辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用

第３章辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)用(一)教學(xué)目的：熟練掌握文字處理軟件Ｗo(hù)rdXP、電子表格ExcelXP、電子演示文稿軟件PowerPointXP的操作；了解OfficeXP集成應(yīng)用。(二)教學(xué)內(nèi)容：認(rèn)識(shí)Ｗo(hù)rdXP工作窗口，創(chuàng)建和編輯文檔，設(shè)置文檔格式，表格制作圖文混排；介紹ExcelXP工作窗口，工作表和單元格，輸入數(shù)據(jù)和編輯電子表格，格式化工作表，計(jì)算數(shù)據(jù)，管理和分析數(shù)據(jù)，使用圖表分析數(shù)據(jù)；介紹PowerPointXP的工作窗口，創(chuàng)建和編輯電子演示文稿，在幻燈片中插入多媒體對(duì)象，設(shè)置演示文稿的外觀，在演示文稿中創(chuàng)建超級(jí)鏈接，幻燈片放映等內(nèi)容。(三)教學(xué)建議：采用理論和實(shí)踐相結(jié)合的教學(xué)方式：（1）課堂上操作一遍給學(xué)生看；（2）采用實(shí)驗(yàn)的形式讓學(xué)生掌握媒體的采集和合成３.1文字處理軟件Ｗo(hù)rdXP啟動(dòng)WordXP的方法：從開始菜單啟動(dòng)。2.使用文檔啟動(dòng)WordXP雙擊一個(gè)Word文檔的文件名即可啟動(dòng)Word。3．雙擊桌面上的WordXP快捷方式雙擊桌面上的WordXP的快捷方式圖標(biāo)，就可以啟動(dòng)WordXP了。認(rèn)識(shí)工作窗口Ｗo(hù)rd窗口的組成標(biāo)題欄標(biāo)題欄菜單欄工具欄編輯區(qū)標(biāo)尺滾動(dòng)條狀態(tài)欄WordXP的啟動(dòng)與退出退出WordXP的方法：?jiǎn)螕簟拔募辈藛?，在下拉菜單中選擇“退出”命令。按Alt+F4鍵。單擊Word程序右上角的“關(guān)閉”按鈕。雙擊Word程序左上角的控制菜單按鈕。在退出Word時(shí)，如果文檔沒有保存，會(huì)出現(xiàn)下面的提示對(duì)話框。Word的視圖方式1．普通視圖2．Web版式視圖3．頁面視圖4．大綱視圖5．打印預(yù)覽視圖6．全屏顯示視圖7．改變顯示比例視圖（1）使用“顯示比例”框。（2）使用“顯示比例”命令8．文檔結(jié)構(gòu)圖3.1.2創(chuàng)建和編輯文檔保存新建文檔的具體步驟：選擇“文件”菜單中的“保存”命令，也可以單擊“常用”工具欄中的“保存”按鈕，打開“另存為”對(duì)話框。單擊“菜單欄”右上角的×按鈕。若要關(guān)閉當(dāng)前所有打開的文檔，可先按住Shift鍵，再單擊“文件”“全部關(guān)閉”。1．中英文輸入使用鼠標(biāo)操作：使用鍵盤命令：按Ctrl+空格鍵，可實(shí)現(xiàn)中文/英文輸入法切換；按Shift+空格，或?qū)崿F(xiàn)全角/半角字符切換；按Ctrl+Shift鍵可實(shí)現(xiàn)輸入法之間的切換。2．符號(hào)和特殊字符的輸入特殊符號(hào)可以通過“插入”菜單中選擇“符號(hào)”命令，從“符號(hào)”對(duì)話框中選擇。3、切換插入與改寫狀態(tài)：鼠標(biāo)雙擊狀態(tài)欄的“改寫”框或使用鍵盤上Insert鍵切換。4、刪除字符操作：按BackSpace鍵刪除插入點(diǎn)之前的一個(gè)字符(或漢字)，按Delete鍵刪除插入點(diǎn)之后的一個(gè)字符(或漢字)。5、段落的拆分與合并：段落的拆分：在插入狀態(tài)下，將插入點(diǎn)移到拆分處按回車鍵即可。段落和合并：將插入點(diǎn)移到第一段末按Delete鍵或第二段的段首按BackSpace鍵。編輯文本（1）鼠標(biāo)選擇。（2）鍵盤選擇。鍵盤按鍵功能Shift+上箭頭向上選定一行Shift+下箭頭向下選定一行Shift+左箭頭向左選定一個(gè)字符Shift+右箭頭向右選定一個(gè)字符Shift+Ctrl+上箭頭選定內(nèi)容擴(kuò)展至單詞開頭Shift+Ctrl+下箭頭選定內(nèi)容擴(kuò)展至單詞結(jié)尾Shift+Ctrl+左箭頭選定內(nèi)容擴(kuò)展至段首Shift+Ctrl+右箭頭選定內(nèi)容擴(kuò)展至段末Shift+Home選定內(nèi)容擴(kuò)展至行首Shift+End選定內(nèi)容擴(kuò)展至行末Shift+PgUp選定內(nèi)容向上擴(kuò)展整屏Shift+PgDn選定內(nèi)容向下擴(kuò)展整屏Shift+Ctrl+PgUp選定內(nèi)容至文檔窗口開始處Shift+Ctrl+Home選定內(nèi)容至文檔開始處Shift+Ctrl+End選定內(nèi)容至文檔結(jié)尾處先按F8，再按箭頭鍵擴(kuò)展選取文檔中具體的某個(gè)位置Ctrl+A或Ctrl+小鍵盤數(shù)字5選定整個(gè)文檔Shift+Ctrl+PgDn選定內(nèi)容至文檔窗口結(jié)尾處1．選擇文本文檔區(qū)中使用鼠標(biāo)拖曳：Shift+單擊：選擇欄中使用鼠標(biāo)(1)單擊：選中該行(2)雙擊：選中該段落(3)三擊或Ctrl+單擊：選定整個(gè)文檔選擇矩形文本塊：Alt+單擊斜對(duì)角拖曳2．刪除文本先選中所要?jiǎng)h除的文本，然后按Delete鍵?；蛴覔羰髽?biāo)選擇快捷菜單中的刪除項(xiàng)進(jìn)行刪除。鍵盤按鍵功能↑向上一行↓向下一行←向左一個(gè)字符→向右一個(gè)字符PageUp向上一頁P(yáng)ageDown向下一頁Home光標(biāo)到本行首End光標(biāo)到本行末Ctrl+Home光標(biāo)到文檔首Ctrl+End光標(biāo)到文檔末3．文本的復(fù)制/剪切與粘貼方法一：（1）選中要復(fù)制/剪切的文本。（2）單擊“編輯”菜單→“復(fù)制/剪切”命令。（3）將光標(biāo)移至要插入文本的位置。（4）單擊“編輯”菜單→“粘貼”命令。方法二：（1）選中要復(fù)制/剪切的文本。（2）單擊工具欄上的“復(fù)制/剪切”工具按鈕。（3）將光標(biāo)移動(dòng)到要插入文本的位置。（4）單擊工具欄上的“粘貼”工具按鈕。方法三：（1）選中要復(fù)制/剪切的文本。（2）右擊選中文本，從快捷菜單中選擇“復(fù)制/剪切”命令。（3）將光標(biāo)移動(dòng)要插入文本的位置。（4）在該插入點(diǎn)右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。方法四：（1）選中要復(fù)制/剪切的文本。（2）按快捷鍵Ctrl+C/Ctrl+X。（3）將光標(biāo)移至要插入文本的位置。（4）按快捷鍵Ctrl+V4.撤消與恢復(fù)撤消操作：?jiǎn)螕舫Ｓ霉ぞ邫诘摹背蜂N鍵入”按鈕,或單擊”編輯””撤銷鍵入”;或利用Ctrl+Z快捷鍵完成撤銷操作?；謴?fù)操作：與撤銷操作類似。5．查找與替換查找：?jiǎn)螕簟熬庉嫛薄安檎摇保蜷_“查找和替換”對(duì)話框進(jìn)行操作即可。替換：?jiǎn)螕簟熬庉嫛薄疤鎿Q“，打開“查找和替換”對(duì)話框進(jìn)行操作即可。6．給文檔加密碼3.1.3設(shè)置文檔格式1．字符格式設(shè)置（包括對(duì)文本的字體、字形、字號(hào)、字間距和文字特殊效果等格式的設(shè)置）（1）利用“字體”列表框設(shè)置字體（2）利用菜單命令設(shè)置字體：?jiǎn)螕簟案袷健薄白煮w”，打開字體對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置即可。（3）使用“格式刷”：選定已設(shè)置好字符格式的文本。單擊常用工具欄上的“格式刷”按鈕將光標(biāo)移到文本處，按下鼠標(biāo)左鍵，并將鼠標(biāo)拖到該文本的末尾處即可。（4）設(shè)置字號(hào)設(shè)置方式同設(shè)置字體相同，可以在“字號(hào)”列表中設(shè)置，也可以在“字體”對(duì)話框中設(shè)置。（5）設(shè)置字形傾斜格式。下劃線格式。加粗格式。（6）設(shè)置字間距（7）動(dòng)態(tài)文字效果（8）添加著重號(hào)（9）拼音指南單擊“其他格式”工具欄中的“拼音指南”按鈕（10）合并字符單擊“其他格式”工具欄中的“合并字符”按鈕（11）帶圈字符選擇“其他格式”工具欄中的“帶圈字符”按鈕段落格式設(shè)置（1）段落標(biāo)志：以Enter鍵作為當(dāng)前段落標(biāo)記。單擊“視圖”“顯示段落標(biāo)志”，可以隱藏或顯示段落標(biāo)志。（2）單擊“格式”菜單單擊“格式”“段落”，彈出“段落”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置即可。單擊“格式”“邊框和底紋”，彈出“邊框和底紋”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置即可應(yīng)用字符樣式創(chuàng)建字符樣式添加邊框和底紋添加邊框添加底紋（5）使用標(biāo)尺：用戶可以通過單擊”視圖“”標(biāo)尺“來隱藏或顯示標(biāo)尺。水平標(biāo)尺：可以設(shè)定段落邊界。若按住Alt鍵，再拖動(dòng)鼠標(biāo)，可實(shí)現(xiàn)精細(xì)調(diào)整。（6）為原在段落添加項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)選定要添加項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)的段落。單擊“格式”“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”，按要求進(jìn)行操作即可3.頁面格式設(shè)置（1）節(jié)的設(shè)置：將插入點(diǎn)移到分為“節(jié)”的位置上。單擊“插入”“分隔符”，打開分隔符對(duì)話框。在“分節(jié)符類型”區(qū)中選定某一種分節(jié)符類型。單擊“確定”按鈕即可。分節(jié)符的功能：下一頁：將新的一節(jié)放到下一頁的頂端。連續(xù)：在插入點(diǎn)處開始新的一節(jié)。偶數(shù)頁：使新的一節(jié)總是從下一個(gè)偶數(shù)頁開始。奇數(shù)頁：使新的一節(jié)總是從下一個(gè)奇數(shù)頁開始。注：在普通視圖方式下，選擇某一種分節(jié)符，按Delete鍵即可取消該節(jié)。（2）分頁：WordXP提供了“自動(dòng)分頁”和“人工分頁”兩種分頁方式。自動(dòng)分頁：是指在完成下述頁面設(shè)置之后，Word將自動(dòng)根據(jù)頁面參數(shù)的設(shè)置，對(duì)文檔進(jìn)行分頁。人工分頁：是指在頁面中采取人工方式對(duì)文檔進(jìn)行強(qiáng)制分頁。操作方法是：將插入點(diǎn)移到要分頁的位置上，然后在“分隔符”對(duì)話框中選取“分隔符類型”選項(xiàng)區(qū)域是的“分頁符”即可。(3)頁面設(shè)置：包括頁邊距、紙型、紙張來源、版式、文檔網(wǎng)格、頁眉/頁腳等設(shè)置。操作方法：設(shè)置之前，應(yīng)將插入點(diǎn)定位在需要進(jìn)行頁面設(shè)置的節(jié)中(若末分節(jié)，整個(gè)文檔即為一節(jié))，然后單擊“文件”“頁面設(shè)置”，彈出“頁面設(shè)置”對(duì)話框，在該對(duì)話框中對(duì)頁面按要求進(jìn)行設(shè)置即可。(4)插入頁眉和頁腳選擇菜單“視圖”→“頁眉和頁腳”命令，這時(shí)屏幕出現(xiàn)用虛線標(biāo)明的“頁眉”區(qū)和“頁腳”區(qū)，同時(shí)顯示“頁眉和頁腳”工具欄。(5)分欄：選定需要分欄的文本。單擊“格式”“分欄”，打開“分欄”對(duì)話框，如右圖所示。在‘預(yù)設(shè)”下指定所需的分欄格式，在’欄數(shù)“框里設(shè)置欄數(shù)，并在”寬度和間距“下對(duì)欄寬和欄間距進(jìn)行設(shè)置。單擊”確定“按鈕3.1.4表格制作1．創(chuàng)建表格(1)利用“插入表格”按鈕(2)利用“插入表格”命令2.編輯表格(1)選定表格：用鼠標(biāo)直接選擇單元格：選擇一個(gè)單元格：將鼠標(biāo)單擊單元格左側(cè)邊界，可以選定該單元格。選擇一行：將鼠標(biāo)移到待選擇行的左邊(表外)空白處，當(dāng)鼠標(biāo)變成向右箭頭時(shí)單擊左鍵選擇該行。選擇一列：將鼠標(biāo)移到待選擇列的頂端線上，當(dāng)鼠標(biāo)變成向下箭頭時(shí)單擊左鍵可選擇該列當(dāng)表格中已有被選擇內(nèi)容時(shí)，按下Shift鍵再按光標(biāo)移動(dòng)鍵，可以選擇相鄰的單元格、行或列。用菜單進(jìn)行操作：?jiǎn)螕簟氨砀瘛薄斑x定行/選定列”。(2)單元格、行或列的插入與刪除插入單元格：選定一個(gè)或多個(gè)單元格，選定單元格數(shù)由插入的單元格數(shù)決定。單擊“表格”“插入”“單元格”，在彈出的對(duì)話框中按要求進(jìn)行設(shè)置即可。刪除單元格：選定要?jiǎng)h除的相鄰單元格，單擊“表格”“刪除”“單元格”，在彈出的對(duì)話框中按要求進(jìn)行設(shè)置即可。插入行/列、刪除行/列操作方法與單元格的插入與刪除類似。(3)單元格的合并與拆分合并單元格：選定要合并的多個(gè)單元格，單擊“表格’“合并單元格”即可；或使用快捷菜單中的“合并單元格”命令。拆分單元格：選定要拆分的單元格，單擊“表格”“拆分單元格”，在打開的“拆分單元格”對(duì)話框中輸入所需的列數(shù)和行數(shù)，即可實(shí)現(xiàn)單元格的拆分；或使用快捷菜單中的“拆分單元格”命令。(4)表格屬性的修改(包括表格、行、列、單元格等四個(gè)選項(xiàng)卡)：?jiǎn)螕簟氨砀瘛薄氨砀駥傩浴?，彈出如右所示?duì)話框?！氨砀瘛边x項(xiàng)卡：“行”選項(xiàng)卡：”列“選項(xiàng)卡：”單元格“選項(xiàng)卡：(5)表格的合并與拆分合并表格：將需合并的兩個(gè)表格放置于相鄰處，表格間只有空格行而無文字，使用Del鍵刪除表格間的空格行即可。拆分表格：將插入點(diǎn)置于需要拆分處，單擊”表格“”拆分表格“，即可將原表格拆分為兩個(gè)小表格。(6)繪制斜線表頭將插入點(diǎn)置于表頭，通常是表中的第一行第一列。單擊”表格“”繪制斜線表頭“，打開對(duì)話框。在‘表頭樣式”下拉列表中，選擇所需的表頭樣式。直接在’行標(biāo)題“、”列標(biāo)題三“、“列標(biāo)題四”4個(gè)文本框中設(shè)定斜線表頭的各個(gè)標(biāo)題；在“字體大小‘下拉列表中選擇標(biāo)題字體的大小。單擊“確定”。3.表格的格式化(1)表格的對(duì)齊方式選定所需對(duì)齊操作的單元格單擊鼠標(biāo)右鍵執(zhí)行”單元格對(duì)齊方式”命令，在其子菜單中選擇相應(yīng)的方式，單擊相應(yīng)的按鈕即可?；騿螕舾袷焦ぞ邫谥械膶?duì)齊按鈕進(jìn)行設(shè)置也可。(2)邊框和底紋表格邊框的設(shè)置：選中需設(shè)置邊框的單元格，單擊“格式”“邊框和底紋”，打開“邊框和底紋”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置即可。表格底紋的設(shè)置：在“邊框和底紋”對(duì)話框中選擇“底紋’選項(xiàng)卡，按要求進(jìn)行設(shè)置即可。(3)自動(dòng)套用格式將插入點(diǎn)置于需要套用格式的表格中的任意位置。單擊”表格“”表格自動(dòng)套用格式“，打開”表格自動(dòng)套用格式“對(duì)話框，如右圖所示。在”表格樣式“中選擇所需的表格格式，在”將特殊格式應(yīng)用于“復(fù)選框中選擇或取消所要的選項(xiàng)，調(diào)整表格的樣式。設(shè)置完畢，單擊‘應(yīng)用”按鈕。3.1.5圖文混排1．在文檔中插入圖片(1)插入剪輯管理器中的剪貼畫將插入點(diǎn)置于要插入剪貼畫的位置，單擊’插入“”圖片“”剪貼畫“；或單擊繪圖工具欄的”插入剪貼畫“按鈕，選擇所需的圖片。單擊所要插入的圖片，圖片就插入到了插入點(diǎn)位置。(2)插入圖片文件：將插入點(diǎn)置于要插入圖片的位置，單擊”插入“”圖片“”來自文件”；或單擊繪圖工具欄的“插入圖片”按鈕，彈出“插入圖片”對(duì)話框。(3)編輯圖片調(diào)整圖片的大?。赫{(diào)整圖片的位置：(4)設(shè)置圖片版式右擊圖片，彈出“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框在該對(duì)話框中，選擇‘版式“選項(xiàng)卡，可對(duì)圖片與正文的環(huán)繞方式及水平對(duì)齊方式進(jìn)行設(shè)置。單擊”高級(jí)“按鈕，還可設(shè)置文字環(huán)繞方式，實(shí)現(xiàn)圖文混排。單擊”顏色和線條“選項(xiàng)卡可設(shè)置圖片的顏色和框線。2、在文檔中繪圖(1)繪圖工具欄：在常用工具欄中單擊”繪圖“按鈕，或單擊”視圖“”工具欄“”繪圖“，這時(shí)繪圖工具欄出現(xiàn)在WordXP屏幕的下端，如下圖。(2)創(chuàng)建圖形在繪圖工具欄中單擊所需的按鈕，選擇需要的圖形選項(xiàng)，移動(dòng)鼠標(biāo)到需要的位置，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到合適的位置，釋放鼠標(biāo)左鍵即可繪出與該圖形相似的圖形。按住Shift鍵拖曳鼠標(biāo)，可以繪出標(biāo)準(zhǔn)的”正“的圖形；按住Ctrl鍵，繪制的圖形中心固定。(3)在圖形中添加文字：將鼠檔移到圖形上，單擊右鍵，在快捷菜單中執(zhí)行’添加文字”命令，即中在圖形中輸入、編輯文字。(4)圖形的顏色、線條和三維效果：可利用繪圖工具欄中的“填充顏色”按鈕對(duì)圖形上色；用“線條顏色”按鈕確定線的顏色；用“字體顏色”按芻確定圖形中文字的顏色；使用“線型”按鈕確定被選擇的線條粗細(xì)或線型；使用“陰影”、“三維效果”按鈕對(duì)所選圖形進(jìn)行修飾。(5)圖形的疊放次序：選中圖形后，可通過繪圖工具欄的“繪圖‘命令菜單中的”疊放次序“命令來設(shè)置各圖形間的疊放關(guān)系。(6)圖形的組合：選中需要組合的若干個(gè)圖形后，可使用繪圖工具欄的”繪圖“命令菜單中的”組合“命令將這若干個(gè)圖形組合成一體，也可使用’取消組合“命令將其恢復(fù)為組合前的各個(gè)圖形。(7)圖形的微移：選定對(duì)象，按住Ctrl鍵不放，再按鍵盤上的方向鍵來實(shí)現(xiàn)。3.插入文本框(1)插入文本框：?jiǎn)螕簟崩L圖“工具欄上的橫排(豎排)文本框按鈕，或單擊”插入“”文本框“”橫排”(或“豎排”)，鼠標(biāo)指針變?yōu)椤?”形。將鼠檔指針在文檔中拖運(yùn)，畫出文本框。在文本框中出現(xiàn)的閃爍光標(biāo)處輸入文本。(2)文本框的編輯：選定文本框單擊“格式”“文本框”，打開“設(shè)置文本框格式“對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置即可。4.插入藝術(shù)字(1)插入藝術(shù)字將插入點(diǎn)置于需要插入藝術(shù)字的地方。單擊”插入“”圖片“”藝術(shù)字“，或單擊繪圖工具欄上”插入藝術(shù)字“按鈕，打開‘藝術(shù)字庫”對(duì)話框。選擇所需的藝術(shù)字圖形對(duì)象類型，單擊’確定“按鈕，打開”編輯‘藝術(shù)字“”文字“對(duì)話框。設(shè)置字體、字形與字號(hào)。單擊“確定”按鈕。(2)編輯藝術(shù)字單擊生成的藝術(shù)字，彈出藝術(shù)字工具欄。根據(jù)需要，單擊藝術(shù)字工具欄中的相應(yīng)按鈕，可對(duì)“藝術(shù)字”進(jìn)行多方面的編輯。３.2電子表格ExcelXP3.2.1ExcelXP工作窗口介紹Excel窗口啟動(dòng)Excel2002的方法：1.從開始菜單啟動(dòng)。2.使用表格文件啟動(dòng)Excel2002雙擊一個(gè)Excel表格的文件名即可啟動(dòng)Excel。3．雙擊桌面上的Excel2002快捷方式退出Excel2002的方法：?jiǎn)螕簟拔募辈藛?，在下拉菜單中選擇“退出”命令。按Alt+F4鍵。單擊Excel程序右上角的“關(guān)閉”按鈕。雙擊Excel程序左上角的控制菜單按鈕。在退出Excel時(shí)，如果文件沒有保存，會(huì)出現(xiàn)下面的提示對(duì)話框。3.2.2工作表和單元格1．工作簿所謂工作簿指的就是Excel文檔，它是在Excel環(huán)境中用來儲(chǔ)存并處理工作數(shù)據(jù)的文件。一個(gè)工作簿可由一個(gè)或多個(gè)工作表組成。在系統(tǒng)默認(rèn)的情況下，它由Sheetl、Sheet2、Sheet3這三個(gè)工作表組成。2．工作表它是由65536行和256列構(gòu)成的一個(gè)表格，其中行是由上自下按1到65536進(jìn)行編號(hào)，而列號(hào)則由左到右采用字母A，B，C……進(jìn)行編號(hào)。3．單元格、單元格地址及活動(dòng)單元格3.2.3輸入數(shù)據(jù)和編輯電子表格1．新建工作簿執(zhí)行“文件”菜單中的“新建”菜單命令。利用工具欄上最左邊的“新建”按鈕。2．打開現(xiàn)有工作簿單擊“文件”菜單，再選擇“打開”命令。單擊工具欄中的“打開”按鈕。雙擊要打開的工作簿。3．工作簿窗口的操作多窗口顯示同一個(gè)工作簿平鋪水平并排垂直并排層疊4．保存和關(guān)閉工作簿保存和關(guān)閉工作簿的方法同Word中保存和關(guān)閉文檔的方法相同，在此不再贅述。編輯工作表1．單元格2．選定單元格（1）選定單個(gè)單元格。（2）選定連續(xù)單元格區(qū)域。（3）選定整行或整列。（4）選定整個(gè)工作表。3．輸入數(shù)據(jù)4．編輯單元格數(shù)據(jù)5．設(shè)定工作表頁數(shù)6．工作表間的切換單元格和區(qū)域命名1．單元格命名規(guī)則名字的第一個(gè)字符必須是字母或文字。名字不能使用類似地址的形式，如D4、E5、F6等。不可將空格當(dāng)作分隔符，可以用點(diǎn)或下劃線代替。名字不區(qū)分英文字母大小寫。名字不超過255個(gè)字符，名稱框中最多顯示15個(gè)字符。2．命名單元格（1）使用“名稱”下拉列表框。（2）使用菜單命令。3．使用名稱4．刪除命名3.2.4格式化工作表1．設(shè)置單元格字體2．設(shè)置單元格邊框3．設(shè)置單元格顏色和底紋4．設(shè)置文本對(duì)齊方式5．設(shè)置工作表列寬3.2.5計(jì)算數(shù)據(jù)Excel公式1．公式運(yùn)算符算術(shù)運(yùn)算符含義比較運(yùn)算符含義+加>大于-減<小于-負(fù)數(shù)>=大于等于*乘<=小于等于/除<>不等于%百分比=等于&將兩文本連接:區(qū)域運(yùn)算符^乘方,聯(lián)合運(yùn)算符2．公式的運(yùn)算規(guī)則運(yùn)算符（優(yōu)先級(jí)從高到低）含義:區(qū)域運(yùn)算符,聯(lián)合運(yùn)算符-負(fù)數(shù)%百分比^乘方*和/乘和除+和-加和減&文本運(yùn)算符=,>,<,>=,<=,<>比較運(yùn)算符3．顯示公式4．編輯公式修改公式：選定要修改公式所在的單元格，在編輯欄中對(duì)公式進(jìn)行修改，單擊Enter鍵完成修改。復(fù)制和移動(dòng)公式：選定要復(fù)制或移動(dòng)的公式。單擊工具欄上的“復(fù)制”或“剪切”按鈕。選定要粘貼到的單元格。單擊工具欄上的“粘貼”按鈕。5．使用自動(dòng)求和工具（1）選中目標(biāo)單元格B4。（2）單擊工具欄上的“自動(dòng)求和”快捷圖標(biāo)。（3）屏幕上顯示一個(gè)虛線框，即活動(dòng)選定框，拖動(dòng)鼠標(biāo)使活動(dòng)選定框覆蓋住需要求和的單元格區(qū)域，如圖所示。（4）單擊Enter鍵，B4單元格將顯示自動(dòng)求和后的結(jié)果。Excel函數(shù)1．Excel函數(shù)概述分類功能數(shù)據(jù)庫工作表函數(shù)分析數(shù)據(jù)清單中的數(shù)值是否符合特定條件日期與時(shí)間函數(shù)在公式中分析處理日期值和時(shí)間值工程函數(shù)用于工程分析信息函數(shù)確定存儲(chǔ)在單元格中的數(shù)據(jù)類型財(cái)務(wù)函數(shù)進(jìn)行一般的財(cái)務(wù)計(jì)算邏輯函數(shù)進(jìn)行邏輯判斷或者進(jìn)行復(fù)合檢驗(yàn)統(tǒng)計(jì)函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析查找與引用函數(shù)在數(shù)據(jù)清單中查找特定數(shù)據(jù)和一個(gè)單元格的地址文本函數(shù)在公式中處理字符串?dāng)?shù)學(xué)和三角函數(shù)進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算2．Excel常用函數(shù)SUM函數(shù)SUMIF函數(shù)AVERAGE函數(shù)SUBTOTAL函數(shù)DB函數(shù)DAY函數(shù)TODAY函數(shù)和NOW函數(shù)3．使用“插入函數(shù)”創(chuàng)建公式3.2.6管理和分析數(shù)據(jù)1．自動(dòng)篩選2．自定義篩選3．高級(jí)篩選單擊?°數(shù)據(jù)?±菜單，在其下拉菜單中選擇?°篩選?±命令。在子菜單中選擇?°高級(jí)篩選?±命令單擊?°數(shù)據(jù)?±菜單，在其下拉菜單中選擇?°篩選?±命令。在子菜單中選擇?°高級(jí)篩選?±命令3．自定義排序排序1．按一列排序單擊“數(shù)據(jù)”菜單，在其下拉菜單中選擇“排序”命令，彈出“排序”對(duì)話框2．按多列排序3．自定義排序4．在“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中設(shè)置排序5．使用常用工具欄進(jìn)行排序6．分類匯總創(chuàng)建一級(jí)的分類匯總分類匯總的清除創(chuàng)建多級(jí)的分類匯總3.2.7使用圖表分析數(shù)據(jù)創(chuàng)建圖表打開一個(gè)要?jiǎng)?chuàng)建圖表的工作表，單擊工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，或執(zhí)行“插入”菜單中的“圖表”命令圖表操作類似于一般圖像的移動(dòng)和調(diào)整。1．圖表的移動(dòng)和大小的調(diào)整2．?dāng)?shù)據(jù)系列的添加與刪除3．設(shè)置圖表格式插入圖形對(duì)象1．插入剪貼畫2．插入圖示3．插入對(duì)象３.3電子演示文稿軟件PowerPointXP3.3.1PowerPointXP的工作窗口介紹啟動(dòng)1．使用“開始”菜單啟動(dòng)PowerPoint20022．利用桌面快捷方式啟動(dòng)3．通過打開PowerPoint文檔來打開PowerPoint退出選擇“文件”菜單中的“退出”命令。按Alt+F4鍵。雙擊PowerPoint標(biāo)題欄左上角的控制菜單按鈕。單擊PowerPoint標(biāo)題欄右上角的關(guān)閉按鈕。演示文稿窗口PowerPointXP的視圖及切換方式1．普通視圖2．幻燈片瀏覽視圖3．備注頁視圖4．幻燈片放映視圖3.3.2創(chuàng)建和編輯電子演示文稿利用“內(nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建演示文稿利用“設(shè)計(jì)模板”創(chuàng)建演示文稿利用“空演示文稿”創(chuàng)建演示文稿1．將文稿保存為Web頁保存演示文稿2．設(shè)置自動(dòng)恢復(fù)功能打開和關(guān)閉演示文稿1．通過“打開”對(duì)話框打開演示文稿2．快速打開演示文稿3．同時(shí)打開多個(gè)演示文稿4．關(guān)閉演示文稿編輯幻燈片向幻燈片中輸入文本在占位符中輸入文本2．使用文本框輸入文本編輯文本1．選定文本2．移動(dòng)文本3．復(fù)制文本4．重復(fù)、撤消和恢復(fù)5．查找和替換3.3.3在幻燈片中插入多媒體對(duì)象1．插入剪輯管理器中的影片2．插入外部文件的影片3．插入剪輯管理器中的聲音4．插入外部文件的聲音5．插入CD音樂創(chuàng)建幻燈片中的動(dòng)畫效果1．快速創(chuàng)建動(dòng)畫效果2．使用“自定義動(dòng)畫”命令設(shè)置動(dòng)畫效果3．設(shè)置幻燈片切換效果3.3.4設(shè)置演示文稿的外觀1．改變字體2．改變字形3．改變字號(hào)4．設(shè)置字體顏色5．特殊文字修飾效果6．更改文本的大小寫7．設(shè)置字體的對(duì)齊方式8．文本精確定位9．替換字體設(shè)置段落格式1．設(shè)置段落的對(duì)齊方式2．設(shè)置段落縮進(jìn)3．更改段落行距和間距4．設(shè)置分行更改幻燈片模板3.3.5在演示文稿中創(chuàng)建超級(jí)鏈接PowerPointXP提供了超鏈接技術(shù)，為幻燈片的制作和演示錦上添花。通過超級(jí)鏈接可以建立幻燈片之間、幻燈片與Web頁或其他應(yīng)用程序之間的聯(lián)系。設(shè)置幻燈片的背景創(chuàng)建超級(jí)鏈接使用“超鏈接”命令創(chuàng)建超級(jí)鏈接鏈接當(dāng)前演示文稿鏈接到其他文檔或Web頁通過添加動(dòng)作按鈕創(chuàng)建超級(jí)鏈接編輯超級(jí)鏈接將鼠標(biāo)右擊已建立超級(jí)鏈接的對(duì)象，在彈出的快捷菜單上選擇“編輯超鏈接”命令。3.3.6幻燈片放映設(shè)置放映時(shí)間1．人工設(shè)置放映時(shí)間2．使用排練計(jì)時(shí)創(chuàng)建交互式演示文稿1．創(chuàng)建動(dòng)作按鈕2．設(shè)置交互動(dòng)作創(chuàng)建自定義放映幻燈片運(yùn)行并控制幻燈片放映1．控制放映方式2．放映指定范圍的幻燈片3．啟動(dòng)幻燈片放映OfficeXP集成應(yīng)用方法OfficeXP集成應(yīng)用實(shí)例3.4.1OfficeXP集成應(yīng)用方法導(dǎo)出或?qū)雽?dǎo)出文件：是以目的程序的文件格式保存文件。導(dǎo)入文件：是以源程序的文件格式保存該文件。嵌入：指的是將源文檔中的對(duì)象復(fù)制到目的文檔中，嵌入的對(duì)象保持與它嵌入的程序之間的聯(lián)系，但不保持與源文檔的聯(lián)系。鏈接：是將源文檔中的對(duì)象復(fù)制到目的文檔中，并保持與源程序的直接連接。3.4.2OfficeXP集成應(yīng)用實(shí)例1.將演示文稿的文字導(dǎo)出到文檔中操作步驟：打開PowerPoint演示文稿；單擊“文件”“發(fā)送”“MicrosoftWord“，彈出”發(fā)送到MicrosoftWord“對(duì)話框；單擊”僅使用大綱“選項(xiàng)按鈕，然后單擊”確定“按鈕。單擊“文件”“另存為”，將該文件保存為Word文檔。2.將工作表導(dǎo)入文檔中操作步驟：?jiǎn)?dòng)Word，創(chuàng)建一個(gè)新的Word文檔；單擊“文件”“打開”，彈出“打開”對(duì)話框；單擊“文件類型”下拉箭頭，然后單擊“所有文件”，顯示指定文件夾中的所有文件；打開所指定的Excel工作簿，出現(xiàn)“打開工作簿“對(duì)話框單擊”確定“按鈕。3.在工作簿中嵌入文檔文字有兩種嵌入對(duì)象的方法：（1）使用“插入”菜單上的“對(duì)象”命令打開Excel工作簿，在工作表上，單擊一單元格；單擊“插入”“對(duì)象”，彈出“對(duì)象”對(duì)話框；若要直接鍵入文檔文字，選中“新建”選項(xiàng)卡；選中“MicrosoftWord文檔”，然后單擊“確定”按鈕，即可開始鍵入文檔文字。（2）使用“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”命令在Word文檔中選中一段文字，單擊“編輯”“復(fù)制”，或單擊常用工具欄上的“復(fù)制”按鈕，選中的文字被復(fù)制到剪貼板上；打開Excel工作簿，在工作表上，單擊任一單元格；單擊“編輯”“選擇性粘貼”，彈出“選擇性粘貼”對(duì)話框；在“方式”框中選中MicrosoftWord“文檔對(duì)象，并且選中選項(xiàng)按鈕”粘貼“；單擊”確定“按鈕。4.將工作表圖表鏈接到演示文稿中具體步驟：打開Excel工作簿，選中一張圖表，單擊“編輯”“復(fù)制”，或單擊常用工具欄上“復(fù)制”按鈕；打開PowerPoint演示文稿，插入新幻燈片；單擊“編輯”“選擇性粘貼”，彈出“選擇性粘貼”對(duì)話框；選中“粘貼鏈接”選項(xiàng)按鈕，然后單擊“確定”按鈕即可。ExcelXP的八則快速輸入技巧如果我們?cè)谟肊xcelXP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話，很可能會(huì)花費(fèi)很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，來快速輸入信息就成為各個(gè)ExcelXP用戶非常關(guān)心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。1、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字如果我們需要在ExcelXP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入0.05這個(gè)數(shù)字時(shí)，我們會(huì)把“0.05”原樣輸入到表格中。不過如果需要輸入若干個(gè)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，我們?cè)侔凑丈厦娴姆椒ㄝ斎氲脑挘看屋斎霐?shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會(huì)變大，輸入效率會(huì)降低。其實(shí)，我們可以使用ExcelXP中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能時(shí)，我們可以先在ExcelXP的編輯界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“工具”/“選項(xiàng)”/“編輯”標(biāo)簽，在彈出的對(duì)話框中選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入0.06的話，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?.06”，怎么樣簡(jiǎn)單吧？2、快速錄入文本文件中的內(nèi)容現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲(chǔ)存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數(shù)據(jù)制作成ExcelXP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會(huì)這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制/粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。沒關(guān)系！您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時(shí)，您只要在ExcelXP編輯區(qū)中，依次用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會(huì)話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)?duì)話框，您只要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。3、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。你可以通過下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、快速進(jìn)行中英文輸入法切換一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框，選中“IME模式”標(biāo)簽，在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。5、快速刪除工作表中空行刪除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來進(jìn)行刪除：首先打開要?jiǎng)h除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“插入”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數(shù)據(jù)，以Ｘ列重新排序，然后刪去Ｘ列。按照這樣的刪除方法，無論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。6、快速對(duì)不同單元格中字號(hào)進(jìn)行調(diào)整在使用ExcelXP編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對(duì)這些單元格重新定義較小的字號(hào)。如果依次對(duì)這些單元格中的字號(hào)調(diào)整的話，工作量將會(huì)變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來減輕字號(hào)調(diào)整的工作量：首先新建或打開一個(gè)工作簿，并選中需要ExcelXP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號(hào)的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對(duì)齊”標(biāo)簽，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超過了單元格的寬度，ExcelXP能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對(duì)這些單元格原設(shè)置的字體字號(hào)大小則保持不變。7、快速輸入多個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù)在使用ExcelXP工作表的過程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入，無疑工作量是巨大的?，F(xiàn)在我們可以借助ExcelXP的“宏”功能,來記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。使用宏功能時(shí)，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作:首先打開工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令；設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。8、快速處理多個(gè)工作表有時(shí)我們需要在ExcelXP中打開多個(gè)工作表來進(jìn)行編輯，但無論打開多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個(gè)工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒有這個(gè)必要同時(shí)打開多個(gè)工作表了，因?yàn)槲覀兺瑫r(shí)打開多個(gè)工作表的目的就是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的，那么我們?cè)撊绾螌?shí)現(xiàn)這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批量處理；接著在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁面設(shè)置……”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁面模式；再通過“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)……”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。高效辦公Excel排序方法"集中營"排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作，Excel排序有序數(shù)計(jì)算（類似成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類。本文以幾個(gè)車間的產(chǎn)值和名稱為例，介紹Excel2000/XP的數(shù)據(jù)排序方法。一、數(shù)值排序1.RANK函數(shù)RANK函數(shù)是Excel計(jì)算序數(shù)的主要工具，它的語法為:RANK（number，ref，order），其中number為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，ref是對(duì)參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對(duì)引用，order是用來說明排序方式的數(shù)字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式）。例如圖1中E2、E3、E4單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法是:在F2單元格內(nèi)輸入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4）”，敲回車即可計(jì)算出鑄造車間的產(chǎn)值排名是2。再將F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中F3、F4單元格按Ctrl+V，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車間的產(chǎn)值排名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同，但會(huì)導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與F3相同，則按本法計(jì)算出的排名分別是3、3和1（降序時(shí)）。2.COUNTIF函數(shù)COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域，criteria是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。仍以圖1為例，F(xiàn)2單元格內(nèi)輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4，">"&E2）+1”。計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同，2、1和3。此公式的計(jì)算過程是這樣的:首先根據(jù)E2單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符&的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達(dá)式，即“>176.7”、“>167.3”等。COUNTIF函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與RANK函數(shù)相同。3.IF函數(shù)Excel自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數(shù)結(jié)合，可以計(jì)算出沒有空缺的排名。以圖1中E2、E3、E4單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔?，具體做法是:選中E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到小（降序）排列的，而您又想賦予每個(gè)車間從1到n（n為自然數(shù)）的排名?？梢栽贕2單元格中輸入1，然后在G3單元格中輸入公式“=IF（E3=E2，G3,G3+1）”，只要將公式復(fù)制到G4等單元格，就可以計(jì)算出其他車間的產(chǎn)值排名。二、文本排序選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖1數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法:選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格（如圖1中的A1），單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕。選中“排序選項(xiàng)”對(duì)話框“方法”下的“筆畫排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對(duì)話框（圖2）。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如圖1中的“單位”之類），則應(yīng)選中“有標(biāo)題行”（反之不選），然后打開“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請(qǐng)讀者自行摸索。三、自定義排序如果您要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規(guī)則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義序列”選項(xiàng)卡（圖3）。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標(biāo)就會(huì)在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動(dòng)，您就可以輸入“金工車間”、“鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個(gè)序列之間要用英文逗號(hào)分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車。如果序列已經(jīng)存在于工作表中，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入”，這些序列就會(huì)被自動(dòng)加入“輸入序列”框。無論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用（圖3）。使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動(dòng)?；氐健芭判颉睂?duì)話框后根據(jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。需要說明的是:顯示在“自定義序列”選項(xiàng)卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請(qǐng)讀者注意Excel提供的自定義序列類型。談?wù)凟xcel輸入的技巧在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對(duì)輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，有必要來介紹一下在Excel中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧。一、輸入文本Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合，每個(gè)單元格中最多可容納32000個(gè)字符數(shù)。雖然在Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒有什么本質(zhì)區(qū)別，但是還是有一些差異，比如我們?cè)赪ord、PowerPoint的表格中，當(dāng)在單元格中輸入文本后，按回車鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到本單元格中下一段落的開頭，在Excel的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格，出現(xiàn)這種情況時(shí)，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時(shí)按回車鍵。二、輸入分?jǐn)?shù)幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎敕謹(jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開，比如我們?cè)谳斎?/2時(shí)，則應(yīng)該輸入“01/2”。如果在單元格中輸入“81/2”，則在單元格中顯示“81/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。三、輸入負(fù)數(shù)在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識(shí)，也可將數(shù)字置在（）括號(hào)內(nèi)來標(biāo)識(shí)，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”。四、輸入小數(shù)在輸入小數(shù)時(shí)，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn)，還可以利用逗號(hào)分隔千位、百萬位等，當(dāng)輸入帶有逗號(hào)的數(shù)字時(shí)，在編輯欄并不顯示出來，而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí)，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“編輯”標(biāo)簽，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零，可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動(dòng)添加3個(gè)零，變成“88000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3位小數(shù)，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。五、輸入貨幣值Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。歐元出臺(tái)以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號(hào)。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號(hào)，可以按住Alt鍵，然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。六、輸入日期Excel是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個(gè)日期，可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+;組合鍵。七、輸入時(shí)間在Excel中輸入時(shí)間時(shí)，用戶可以按24小時(shí)制輸入，也可以按12小時(shí)制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時(shí)30分38秒，用24小時(shí)制輸入格式為：2:30:38，而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38p，注意字母“p”和時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間，則按Ctrl+Shift+;鍵。了解Excel公式的錯(cuò)誤值經(jīng)常用Excel的朋友可能都會(huì)遇到一些莫名奇妙的錯(cuò)誤值信息：#N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現(xiàn)這些錯(cuò)誤的原因有很多種，如果公式不能計(jì)算正確結(jié)果，Excel將顯示一個(gè)錯(cuò)誤值，例如，在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以顯示結(jié)果的單元格。以下是幾種常見的錯(cuò)誤及其解決方法。1．#####！原因：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，或者單元格的日期時(shí)間公式產(chǎn)生了一個(gè)負(fù)值，就會(huì)產(chǎn)生#####！錯(cuò)誤。解決方法：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬，可以通過拖動(dòng)列表之間的寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統(tǒng)，那么Excel中的日期和時(shí)間必須為正值，用較早的日期或者時(shí)間值減去較晚的日期或者時(shí)間值就會(huì)導(dǎo)致#####！錯(cuò)誤。如果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時(shí)間型來顯示該值。2．#VALUE!當(dāng)使用錯(cuò)誤的參數(shù)或運(yùn)算對(duì)象類型時(shí)，或者當(dāng)公式自動(dòng)更正功能不能更正公式時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#VALUE!。原因一：在需要數(shù)字或邏輯值時(shí)輸入了文本，Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型。解決方法：確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如：如果單元格A1包含一個(gè)數(shù)字，單元格A2包含文本"學(xué)籍"，則公式"=A1+A2"將返回錯(cuò)誤值#VALUE!?？梢杂肧UM工作表函數(shù)將這兩個(gè)值相加（SUM函數(shù)忽略文本）：=SUM（A1:A2）。原因二：將單元格引用、公式或函數(shù)作為數(shù)組常量輸入。解決方法：確認(rèn)數(shù)組常量不是單元格引用、公式或函數(shù)。原因三：賦予需要單一數(shù)值的運(yùn)算符或函數(shù)一個(gè)數(shù)值區(qū)域。解決方法：將數(shù)值區(qū)域改為單一數(shù)值。修改數(shù)值區(qū)域，使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或列。3．#DIV/O!當(dāng)公式被零除時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤值#DIV/O!。原因一：在公式中，除數(shù)使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在Excel中如果運(yùn)算對(duì)象是空白單元格，Excel將此空值當(dāng)作零值）。解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。原因二：輸入的公式中包含明顯的除數(shù)零，例如：=5/0。解決方法：將零改為非零值。4．#NAME?在公式中使用了Excel不能識(shí)別的文本時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NAME?。原因一：刪除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。解決方法：確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在。選擇菜單"插入"|"名稱"|"定義"命令，如果所需名稱沒有被列出，請(qǐng)使用"定義"命令添加相應(yīng)的名稱。原因二：名稱的拼寫錯(cuò)誤。解決方法：修改拼寫錯(cuò)誤的名稱。原因三：在公式中使用標(biāo)志。解決方法：選擇菜單中"工具"|"選項(xiàng)"命令，打開"選項(xiàng)"對(duì)話框，然后單擊"重新計(jì)算"標(biāo)簽，在"工作薄選項(xiàng)"下，選中"接受公式標(biāo)志"復(fù)選框。原因四：在公式中輸入文本時(shí)沒有使用雙引號(hào)。解決方法：Excel將其解釋為名稱，而不理會(huì)用戶準(zhǔn)備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號(hào)中。例如：下面的公式將一段文本"總計(jì)："和單元格B50中的數(shù)值合并在一起：="總計(jì)："&B50原因五：在區(qū)域的引用中缺少冒號(hào)。解決方法：確認(rèn)公式中，使用的所有區(qū)域引用都使用冒號(hào)。例如：SUM（A2:B34）。5．#N/A原因：當(dāng)在函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值時(shí)，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#N/A。解決方法：如果工作表中某些單元格暫時(shí)沒有數(shù)值，請(qǐng)?jiān)谶@些單元格中輸入"#N/A"，公式在引用這些單元格時(shí)，將不進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，而是返回#N/A。6．#REF!當(dāng)單元格引用無效時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#REF！。原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或?qū)⒁苿?dòng)單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中。解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊"撤消"按鈕，以恢復(fù)工作表中的單元格。7．#NUM！當(dāng)公式或函數(shù)中某個(gè)數(shù)字有問題時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NUM！。原因一：在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了不能接受的參數(shù)。解決方法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確無誤。原因二：使用了迭代計(jì)算的工作表函數(shù)，例如：IRR或RATE，并且函數(shù)不能產(chǎn)生有效的結(jié)果。解決方法：為工作表函數(shù)使用不同的初始值。原因三：由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小，Excel不能表示。解決方法：修改公式，使其結(jié)果在有效數(shù)字范圍之間。8．#NULL！當(dāng)試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NULL！。原因：使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或不正確的單元格引用。解決方法：如果要引用兩個(gè)不相交的區(qū)域，請(qǐng)使用聯(lián)合運(yùn)算符逗號(hào)（，）。公式要對(duì)兩個(gè)區(qū)域求和，請(qǐng)確認(rèn)在引用這兩個(gè)區(qū)域時(shí)，使用逗號(hào)。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果沒有使用逗號(hào)，Excel將試圖對(duì)同時(shí)屬于兩個(gè)區(qū)域的單元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他們沒有共同的單元格。在Excel中快速查看所有工作表公式只需一次簡(jiǎn)單的鍵盤點(diǎn)擊，即可可以顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下CTRL+`（位于TAB鍵上方）。EXCEL2000使用技巧十招1、Excel文件的加密與隱藏如果你不愿意自己的Excel文件被別人查看，那么你可以給它設(shè)置密碼保護(hù)，采用在保存文件時(shí)用加密的方法就可以實(shí)現(xiàn)保護(hù)目的，在這里要特別注意的是，自己設(shè)定的密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進(jìn)入。給文件加密的具體方法為：A、單擊“文件”菜單欄中的“保存或者（另存為）”命令后，在彈出的“保存或者（另存為）”的對(duì)話框中輸入文件名；Ｂ、再單擊這個(gè)對(duì)話框中“工具”欄下的“常規(guī)選項(xiàng)”按鈕，在彈出的“保存選項(xiàng)”的對(duì)話框中輸入自己的密碼；這里要注意，它提供了兩層保護(hù)，如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話，那么即使文件被打開也還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。Ｃ、單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認(rèn)窗口中重新輸入一遍密碼，再點(diǎn)擊“確認(rèn)”，最后點(diǎn)“保存”完成文件的加密工作。當(dāng)重新打開文件時(shí)就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開。2、對(duì)單元格進(jìn)行讀寫保護(hù)單元格是Excel執(zhí)行其強(qiáng)大的計(jì)算功能最基本的元素，對(duì)單元格的讀寫保護(hù)是Excel對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理的基礎(chǔ)。對(duì)單元格的保護(hù)分為寫保護(hù)和讀保護(hù)兩類，所謂寫保護(hù)就是對(duì)單元格中輸入信息加以限制，讀保護(hù)是對(duì)單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。對(duì)單元格的寫保護(hù)有兩種方法：Ａ、對(duì)單元格的輸入信息進(jìn)行有效性檢測(cè)。首先選定要進(jìn)行有效性檢測(cè)的單元格或單元格集合，然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇“有效數(shù)據(jù)”選項(xiàng)，通過設(shè)定有效條件、顯示信息和錯(cuò)誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。Ｂ、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護(hù)存入單元格的內(nèi)容不能被改寫?？煞譃橐韵虏襟E：（1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合；（2）從格式菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)；（3）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護(hù)”標(biāo)簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定”；（4）從工具菜單中選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，設(shè)置保護(hù)密碼，即完成了對(duì)單元格的鎖定設(shè)置。對(duì)單元格的讀保護(hù)有三種方法：Ａ、通過對(duì)單元格顏色的設(shè)置進(jìn)行讀保護(hù)。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時(shí)設(shè)為白色，這樣，從表面看起來單元格中好像是沒有輸入任何內(nèi)容，用戶無法直接讀出單元格中所存儲(chǔ)的信息。Ｂ、用其他畫面覆蓋在需要保護(hù)的單元格之上，遮住單元格的本來面目，以達(dá)到讀保護(hù)目的。例如：使用繪圖工具，畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選項(xiàng)，然后保護(hù)工作表，以保證矩形不能被隨意移動(dòng)。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲(chǔ)的內(nèi)容。Ｃ、通過設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護(hù)工作表，使用戶不能直接訪問被隱藏的單元格，從而起到讀保護(hù)的作用。3、快速填充相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。我們可以通過下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：Ａ、同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；Ｂ、輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、使用Excel中的“宏”功能宏的概念，相信使用過WORD的人都會(huì)知道，她可以記錄命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。在實(shí)踐工作中，它可以代替經(jīng)常輸入大量重復(fù)而又瑣碎的數(shù)據(jù)，具體宏的定義方法如下：:Ａ、打開工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；Ｂ、用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令；Ｃ、設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。5、連續(xù)兩次選定單元格我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按回車鍵，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便。解決此問題的一般做法是通過選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“編輯”，取消“按回車鍵后移動(dòng)”選項(xiàng)的選定來實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多數(shù)值，但以后你還得將此選項(xiàng)選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用連續(xù)兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：?jiǎn)螕羰髽?biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格。此時(shí)，單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框。6、在工作表之間使用超級(jí)連接首先須要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級(jí)鏈接，注意在插入超級(jí)鏈接時(shí)，可以先在“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框的“鏈接到文件或URL”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書簽名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實(shí)現(xiàn)中文Excel2000在自動(dòng)打開目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處，這一點(diǎn)與WORD的使用很相似。7、快速清除單元格的內(nèi)容首先用鼠標(biāo)選定該單元格,然后按住鍵盤上的Delete鍵，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi)容,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢,請(qǐng)看下面的兩種操作步驟：Ａ、選定想要清除的單元格或單元格范圍；Ｂ、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時(shí)顯示“清除”菜單；Ｃ、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”、“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個(gè)。8、快速修改單元格次序在實(shí)際操作的過程中，我們有時(shí)需要快速修改單元格內(nèi)容的次序。在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置的同時(shí)，按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法如下：Ａ、首先用鼠標(biāo)選定單元格，同時(shí)按下鍵盤上的Shift鍵；Ｂ、接著移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。、在Excel中利用公式來設(shè)置加權(quán)平均加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡(jiǎn)單的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個(gè)除法算式），分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。10、用Excel繪制函數(shù)圖像函數(shù)圖像能直觀地反映函數(shù)的性質(zhì)，用手工方法來繪制函數(shù)圖像效果不太好，而用Excel繪制函數(shù)圖像非常簡(jiǎn)便，所作圖像非常標(biāo)準(zhǔn)、漂亮，具體方法如下：Ａ、首先打開電子表格的操作窗口，然后用鼠標(biāo)選擇菜單欄中的“新建”命令，這時(shí)屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)空白的電子表格；Ｂ、然后在A列的A1格輸入“X=”，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前三個(gè)值，定出自變量中數(shù)與數(shù)的距離，然后點(diǎn)擊A2格，按住鼠標(biāo)拖到A4格選中這三項(xiàng)，使這三項(xiàng)變成一個(gè)黑色矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊，當(dāng)光標(biāo)變成“＋”后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入；Ｃ、接著在B列的B1格輸入函數(shù)式y(tǒng)=f（x）的一般函數(shù)表達(dá)式，如y=1/x；也可在點(diǎn)擊工具欄上的函數(shù)圖標(biāo)“fx”后，在出現(xiàn)的不同函數(shù)列表的選項(xiàng)中選擇需要的一種；輸入結(jié)束后，點(diǎn)擊函數(shù)輸入對(duì)話框旁的勾號(hào)，B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí)，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的方框，當(dāng)光標(biāo)變成“＋”時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。注意一定要把該函數(shù)中自變量x的位置輸入前面A列自變量的絕對(duì)位置A2格，這樣下面計(jì)算的時(shí)候才會(huì)對(duì)不同的自變量進(jìn)行計(jì)算；Ｄ、最后點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)А眻D標(biāo)，在出現(xiàn)的各種圖表格式圖標(biāo)中選擇“X，Y散點(diǎn)圖”，然后在出現(xiàn)的“X，Y散點(diǎn)圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”；這時(shí)，可按住鼠標(biāo)察看即將繪好的函數(shù)圖像。另外，對(duì)于自變量?jī)H為正值的函數(shù)，也可用“圖表向?qū)А敝械摹罢劬€圖”格式繪制。在Excel中自動(dòng)推測(cè)出生年月日及性別的技巧大家都知道，身份證號(hào)碼已經(jīng)包含了每個(gè)人的出生年月日及性別等方面的信息（對(duì)于老式的15位身份證而言，7-12位即個(gè)人的出生年月日，而最后一位奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性。如某人的身份證號(hào)碼為420400700101001，它的7-12位為700101，這就表示該人是1970年元月1日出生的，身份證的最后一位為奇數(shù)1，這就表示該人為男性；對(duì)于新式的18位身份證而言，7-14位代表個(gè)人的出身年月日，而倒數(shù)第二位的奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性）。根據(jù)身份證號(hào)碼的這些排列規(guī)律，結(jié)合Excel的有關(guān)函數(shù)，我們就能實(shí)現(xiàn)利用身份證號(hào)碼自動(dòng)輸入出生年月日及性別等信息的目的，減輕日常輸入的工作量。Excel中提供了一個(gè)名為MID的函數(shù)，其作用就是返回文本串中從指定位置開始特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定（另有一個(gè)名為MIDB的函數(shù)，其作用與MID完全一樣，不過MID僅適用于單字節(jié)文字，而MIDB函數(shù)則可用于漢字等雙字節(jié)字符），利用該功能我們就能從身份證號(hào)碼中分別取出個(gè)人的出生年份、月份及日期，然后再加以適當(dāng)?shù)暮喜⑻幚砑纯傻贸鰝€(gè)人的出生年月日信息。提示：MID函數(shù)的格式為MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一個(gè)字符的位置（文本中第一個(gè)字符的start_num為1，第二個(gè)為2……以此類推）；至于Num_chars則是指定希望MID從文本中返回字符的個(gè)數(shù)。假定某單位人員管理希望通過身份證號(hào)碼自動(dòng)得出員工的出生年月日及性別，現(xiàn)以此為例，將有關(guān)步驟向廣大用戶作一簡(jiǎn)要介紹：1.選中整個(gè)B列，然后執(zhí)行“格式”菜單中的“單元格”命令，打開“單元格格式”窗口。2.選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡。3.在“分類”欄中選擇“文本”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“單元格格式”窗口，將所有包含有身份證號(hào)碼的單元格設(shè)置為文本格式。4.將光標(biāo)移至C3單元格中，然后輸入“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&