并并對有長長期或永永久保存存價值的的電子文文件制成成紙質(zhì)文文件一并并歸檔保保存；8.1.112電子子文件形形成部門門應指定定專人負負責電子子文件的的形成、收收集、積積累和歸歸檔工作作，并及及時建立立完整可可查的臺臺帳。8.2歸歸檔范圍圍8.2.11《建筑筑工程資資料管理理規(guī)程》規(guī)規(guī)定的工工程資料料包括：：A類基建建文件、B類監(jiān)理理資料、C類施工工資料、D類竣工工圖。8.2.22集團內(nèi)內(nèi)部資料料包括：：工程立立項資料料、招標資資料、設(shè)計資資料、合約資資料、內(nèi)部工工程管理理資料、結(jié)算資資料和行政類類資料。8.2.33以上上分類詳詳見附表《工程資資料歸檔檔范圍和和分類表表》。9、移交9.1項目目公司將將已竣工工期區(qū)的的工程檔檔案，整整理完畢畢后，移移交地區(qū)區(qū)公司。9.2交交接雙方方依據(jù)《工程資料歸檔范圍和分類表》檢查應歸檔內(nèi)容是否齊全，驗收合格后將案卷裝訂成冊。9.3工程程檔案于于項目期期區(qū)工程程竣工后后三個月月內(nèi)向所所屬地區(qū)區(qū)公司移交交。9.4工程程資料形形成項目目編制工程程檔案審審核備考考表、工工程檔案案移交書書和工程程檔案移移交目錄錄，一式式２份，交交接雙方方逐項核核對后簽簽字認可可，各留留一份備備查。10、其它它10.1各各項目可根根據(jù)工程程檔案形形成特點點按不同同階段、不不同內(nèi)容容適當