現(xiàn)代秘書心理學(xué)第十二章-會(huì)務(wù)工作心理課件

第十二章會(huì)務(wù)工作心理學(xué)習(xí)目標(biāo)思考練習(xí)主要內(nèi)容視野拓展本章導(dǎo)言第十二章會(huì)務(wù)工作心理學(xué)習(xí)目標(biāo)思考練習(xí)主要內(nèi)容視野拓展了解會(huì)務(wù)工作心理的基本內(nèi)容；理解會(huì)議氣氛對(duì)于會(huì)議活動(dòng)的重要影響；掌握秘書人員會(huì)務(wù)工作中的心理偏差及調(diào)適的方法。

知道心理學(xué)原理在會(huì)議組織活動(dòng)中的作用；會(huì)用心理學(xué)的原理安排和組織會(huì)議活動(dòng)；掌握主持會(huì)議的基本方法和技巧。了解會(huì)務(wù)工作心理的基本內(nèi)容；知道心理學(xué)原理在會(huì)議組織活動(dòng)中的會(huì)議心理學(xué)的問(wèn)題貫穿于整個(gè)會(huì)議組織工作的全過(guò)程。秘書，不但要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容等因素確定好出席和列席會(huì)議的人員，還應(yīng)該掌握人的心理活動(dòng)，結(jié)合會(huì)議特點(diǎn)，恰當(dāng)?shù)厥褂靡恍┯绊懶睦硪蛩氐氖侄?，進(jìn)一步做好會(huì)務(wù)工作，提高會(huì)議效率。會(huì)議心理學(xué)的問(wèn)題貫穿于整個(gè)會(huì)議組織工作的第一節(jié)秘書會(huì)務(wù)工作的心理準(zhǔn)備第二節(jié)會(huì)場(chǎng)布置中的心理第三節(jié)會(huì)議的主持藝術(shù)第一節(jié)秘書會(huì)務(wù)工作的第二節(jié)會(huì)場(chǎng)布置中的心第三節(jié)第一節(jié)秘書會(huì)務(wù)工作的心理準(zhǔn)備

一、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)精簡(jiǎn)會(huì)議

三、會(huì)務(wù)工作中秘書的心理調(diào)適二、了解與會(huì)人員的心理本節(jié)點(diǎn)睛第一節(jié)秘書會(huì)務(wù)工作的心理準(zhǔn)備一、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)精簡(jiǎn)會(huì)議三、會(huì)組織會(huì)議是秘書人員的基本職責(zé)，秘書人員要注意會(huì)議活動(dòng)中的細(xì)節(jié)問(wèn)題，也就是會(huì)議心理問(wèn)題，只有這樣才能真正把會(huì)議活動(dòng)組織好，會(huì)議才能真正達(dá)到預(yù)期的效果。組織會(huì)議是秘書人員的基本職責(zé)，秘書一、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)精簡(jiǎn)會(huì)議

開(kāi)會(huì)是一種工作手段，是十分必要的。但是，如果會(huì)議成災(zāi)，那就只能對(duì)工作有百害而無(wú)一利了。精簡(jiǎn)會(huì)議，秘書是第一關(guān)。一、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)精簡(jiǎn)會(huì)議開(kāi)會(huì)是一種工作手段，是十分必

計(jì)劃開(kāi)會(huì)作為秘書人員搜集、整理、送審會(huì)議議題，是組織會(huì)議工作的第一道“工序”。秘書應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)——“卡”會(huì)議議題。原則是：可開(kāi)可不開(kāi)的要“卡”掉；能用其他辦法解決問(wèn)題的要“卡”掉。合并開(kāi)會(huì)合并開(kāi)會(huì)將內(nèi)容相近、相似的會(huì)議合并到一起開(kāi)。把會(huì)場(chǎng)搬到現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議有利于準(zhǔn)確、迅速地進(jìn)行決策，一般是上級(jí)下基層，能節(jié)省大量的人力和財(cái)力。123計(jì)劃開(kāi)會(huì)123利用現(xiàn)代化手段秘書在組織會(huì)議的工作中，應(yīng)盡量采用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段提高會(huì)議效率。如召開(kāi)電視電話會(huì)議、利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布工作安排與要求等，既節(jié)省了人力，又保證了工作的正常進(jìn)行。4利用現(xiàn)代化手段4二、了解與會(huì)人員的心理

對(duì)同一事物，不同年齡的人會(huì)有不同的感覺(jué)和反應(yīng)，不同職業(yè)的人會(huì)持有不同的觀點(diǎn)。秘書在確定出席人員和做其他會(huì)議準(zhǔn)備工作時(shí)應(yīng)考慮到這一點(diǎn)。二、了解與會(huì)人員的心理對(duì)同一事物，不同年齡與會(huì)議心理年齡不同，人在生理方面的情況也會(huì)不同。秘書在會(huì)議準(zhǔn)備工作中，應(yīng)做出相應(yīng)的改進(jìn)。1年齡與會(huì)議心理1職業(yè)與會(huì)議心理這里的職業(yè)是指與會(huì)人員所從事的工作性質(zhì)和內(nèi)容。與會(huì)人員由于各自所從事的工作的性質(zhì)和內(nèi)容不同，對(duì)于會(huì)議議題有關(guān)情況的詳略、粗細(xì)程度的需要也會(huì)不同。秘書在做會(huì)務(wù)工作時(shí)應(yīng)充分注意到這些不同，并做出相應(yīng)的努力。2職業(yè)與會(huì)議心理2三、會(huì)務(wù)工作中秘書的心理調(diào)適

在工作中，秘書人員時(shí)常扮演會(huì)議的倡導(dǎo)者、籌備者、組織者、服務(wù)者等角色，其心理素質(zhì)的強(qiáng)弱，對(duì)會(huì)議的成敗、質(zhì)量的高低起著重要作用。因此，研究會(huì)務(wù)工作中秘書人員的心理活動(dòng)很有必要（見(jiàn)表12-1）。三、會(huì)務(wù)工作中秘書的心理調(diào)適在工作中，秘書人員心理惟會(huì)心理原因過(guò)高地估計(jì)會(huì)議的指導(dǎo)作用，認(rèn)為會(huì)議多工作才能抓緊落實(shí)，規(guī)模大才能引起人們重視，會(huì)期長(zhǎng)才能把問(wèn)題討論透表現(xiàn)1.無(wú)論大事小事，都建議領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)并熱衷于大會(huì)長(zhǎng)會(huì)，甚至上行下效開(kāi)“鏈條會(huì)議”，使會(huì)議成災(zāi)；2.領(lǐng)導(dǎo)與秘書人員成“會(huì)議議員”，都泡在會(huì)海中調(diào)適思路消除會(huì)議萬(wàn)能的思想：1.認(rèn)識(shí)到會(huì)議并不能解決一切問(wèn)題；2.不必要的會(huì)議還會(huì)擾亂正常工作秩序具體方法應(yīng)該適時(shí)提出建議，堅(jiān)持用“必要性”原則，認(rèn)真分析，盡量減少或杜絕召開(kāi)不必要的會(huì)議表12-1會(huì)務(wù)工作中秘書人員的心理心理惟會(huì)心理心理虛榮心理原因想通過(guò)會(huì)議為單位爭(zhēng)光，為領(lǐng)導(dǎo)揚(yáng)名，使領(lǐng)導(dǎo)者和與會(huì)者皆大歡喜，對(duì)自己留下好印象表現(xiàn)1.千方百計(jì)地搞大場(chǎng)面，盡力通過(guò)各種關(guān)系擴(kuò)大會(huì)議和領(lǐng)導(dǎo)者的知名度；2.講排場(chǎng)，擺闊氣，提高標(biāo)準(zhǔn)，用高價(jià)換取廉價(jià)的贊譽(yù)調(diào)適思路秘書人員要克服虛榮心理具體方法不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，嚴(yán)謹(jǐn)工作作風(fēng)，講求工作實(shí)效，真正把精力投入到務(wù)實(shí)工作。發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)有虛榮傾向，應(yīng)進(jìn)行善意提醒續(xù)表心理虛榮心理心理依賴心理原因秘書人員認(rèn)為只把會(huì)務(wù)工作安排好就可以了表現(xiàn)秘書組織會(huì)議的工作就陷入被動(dòng)中。對(duì)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的有關(guān)工作，完全依賴于領(lǐng)導(dǎo)者考慮，自己根本不動(dòng)腦子思考調(diào)適思路要有效地組織會(huì)議，提高其質(zhì)量和效果，也是秘書人員義不容辭的責(zé)任具體方法要求以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)盡職，對(duì)會(huì)議盡責(zé)的態(tài)度，積極主動(dòng)地幫助領(lǐng)導(dǎo)提供信息，分析問(wèn)題，出謀劃策，保證會(huì)議各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展續(xù)表心理依賴心理原心理轉(zhuǎn)嫁心理原因怕組織會(huì)議麻煩，就將組織會(huì)議的工作轉(zhuǎn)嫁給下級(jí)部門甚至其他部門表現(xiàn)1.以精簡(jiǎn)會(huì)議為借口，建議領(lǐng)導(dǎo)將會(huì)議安排到下屬單位，轉(zhuǎn)嫁負(fù)擔(dān)；2.建議領(lǐng)導(dǎo)“以會(huì)養(yǎng)會(huì)”，立名目亂收費(fèi)調(diào)適思路必須認(rèn)識(shí)精簡(jiǎn)會(huì)議的重要性，把會(huì)議轉(zhuǎn)嫁出去并沒(méi)有達(dá)到真正精簡(jiǎn)會(huì)議的目的具體方法必須認(rèn)識(shí)精簡(jiǎn)會(huì)議的重要性，把會(huì)議轉(zhuǎn)嫁出去并沒(méi)有達(dá)到真正精簡(jiǎn)會(huì)議的目的續(xù)表心理轉(zhuǎn)嫁心理心理無(wú)關(guān)心理原因會(huì)議結(jié)束了，秘書人員就算完成了任務(wù)。會(huì)議精神能否貫徹落實(shí)，那是下屬單位的事無(wú)關(guān)表現(xiàn)一旦會(huì)議結(jié)束，則一了百了，高枕無(wú)憂。在一定程度上導(dǎo)致產(chǎn)生“會(huì)上定十條，群眾不知道；下級(jí)未貫徹，機(jī)關(guān)不知道”的不良現(xiàn)象調(diào)適思路加強(qiáng)對(duì)于會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況的督促和檢查具體方法既要對(duì)會(huì)議的質(zhì)量和效果負(fù)責(zé)，還必須對(duì)會(huì)議的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行追蹤負(fù)責(zé)。建立會(huì)議落實(shí)情況的信息反饋制度續(xù)表心理無(wú)關(guān)心理第二節(jié)會(huì)場(chǎng)布置中的心理本節(jié)點(diǎn)睛一、會(huì)場(chǎng)的色彩配置

三、會(huì)議氣氛的營(yíng)造五、其他方面的會(huì)議心理四、會(huì)議時(shí)間的安排二、會(huì)場(chǎng)座位的擺列要合理第二節(jié)會(huì)場(chǎng)布置中的心理本節(jié)點(diǎn)睛一、會(huì)場(chǎng)的色彩配置

三會(huì)場(chǎng)布置的心理問(wèn)題主要涉及兩個(gè)方面：一是會(huì)場(chǎng)的色彩配置，二是會(huì)場(chǎng)的座位排列。根據(jù)會(huì)議的具體內(nèi)容，恰當(dāng)?shù)嘏渲脮?huì)場(chǎng)的色調(diào)，使之對(duì)與會(huì)人員的心理活動(dòng)產(chǎn)生積極的影響，能夠大大地提高會(huì)議的效率。會(huì)場(chǎng)布置的心理問(wèn)題主要涉及兩個(gè)方面：一、會(huì)場(chǎng)的色彩配置影響會(huì)場(chǎng)的色調(diào)布置要協(xié)調(diào)。心理學(xué)的研究證明，客觀世界的各種顏色對(duì)人的心理能夠產(chǎn)生一定影響。紅、橙、黃等顏色給人以熱烈、輝煌、興奮的感覺(jué)；青、綠、藍(lán)等顏色給人以清爽、冷靜的感覺(jué)。當(dāng)綠色在人視野中約占25％時(shí)，人的心理情緒最舒適。一、會(huì)場(chǎng)的色彩配置影響會(huì)場(chǎng)的色調(diào)布置要協(xié)調(diào)。心理學(xué)的研會(huì)場(chǎng)的色調(diào)布置要協(xié)調(diào)，就是說(shuō)要根據(jù)會(huì)議的不同內(nèi)容和不同情況來(lái)配置不同的色彩。在一般情況下，秘書在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，要按要求配置會(huì)場(chǎng)的色調(diào)。值得強(qiáng)調(diào)的是：秘書布置會(huì)場(chǎng)的色調(diào)時(shí)，一定要注意勤儉樸素、因地制宜，決不能脫離本單位、本部門的實(shí)際情況，過(guò)分追求會(huì)議的外表形式，講究排場(chǎng)，鋪張浪費(fèi)。會(huì)場(chǎng)的色調(diào)布置要協(xié)調(diào)，就是說(shuō)要根據(jù)會(huì)決策例會(huì)等會(huì)場(chǎng)的色調(diào)配置決策例會(huì)，一般都是一個(gè)單位或一個(gè)部門集中處理本單位、本部門的重大的、全局性問(wèn)題的會(huì)議。布置一些綠色、藍(lán)色的花草、樹(shù)木等，對(duì)與會(huì)人員的心理產(chǎn)生一種作用。這種作用反映到大腦，能夠減輕疲勞感，使大腦的思維較長(zhǎng)時(shí)間地保持著靈活、敏捷、清楚、冷靜的狀態(tài)。對(duì)于工作部署會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議等時(shí)間較長(zhǎng)、動(dòng)腦又多的會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置可以參照上述做法。

1決策例會(huì)等會(huì)場(chǎng)的色調(diào)配置1慶典會(huì)議、座談會(huì)議等會(huì)場(chǎng)的色調(diào)配置大型的代表大會(huì)、表彰大會(huì)、慶功大會(huì)、工作總結(jié)大會(huì)等慶典式的會(huì)議以及帶有慰問(wèn)、祝賀等性質(zhì)的座談會(huì)議需要熱烈、莊嚴(yán)、喜慶的氣氛，會(huì)場(chǎng)的色調(diào)，要布置得鮮亮、醒目一些。在會(huì)場(chǎng)的主席臺(tái)上擺一些鮮花，將紅色的旗幟排列兩側(cè)，會(huì)場(chǎng)四周懸掛紅底黃字的橫幅或條幅。由于心理作用，當(dāng)人們走進(jìn)這樣的會(huì)場(chǎng)，就會(huì)心情振奮，意志昂揚(yáng)，就會(huì)很快將自己的情緒溶進(jìn)會(huì)議的氣氛中。2慶典會(huì)議、座談會(huì)議等會(huì)場(chǎng)的色調(diào)配置2二、會(huì)場(chǎng)座位的擺列要合理為了提高會(huì)議的效率，會(huì)場(chǎng)座位的擺列要講究科學(xué)性和藝術(shù)性。會(huì)場(chǎng)座位擺列要合理，就是要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的不同需要，將座位擺列成不同的形式。綜合多種類型的會(huì)議，會(huì)場(chǎng)座位的擺列基本有兩種形式，即A形式和B形式。A型就是類似的圓桌會(huì)議（見(jiàn)圖12-1），B型就是“山”字形會(huì)議（見(jiàn)圖12-2）。二、會(huì)場(chǎng)座位的擺列要合理為了提高會(huì)議的效率，圖12-1A型會(huì)議布置圖圖12-2B型會(huì)議布置圖圖12-1A型會(huì)議布置圖圖12-2B型會(huì)議布置圖

適用A形式的會(huì)議范圍這種會(huì)場(chǎng)座位的擺列形式適用于決策例會(huì)、座談會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等。會(huì)議參加人數(shù)少，與會(huì)人員之間坐得比較緊密，并且能夠面對(duì)面地坐著。與會(huì)人員在發(fā)言時(shí)能夠消除自己成為會(huì)議中心的拘束感，會(huì)議氣氛融洽、活躍。這種情況便于與會(huì)人員交流思想、交換意見(jiàn)、溝通情況，也便于會(huì)議的主持者觀察每個(gè)與會(huì)人員的意向和表情，及時(shí)、準(zhǔn)確地把握決策的時(shí)機(jī)。A形式能避免有的與會(huì)人員“精神溜號(hào)”，促使全體與會(huì)人員開(kāi)動(dòng)腦筋，積極思考，跟上會(huì)議的進(jìn)程。適用A形式的會(huì)議范圍運(yùn)用B形式的會(huì)議范圍這種會(huì)場(chǎng)座位擺列形式適用于各種群眾大會(huì)、報(bào)告會(huì)等大型會(huì)議。會(huì)議人數(shù)多，要有絕對(duì)的會(huì)議中心，會(huì)議嚴(yán)格地按照事先擬定好的議程進(jìn)行。會(huì)場(chǎng)座位，將與會(huì)人員劃分為兩個(gè)部分，一部分由會(huì)議的主持者和發(fā)言、講話的人員組成，一般就座在會(huì)議的主席臺(tái)上；另一部分由作為聽(tīng)眾的與會(huì)人員組成，這部分人就座在會(huì)場(chǎng)的主席臺(tái)下。運(yùn)用B形式的會(huì)議范圍三、會(huì)議氣氛的營(yíng)造不同的會(huì)議形式，不同的會(huì)議內(nèi)容，對(duì)會(huì)議氣氛的要求是不同的。三、會(huì)議氣氛的營(yíng)造不同的會(huì)議形式，不同的會(huì)議決策會(huì)議、工作部署會(huì)議是與會(huì)人員動(dòng)腦筋最多的會(huì)議，要求每個(gè)與會(huì)人員都要開(kāi)動(dòng)腦筋，積極思考問(wèn)題，出謀劃策。因此需要一種比較緊張、熱烈的會(huì)議氣氛。但是，這種緊張的氣氛應(yīng)保持在一定的限度內(nèi)，超過(guò)了限度就會(huì)事與愿違。（一）決策會(huì)議、工作部署會(huì)議

的氣氛要緊張、嚴(yán)肅決策會(huì)議、工作部署會(huì)議是與會(huì)人員動(dòng)腦（一）決為了調(diào)查、了解有關(guān)情況，進(jìn)行慰問(wèn)等目的的座談會(huì)和為了調(diào)解糾紛、解決矛盾、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)等目的的協(xié)調(diào)會(huì)，必須創(chuàng)造一種和緩的會(huì)議氣氛，消除與會(huì)人員的緊張心理，使其思路通達(dá)，暢所欲言，將零散的情況和意見(jiàn)自然地談出來(lái)。（二）一般性的座談會(huì)和協(xié)調(diào)會(huì)

要有和緩、松弛的氣氛為了調(diào)查、了解有關(guān)情況，進(jìn)行慰問(wèn)等目（二）一大型會(huì)議的與會(huì)人員人數(shù)眾多，會(huì)議主持者要想帶動(dòng)全體與會(huì)人員的思路與會(huì)議進(jìn)程保持一致，除了靠會(huì)議紀(jì)律的約束之外，主要的手段是靠會(huì)議氣氛，使與會(huì)人員一旦進(jìn)入特定的會(huì)議氣氛中，隨著會(huì)議的進(jìn)程接受思想、信息，配合會(huì)議組織者和主持者完成會(huì)議任務(wù)。（三）大型會(huì)議的氣氛更要講究大型會(huì)議的與會(huì)人員人數(shù)眾多，會(huì)議主持（三）大大型會(huì)議的氣氛根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容不同而不同（見(jiàn)圖12-3）。圖12-3大型會(huì)議的氣氛大型會(huì)議的氣氛根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容不同而不圖12-四、會(huì)議時(shí)間的安排會(huì)議要想達(dá)到富有效果，最好的辦法就是要在與會(huì)人員精力最旺盛、最充沛的時(shí)舉行。秘書安排會(huì)議時(shí)間，主持者主持會(huì)議，要把會(huì)議的時(shí)間和與會(huì)人員的精力、智力變化規(guī)律恰當(dāng)?shù)亟Y(jié)合起來(lái)考慮，將會(huì)議時(shí)間選擇在與會(huì)人員精力和智力周期變化的最佳階段上。四、會(huì)議時(shí)間的安排會(huì)議要想達(dá)到富有效果，最好的辦法就是（一）會(huì)議時(shí)間盡量要短會(huì)議時(shí)間盡量要短，一方面是從時(shí)間的價(jià)值上考慮，另一方面是從與會(huì)人員的心理要求的角度考慮。根據(jù)有關(guān)專家分析，開(kāi)會(huì)時(shí)，人的注意力的最佳狀態(tài)是在60分鐘以內(nèi)。因此，每一個(gè)會(huì)議，最好能在人的腦力處于最佳狀態(tài)的時(shí)間內(nèi)開(kāi)完。辦公會(huì)和碰頭會(huì)，或通情報(bào)，或做決定，均應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，干凈利索，一個(gè)多小時(shí)內(nèi)，速戰(zhàn)速?zèng)Q。對(duì)于確實(shí)需要較長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議可劃分幾段，使一個(gè)會(huì)變成若干個(gè)小會(huì)。（一）會(huì)議時(shí)間盡量要短會(huì)議時(shí)間盡量要短，一（二）會(huì)議時(shí)間的安排

就大多數(shù)會(huì)議來(lái)說(shuō)，會(huì)議時(shí)間一般都超過(guò)2個(gè)小時(shí)，而且大多數(shù)決策例會(huì)，要討論幾個(gè)議題，會(huì)議時(shí)間就長(zhǎng)達(dá)一天或半天。這就要求秘書有一套安排會(huì)議具體時(shí)間的原則和辦法（見(jiàn)圖12-4）。（二）會(huì)議時(shí)間的安排就大多數(shù)會(huì)議來(lái)說(shuō)，會(huì)議圖12-4會(huì)議時(shí)間的安排圖12-4會(huì)議時(shí)間的安排五、其他方面的會(huì)議心理會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議氣氛和會(huì)議時(shí)間三個(gè)方面是會(huì)議心理學(xué)的主要部分。但是，在會(huì)議組織工作中，其他細(xì)小、瑣碎的方面也值得研究，下面簡(jiǎn)單介紹兩個(gè)問(wèn)題。五、其他方面的會(huì)議心理會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議氣氛和

安排會(huì)議議題，還要注意同一時(shí)間里會(huì)議議題先后順序的調(diào)整對(duì)與會(huì)人員產(chǎn)生的心理影響。心理學(xué)研究表明，在同一段時(shí)間里，人對(duì)首先接觸的事物有一種新鮮感，能收到“先入為主”的效果，而對(duì)后接觸的事物有一種“忽視感”，會(huì)出現(xiàn)“后入為次”的效果。秘書在安排會(huì)議議題討論的順序時(shí)要按照議題的重要性的程度決定先后，使重要的會(huì)議議題得到最充分的討論，從而提高會(huì)議效率。（一）會(huì)議議題先后順序的排列

和內(nèi)容的變換安排會(huì)議議題，還要注意同一時(shí)間里會(huì)議議題先（一開(kāi)會(huì)時(shí)，由于客觀環(huán)境的作用和人的生理?xiàng)l件的影響，與會(huì)人員對(duì)會(huì)議議題的注意力會(huì)受到不同程度的干擾。為了提高會(huì)議效率，秘書應(yīng)采取手段加強(qiáng)與會(huì)人員的注意心理（見(jiàn)圖12-5）。（二）加強(qiáng)與會(huì)人員的“注意”心理開(kāi)會(huì)時(shí)，由于客觀環(huán)境的作用和人的生理（二）加圖12-5加強(qiáng)與會(huì)人員注意心理的手段手段第一，在會(huì)場(chǎng)周圍布置些反映議題內(nèi)容的標(biāo)語(yǔ)、條幅、圖畫、表格等等，加強(qiáng)與會(huì)人員的無(wú)意注意第二，運(yùn)用音響設(shè)備，使匯報(bào)、發(fā)言人的聲音達(dá)到適當(dāng)?shù)某潭?，以加?qiáng)與會(huì)人員的無(wú)意注意第三，排除與會(huì)議無(wú)關(guān)的一切干擾，加強(qiáng)與會(huì)人員的有意注意圖12-5加強(qiáng)與會(huì)人員注意心理的手段手段第一，在會(huì)場(chǎng)周圍第三節(jié)會(huì)議的主持藝術(shù)本節(jié)點(diǎn)睛三、掌握會(huì)議宗旨，保持頭腦清醒二、要制定嚴(yán)格的會(huì)議紀(jì)律一、要制訂嚴(yán)密的會(huì)議議程五、熟悉會(huì)議語(yǔ)言四、要善于把握時(shí)機(jī)第三節(jié)會(huì)議的主持藝術(shù)本節(jié)點(diǎn)睛三、掌握會(huì)議宗旨，保持頭

會(huì)議是一種以人為主體的管理活動(dòng)，無(wú)論是交流情況還是討論、決定問(wèn)題，都要在與會(huì)人員中進(jìn)行。由于客觀原因，與會(huì)的每個(gè)人的心理活動(dòng)是有很大差別的，客觀情況千變?nèi)f化，會(huì)議當(dāng)中還會(huì)時(shí)常出現(xiàn)一些預(yù)料之外的事情，這都要求秘書人員要了解并掌握主持會(huì)議的藝術(shù)。會(huì)議是一種以人為主體的管理活動(dòng)，無(wú)論一、要制訂嚴(yán)密的會(huì)議議程會(huì)議議程就是會(huì)議進(jìn)行的程序，就是會(huì)議進(jìn)行的具體步驟的安排。在開(kāi)會(huì)前，根據(jù)會(huì)議所要達(dá)到的目標(biāo)，會(huì)議所要討論的議題和有關(guān)材料的準(zhǔn)備情況，以及出席會(huì)議的人數(shù)和人員狀況等，詳細(xì)而周密地就會(huì)議討論的每個(gè)議題的具體時(shí)間，發(fā)言、講話人的先后順序，會(huì)上需要進(jìn)行的儀式活動(dòng)的具體安排等方面，作一個(gè)科學(xué)、合理的計(jì)劃，并形成書面材料。一、要制訂嚴(yán)密的會(huì)議議程會(huì)議議程就是會(huì)議進(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接要緊密會(huì)議主持者制訂會(huì)議議程應(yīng)符合“細(xì)致、具體、周全、嚴(yán)密”八字要求（見(jiàn)圖12-6）。圖12-6制訂會(huì)議議程的八字要求八字要求內(nèi)容要全面，不能有所遺漏細(xì)致、具體

要求訂立的條目要詳細(xì)具體，線條不能太粗，內(nèi)容不能太抽象要求全面、不出漏洞周全、嚴(yán)密各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接要緊密會(huì)議主持者制訂會(huì)議議細(xì)致、具體：

會(huì)議（每個(gè)會(huì)議議題）開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間，發(fā)言講話的時(shí)間，中間休息的時(shí)間等。發(fā)言、講話的人數(shù)，先后順序排列。決策例會(huì)中，匯報(bào)人員的入場(chǎng)和退場(chǎng)。會(huì)議需要的儀式（發(fā)獎(jiǎng)、授勛、獻(xiàn)花等），在會(huì)議的哪個(gè)階段進(jìn)行。會(huì)議主持者在會(huì)議過(guò)程的哪個(gè)階段宣布事項(xiàng)或講話。事項(xiàng)或講話要寫到議程的適當(dāng)位置上。大型會(huì)議的開(kāi)場(chǎng)白和結(jié)束語(yǔ)，以及會(huì)議發(fā)言或講話之間的銜接語(yǔ)言。細(xì)致、具體：周全、嚴(yán)密：按照“細(xì)致、具體”要求六個(gè)方面的內(nèi)容，逐條對(duì)照檢查，如有漏掉之處，要及時(shí)補(bǔ)充。檢查各個(gè)會(huì)議的議程之間，會(huì)議的各個(gè)階段之間，會(huì)議的發(fā)言人、講話人之間的銜接是否緊密、嚴(yán)謹(jǐn)，如有節(jié)外生枝或存在漏洞的地方，要給予調(diào)整、矯正。周全、嚴(yán)密：二、要制定嚴(yán)格的會(huì)議紀(jì)律制訂嚴(yán)格的會(huì)議紀(jì)律，并在會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中嚴(yán)格地執(zhí)行和遵守，是會(huì)議取得成功的一個(gè)非常重要的保證。二、要制定嚴(yán)格的會(huì)議紀(jì)律制訂嚴(yán)格的會(huì)議紀(jì)律，

會(huì)議主持者在制訂會(huì)議紀(jì)律時(shí)，可著重從以下五個(gè)方面著手：

會(huì)議時(shí)間方面的規(guī)定；嚴(yán)格控制會(huì)議出席人數(shù)；不能隨便增加會(huì)議議題和隨便插進(jìn)與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情；保持肅靜；不能隨便進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。保持會(huì)場(chǎng)的潔凈，開(kāi)會(huì)時(shí)應(yīng)嚴(yán)禁吸煙。135246會(huì)議主持者在制訂會(huì)議三、掌握會(huì)議宗旨，保持頭腦清醒

牢牢掌握會(huì)議的宗旨會(huì)議的宗旨就是會(huì)議的主要目的和意圖開(kāi)會(huì)時(shí)，會(huì)議主持者要引導(dǎo)、啟發(fā)與會(huì)人員發(fā)言、談意見(jiàn)，還要注意避免發(fā)言人的發(fā)言內(nèi)容離題。保持頭腦冷靜、沉著和機(jī)敏開(kāi)會(huì)時(shí)，會(huì)議主持者要保持頭腦的冷靜、沉著和機(jī)敏，把握全局，處理好意外情況。12三、掌握會(huì)議宗旨，保持頭腦清醒牢牢掌握會(huì)四、要善于把握時(shí)機(jī)善于把握時(shí)機(jī)，就是一旦所需要的機(jī)會(huì)和形勢(shì)成熟就立即抓住。要做到善于把握時(shí)機(jī)，關(guān)鍵的問(wèn)題是善于發(fā)現(xiàn)、掌握機(jī)會(huì)和形勢(shì)成熟的契機(jī)，一旦契機(jī)出現(xiàn)，就要立即抓住。四、要善于把握時(shí)機(jī)善于把握時(shí)機(jī)，就是一旦所

會(huì)議的不同階段需要不同的會(huì)議氣氛和節(jié)奏，是調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛和節(jié)奏所依據(jù)的總原則（見(jiàn)圖12-7）。（一）適時(shí)調(diào)節(jié)會(huì)議的氣氛

和節(jié)奏圖12-7會(huì)議氣氛的調(diào)節(jié)會(huì)議的不同階段需要不同的會(huì)議氣氛和節(jié)奏，是（一召開(kāi)決策會(huì)議的目的，就是要就某個(gè)或某些問(wèn)題作出決策。會(huì)議主持者是否圓滿地完成了主持會(huì)議的任務(wù)，最主要的就是看會(huì)議是否在盡可能短的時(shí)間內(nèi)作出了解決問(wèn)題的決策。（二）掌握好拍板決策的時(shí)機(jī)召開(kāi)決策會(huì)議的目的，就是要就某個(gè)或某（二）掌衡量標(biāo)準(zhǔn)：不在于時(shí)間的長(zhǎng)短，而在于是否已經(jīng)達(dá)到了一種所需要的成熟程度一個(gè)會(huì)議要想作出可行的決策，一方面，需要與會(huì)人員積極地動(dòng)腦思考問(wèn)題，踴躍發(fā)言；另一方面，會(huì)議主持者要掌握好拍板決策的時(shí)機(jī)（見(jiàn)圖12-8）。圖12-8會(huì)議主持者掌握拍板決策的時(shí)機(jī)提出問(wèn)題問(wèn)題已被充分討論各個(gè)部門發(fā)表意見(jiàn)拍板決策衡量標(biāo)準(zhǔn)：不在于時(shí)間的長(zhǎng)短，而在于是否已經(jīng)達(dá)到了一種所需要的總的來(lái)說(shuō)，轉(zhuǎn)換議題要在“水到渠成”的時(shí)候，結(jié)束會(huì)議要在達(dá)到目標(biāo)的時(shí)候?！八角伞?，是說(shuō)會(huì)議的主持者在轉(zhuǎn)換議題時(shí)，要做得自然，不突兀，尤其不能硬轉(zhuǎn)?！斑_(dá)到目標(biāo)”，是說(shuō)會(huì)議按照會(huì)前擬訂的議程完成了任務(wù)，達(dá)到了目的，就要立即結(jié)束，不能再節(jié)外生枝，把會(huì)議開(kāi)成大尾巴會(huì)議。