地產(chǎn)公司檔案管理程序

地產(chǎn)公司檔案管理程序目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。職責(zé)：2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦法進(jìn)行組織管理，即圖書檔案室（隸屬人力資源部）負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，圖書檔案室對各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.2鑒于財(cái)務(wù)檔案的特殊性，公司財(cái)務(wù)檔案（包含各類合同）由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部自管，圖書檔案室提供存放點(diǎn)。使用時(shí)，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。流程：3.1檔案分類：3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。3.1.3財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的會計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會計(jì)核算專業(yè)材料。3.1.4人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。、3.1.5經(jīng)營銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評審記錄、商品房預(yù)售合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料、樓盤宣傳資料等。3.1.6客戶服務(wù)檔案：即公司在提供客戶服務(wù)過程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查與分析記錄等。3.1.7對外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建過程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀(jì)要等。3.1.8聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保存價(jià)值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。3.2具體管理：3.2.1立卷歸檔：各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如人力資源部可制定“人事行政發(fā)文”、“周記各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如人力資源部可制定“人事行政發(fā)文”、“周記”等，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫文件清單。隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫文件清單。一個(gè)較長時(shí)間段后，對手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放一個(gè)較長時(shí)間段后，對手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放文書檔案每2年為一個(gè)歸檔周期。各部室資料員在逢偶數(shù)年的6月底，將前兩年形成的文件整理后向圖書檔案室移交。聲像檔案的歸檔時(shí)間同文書檔案。文書檔案每2年為一個(gè)歸檔周期。各部室資料員在逢偶數(shù)年的6月底，將前兩年形成的文件整理后向圖書檔案室移交。聲像檔案的歸檔時(shí)間同文書檔案。單位工程預(yù)決算可在清尾款后半年內(nèi)歸檔。財(cái)務(wù)檔案在會計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部保管3年后再存放于圖書檔案室?；n案在竣工決算工作完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，項(xiàng)目前期資料一年后歸檔。B．要求：a．各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單一式兩份。移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份。（移交清單即文件清單）各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。a）總經(jīng)理室：會議紀(jì)要、董事會文件、訴訟文書、項(xiàng)目策劃與年度計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文件、大事記等；b)人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；c)工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；d)財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會檔案見第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》；審計(jì)核算部：決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來文件等；經(jīng)營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件（標(biāo)書、合同等）、工程設(shè)計(jì)概算說明、各項(xiàng)目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）、施工設(shè)計(jì)圖紙和說明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來文件等。對外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動計(jì)劃、外送文件、外來文件等?？蛻舴?wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查及分析記錄等。整理上架：組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制作卷內(nèi)目錄，組成案卷。鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除無保存價(jià)值的文件材料。A.流程組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制作卷內(nèi)目錄，組成案卷。鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除無保存價(jià)值的文件材料。造冊：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊。造冊：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊。上架：上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，一般小號在左，大號在右，自上而下。B．要求：a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。b.不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號碼（采用打號機(jī)，正面右上角，背面左上角）。d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為30cm×21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。3.2.3保管：A.庫房管理：a.庫房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫房管理無關(guān)的活動；庫內(nèi)檔案必須按順號上架，不得錯(cuò)架、亂架；b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進(jìn)庫的（如維修庫房或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；c.庫房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測量儀和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；d.隨時(shí)注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在140C~200C，相對濕度50%~65%；e.檔案入庫前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時(shí)對檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對檔案進(jìn)行翻動；f.每月中旬定期對庫房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生；g.檔案員離開庫房時(shí)應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到下。B.流動中的安全防護(hù)：a.檔案在庫房外未被使用時(shí)，不允許長時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所；b.未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；c.未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)??；d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。3.2.4提供利用：A．加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具；安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率；開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務(wù)：借閱：公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還；歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁數(shù)，之后再入庫；非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁；借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。借出：檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫。非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部門主管同意后，方可借出；借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。復(fù)?。簷n案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意；圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。3.2.5銷毀：A．流程：圖書檔案室檔案員將確認(rèn)銷毀的檔案材料登記在《檔案銷毀清冊》上，并組織銷毀圖書檔案室檔案員每兩年對已到保管期限的檔案資料進(jìn)行復(fù)查復(fù)查結(jié)果上報(bào)人力資源部經(jīng)理審批圖書檔案室檔案員將確認(rèn)銷毀的檔案材料登記在《檔案銷毀清冊》上，并組織銷毀圖書檔案室檔案員每兩年對已到保管期限的檔案資料進(jìn)行復(fù)查復(fù)查結(jié)果上報(bào)人力資源部經(jīng)理審批B．要求：準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管