演講藝術(shù)輕松掌握

演講藝術(shù)輕松掌握時間有問題，但不是時間問題；分配如合理，可打造完美演說。演講者總是抱怨準(zhǔn)備太倉促。事實上，只要進(jìn)行合理分配，時間根本不是問題。除了雕琢核心觀點(diǎn)鮮明的文稿，制作形象生動的幻燈片和熟悉現(xiàn)場技術(shù)設(shè)備之外，更重要的是搞清以下幾個概念并均衡分配時間："說什么"-"怎么說"；"練習(xí)"-"預(yù)演"；"物質(zhì)準(zhǔn)備"-"心理準(zhǔn)備"。很多經(jīng)理人都是在演講結(jié)束時才開始大徹大悟："要是我處理那個問題時，稍稍多一點(diǎn)技巧就好了"；"要是能找到更多有說服力的數(shù)據(jù)來支持我的觀點(diǎn)就好了"。當(dāng)然，演講過后最追悔莫及就是："要是我有更多時間準(zhǔn)備就好了。"這些都是事后諸葛亮，完全于事無補(bǔ)。事實上，對大多數(shù)經(jīng)理人來說，有再多的時間準(zhǔn)備演講也還是不夠。如果你熬了三個晚上來準(zhǔn)備，講完之后你會覺得應(yīng)該熬五個晚上才行。時間總顯得不夠用，部分原因是因為許多經(jīng)理人在演講上追求盡善盡美。如何利用這些寶貴的時間（通常也就是指，你是否真正理解了練習(xí)和預(yù)演的不同），決定了你的演講是平淡無奇，還是震撼人心。也就是說，在如何利用時間上并沒有什么放之四海而皆準(zhǔn)的規(guī)律。每個經(jīng)理人千差萬別，他們有各自的目標(biāo)、演講經(jīng)驗，對演講內(nèi)容和聽眾的把握能力各異，所采用的視聽設(shè)備也不同，因此"共同規(guī)律"即使有也用處不大。專家認(rèn)為，更好和更現(xiàn)實的做法是：合理利用你能擠出的每一分鐘時間。雕琢講稿"說什么"首先要撰寫演講文稿，然后制作圖表或幻燈片來做補(bǔ)充。這好像是顯而易見的道理，但是許多經(jīng)理人卻是先做幻燈片，然后再在上面編寫句子。盡管有些人可以采用這種方式，但對大多數(shù)人來說，顛倒順序的容易造成演講雜亂無章、主題渙散。一旦開始寫演講稿，要留出充裕的時間對文稿進(jìn)行編輯潤色。專業(yè)的演講稿撰寫人建議在寫第一稿時，要盡可能快，不要停下來去修改已寫完的部分，或者去反復(fù)推敲措辭。這些工作留到以后來做。簡練并生動的語言必須經(jīng)過不斷地修改才能出現(xiàn)，而不是在草稿階段就可以達(dá)到這個效果。編輯文稿時，要大刀闊斧敢于下手。研究演講藝術(shù)的大衛(wèi)·登普西教授（DavidDempsey）說："能用三個觀點(diǎn)突出主題，就不要用十個觀點(diǎn)，這樣反而不能給人留下任何印象。要不斷地問自己，這是不是最重要的問題？這是不是最好的例子？這是不是說明我的觀點(diǎn)最有煽動力的表達(dá)方式？"如果你的結(jié)論或重要觀點(diǎn)沒有經(jīng)過精心琢磨和反復(fù)修改，登普西認(rèn)為："不管花多少時間去練習(xí)，不管你的演講技巧有多么高超，都不能掩飾這個根本的缺陷。"卡內(nèi)基顧問公司（DaleCarnegie&Associates）的課程總監(jiān)大衛(wèi)·格林（DavidGreen）建議時間緊張的經(jīng)理人記?。?做好眼前事，勝過事后諸葛亮。"盡管你希望自己的演講稿和幻燈片出類拔萃，但是你不能在推敲詞句上浪費(fèi)過多時間，何況實際演講的時候也許不會照本宣科。格林認(rèn)為："一般來說，大多數(shù)人準(zhǔn)備好演講的時間比他們自己認(rèn)為的要早得多。他們需要安排更多的時間來排練和演習(xí)如何與聽眾互動。"核心觀點(diǎn)貫始終無論你采用何種方式來確定演講稿的結(jié)構(gòu)，你都可以通過列出重點(diǎn)段落或概念作為"記憶觸發(fā)點(diǎn)"來節(jié)省時間，也就是要抓住要點(diǎn)，而不是逐字逐句地把整篇文章寫出來。曼德爾溝通有限公司的CEO史蒂夫·曼德爾（SteveMandel）認(rèn)為，記憶觸發(fā)點(diǎn)模式有助于演講時的即興發(fā)揮，而聽眾也喜歡聽。"我告訴那些演講人，演講時不要唱獨(dú)角戲，要多用對話模式與聽眾進(jìn)行溝通，就像兩個人坐在廚房的桌子邊聊天那樣，這會令人感覺自然、放松，而且你還不用花很多心思去想說些什么。而獨(dú)白式的演講就是一個人對著幻燈片生硬地自言自語。"曼德爾說，在準(zhǔn)備演講的開始階段，應(yīng)該花更多時間去琢磨如何圍繞核心觀點(diǎn)來組織演講內(nèi)容。"電梯式演講"是指核心觀點(diǎn)始終貫穿整個演講過程，就像電梯在每個樓層間運(yùn)行一樣。當(dāng)然這得花費(fèi)時間，但卻是值得的，可以避免在遇到挫折時就投降，也可以避免在找到核心觀點(diǎn)之前，在那些無關(guān)痛癢的事情上花太多時間。勤加預(yù)演"怎么說"某咨詢公司的總裁瑪里琳·莫布利（MarilynnMobley）建議在演講稿還未定稿之前就開始預(yù)演，這樣就可以盡早知道在哪些地方你可能會講太長時間、哪些內(nèi)容還需要調(diào)整。莫布利在準(zhǔn)備一個演講時，是這樣安排時間的：因為對話題和聽眾都很熟悉，她先用15%的時間調(diào)查聽眾的需求；50%的時間用來準(zhǔn)備演講---確定論點(diǎn)、收集論據(jù)、設(shè)定起承轉(zhuǎn)合、制作幻燈片；20%的時間用來進(jìn)行初步的預(yù)演，"就當(dāng)有聽眾在面前，練習(xí)如何停頓、如何結(jié)合幻燈片講解，并熟悉設(shè)備，從而確定整個過程是否可行，時間拿捏是否合理"；10%的時間是在初步預(yù)演后進(jìn)一步修改演講稿，包括編輯文字和調(diào)換某些幻燈片的順序；剩下5%的時間用來進(jìn)行最后的預(yù)演。先想想你以前通常是怎么準(zhǔn)備演講的。也許你和大多數(shù)經(jīng)理人一樣，利用一切可能的機(jī)會練習(xí)，或在路上分秒必爭，或在辦公室里忙里偷閑。專家認(rèn)為，這種方式大有問題：花太多的時間去練習(xí)，而沒有足夠的時間去預(yù)演。預(yù)演意味著要站起來，用和真實演講同樣的手勢、同樣的眼神，配合視聽設(shè)備控制演講進(jìn)程。卡內(nèi)基公司的格林認(rèn)為，坐在飛機(jī)上或在辦公室里回顧演講稿或幻燈片是練習(xí)，不是預(yù)演。就像戲劇里的演員沒有穿上戲服就沒有入戲的感覺一樣，非專業(yè)的演講者不經(jīng)過一到兩次的全程預(yù)演，就不應(yīng)該出現(xiàn)在聽眾面前。預(yù)演時最好還要選擇一些人坐在臺下，給演講者一些反饋意見。格林說："你不能只坐在房間里背誦演講稿，必須去預(yù)演，模仿真實的演講，這樣才能達(dá)到預(yù)演的目的。把你的心思從演講的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到和聽眾的互動上去，這也是預(yù)演與練習(xí)的不同。我并不認(rèn)為企業(yè)界人士都理解預(yù)演的價值。經(jīng)理人往往在'說什么'上面花了太多精力，但對'怎么說'卻重視不夠。"心理準(zhǔn)備不可少吉姆·卡思卡特（JimCathcart）是一個有著26年演講經(jīng)驗的專業(yè)演講家，他把心理準(zhǔn)備和物質(zhì)準(zhǔn)備區(qū)分得一清二楚。物質(zhì)準(zhǔn)備包括將所有的工作都安排得井井有條：演講稿、視聽設(shè)備、技術(shù)、聲音、會場布置等等。而心理準(zhǔn)備是指花時間去體會聽眾的思想，將自己的演講先在腦子里預(yù)演一遍，預(yù)先想到可能會出現(xiàn)的問題，在心理上做好演講準(zhǔn)備。心理準(zhǔn)備還包括思考以下問題：我的聽眾都是些什么人？他們和我有什么不同？他們會怎么看待我，是外行的演講者，還是值得尊敬的顧問？什么會讓他們感到興奮？他們聽完演講后，頭腦里留下哪些值得回味的東西？卡斯卡特認(rèn)為，多花點(diǎn)時間做心理準(zhǔn)備，演講取得的效果通常會好過那些只在物質(zhì)準(zhǔn)備上精益求精的人。他說："如果我可以說出一些打動聽眾的話，那么跑一點(diǎn)題、穿著上有些不得體，甚至對宣傳材料的內(nèi)容一無所知都不要緊。切記：大多數(shù)聽眾是先從情感上下判斷，然后才從邏輯上去思考。" 技術(shù)環(huán)節(jié)來保障許多演講者在制作幻燈片的過程中時間花得不明不白，要么花大量時間去做過多的幻燈片，要么沒有時間去做最基本的符合要求的幻燈片。沒有人愿意在演講前的最后時刻驚慌失措地制作或編輯幻燈片，因此很有必要預(yù)留出足夠的時間，但也不需要過多的時間。那些對軟件不熟悉的新手，專家建議每頁電子幻燈片至少要預(yù)留出一個小時的時間，包括最初的頁面設(shè)計和內(nèi)容的修改。當(dāng)然，專業(yè)人員可以更快地完成這項工作。結(jié)合多媒體手段進(jìn)行預(yù)演也同樣重要。對多數(shù)人來說，預(yù)演意味著回顧內(nèi)容的要點(diǎn)、播放幻燈片以起到提詞的作用。問題在于花費(fèi)過多時間在這些"看得見的"內(nèi)容上（聽眾完全可以自己看這些內(nèi)容），而犧牲了那些"看不見的"內(nèi)容的預(yù)演時間，包括設(shè)定幻燈片播放過程中的起承轉(zhuǎn)合、講述個人故事和細(xì)節(jié)問題，以及舉例說明等。聽眾關(guān)注的焦點(diǎn)要么在視覺材料上，要么在演講者身上，不可能一心二用。曼德爾讓他的客戶按這個規(guī)律進(jìn)行預(yù)演，比如一個銷售人員可能會說："我剛才談到了銷售過程中存在的問題，我們來看看我和你們的信息技術(shù)部門會談之后得出的一個解決方案。"銷售人員接著播放幻燈片，有5秒鐘不說話，因為聽眾在看幻燈片，不會去聽他說話。為了重新引起聽眾的注意力，演講者要向聽眾方向走一兩步，然后再繼續(xù)演講。為幻燈片選擇什么樣的內(nèi)容也很重要？格林建議，在制作幻燈片時，演講者應(yīng)先問問自己："有哪些幻燈片，我可以用其它在視覺上更有沖擊力的東西來代替，而且讓聽眾獲得同樣的信息？"可以向公司內(nèi)部的設(shè)計人員尋求創(chuàng)意，但是用直觀形象的方法來詮釋重要觀點(diǎn)才是問題的關(guān)鍵。卡斯卡特指出，可以采用形象化的方法，打破過去用一大堆文字和數(shù)據(jù)來制作幻燈片的慣例。一個演講者利用街頭"走錯路了，請不要進(jìn)來"的標(biāo)志來做幻燈片，說明人們在執(zhí)行商業(yè)計劃時所犯的錯誤，取得了很好的效果。他說，除了讓演講更有說服力之外，這種以視覺形象為導(dǎo)向的模式可以節(jié)約演講者的時間，而且迫使他們集中精力掌握將平淡無奇的演講變成令人難忘的演講的技巧：自由發(fā)揮，與聽眾互動，傾聽聽眾的反饋，掌握并理解演講的內(nèi)容而不是去死記硬背。原文經(jīng)許可摘自DaveZielinski所著的Perfectpractice一文，選自Presentations雜志2003年5月號，VNUBusinessMedia公司2003年登記版權(quán)。肖東燕譯。DaveZielinski是Presentations雜志撰稿人。未雨綢繆應(yīng)對意外事件設(shè)想一下：你的演講完美無缺，聽眾們都很喜歡你，你的幻燈片令他們?nèi)绨V如醉；就在這時，幻燈片播放機(jī)卻壞了。你該怎么辦呢？所有的經(jīng)理人內(nèi)心都渴望做最好的演講。希望不要出現(xiàn)任何技術(shù)故障，燈泡不要突然熄滅，不要出現(xiàn)令人討厭的聽眾來攪亂你的演講。但光是祈求并不能解決問題。幸運(yùn)的是，有一些被實踐證明行之有效的方法，可以幫助我們冷靜應(yīng)對比上述情況更為糟糕的意外事件。航空公司和其他需要迅速行動、處理危及生命的意外事故的組織就是采用這種"意外事件預(yù)案"法。想想那些專職處理緊急事件的工作人員。工作性質(zhì)決定了他們必須時刻準(zhǔn)備著麻煩的出現(xiàn)。許多人沒有認(rèn)識到，預(yù)先想到可能出現(xiàn)的麻煩并不是消極思考，而是積極思考的一種高級形式。在訓(xùn)練中，這些工作人員會模擬各種各樣的難題和各種不可思議的錯誤，然后用冷靜、有條不紊的態(tài)度來沉著應(yīng)對。盡管企業(yè)經(jīng)理人很少面對危及生命的緊急狀況，但這種事先預(yù)判各種出人意料事故的做法可以成功地運(yùn)用到現(xiàn)場演講中去。如果你做了意外事件預(yù)案，你的演講效果會更好。此外，它會減輕你心里的壓力，并使你更好地進(jìn)行理性思維。如果你準(zhǔn)備了應(yīng)急方案，并在腦子里預(yù)演了多次，你的自信心也隨之提高。以下就是做意外事件預(yù)案一些基本原則，可以讓你在以后的演講中受益：●設(shè)計脫身計劃。意外事件預(yù)案的首要原則是：萬一有緊急狀況發(fā)生，必須保證有脫身計劃來應(yīng)對。也就是說預(yù)先設(shè)想一下這樣的場景，并且設(shè)計幾個備選方案以應(yīng)對不同的狀況。不要只在腦子里想想，應(yīng)該把可能的場景和解決方案寫下來。這樣不僅有助于思路的完善，而且可以更深入地剖析問題、更快捷地找到解決方案。●出事后第一分鐘要保持冷靜。當(dāng)你設(shè)計應(yīng)對方案時，要特別注意出事后的前60秒鐘，這是至關(guān)重要的。當(dāng)問題突然出現(xiàn)時，有的人可能會有這種感覺：自己處理得笨手笨腳，但又不得不極力裝出一副一切盡在掌控之中的輕松姿態(tài)。注意你的肢體語言。這種交流方式無聲勝有聲，所以要保持放松。多做幾次深呼吸，傳遞讓人平靜的信息，而你也將在這最重要的一分鐘里保持冷靜。●模擬場景訓(xùn)練。一旦你將各種可能出現(xiàn)的問題和各種應(yīng)對預(yù)案列出詳細(xì)的清